Scheda valutazione personale: come funziona la valutazione dei dipendenti

La scheda valutazione personale è lo strumento più importante da utilizzare per quella particolare pratica del performance management che riguarda, appunto, la valutazione del personale dipendente.
Creare e compilare schede di valutazione permette alle aziende di ottenere preziose informazioni rispetto al suo cuore pulsante: le persone.
La valutazione del personale, rientrando appieno nelle best practice relative alla gestione delle risorse umane, permette infatti all’azienda di conoscere al meglio i propri dipendenti. Riconoscere punti di forza e di debolezza dei singoli ha un duplice vantaggio: da un lato, quello di poter mettere in atto percorsi di sviluppo professionale ad hoc per garantirne la crescita, dall’altro quello di pianificare tutta una serie di azioni e accorgimenti mirati e in grado di aumentare la motivazione e la soddisfazione in azienda, ottenendone in cambio un miglioramento del clima aziendale e, di conseguenza, del rendimento.

Come un vero e proprio assessment, le schede di valutazione dipendenti dovrebbero diventare una pratica regolare. Un momento di riflessione (e mai di giudizio, ben intesi) che permetta all’azienda di definire i necessari passi da intraprendere in ottica di continuo miglioramento. Ad oggi, non è difficile trovare online diversi esempi di schede di valutazione. Ci sono infatti moltissimi modelli disponibili, in formato Word e Excel, ma è importante sottolineare che per preparare una corretta scheda valutazione personale il primo passo è sempre quello di prendere consapevolezza della realtà aziendale, con le sue esigenze e con i suoi obiettivi specifici.

Cos’è la scheda di valutazione del personale

Se volessimo dare una definizione, potremmo affermare che la scheda di valutazione del personale è un documento e uno strumento sempre più frequente nelle organizzazioni consapevoli che la propria crescita e il proprio sviluppo sono strettamente dipendenti dalle capacità, competenze, grado di soddisfazione e motivazione lavorativa (ne abbiamo parlato a proposito della Piramide di Maslow) e personalità dei propri dipendenti. Perché un’azienda raggiunga il successo, d’altronde, è fondamentale che i valori e gli obiettivi aziendali siano condivisi dai singoli.

Naturalmente, proprio perché ogni organizzazione è unica a sé stessa, le schede di valutazione dipendenti sono un documento altamente flessibile che può essere inoltre usato in contesti diversi: non solo per valutare il personale dipendente già presente in azienda, ma anche durante le prime fasi del recruiting e durante i colloqui conoscitivi.

I vantaggi della somministrazione delle schede di valutazione

Per le aziende, come abbiamo anticipato in apertura, uno dei grandi vantaggi delle schede di valutazione del personale risiede nella possibilità di poter acquisire preziose informazioni a proposito dei dipendenti, con l’obiettivo ultimo di individuare pratiche e attività da mettere in atto per garantire all’azienda la possibilità di raggiungere i propri obiettivi. Somministrando le schede valutative potrai scoprire, solo per fare un esempio, l’esistenza di alcuni importanti gap di conoscenze da colmare pianificando un nuovo piano formativo.

Che si tratti di una valutazione completa o riservata solo ed esclusivamente ad alcuni aspetti e ambiti, ciò che non cambia è la necessità di rendere sempre ben chiara ai dipendenti la finalità della scheda di valutazione. Il rischio di far sentire le persone osservate e giudicate, e portarle quindi ad una parziale “autocensura”, è sempre alto nel momento in cui i dipendenti temono ripercussioni a seconda dei risultati emersi dalle schede valutative. In questo caso, come in moltissimi altri, la chiave di volta sta nella buona comunicazione: se la tua azienda sarà in grado di comunicare in modo chiaro e diretto, senza possibilità di fraintendimenti, che le schede hanno il fine di allineare gli obiettivi aziendali con le aspettative, le capacità e i desideri dei singoli lavoratori, allora potrai contare sul supporto e sulla sincerità di tutti i tuoi dipendenti.

Insomma, rendi sempre evidente che le schede non rappresentano un test o un esame ma, al contrario, un modo per tenere traccia dell’andamento aziendale e individuare l’eventuale necessità di mettere in atto azioni correttive che permettano il raggiungimento degli obiettivi, individuali e collettivi.

Come realizzare una scheda valutazione personale adatta alle tue esigenze

Ricordiamolo ancora una volta: l’obiettivo di una scheda di valutazione è quello di raccogliere informazioni relative ai dipendenti. Ma quali sono queste preziose informazioni?

La valutazione del personale prende in considerazioni ambiti e aspetti diversi da azienda ad azienda. In effetti, il contesto produttivo, gli obiettivi, le potenzialità che si intende sviluppare ma anche le caratteristiche dei dipendenti stessi rendono necessario prendere in esame informazioni diverse. Infatti, un vero e proprio modello di scheda di valutazione del personale non esiste, semplicemente perché ogni azienda deve calare la scheda all’interno del proprio contesto specifico.

Per realizzare una scheda di valutazione del personale dipendente ciò che serve è, in primo luogo, l’individuazione degli aspetti da valutare e, in seguito, la definizione della figura che si occuperà di somministrare le schede.

