Quando organizzare le riunioni richiede 504.000 mail

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Le riunioni aziendali e lo scambio di email

Guardare i numeri è sempre un buon modo per aprire gli occhi sulla realtà ed è per questo motivo che l’articolo di oggi propone un interessante gioco con le cifre e una tradizionale situazione aziendale. Non resta che immaginare questi dati:

  • 1 azienda,

  • 400 dipendenti circa,

  • 7 riunioni al giorno,

  • 6 dipendenti per riunione,

  • 2 email inviate in media da ogni persona in previsione della riunione per definire temi, orario, la sala in cui incontrarsi (e l’inevitabile aggiornamento sulla nuova sala, poiché secondo la legge di Murphy la sala riunioni sarà occupata da altri), eventuali annotazioni e così via.

Pianificare le riunioni aziendali

Gli scambi di email: una catena senza fine

Ora, moltiplicando il numero di email per il numero di dipendenti che partecipano all’incontro il risultato è in media di ben 12 email  scambiate al fine di programmare una sola riunione. Ogni dipendente coinvolto, insomma, riceverà in questo frangente circa 8 email a cui dovrà prestare attenzione. Il dato è già piuttosto allarmante considerando che il dipendente riceverà certamente altre email durante la giornata, completamente indipendenti dall’organizzazione delle riunioni e degli eventi.

Proseguendo il gioco delle moltiplicazioni ne deriva che per organizzare le 7 riunioni giornaliere la media si aggiri attorno alle 84 email scambiate!

Ancora, se 84 sono le email giornaliere, l’organizzazione delle riunioni produce una media di 2.016 email al mese. Ogni dipendente dovrà affrontare all’incirca 1.680 email in arrivo, per la sola gestione delle riunioni aziendali.

Ebbene sì, questo è il numero medio di email scambiate all’anno per la sola organizzazione delle riunioni aziendali.

Event Planner

Il video di presentazione

L’alternativa sostenibile

Questo semplice gioco matematico rende evidente perché MyNet si sia posto l’obiettivo di individuare un modo più agile di pianificare le attività aziendali, riunioni comprese.
Messa di fronte a questo incredibile numero, un’azienda che produce e commercializza prodotti alimentari ha deciso di aggiungere ai moduli della propria App MyNet il modulo Eventi e Formazione. Qui, infatti, è possibile pianificare gli eventi in maniera chiara e precisa aggiungendo le informazioni fondamentali, come orario e luogo, e le annotazioni accessorie, dall’ordine del giorno all’eventuale attrezzatura necessaria. Ed è direttamente dall’App che le persone interessate possono segnalare la propria partecipazione semplificando quella che altrimenti sarebbe stata una comunicazione infinita.

La gestione degli spazi e delle sale con il modulo Prenotazioni

“Certo”, si può obiettare, “se il problema della pianificazione è risolto, che fine fa la legge di Murphy secondo cui la sfortuna è sempre in agguato e rende quindi già occupata la sala in cui organizzare la riunione?”
Nulla di più facile da gestire con il modulo Prenotazioni di MyNet che consente di verificare la disponibilità e prenotare dall’App sale riunioni e tutte le attrezzature aziendali.

I numeri di questo “gioco” sono davvero incredibili ma una cosa è certa, non saranno più una realtà grazie a MyNet

Questo articolo è stato scritto da

Giulia Di Sopra