Le regole per la perfetta programmazione del piano ferie aziendale

Per tutte le imprese, indipendentemente dalla loro dimensione, la gestione delle ferie dei dipendenti rappresenta un’attività particolarmente delicata. Si tratta infatti di organizzare al meglio le ferie del personale per consentirgli di recuperare le giuste energie psico-fisiche senza tuttavia compromettere l’equilibrio e la produttività aziendale. Quello di far combaciare le esigenze dell’aziende con quelle dei singoli lavoratori è, in parole semplici, l’obiettivo primario del piano ferie aziendale.
D’altronde, è la legge stessa a sancire il diritto alle ferie retribuite dei lavoratori (vedremo a breve di quanti giorni) e a definire tutta una serie di regole e limiti da rispettare. Per le imprese, tenere conto di quanto stabilito per legge è dunque fondamentale per evitare di incorrere in pesanti sanzioni che possono superare i 4.000,00 €.

Ma com’è possibile migliorare la gestione del piano ferie dipendenti permettendo ai lavoratori di fruire dei giorni di risposo che gli spettano di diritto ed evitare rallentamenti della produttività aziendale? Insomma, cos’è il piano ferie e come si organizza al meglio nel rispetto delle normative vigenti?

Cos’è il piano ferie aziendale

Prima di passare a considerare come pianificare e gestire al meglio le ferie dei dipendenti, è utile fare un passo in dietro per chiare di che cosa stiamo parlando.

Il piano ferie è un documento, cartaceo o digitale, redatto dall’azienda che stabilisce il periodo temporale in cui i dipendenti possono prendere le proprie ferie.
La sua importanza è fondamentale. Da un lato, infatti, permette ai dipendenti di poter pianificare al meglio le proprie vacanze; dall’altro garantisce all’impresa la possibilità di organizzare il lavoro in modo efficiente, assicurandosi della presenza di un numero di lavoratori sufficiente a mantenere salda la produttività aziendale.

Il piano ferie può quindi essere inteso come uno dei mezzi che permettono al datore di lavoro di ottemperare ad uno dei suoi doveri: quello di comunicare in anticipo ai lavoratori il periodo feriale utile alla distribuzione delle giornate di ferie di tutto l’organico.

Può essere utile anticipare qui che, per quanto sia il dipendente a scegliere il periodo più congeniale per le proprie ferie, è l’azienda a dover approvare in via definitiva il piano ferie. Ecco perché è fondamentale che tra azienda e dipendenti esista una comunicazione e una relazione trasparente. A nessuno piace vedersi negate ferie senza utile motivazione! Pianificare al meglio, e con anticipo, il piano ferie aziendale rende più semplice trovare il giusto compromesso per accontentare le richieste dei lavoratori e rispondere al contempo alle esigenze aziendali.

La legge sul diritto alle ferie

Il diritto alle ferie dei lavoratori viene sancito dall’art. 36 della Costituzione. Questo stabilisce l’obbligatorietà del godimento delle ferie affermando infatti che “il lavoratore ha diritto al riposto settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi”.

Con diritto alle ferie ci si riferisce, naturalmente, alla facoltà del lavoratore di prendersi alcune giornate di riposo retribuito. Ma di quanti giorni parliamo, di preciso?
Considerata la materia, è il legislatore stesso a stabilire il numero minimo di giornate di ferie che il lavoratore matura durante il corso dell’anno e a prevedere le scadenze entro cui le ferie devono essere godute.

In particolare, il sopracitato articolo della Costituzione stabilisce che al lavoratore spettano 4 settimane di ferie annue, 2 delle quali devono essere godute durante l’anno in cui sono state maturate e in modalità continuativa, se così richiesto dal lavoratore. Le restanti 2 settimane possono invece essere consumate entro i 18 mesi dalla maturazione.

In generale è utile però considerare il CCNL di riferimento del settore. Questo, infatti, potrebbe definire delle condizioni diverse e più favorevoli per i lavoratori. I Contratti Collettivi Nazionali del lavoro infatti possono prevedere:

• Un numero maggiore di giornate di ferie previste;
• Una riduzione dei giorni di ferie da fruire in modo continuativo.

Chi si occupa del piano ferie? I doveri del datore di lavoro

La definizione e gestione del piano ferie dei dipendenti, come abbiamo anticipato, è responsabilità del datore di lavoro, a prescindere dall’esistenza o meno di un Contratto Collettivo Nazionale di riferimento.

È quindi compito del datore di lavoro organizzare le ferie di tutto l’organico, assicurandosi di soddisfare al meglio le richieste dei lavoratori senza tuttavia rischiare un rallentamento delle attività aziendali. Insomma, definire un piano aziendale non è un’attività semplice quanto può apparire a prima vista e richiede l’individuazione del perfetto equilibrio tra esigenze aziendali e del personale. Ecco perché sempre più aziende stanno optando per l’integrazione di un sistema digitalizzato per la gestione delle ferie, utile per tenere presenze e assenze sotto controllo.

