Time Management? Ecco 5 tecniche per una perfetta gestione del tempo

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”. Con questa frase il generale e presidente degli Stati Uniti Eisenhower ha riassunto una delle principali difficoltà che tutti ci troviamo ad affrontare quando si tratta di stabilire le priorità delle attività di cui ci dobbiamo occupare.
È capitato a tutti, infatti, di concludere una giornata lavorativa provando la sensazione di non aver concluso nemmeno un compito.
La verità è che il tempo è una risorsa preziosissima che è importante imparare a gestire al meglio. Questo l’obiettivo del time management, quell’insieme di metodi e tecniche di ottimizzazione, pianificazione, controllo e gestione del tempo che ha l’obiettivo di aumentare efficacia, efficienza e produttività.
Perché in effetti, quella del time management è una skill preziosissima che, fortunatamente, può essere allenata con conseguenze vantaggiose non soltanto sul posto di lavoro ma anche nella vita privata. 

Ecco cos’è il time management e 5 delle tecniche più note da mettere in atto sin da subito per gestire il tempo da veri professionisti. 

Cos’è il time management? 

In un’epoca come quella attuale, in cui fonti di distrazione pressocché infinite si aggiungono ad una soglia di attenzione media di soli 9 secondi, il time management è una soft skill su cui vale la pena investire. 

Per dare una definizione di time management non c’è soluzione migliore che partire dalla sua traduzione: gestione del tempo. 

La gestione del tempo è il processo di pianificazione, organizzazione e controllo del tempo speso nelle varie attività che ha lo scopo di aiutare le persone ad aumentare l’efficacia e l’efficienza del proprio impegno. È infatti importante chiarire sin da subito che saper gestire il proprio tempo al meglio non significa affatto occupare ogni singolo istante della propria giornata con attività da portare a termine, ma, piuttosto, lavorare in modo smart massimizzando la qualità del lavoro senza per questo dover riservare ad ogni compito una quantità di tempo eccessivo. 

Time management: una skill su cui investire 

Il time management comincia con la definizione delle attività e dei tempi di lavoro per proseguire con la pianificazione e con l’esecuzione vera e propria. 

Nel lavoro come nella vita, sapere gestire il tempo in modo efficace implica saper dare la giusta priorità a compiti, mansioni e attività che si devono o che si desidera svolgere. D’altronde, è una skill importantissima per riuscire ad avere un buon work-life balance e saper quindi distribuire al meglio il proprio tempo e le proprie energie tra attività lavorative e personali, come dedicare dei momenti alla famiglia, agli amici, praticare degli hobby e così via. 

Insomma, allenarsi al time management è la soluzione ideale per imparare ad utilizzare al meglio il tempo che si ha a disposizione aumentando al contempo la propria produttività e il proprio essere “presenti” nel momento senza ritrovarsi a compilare, mentalmente, infinite liste di attività ancora da svolgere. 

Concentrarsi sugli obiettivi e sui risultati piuttosto che sul numero di attività aiuta ad aumentare la concentrazione e la motivazione, ad eliminare la tendenza a procrastinare e a ridurre le distrazioni. Ma attenzione! È fondamentale che gli obiettivi da raggiungere siano SMART ovvero specifici, misurabili, attuabili, realistici e terminabili in tempi definiti. 

5 tecniche di time management 

Come abbiamo visto, il time management comprende tutte quelle strategie che permettono di pianificare e gestire al meglio il tempo per eseguire specifiche attività. 

Se sei alla ricerca di alcuni metodi davvero efficaci per gestire al meglio il tempo, abbiamo raccolto per te le 5 tecniche di time management più note e collaudate così che tu possa trovare quella che fa per te (o creare un tuo mix ideale). 

La matrice di Eisenhower 

Una delle tecniche di time management più conosciute, la matrice di Eisenhower prende il nome dal generale e Presidente degli Stati Uniti di cui abbiamo riportato in apertura la celebre frase a proposito della differenza tra urgenza e importanza. In effetti, questa matrice si basa sulla distinzione tra attività urgenti e attività importanti identificando le prime come le attività generalmente meno funzionali in ottica di lungo termine, ad esempio rispondere ad una mail o fissare una call, e le secondo come quelle più funzionali a lungo termine, ad esempio definire una strategia o scrivere un business plan. 

