Performance Management: valutare le performance attraverso il feedback continuo

Secondo Deloitte, sempre più ricerche stanno mettendo in luce i limiti dei tradizionali sistemi di Performance Management e valutazione delle performance, basati su revisioni a posteriori e a cadenza fissa. Questi sistemi si stanno in effetti rivelando sempre meno efficaci nel mantenere salda la rotta di organizzazioni che, volenti o nolenti, vivono in un mondo sempre più digital.
L’ingresso dei Millennials e della Generazione Z nel mondo del lavoro e la diffusione dello smart working stanno rendendo evidente la necessità di individuare nuove strategie capaci di allineare in modo efficace i comportamenti e gli obiettivi dei singoli agli obiettivi organizzativi.

È proprio in questo contesto che sta prendendo piede una nuova forma di Performance Management, nelle sue declinazioni di Business Performance Management e Corporate Performance Management; un sistema di valutazione delle performance dinamico che fa del feedback continuo il suo elemento portante. Con l’obiettivo di permettere un saldo controllo del business, il Performance Management tiene conto anche del livello d’engagement delle risorse umane, nella consapevolezza che un’azienda, per essere forte e performante, non può fare a meno di dipendenti responsabilizzati e motivati.

Performance management: definizione

Il Performance Management, o Corporate Performance Management, è l’insieme di metodologie, processi e sistemi che permettono di allineare gli obiettivi individuali a quelli organizzativi di business e l’insieme di criteri e tecniche di valutazione della performance. Un processo di business, quindi, che tiene costante traccia delle performance di gruppo e individuali per accertarsi che queste siano sempre allineate agli obiettivi strategici dell’organizzazione, secondo un approccio che punta a favorire tanto la crescita del business quanto lo sviluppo professionale delle risorse interne.

Come abbiamo anticipato in apertura, il Performance Management vive di un costante processo di comunicazione tra dipendente e manager (o, meglio, performance manager), di feedback in tempo reale che permette al sistema di essere “development oriented”, ovvero volto al miglioramento continuo in un’ottica di performance futura.

In effetti, a differenza del Performance Management tradizionale che permetteva alle risorse di responsabilizzarsi solo sul comportamento pregresso, il nuovo Performance Management è un lavoro costante che mira a migliorare la performance in corso d’opera. Ed è proprio questa immediatezza che rende il feedback, frequente e real-time, una risorsa preziosa e fondamentale per permettere alle persone di risolvere i problemi in tempo reale e vivere in un ambiente di lavoro che fa del confronto, dello scambio, della condivisione e della crescita la sua cifra stilistica.

Feedback e coinvolgimento come colonne portanti

Insomma, per quanto una definizione di Performance Management non sia propriamente semplice, apparirà sin qui evidente che l’allineamento degli obiettivi dei singoli a quelli aziendali non sarebbe possibile se non grazie ad una buona comunicazione interna. Una comunicazione, ben inteso, che vive di feedback che vanno dal performance manager al collaboratore e viceversa.

In effetti, il Performance Management può essere inteso a tutti gli effetti come una leva di coinvolgimento delle risorse interne perché gli obiettivi, condivisi con chiarezza, diventano l’elemento alla base della responsabilizzazione dei dipendenti, del loro desiderio di rendersi autonomi e lavorare in modo flessibile senza perdere mai di vita gli obiettivi. Potendo osservare le performance dei collaboratori, il performance manager potrà cogliere in tempo reale problemi e possibilità di miglioramento e potrà fornire ai dipendenti le giuste competenze e i giusti strumenti, valutando di volta in volta possibili percorsi di crescita formativa con cui accrescere le competenze e coltivare i talenti.

Adottando il Performance Management il manager potrà:

• Chiarire le aspettative e definire gli obiettivi, a livello globale, individuale e per team
• Ricevere e/o dare feedback creando un ambiente di lavoro inclusivo e aperto
• Analizzare i risultati in tempo reale per valutare le prestazioni
• Identificare la necessità di azioni correttive e di miglioramento continuo, anche in ottica di piani formativi ad hoc

Performance management: esempi di benefici

Il Performance Management non può essere inteso come un processo immediato. Tuttavia, investendoci un po’ di tempo sarà possibile cogliere diversi e importanti vantaggi di cui elencheremo qui di seguito alcuni esempi.

Maggior motivazione dei dipendenti: buona parte della motivazione delle risorse umane dipende dal grado di conoscenza della realtà organizzativa in cui si trovano a lavorare, dei suoi obiettivi, dei suoi valori, della sua mission. Conoscere questi aspetti, e condividerli, è importante per permettere ai dipendenti di sentirsi integrati nel progetto e non meri ingranaggi. D’altro canto, il performance manager potrà trarre dal feedback e dalla comunicazione tutte le informazioni necessarie per cogliere eventuali problematiche e fornire aiuto quando necessario, rendendo palese ai collaboratori che l’azienda punta a crescere dando importanza alla loro crescita in un’ottica di lifelong learning.

Maggior retention dei talenti: come naturale conseguenza del punto precedente, dipendenti motivati e consapevoli dell’investimento che l’organizzazione fa nelle loro capacità attuali e in divenire si sentiranno coinvolti e desiderosi di crescere assieme all’azienda di cui fanno parte. Il risultato sarà un ambiente di lavoro votato al benessere in cui tutti si evolvono senza perdere mai di vista gli obiettivi, individuali e comuni.

