Come accogliere un nuovo dipendente? Con il kit di benvenuto in azienda digitale

Il processo di inserimento in azienda dei nuovi assunti, anche noto con il termine on-boarding, è un momento particolarmente importante nella creazione di un’efficace employee experience. Durante questo primo periodo si gettano le basi per instaurare un, si spera, duraturo rapporto di fiducia e collaborazione tra azienda e nuovo dipendente (ma, in linea generale, lo stesso si può dire anche nel caso di stagisti, tirocinanti e collaboratori esterni). Sempre più le aziende hanno quindi compreso la necessità di sviluppare un piano di on-boarding capace di accogliere e coinvolgere i nuovi arrivati sin dal primo giorno. Il Sole 24 Ore ha dedicato un articolo al tema qui.
E se adoperando l’App aziendale fosse possibile semplificare anche questa delicata fase di inserimento realizzando un kit di benvenuto in azienda in versione digitale? Questa, in breve, è la proposta di MyNet e, nello specifico, del modulo Onboarding.

L’App aziendale (anche per i dipendenti somministrati)

Sempre più aziende che impiegano MyNet per gestire i rapporti e la comunicazione interna hanno colto i vantaggi di allargare l’uso dell’App ai vari stakeholder (come i fornitori di servizi, i consulenti di sicurezza, di formazione e così via) ai dipendenti somministrati, così come a possibili tirocinanti, agenti e padroncini.

L’inserimento di nuovi utenti sulla piattaforma è infatti semplicissimo e permette di coinvolgere sin dal primo giorno i nuovi arrivati nelle comunicazioni e nelle attività aziendali. Ciò ha ovviamente notevoli vantaggi sull’entusiasmo e sul senso di appartenenza. I dipendenti infatti percepiscono una realtà forte, organizzata, innovativa e digitale interessata ad offrire loro i giusti strumenti e il giusto ambiente per lavorare al meglio. Essersi impegnati in attività di hr marketing volte ad attrarre talenti può infatti risultare totalmente inutile se poi, una volta inseriti nella squadra, i neoassunti finiscono per sentono smarriti o, ancor peggio, poco considerati.

Dare il benvenuto in azienda

Le funzionalità di MyNet permettono di gestire con efficacia anche l’inserimento al lavoro e il benvenuto in azienda delle nuove figure. Ciò ha il vantaggio di semplificare un periodo di inserimento che può risultare spesso piuttosto complesso, ancor più nel caso di personale somministrato o in periodi di picco di lavoro durante i quali le figure coinvolte in questo processo sono fortemente sollecitate e con pochi spazi di tempo disponibili da dedicare ai nuovi assunti. 

Di recente ha deciso di allargare l’uso di MyNet ai dipendenti somministrati anche un’impresa del settore chimico. Collaborando da tempo con un’agenzia interinale, l’azienda conoscenza infatti molto bene le difficoltà della prima fase di inserimento dei lavoratori.

Come accogliere un nuovo dipendente: la fase di assunzione e di allineamento ai valori aziendali

La fase di assunzione e allineamento ai valori aziendali è costituita da comunicazioni di ogni tipo: documenti, appuntamenti, incontri e moduli da firmare. Il tutto, con l’obiettivo di rendere il dipendente capace di inserirsi in un organico dotato di regole, valori e protocolli specifici. Gestire in maniera ottimale questo momento non è mai facile e ancor meno risulta esserlo per il dipendente, soprattutto se somministrato. Questo, infatti, si ritrova a dover considerare necessariamente sia le comunicazioni dell’azienda sia quelle dell’agenzia da cui dipende.

L’azienda chimica, e un numero sempre maggiore di imprese, ha colto l’importanza di fornire MyNet anche al personale somministrato. L’App aziendale, in effetti, facilita la gestione dei rapporti tra datore di lavoro e personale e rende più semplice l’allineamento delle nuove figure ai valori aziendali. Si tratta quindi di investire, anche per loro, in uno strumento con cui mantenere salda la comunicazione, favorire la partecipazione e l’ingaggio e accertare la presa visione di documenti.

Il welcome kit aziendale standardizzato e ottimizzato

Offrire MyNet anche ai dipendenti somministrati ha permesso di risparmiare tempo e migliorare notevolmente la chiarezza delle procedure interne. Questi risultati hanno portato l’azienda a cogliere le opportunità offerte dalla standardizzazione e ottimizzazione delle procedure d’ingresso. Indipendentemente da contratti e ruoli specifici, esiste infatti una serie di informazioni – regolamento interno aziendale, data policy, informazioni in materia di salute e sicurezza, procedure aziendali, utilizzo delle strumentazioni e dotazioni, solo per menzionarne alcune – dei informazioni che tutti i nuovi dipendenti trovano utili. Una volta individuate e raccolte queste informazioni, l’azienda ha creato un vero e proprio iter d’inserimento applicabile ad ogni nuova assunzione, un welcome kit aziendale con cui accogliere in modo efficace i neoassunti. Lo scopo? dare al neoassunto la possibilità di integrarsi con successo e in tempi brevi nell’azienda sentendosi parte del team.

