Implementare un software HR: cosa fare e cosa dire al CEO per ottenere l’approvazione del preventivo

Se sei un responsabile HR o manager alle prese con una gestione obsoleta delle risorse umane attraverso fogli Excel e procedure manuali, questo articolo è dedicato a te. Scopri come superare la dipendenza da documenti ripetitivi, firme difficili da ottenere e archivi ingombranti, introducendo in azienda un software HR per ottimizzare presenze, ferie, permessi e flussi aziendali. Fatichi a ottenere l’approvazione del preventivo da parte del CEO? Non preoccuparti, ecco alcuni suggerimenti e consigli che ti aiuteranno a convincerlo dell’importanza di una soluzione per l’ingaggio e la gestione delle risorse come MyNet. 

Introdurre in azienda nuove tecnologie 

E se fosse possibile far comprendere al CEO che questa tecnologia non si limita a migliorare la gestione delle risorse umane e di tutto ciò che ruota attorno a questa preziosa funzione, ma contribuisce a far risparmiare denaro, incrementare la produttività e aumentare la capacità di retention dei talenti? 

Secondo una ricerca condotta da Accenture, l’89% dei CEO ritiene che chi si occupa di HR debba rivestire un ruolo centrale in azienda. Ecco perché è arrivato il momento di conquistare il meritato posto al tavolo della leadership e di trovare il modo per far comprendere a tutto il management che il tuo reparto necessita di un cambiamento immediato. D’altronde, un software per la comunicazione interna non è solo la risposta adatta alle difficoltà del tuo team, ma anche alla volontà di crescita dell’intera azienda. 

Ecco cosa devi sapere e come prepararti per intavolare una conversazione con il tuo CEO a proposito del software HR. 

Perché un software HR non è “l’ennesima tecnologia”  

In questo articolo vogliamo fornirti tutte le informazioni di cui avrai bisogno per parlare con il tuo CEO e fargli comprendere che adottare un software HR è da tempo diventato un imperativo. Insomma, è arrivato per tutti il tempo di fare il grande passo e adottare un tool per comunicare con il personale e ottimizzare i flussi per rispondere alle esigenze di tutti coloro che sognano di compiere attività quotidiane di valore e smetterla di inseguire i colleghi e dedicarsi alla stampa e/o alla compilazione manuale di documenti e fogli Excel. 

Convinci il tuo CEO dell’utilità di un software HR 

Da Responsabile delle Risorse Umane saprai bene che molto spesso è tutta questione di prospettiva e che per far passare il tuo messaggio e la tua richiesta la prima cosa da fare è mettersi nei panni di chi può fornire l’approvazione finale, il CEO.  

Che cosa significa? 

Che per rendergli evidenti i vantaggi dell’adozione di un software HR dovrai innanzitutto considerare quelli che sono i desideri più comuni degli amministratori delegati, ovvero: 

• Non essere disturbato con dettagli relativi alle Risorse Umane o alle sfide amministrative; 
• Ridurre i costi, senza per questo compromettere l’efficienza; 
• Incrementare i ricavi, anche scegliendo (e trattenendo) i migliori talenti in circolazione.

Arrivati a questo punto, ti consigliamo di redigere un report sullo stato delle cose. Non ti serviranno grandi presentazioni, ma un semplice Excel in cui riportare le ore che le risorse dedicano alle varie operatività e che potrebbero essere ridotte o persino azzerate dal software HR.
Per aiutarti, abbiamo pensato di riportare qui sotto alcuni dei principali processi da mappare e rendicontare. Mettere in luce questi aspetti ti permetterà di far apprezzare al CEO i vantaggi tangibili che deriverebbero dall’adozione di un software HR. In particolare, potrai dimostrare come questa soluzione risponda concretamente ai suoi desideri, contribuendo non solo al miglioramento delle operazioni HR, ma anche alla crescita complessiva dell’azienda.

“Non portare problemi, porta soluzioni” 

Ma quali sono le sfide più comuni affrontate dai Reparti HR?  

In realtà, ce ne sono molte, spaziando dalla gestione del processo di onboarding al controllo del tasso di turnover, dal coinvolgimento delle risorse interne fino, naturalmente, alla (scarsa) fluidità dei flussi e dei processi. 

Tuttavia, presentare al CEO questa lista di problemi e difficoltà significa venire meno al primo dei desideri tipici degli Amministratori Delegati: non essere coinvolti nei dettagli, seguendo il vecchio adagio “non portarmi problemi, portami soluzioni”. 

Ecco perché, per convincerlo, un manager deve in primo luogo pensare a delle soluzioni chiare per risolvere ognuno dei problemi visti fin qui, nel nostro caso mettendo in luce le qualità e i vantaggi che deriverebbero dall’adozione di un software HR. 

