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Il kit di benvenuto digitale per i nuovi assunti

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L’utilità dell’App aziendale (anche per i dipendenti somministrati)

Sempre più aziende che impiegano MyNet per gestire i rapporti e la comunicazione interna hanno colto i vantaggi di allargare l’uso dell’App ai vari stakeholder (come i fornitori di servizi, i consulenti di sicurezza, di formazione e così via) e ai dipendenti somministrati.
Coinvolgere sin dal primo giorno i nuovi arrivati nelle comunicazioni e nelle attività aziendali ha notevoli vantaggi sull’entusiasmo e sul senso di appartenenza. I dipendenti infatti percepiscono un’azienda forte, organizzata, innovativa e digitale interessata ad offrire loro i giusti strumenti e il giusto ambiente per lavorare al meglio.

Le funzionalità di MyNet permettono di gestire con efficacia anche l’ingresso in azienda e l’accoglienza delle nuove figure. Ciò ha il vantaggio di semplificare un periodo di inserimento che può risultare spesso piuttosto complesso, ancor più nel caso di personale somministrato.

Di recente ha deciso di allargare l’uso di MyNet ai dipendenti somministrati anche un’impresa del settore chimico. Collaborando da tempo con un’agenzia interinale, l’azienda conoscenza infatti molto bene le difficoltà della prima fase di inserimento dei lavoratori.

Modulo armadietto in App

La fase di assunzione e di allineamento ai valori aziendali

Una fase costituita da comunicazioni di ogni tipo: documenti, appuntamenti, incontri e moduli da firmare. Il tutto, con l’obiettivo di rendere il dipendente capace di inserirsi in un organico dotato di regole, valori e protocolli specifici. Gestire in maniera ottimale questo momento non è mai stato facile e ancor meno risulta esserlo per il dipendente, soprattutto se somministrato. Questo, infatti, si ritrova a dover considerare necessariamente sia le comunicazioni dell’azienda sia quelle dell’agenzia da cui dipende.

L’azienda chimica, e un numero sempre maggiore di imprese, ha colto l’importanza di fornire MyNet anche al personale somministrato. L’App, in effetti, facilita la gestione dei rapporti tra datore di lavoro e personale e rende più semplice l’allineamento delle nuove figure ai valori aziendali. Si tratta quindi di investire anche per loro in uno strumento con cui mantenere salda la comunicazione, favorire la partecipazione e l’ingaggio e accertare la presa visione di documenti.

Standardizzare ed ottimizzare con il “kit di benvenuto”

Offrire MyNet anche ai dipendenti somministrati ha permesso di risparmiare tempo e migliorare notevolmente la chiarezza delle procedure interne. Questi risultati hanno portato l’azienda a cogliere le opportunità offerte dalla standardizzazione e ottimizzazione delle procedure d’ingresso. Indipendentemente da contratti e ruoli specifici, esiste infatti una serie dei informazioni che tutti i nuovi dipendenti trovano utili. Una volta individuate e raccolte queste informazioni, l’azienda ha creato un vero e proprio iter d’inserimento applicabile ad ogni nuova assunzione.

Ne è nato un vero e proprio “kit di benvenuto” con cui accogliere i nuovi arrivati in azienda dall’Armadietto dell’App MyNet. Sfruttando la segmentazione degli utenti concessa da MyNet, la cartella viene resa disponibile solo ed esclusivamente ai nuovi dipendenti. Qui, i nuovi ingressi possono consultare agilmente tutto il materiale che l’azienda ritiene necessario ad agevolare l’ingresso nell’organico, dai documenti testuali al materiale video e audio.
Il codice etico aziendale, i protocolli di comportamento, le regole di sicurezza e il modello sindacale assieme ai documenti sulla privacy e sulla formazione pre-inserimento fino al questionario sulle soft skills e il welcome book che guida il dipendente nei suoi primi giorni di lavoro. Ma anche il video di benvenuto realizzato dal CEO e quello che presenta la struttura dell’azienda indicando parcheggi, aree comuni, spogliatoi e mense.

video introduzione MyNet

Il video di presentazione

I moduli utili all’inserimento dei nuovi talenti

Impiegando Armadietto l’azienda può tracciare la presa visione della documentazione e creare ed inserire nel “kit di benvenuto” dei moduli compilabili direttamente dall’app. Una libertà di questo tipo libera naturalmente i dipendenti dalla necessità di rintracciare il giusto ufficio e rende le pratiche più semplici e veloci. Ad agevolare l’ingresso in azienda concorrono però anche altre funzionalità di MyNet. È il caso, ad esempio, del modulo Prenotazioni con cui gestire la prenotazione e il ritiro dell’abbigliamento aziendale. Altrettanto utile si è rivelato il modulo Formazione ed Eventi, utilizzato per segnalare eventuali visite mediche obbligatorie.

La comunicazione tra agenzia e dipendente somministrato

Per i dipendenti somministrati poi, l’azienda ha deciso di sfruttare la segmentazione degli amministratori di Armadietto. Poiché è possibile infatti consentire agli amministratori di accedere solo alle cartelle che gli competono, l’azienda ha creato uno spazio riservato e accessibile all’agenzia interinale, così che questa possa inviare in automatico ai dipendenti le buste paga, eventuali proroghe di contratto e quant’altro. Tutto ciò, all’interno di una cartella accessibile soltanto al dipendente e all’agenzia, così da garantire la massima privacy.

Insomma, rendere a portata di click dei dipendenti tutto il necessario ha avuto un significativo impatto in termini di ottimizzazione delle procedure e continua ad averlo ogni qualvolta un nuovo dipendente fa il suo ingresso nell’organico.

Questo articolo è stato scritto da

Manuele Ceschia