Il kit di benvenuto in azienda

Dalla standardizzazione e ottimizzazione del processo di inserimento è nato insomma un vero e proprio kit di benvenuto in azienda in versione digitale, da veicolare attraverso l’App aziendale MyNet.

All’interno dell’Armadietto dell’App MyNet, l’azienda ha realizzato, grazie alla possibilità di segmentare gli utenti, una cartella da rendere disponibile solo ed esclusivamente ai nuovi dipendenti. Qui, i nuovi ingressi possono consultare agilmente tutto il materiale che l’azienda ritiene necessario ad agevolare l’ingresso nell’organico, dai documenti testuali al materiale video e audio.
Il codice etico aziendale, i protocolli di comportamento, le regole di sicurezza e il modello sindacale assieme ai documenti sulla privacy e sulla formazione pre-inserimento fino al questionario sulle soft skills e il welcome book che guida il dipendente nei suoi primi giorni di lavoro. Ma anche il video di benvenuto realizzato dal CEO e quello che presenta la struttura dell’azienda indicando parcheggi, aree comuni, spogliatoi e mense.

A che cosa serve il kit di benvenuto digitale

Permettere al personale appena assunto di consultare attraverso l’App MyNet il materiale e i documenti aziendali in anticipo rispetto al primo giorno di lavoro e a proprio piacimento ha grandi vantaggi. In primo luogo, permette alle persone di sentirsi più preparate al primo giorno (eventualmente con una serie di domande già pronte da rivolgere al responsabile o alla figura d’inserimento); in secondo luogo facilita l’instaurarsi immediato di un saldo rapporto di fiducia con il management e l’azienda nel suo complesso.

Anche la Bacheca di MyNet, il social network aziendale, e l’inserimento immediato in qualche chat aperta, magari quella con i colleghi del medesimo reparto o con gli altri neoassunti o, ancora, con la figura di riferimento o tutor buddy assegnato, permette di far sentire il nuovo arrivato parte integrante del team ancor prima di aver messo piede in ufficio. Infatti, il fatto che ogni dipendente possa comunicare e adoperare una foto personale ad integrare il proprio profilo aiuta i neoassunti a “conoscere” in anticipo i colleghi in vista della prima giornata di lavoro.

Anche la lettera di benvenuto in azienda tra i documenti utili all’inserimento dei nuovi talenti

Il Modulo Armadietto, ad ogni modo, rappresenta lo spazio digitale ideale per raccogliere tutte le comunicazioni necessarie al neoassunto. Qui è possibile inviare in maniera riservata una comunicazione, al nuovo dipendente, che rappresenta la tradizionale lettera di benvenuto in azienda. Un documento, insomma, che ricapitola i dati fondamentali del contratto, dalla data d’inizio all’ora fino al codice d’abbigliamento e il programma del primo giorno in ufficio.

Impiegando Armadietto, inoltre, l’azienda può tracciare la presa visione della documentazione e creare ed inserire nel kit di benvenuto dei moduli compilabili direttamente dall’App. Una libertà di questo tipo libera naturalmente i dipendenti dalla necessità di rintracciare il giusto ufficio e rende le pratiche più semplici e veloci.

Un ulteriore aspetto positivo del gestire tutta questa documentazione in un unico luogo all’interno dell’App MyNet e renderla direttamente disponibile al nuovo assunto, è dato dalla possibilità di avere, fin dal primo giorno, delle attività da svolgere e dei temi da approfondire. In diverse occasioni capita, infatti, che il primo giorno o i primi giorni in azienda abbiano dei tempi morti durante i quali la nuova risorsa è lasciata a sé stessa, senza nessun compito da svolgere e senza idea di che cosa fare. 

L’App aziendale che facilita l’onboarding

Ad agevolare l’ingresso in azienda concorrono però anche altre funzionalità di MyNet. È il caso, ad esempio, del modulo Prenotazioni con cui gestire la prenotazione e il ritiro dell’abbigliamento aziendale. Altrettanto utile si è rivelato il modulo Formazione ed Eventi, utilizzato per segnalare eventuali visite mediche obbligatorie.

La comunicazione tra agenzia e dipendente somministrato

Per i dipendenti somministrati poi, l’azienda ha deciso di sfruttare la segmentazione degli amministratori di Armadietto. Poiché è possibile infatti consentire agli amministratori di accedere solo alle cartelle che gli competono, l’azienda ha creato uno spazio riservato e accessibile all’agenzia interinale, così che questa possa inviare in automatico ai dipendenti le buste paga, eventuali proroghe di contratto e quant’altro. Tutto ciò, all’interno di una cartella accessibile soltanto al dipendente e all’agenzia, così da garantire la massima privacy e una gestione uniforme ed in un unico luogo di tutta la documentazione collegata al rapporto di lavoro in essere.

Insomma, rendere a portata di click dei dipendenti tutto il necessario ha avuto un significativo impatto in termini di ottimizzazione delle procedure e continua ad averlo ogni qualvolta un nuovo dipendente fa il suo ingresso nell’organico.