Insomma, secondo la matrice di Eisenhower (detta anche Matrice di Covey, in onore dell’americano Stephen Covey che ne approfondì il modello), la difficoltà più comune in cui è probabile incappare quando si tratta di dare alle attività il giusto livello di priorità sta proprio nel distinguere tra importanza e urgenza. A tal fine, la matrice si organizza in quattro quadranti a raccogliere: 

• Attività importanti e urgenti: attività e compiti che sono sia urgenti, da svolgere cioè nell’immediato, sia importanti e quindi utili nel lungo periodo e che devono perciò essere completate al più presto. Queste attività non possono essere delegate ad altri, proprio per via della loro importanza; 
• Attività importanti ma non urgenti: quelle attività e quei compiti che sono importanti ma, non essendo urgenti, possono essere pianificati e posticipati ad altri momenti; 
• Attività non importanti ma urgenti: attività e compiti che devono essere completati il prima possibile ma che, non essendo importanti, possono essere delegati ad altri; 
• Attività non importanti e non urgenti: compiti e attività che non hanno alcuna particolare rilevanza e possono quindi essere eliminati senza contraccolpi negativi dai propri to-do. 

La tecnica del pomodoro 

La seconda tra le tecniche di time management di cui parlare non può che essere la celebre “Tecnica del Pomodoro”, sviluppata negli anni ’80 dallo studente italiano Francesco Cirillo ed applicata originariamente al contesto accademico. 

Questa tecnica di gestione del tempo consiste nella suddivisione delle ore lavorative in blocchi di attività di 25 minuti, chiamati appunto “pomodori”, intervallati da momenti di pausa di 5 minuti ciascuno. Insomma, dopo ogni 25 minuti di lavoro ci si concede 5 minuti di pausa fino a raggiungere, dopo 4 blocchi di lavoro, una pausa più lunga compresa tra i 15 e i 30 minuti. 

La tecnica del pomodoro, non dissimile da quella del timeboxing che prevede a sua volta di organizzare le giornate in blocchi da dedicare a specifiche attività, permette inoltre di tenere traccia della quantità di “pomodori” necessari a completare attività specifiche e ricorrenti, così da migliorare la pianificazione del proprio tempo. Per rendere il metodo davvero efficace, è importante che i momenti di pausa siano effettivi momenti di pausa. Insomma: alzati dalla sedia, bevi un po’ d’acqua e sgranchisciti le gambe prima di tornare alla scrivania per altri 25 minuti di massima concentrazione. 

N.B. Sebbene la tecnica originaria preveda blocchi di lavoro di 25 minuti, nulla vieta di variare le tempistiche dei blocchi di pausa e di lavoro fino a trovare il proprio ritmo ideale. Sui motori di ricerca esistono moltissime estensioni disponibili per gestire e personalizzare questa tecnica. Per fare un esempio, ecco l’estensione per Google Chrome chiamata Marinara. 

Il metodo ABC 

Come per la Matrice di Eisenhower, anche il metodo ABC per il time management si basa sull’importanza di individuare e definire la giusta priorità per ogni attività e compito in sospeso. 

Questa semplice tecnica prevede di suddividere i compiti organizzandoli in tre classi o gruppi: 

• Classe A: a comprendere le attività e i compiti di massima priorità e importanza che devono essere completati quanto prima; 
• Classe B: a comprendere le attività meno importanti alle quali si associa una priorità media;
• Classe C: a comprendere le attività e i compiti poco importanti che sono poco prioritari e possono, in certi casi, essere eliminati dalla lista dei to-do. 

Il metodo POSEC 

Il metodo POSEC è una tecnica di time management che consiste nel priorizzare, organizzare, razionalizzare, risparmiare e contribuire. POSEC è infatti acronimo di Pioritize dy Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing e indica un metodo basato sull’empowerment dei singoli. 

In effetti, alla base di questa tecnica c’è la volontà di responsabilizzare le persone e permettere ai singoli di contribuire concretamente ai risultati del team, ordinando le varie attività a seconda della loro funzione. 

