una dipendente intenta a compilare moduli con l'app aziendale MyNet

E se per compilare i moduli aziendali bastasse un’App?

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Una delle domande che va per la maggiore sui motori di ricerca, quando si tratta di modulistica, è: come compilare moduli pdf da Android o iOS? Le persone, insomma, sono alla ricerca di una soluzione semplice e veloce per portare a termine alcune pratiche piuttosto comuni nel lavoro: la necessità di consultare moduli in versione digitale e procedere alla loro compilazione. Il tutto, possibilmente, senza dover passare attraverso la stampa.

La verità è che esistono attualmente numerosi programmi per creare moduli da compilare e altrettanti programmi e app per compilarli. Ma non sarebbe tutto più semplice se anche queste attività potessero svolgersi all’interno dell’App aziendale? Con MyNet è possibile quanto semplice, sia per i manager sia per gli utenti.

Semplificare le procedure aziendali per semplificare la quotidianità in azienda

Uno degli obiettivi principali di MyNet consiste nel semplificare le procedure aziendali così da consentire alle organizzazioni di risparmiare tempo prezioso (ed evitare il crearsi di situazioni di stress) lì dove possibile. In effetti, esistono nella quotidianità del lavoro numerosi processi che costringono ad una serie di passaggi intermedi che possono in realtà essere facilmente eliminati o snelliti adottando alcuni dei moduli di MyNet.

Dopo aver snellito, ad esempio, la pratica della richiesta di ferie e permessi dei dipendenti con Ticket HR e della prenotazione dell’attrezzatura aziendale con Prenotazioni, un’impresa del settore farmaceutico cliente MyNet ha deciso di semplificare la gestione e diffusione della documentazione aziendale. Che si tratti di moduli che si vuole far compilare o documenti che si vuole rendere facilmente consultabili, offrire al personale una soluzione veloce e agile per rintracciare il materiale di cui si ha bisogno quando se ne ha bisogno è un vantaggio di certo non trascurabile.

Schermata dell'Armadietto MyNet, l'App per compilare moduli online

Armadietto: la segmentazione degli utenti che libera dallo stress 

Adottando Armadietto, in effetti, l’azienda è riuscita a creare un archivio virtuale e stabilire gli accessi alle singole cartelle organizzate per tema, team o quant’altro necessario. Ciò significa che dal Back Office gli amministratori hanno la possibilità di  segmentare gli utenti così da gestire in massima sicurezza i permessi. Insomma, file e cartelle possono essere riservate a gruppi specifici di utenti così che non vi sia la necessità, da parte del personale, di ricercare il materiale di proprio interesse o competenza tra documenti che si riferiscono invece ad altri colleghi, altre aree aziendali o persino ad altri dipartimenti.

Riuscire a segmentare i dipendenti a seconda di ruoli o sedi è in effetti fondamentale per evitare di sommergere il personale di informazioni che non lo riguardano e che finiscono per creare un overloading information, confondere o appesantire inutilmente la quotidianità lavorativa.

Il tutto avviene, ovviamente, all’interno dell’App aziendale, la stessa App che viene quotidianamente impiegata per ricevere comunicazioni dall’azienda, comunicare con i colleghi, timbrare i cartellino e tante altre attività associate al lavoro.

Come creare moduli da compilare dal Back Office

Per i manager che gestiscono la piattaforma MyNet creare moduli da compilare direttamente dal Back Office è semplicissimo. È sufficiente infatti aprire la sezione dedicata alla modulistica e definire tutti i dettagli del modulo che si intende creare, dalla segmentazione degli utenti (ovvero gli utenti a cui notificare il caricamento di un nuovo modulo) alle richieste di firma per presa visione.

È all’interno di questa stessa area che gli amministratori possono procedere alla creazione ad hoc del modulo di cui hanno bisogno. Che si tratti di un modulo per segnalare eventuali cambi di residenza o di iban o per permettere una facile ricezione degli ordini da parte dei clienti, in fase di creazione del modulo è possibile definire in totale libertà quali sono i campi da rendere compilabili agli utenti direttamente dall’App.

Sempre dal Back Office diventa poi possibile tracciare la presa visione dei moduli e dei documenti da parte dei dipendenti o persino, se necessario, richiedere al personale di apporre la firma elettronica.

Compilare compilare i moduli aziendali direttamente dall’App

Senza bisogno di ricorrere a programmi o app esterne per compilare moduli pdf, dipendenti e collaboratori possono essere avvisati del caricamento di un nuovo documento o un nuovo modulo da compilare direttamente dall’App aziendale MyNet, con una notifica push. È poi sempre all’interno dall’App aziendale MyNet che possono compilare i moduli aziendali così da gestire in modo digitale, e in tempo reale, pratiche che altrimenti avrebbero probabilmente richiesto importanti sprechi di tempo.

Anche quanto si tratta di documentazione e modulistica aziendale, infatti, i dipendenti sono spesso costretti a lunghe ed interminabili ricerche per portare a termine ciò di cui hanno bisogno e rintracciare (e compilare) il materiale di loro interesse. Si pensi alla necessità, per esempio, di comunicare il proprio cambio di residenza. Ciò rende necessario: richiede il modulo cartaceo a chi di competenza presentandosi nel giusto ufficio o inviando qualche mail, stampare il documento ricevuto in allegato, compilarlo a mano, scansionarlo e inviarlo nuovamente per mail o consegnarlo a mano all’ufficio e attendere conferma dell’avvenuta ricezione.

Insomma, rintracciare e poter compilare i moduli aziendali direttamente dall’App MyNet ha notevoli vantaggi in termini di velocità, praticità e sicurezza.

Tutto ciò di cui il personale ha bisogno è, letteralmente, a portata di mano, sempre e ovunque. Il risultato? Ogni giorno si risparmia tempo prezioso e la vita in azienda diventa molto più semplice e libera dallo stress.

Questo articolo è stato scritto da

Manuele CeschiaCEO di MyNet. Laureato in Economia e da sempre impegnato nel settore del marketing, della comunicazione e dell’organizzazione di eventi, si occupa dello sviluppo del progetto MyNet supportando il lavoro di tutti i team. Collabora con Università e Centri di formazione per condividere la sua esperienza professionale.