Maggiori entrate: monitorando costantemente le performance individuali, di gruppo e organizzative si ottiene un grande vantaggio dal punto di vista strategico, rendendo possibile mantenere un approccio flessibile capace di adattarsi ad ogni imprevisto. Ciò, unito alla maggior produttività garantita da dipendenti motivati e responsabilizzati, produce una riduzione dei tempi e dei costi e un aumento delle vendite.

Come si applica in azienda

Partiamo dalle basi: per applicare in azienda il Performance Management è necessario che il performance manager introduca in azienda una cultura basata sulle performance e orientata allo sviluppo continuo. Una volta faccio ciò, le persone si sentiranno responsabilizzate e ciò renderà possibile impiegare lo strumento della delega per dare maggior autonomia alle persone che, in ogni caso, sapranno secondo quali parametri verrà valutata la loro performance e saranno motivate a raggiungere gli obiettivi.

Per introdurre il Performance Management i passi da compiere sono 4:

1. Definire gli obiettivi e pianificare le attività: per monitorare una performance è necessario definire in partenza qual è il risultato che si vuole ottenere. Considera quindi l’obiettivo e quali sono le singole azioni che compongono una performance eccellente e comunica il tutto ai dipendenti per renderli parte del processo e farli sentire motivati. Non dimenticare che gli obiettivi da definire sono individuali ma anche di team e che una loro chiara definizione, arricchita da indicazioni a proposito di priorità e quant’altro, è fondamentale per permettere ai dipendenti di comprendere ciò che l’azienda si aspetta da loro e per poter convergere gli sforzi di tutti verso il successo aziendale.
2. Osservare e monitorare le attività: definite le azioni da intraprendere per rendere una performance eccellente, il passo successivo consiste nel monitorare le attività così da poter individuare per tempo eventuali difficoltà dei singoli (aiutandoli a superarle secondo uno stile di leadership da coach) e fornire feedback. Ogni feedback può riconoscere gli sforzi, fornire suggerimenti, motivare a fare di più o evidenziare problematiche. Fai molta attenzione quando si tratta di fornire feedback negativo ed evita che le tue parole possano essere erroneamente interpretate come una critica personale che provocherebbe, nel dipendente, una chiusura e un rifiuto a migliorarsi. Infatti, valuta sempre e soltanto la performance e, se questa si rivela non soddisfacente, fornisci suggerimenti, consigli o soluzioni da mettere in atto in futuro.
3. Valutare la performance: se le performance non si sono rivelate all’altezza delle aspettative, si tratta di prendere consapevolezza delle lacune esistenti e di pianificare eventuali programmi formativi ad hoc a supporto della carriera e del potenziale di ogni dipendente. Ciò, tenendo sempre presente che la formazione è uno degli aspetti che più trattiene i talenti e attrae candidati. Infatti, chi riceve opportunità di apprendimento e sviluppo è generalmente più coinvolto nella propria azienda rispetto a chi non le riceve.
4. Condividere le valutazioni: se i feedback sono costanti e in tempo reale, la valutazione prendere invece in considerazione un periodo di osservazione più ampio. Rappresenta il momento in cui si “tirano le somme” e si valutano da un lato le performance e dall’altro la soddisfazione lavorativa dei dipendenti con l’obiettivo di rendere la valutazione uno strumento di crescita. Questa valutazione periodica si rivela molto utile per definire nuovi obiettivi, nuove performance e nuove azioni da intraprendere. Non va dimenticato, d’altro canto, di riconoscere e premiare le performance eccellenti che vengono confermate dai dati.

   

Un software per il Performance Management?

Abbiamo visto quindi che l’engagement e il feedback continuo sono parti integranti di un nuovo modo di monitorare e valutare la performance. Ma come poter gestire il tutto attraverso uno strumento in grado di facilitare il confronto anche a distanza? MyNet è l’App aziendale capace di mantenere saldi i legami tra azienda e collaboratori ottimizzando la comunicazione interna e permettendo di risparmiare sui costi e sui tempi gestionali.

L’App per dipendenti, totalmente personalizzabile a seconda delle necessità delle aziende, mette a disposizione un catalogo di numerosi moduli ognuno ricco di funzionalità. Tra questi:

• Bacheca, il social network aziendale che semplifica la condivisione dei valori aziendali e crea engagement
• Armadietto, il luogo d’accesso a tutti i documenti aziendali che permette di dire addio agli infiniti documenti cartacei e firmare con firma elettronica con valenza legale direttamente dallo smartphone
• Timbratore, il sistema di timbratura mobile-friendly che semplifica la quotidianità di chi si sposta per lavoro e può segnalare la propria presenza con il GPS o i QR Code
• Ticket HR, la gestione ferie, permessi e malattie che semplifica la comunicazione dei dipendenti e il processo d’approvazione dei manager

Tra le funzionalità rese disponibili da MyNet, Chat rappresenta la soluzione GPR compliant per la messaggistica interna che permette agli amministratori di creare un numero potenzialmente infinito di chat con i collaboratori organizzandoli per team, progetti, ufficio, ruoli e quant’altro. Insomma, uno spazio di comunicazione privilegiato in cui il performance manager può tenersi a stretto contatto con il proprio team e rimanere sempre aggiornato, in tempo reale, sull’andamento delle attività.

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