Insomma, 5 sono le fasi necessarie: 

• Priorizzare: ovvero stabilire un elenco degli obiettivi e definire di conseguenza le varie priorità per riuscire a raggiungerli in tempo; 
• Organizzare: cioè organizzare e completare le varie attività necessarie per mantenere il successo; 
• Razionalizzare: ovvero snellire al meglio le attività meno piacevoli che tuttavia non possono essere evitate; 
• Economizzare: cioè risparmiare sulle attività che non risultano urgenti; 
• Contribuire: nel senso di contribuire alle attività che fanno la differenza per il team e la collettività. 

Il Metodo Alpen 

Il Metodo Alpen è ideale per pianificare quelle giornate lavorative in cui le attività da svolgere sono numerose. Anche nel caso di questa quinta tecnica di time management, il nome è un acronimo che identifica le cinque attività che dovrebbero essere completate ogni giorno per gestire al meglio il tempo. 

• A per annotare in modo preciso le cose da fare e definire i compiti, a mano o con un’app; 
• L per lavorare tenendo sempre presente la stima del tempo necessario a terminare l’attività; 
• P per pianificare non solo i momenti di attività ma anche quelli dedicati alle pause e i tempi vuoti; 
• E per essere fedeli al programma e rispettare le decisioni prese; 
• N per non concludere mai un lavoro senza aver prima effettuato un controllo finale, fondamentale per non dover riprendere più avanti un’attività che si riteneva conclusa. 

Alcuni semplici consigli di time management 

Oltre alle tecniche di time management che abbiamo riportato qui sopra, esistono tuttavia delle buone pratiche che è importante conoscere. Tra queste: 

• Scrivere una lista di attività e definirne le priorità: fondamentale per riuscire a gestire al meglio il proprio tempo tenendo costantemente sotto controllo le attività concluse e quelle ancora da affrontare (senza dimenticare la soddisfazione che deriva dal poter cancellare un’attività completata). 
• Eliminare le distrazioni: le distrazioni si trovano letteralmente ovunque. Silenzia il cellulare o metti delle restrizioni ai social network e a tutte le app che tendono a distrarti e organizza al meglio lo spazio di lavoro tenendo in ordine la scrivania. Se possibile, cerca di non stampare documenti che possono essere conservati in tutta sicurezza in formato digitale come accade con l’Armadietto dell’App MyNet. 
• Sfrutta al massimo il tuo picco di concentrazione: ogni persona tende ad essere più produttiva e creativa in un particolare momento della giornata. Che sia il mattino presto o il pomeriggio inoltrato, organizza le attività tenendo conto che in quei momenti ti sarà più facile gestire compiti impegnativi. 
• Concentrati su una sola attività per volta: è ormai assodato che il multitasking può ridurre la produttività fino al 40% (American Psyhological Association). Spostare costantemente la propria attenzione da un compito all’altro, infatti, rende impossibile al cervello potersi concentrare al meglio sulla singola operazione. Quindi, una volta scelta l’attività a cui dedicare la tua concentrazione portarla a termine prima di passare ad altro. 
• Impara a delegare (e a dire di no): un buon time management passa anche attraverso la capacità di delegare. Chiedere aiuto agli altri per portare a termine le attività al meglio è un’ottima soluzione per ridurre i tempi e aumentare la produttività. D’altro canto, se già fatichi a concludere l’elenco di attività a tuo carico, non temere di rispondere “no” ad un collega che ti chiede una mano. Offri piuttosto un’alternativa: magari potresti dedicargli 15 minuti l’indomani? 
• Programma pause e momenti di relax: essere sempre produttivi non solo è impossibile ma anche pericoloso (ne abbiamo parlato in questo articolo sullo stress lavoro correlato in cui abbiamo accennato anche al rischio burnout). Pianifica le tue pause giornaliere regolari e ritagliati dei momenti per fare ciò che più ami: leggere un libro, stare in famiglia, praticare uno sport o quant’altro. 
• Tieni traccia del tempo: per non avere la sensazione di vedersi sfuggire il tempo tra le mani, tieni traccia di quanto tempo dedichi alle singole attività. Questo ti permetterà di ottimizzare le tempistiche e le attività future e di prendere in considerazione la possibilità di automatizzare i compiti ripetitivi.