Da questo punto di vista, quindi: 

• Processo di onboarding lento e complesso? Adottando un’app per la comunicazione interna è possibile rendere l’intero processo più fluido, facilitando l’ingresso dei nuovi talenti e permettendo al reparto HR di risparmiare tempo ed energia. Grazie a una soluzione HR come MyNet, l’impresa potrà presentarsi al meglio ai nuovi ingressi sin dalla firma del contratto. 
• Alto tasso di turnover? Un software HR consente al reparto Risorse Umane di risparmiare fino a 2/3 del tempo generalmente impiegato nelle attività. Una riorganizzazione di questo tipo consente alle risorse di poter finalmente dedicare tempo ad attività ad alto valore aggiunto come, appunto, lo sviluppo di programmi di retention e l’analisi del tasso di soddisfazione dei dipendenti. 
• Difficoltà nel coinvolgere tutti i dipendenti attraverso un unico tool? Un’app per le Risorse Umane come MyNet consente all’azienda di comunicare con tutti i collaboratori, non solo quelli stanziati negli uffici. Un tool di questo tipo consente infatti di raggiungere tutti: chi è in produzione, chi lavora in negozi a 500 km dalla sede e chi in continuo movimento da un luogo all’altro. Con un solo click tutti potranno accedere a documenti, richieste di feedback e survey di vario genere. 
• Complessa compilazione manuale di fogli elettronici e non per presenze e assenze? Una tecnologia pensata per le Risorse Umane è in grado di semplificare la gestione del personale ottimizzando la rilevazione delle presenze e i flussi approvativi per quel che riguarda permessi e ferie garantendo ai responsabili una costante supervisione. 
• Difficile gestione documentale? Con un software di gestione HR, i documenti possono essere centralizzati e digitalizzati per essere resi disponibili a tutto il personale in tempo reale. Grazie alla possibilità di procedere con la firma elettronica, non ci sarà più bisogno di perdere tempo per inseguire i colleghi. 
• Troppi strumenti aziendali in uso? Una buona soluzione per le Risorse Umane è in grado di accentrare a sé molte delle funzionalità attualmente sparpagliate tra le varie tecnologie adottate dall’impresa. Fondendo materiali, risorse e strumenti utili ai dipendenti a funzionalità utili all’azienda, il software riesce a convincere tutti, diventando lo strumento all-in-one per tutto ciò che riguarda il lavoro e la relazione manager-dipendenti.  

Insomma, per convincere il CEO dell’importanza del software HR dovrai evitare di concentrarti solo ed esclusivamente sui problemi, sottolineando piuttosto come questi inficino sulla crescita aziendale e mettendo in luce la possibilità di trovare una soluzione univoca, ovvero l’introduzione della giusta tecnologia.

Evidenzia i vantaggi del software HR 

Un unico incontro con il CEO difficilmente ti sarà sufficiente per far valere le tue ragioni. Ecco perché ti consigliamo di prepararti al meglio e presentare in modo chiaro e preciso i vantaggi dell’introduzione di un tool per agevolare il feebback e le richieste dei collaboratori. 

Per semplificarti il compito, abbiamo riassunto qui alcuni dei benefici chiave: 

• Automatizzazione dei processi: il software per le Risorse Umane riduce gli errori umani attraverso l’automazione delle funzioni chiave. Questo consente non soltanto di eliminare le attività ripetitive, aumentando la produttività, ma anche di sfruttare il tempo ritrovato per portare a termine compiti a maggior valore aggiunto, dalla definizione dei piani formativi interni alla realizzazione di questionari utili a valutare la soddisfazione del personale (ne parliamo qui), dall’organizzazione di attività di team building al bilancio delle competenze. 
• Maggior soddisfazione dei dipendenti: una soluzione HR semplifica notevolmente i processi, consentendo ai collaboratori di accedere online a tutte le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare e per portare a termine alcuni processi amministrativi. La possibilità per i lavoratori di recuperare in breve tempo il materiale e le informazioni necessarie (dalla busta paga al link per accedere alla piattaforma welfare, dalla richiesta dei rimborsi spese ai corsi formativi) aumenta il senso di soddisfazione dei singoli e la vicinanza all’azienda. 
• Aumento della produttività, anche da remoto: in un contesto in cui sempre più lavoratori sono attivi da casa o fuori dall’ufficio, magari in visita da un cantiere all’altro oppure da clienti, il software HR si fa sempre più essenziale. Semplificando la gestione dei documenti (anche grazie alla firma digitale), la registrazione della presenza e molte altre attività quotidiane, aiuta infatti a garantire un’operatività continua e fluida, indipendentemente dalla propria localizzazione, fuori o dentro l’ufficio. 

E il costo? 

Come abbiamo visto, il costo rappresenta uno degli elementi che i CEO prendono in considerazione prima di accettare l’integrazione di una nuova soluzione tecnologica in azienda.  

Anche in questo caso, ti consigliamo di presentare un documento con tutte le informazioni rilevanti per trasmettere con trasparenza quello che sarà il costo dell’investimento. Il nostro consiglio? Prepara uno specchietto riassuntivo che possa essere semplice da leggere e interpretare anche da chi non è stato coinvolto in tutto il processo di preventivazione.   

Per quel che riguarda MyNet, puoi trovare tutte le informazioni relative ai costi nel preventivo che ti abbiamo fornito, ma ti consigliamo di sfruttare la disponibilità dei nostri commerciali per approfondire l’offerta. 

Ora che hai presentato al CEO i vantaggi della soluzione HR e quali problemi aiuterebbe a risolvere, non resta che pianificare sin da subito un nuovo incontro. Di certo il CEO avrà per te ulteriori dubbi e domande per cui una riunione d’allineamento è d’obbligo.  Hai bisogno di aiuto per presentare i benefici del software MyNet al tuo AD o vorresti avere una visione più completa di come potrebbe realmente ottimizzare i flussi aziendali? Contattaci o prenota una videochiamata con il nostro CEO, Manuele Ceschia.