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Il Modulo Armadietto in un minuto

Troppi documenti aziendali e difficoltà ad organizzarli al meglio?

 

Armadietto rappresenta lo spazio digitale perfetto per la condivisione, archiviazione e gestione dei documenti aziendali, in massima sicurezza. Dal Back Office è possibile infatti creare cartelle tematiche con cui organizzare e personalizzare il proprio sistema di gestione documentale e limitare gli accessi ad amministratori e utenti finali prestabiliti. Agli amministratori è garantita la possibilità di tenere traccia dell’avvenuta apertura dei singoli file e, se necessario, inviare una notifica push per incentivare la lettura del nuovo materiale e/o richiedere la firma elettronica. Per i dipendenti e i collaboratori ogni documento aziendale sarà sempre a portata di mano e facilmente consultabile sia dall’App sia da desktop.

Archiviazione digitale dei documenti aziendali

  • Possibilità di creare cartelle tematiche o per occasione d’uso associando un titolo ed una breve descrizione testuale
  • Cartella personale per ogni singolo utente, creata di default
  • Segmentazione degli utenti e condivisione di cartelle e file con tutta l’azienda, gruppi specifici o singoli utenti
  • Privacy garantita sui dati sensibili grazie alla possibilità di limitare gli accessi alle cartelle a specifici amministratori
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Compilazione dei moduli

  • Opzione di caricamento massivo dei documenti per ottimizzare i tempi
  • Possibilità di condividere con il personale file multimediali come documenti excel, immagini e presentazioni
  • Compilazione direttamente dall’App di moduli e formulari creati dall’azienda
  • Notifica push in App per avvisare in tempo reale gli utenti del caricamento di un nuovo file
  • Documenti accessibili da ovunque e in qualsiasi momento, sia dall’App sia da desktop
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Firma con valenza legale e tracciabilità

  • Possibilità di firmare i documenti con la firma elettronica a valenza legale certificata eIDAS semplice (FES)
  • Possibilità di firmare documenti con la firma elettronica a valenza legale certificata eIDAS avanzata (FEA)
  • Possibilità di abilitare la richiesta di “presa visione” del file e di firma
  • Panoramica in tempo reale, dal Back Office, delle visualizzazioni, letture e/o firme dei singoli documenti condivisi
  • Funzione export delle liste di utenti che hanno compilato un formulario o visualizzato/firmato un documento
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COSA PERMETTE DI FARE

Il Back Office

  • Creazione di infinite cartelle personalizzate da condividere con tutta l’azienda, specifici gruppi o singoli utenti
  • Caricamento massivo dei documenti per garantire l’archiviazione dei file nelle cartelle individuali create di default dal sistema per ogni utente
  • Libertà di definire per ogni singola cartella, incluse le cartelle personali degli utenti, a quali amministratori garantire i permessi d’accesso
  • Possibilità di richiedere la presa visione dei documenti con pop-up di conferma o firma
  • Richiesta di firma elettronica con valenza legate FES o FEA certificata eIDAS sui singoli documenti
  • Visualizzazione della lista degli utenti che hanno aperto, confermato la presa visione o firmato il file dall’App, con data e orario dell’operazione
  • Possibilità di creare e condividere un numero illimitato di moduli compilabili dall’App con eventuale richiesta di firma finale dell’utente
  • Riepilogo delle risposte corredato di nome e cognome, stampabile in pdf, con mail di avviso per ogni nuova compilazione
  • Amministrazione semplificata dei documenti dei dipendenti
Scopri di più sul Back Office
Schermata del Back Office con Armadietto e cartelle create dagli amministratori

L’USO DI ARMADIETTO

I clienti MyNet lo usano per

  • Inviare le buste paga al personale
  • Conservare e condividere preventivi, contratti, listini…
  • Far sottoscrivere contratti di assunzione e la documentazione di onboarding con la firma elettronica con valenza legale FES e FEA.
  • Archiviare la Privacy Policy e richiedere la firma
  • Sostituire i foglietti d’intervento cartacei con una soluzione digitale
  • Condividere protocolli di sicurezza e procedure interne
  • Diffondere vademecum comportamentali e regolamenti aziendali
  • Conservare i verbali del Consiglio d’amministrazione
  • Creare e rendere disponibili al personale moduli associati alle comunicazioni di cambio di residenza
  • Condividere regole per target e premi di fatturato