Perché pianificare in anticipo

Per quanto la legge non definisca una scadenza per la preparazione, comunicazione e condivisione del piano ferie con i lavoratori, spesso scorporato in piano ferie invernali e piano ferie estive, è buona prassi organizzare il tutto con almeno 6 mesi di anticipo.

D’altronde, rendere questa pianificazione anticipata una prassi comporta tutta una serie di vantaggi validi sia per i lavoratori sia per l’azienda. In particolare, l’anticipo dei 6 mesi garantisce una miglior organizzazione e un importante risparmio di tempo. Questo permette di evitare i fastidiosi problemi di sovrapposizione di ferie e di pianificare o ridistribuire al meglio le attività aziendali durante le assenze dei singoli, così da mantenere inalterata la produttività.

È evidente, d’altronde, che offrire al personale il modo di potersi organizzare per tempo e godere delle ferie ha un importante impatto sul grado di soddisfazione dei singoli e della motivazione sul lavoro. I momenti di pausa e relax fuori dall’ufficio, sono fondamentali per la serenità e il benessere dei lavoratori che da tempo considerano il work-life balance una priorità. L’Osservatorio Mindwork-BVA Doxa sul benessere psicologico in azienda ha riscontrato che nel 2022, in Italia, il 62% delle persone ha sofferto di burnout. Questo dato rende chiaro che prestare attenzione al benessere e alla serenità dei lavoratori è ad oggi quantomai fondamentale.

La pianificazione delle ferie aziendali su Excel

Da diversi anni le aziende, se non altro quelle che hanno deciso di abbandonare la pianificazione cartacea delle ferie dei dipendenti, hanno optato per l’uso di Microsoft Excel, un programma che consente di realizzare intuitive tabelle che possono essere utilizzate in mille modi, compresa la gestione del piano ferie.
Questo sistema ha il grande vantaggio, rispetto al metodo cartaceo, di automatizzare tutta una serie di formule con cui tenere traccia dei giorni di ferie maturati dai singoli, dei giorni goduti e di quelli residui, così da assicurarsi una buona gestione del piano ferie.

L’uso di Excel negli ultimi anni sta però pian piano scomparendo a causa di tutta una serie di problematiche. In effetti, è sufficiente una piccola svista per perdere le formule e le regole impostate e complicare così l’attività, facendo completamente saltare i conti. Considerando poi che il foglio Excel dev’essere condiviso con tutto l’organico per consentirne la compilazione, è chiaro che le possibilità di incorrere in errori o in modifiche impreviste aumenta in modo esponenziale.

La gestione del piano ferie con l’App MyNet

Per trovare soluzione alle problematiche emerse con l’uso di Excel, sono stati realizzati nel tempo diversi software e piattaforme dedicate alla gestione digitalizzata del piano ferie.
Molti di questi strumenti promettono ricche funzionalità aggiuntive (non sempre necessarie alle aziende) a costi piuttosto elevati, altri invece offrono funzionalità granulari o soluzioni più personalizzate per adattarsi alle esigenze delle singole aziende.

MyNet è l’app aziendale che le imprese possono costruirsi su misura scegliendo tra i 13 moduli attualmente disponibili. Infatti, oltre a prendere il nome, i colori e il logo aziendale, MyNet può essere personalizzata anche per quanto riguarda le sue funzionalità.
Ogni modulo aiuta infatti le aziende a digitalizzare e ottimizzare un preciso flusso di lavoro. Parliamo della comunicazione interna (attraverso l’uso di Chat e di Bacheca, ad esempio), della prenotazione delle risorse e degli spazi comuni (con Prenotazione), dell’accesso e condivisione di documenti aziendali e moduli compilabili in App (con Armadietto) della timbratura del cartellino tramite QR code e geolocalizzazione (con Timbratore) e dell’assegnazione delle attività ai singoli dipendenti (con Gestione attività).

Tra i 13 moduli a disposizione delle aziende c’è, naturalmente, Ticket HR; il modulo che consente ai dipendenti di fissare le proprie ferie direttamente dal proprio smartphone (così come richiedere permessi e segnalare le malattie) e ai responsabili di poter non solo ricevere una notifica delle richieste dei sottoposti ma anche di accettare, modificare o rifiutare la richiesta aprendo, se necessario, una chat riservata con il dipendente per approfondire la questione.

In aggiunta, Ticket HR permette ai responsabili di poter accedere ad un calendario aggiornato in tempo reale con cui tenere traccia delle presenze e delle assenze così da poter agilmente monitorare la situazione e cogliere in breve tempo se un’eventuale ulteriore assenza potrebbe o meno compromettere la produttività del reparto in questione.

Con MyNet sarà possibile semplificare la gestione delle ferie e ridurre drasticamente gli errori. Vuoi scoprire quali funzionalità potrebbero aiutarti ad ottimizzare i processi aziendali? Contattaci e richiedi una demo della tua App personalizzata.