In effetti, la valutazione individuale o collettiva che sia, e le relative interviste necessarie, possono essere svolte da una figura interna all’azienda (generalmente parte del reparto HR), o da una figura esterna. Non sono rari però i casi in cui le aziende scelgono l’autovalutazione, offrendo al personale dipendente la possibilità di compilare le schede in prima persona.

Gli aspetti da analizzare in una scheda di valutazione del dipendente

Per impostare al meglio una scheda di valutazione dipendenti, le prime informazioni da raccogliere sono relative alla data della valutazione, alle generalità dell’”intervistato”, al suo ruolo in azienda e al suo titolo o titoli di studio. Per avere una panoramica completa della valutazione, un ulteriore interessante dato da raccogliere è certamente la data dell’ultima valutazione, utile per tenere traccia dei cambiamenti e dei progressi.

A seconda delle esigenze e delle situazioni aziendali, gli aspetti su cui la scheda valutativa si focalizza possono essere diversi. Ad ogni modo, si tenga presente che tipicamente una scheda di valutazione dipendenti si concentra su aree più oggettive, appartenenti alla sfera dei risultati raggiunti rispetto a quelli auspicati, e aree più soggettive, relative alla personalità e ai comportamenti del singolo.

Quindi, per riassumere, le macro-aree su cui si concentra la scheda di valutazione del personale sono:

• Le capacità: un KPI molto interessante da monitorare per poter cogliere eventuali gap che impediscono ai lavoratori di svolgere le proprie attività al meglio;
• Le conoscenze tecniche o hard skills: informazioni preziose per poter pianificare al meglio i successivi corsi formativi di aggiornamento che mettano i singoli nelle condizioni di poter crescere e perfezionare le proprie conoscenze;
• La motivazione: base portante della produttività aziendale, tenere traccia del livello di motivazione dei singoli è fondamentale per poter prevenire situazioni di assenteismo o presenzialismo tipici dello stress-lavoro correlato e mettere in atto azioni correttive che prevedano, solo per fare degli esempi, una revisione del piano di benefit aziendali o la pianificazione di attività di team building;
• La personalità e le soft skills: monitorare la distribuzione in azienda delle soft skills può aiutare a rivedere la distribuzione dei task aziendali tenendo conto delle caratteristiche caratteriali dei singoli. Naturalmente, conoscere la personalità dei dipendenti servirà anche a creare gruppi di lavoro equilibrati in cui le persone possano emergere al meglio.

Teamworking, orientamento al risultato, capacità di collaborazione, flessibilità, competenze tecniche, affidabilità, capacità direttive ed autonomia possono tutti essere aspetti importanti da valutare all’interno di una buona scheda di valutazione del personale.

Per rendere la compilazione della scheda semplice e veloce, sarà sufficiente offrire per ogni voce del questionario un punteggio compreso tra 1 e 5 (in cui 1 indica una valutazione al di sotto delle aspettative e 5 una molto oltre le aspettative).

La digitalizzazione del processo di valutazione del personale

Come abbiamo già sottolineato nel recente articolo dedicato alla gestione delle note spesa aziendali, i modelli in formato Excel e Word che si trovano online come esempi di schede di valutazione possono sì essere un valido aiuto per impostare una buona scheda valutativa, ma non possono certo rispondere appieno alle specifiche esigenze aziendali né tantomeno rendere i processi più fluidi o automatizzati come accadrebbe invece adottando un sistema digitalizzato.

MyNet, l’App per le aziende che si costituisce di un’area Back Office riservata agli amministratori e una ufficiale riservata ai dipendenti, ha l’obiettivo di digitalizzare appieno le attività aziendali, per dire addio all’uso di carta, limitare gli sprechi in termini di tempi e risorse e dimenticare una volta per tutte gli inevitabili errori della compilazione manuale.

Con MyNet potrai infatti creare i tuoi modelli di valutazione personalizzati e automatizzare poi l’invio delle valutazioni a gruppi specifici o all’intera rete aziendale raccogliendo poi le risposte dal Back Office in report esportabili.

In effetti, per rispondere alle esigenze delle aziende interessate a valutare il proprio personale accorrono in aiuto ben due moduli dell’App:

• il modulo Sondaggi: che permette di trasformare la scheda di valutazione in un comodo sondaggio compilabile direttamente all’interno dell’App aziendale, perfetto per l’attività di autovalutazione dei dipendenti;
• il modulo Armadietto: che rende possibile creare moduli compilabili dall’App da veicolare a tutti i dipendenti oppure riservare al valutatore per metterlo nella posizione di poter compilare il documento durante i colloqui con i singoli dipendenti aggiungendo tutte le informazioni necessarie.

Insomma, che tu voglia affidare la valutazione ad una figura dedicata o voglia richiedere la partecipazione diretta dei tuoi dipendenti, l’App MyNet è lo strumento che ti permetterà di digitalizzare la pratica e ricevere in tempi brevi, e senza inutili sprechi di tempo e risorse, le valutazioni all’interno del Back Office.

Vuoi approfondire il tema o scoprire se MyNet è dotata di funzionalità capaci di rispondere alle tue esigenze aziendali? Scrivici, ti contatteremo al più presto!