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la gestione nota spese aziendale: persone che controllano scontrini

Il modulo nota spese aziendale? Non è un Excel ma una funzionalità dell’App aziendale 

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I dipendenti e i collaboratori che affrontano spese professionali per conto dell’azienda hanno diritto, compilando la relativa nota spesa, al rimborso di quanto sostenuto. Le note spesa sono in effetti quei documenti che, compilati in ogni loro parte e corredati dai giustificativi a comprendere scontrini e fatture, permettono al lavoratore di registrare le proprie spese aziendali e al datore lavoro di controllare e validare le spese per procedere con il rimborso.
Piccole, medie e grandi imprese hanno però da tempo compreso che governare al meglio il processo di gestione note spese aziendali non è poi così semplice. D’altronde, i rischi di un processo non fluido vanno ben oltre l’inutile appesantimento del carico di lavoro del reparto amministrativo, e arrivano a comprendere anche sanzioni fiscali.
Ad oggi, i sistemi con cui le aziende si dedicano alla gestione dei rimborsi spesa dei dipendenti sono essenzialmente tre: il metodo tradizionale (carta e penna), il metodo pseudo-automatizzato (foglio Excel) e il metodo digitalizzato (software dedicato). Ma se esistesse una soluzione mobile, un’App con cui semplificare l’attività di registrazione della nota spesa aziendale da parte dei dipendenti e rendere più semplice il processo di approvazione e archiviazione delle note spese nella loro versione elettronica? MyNet, l’App che permette alle aziende di gestire ogni attività aziendale ottimizzando comunicazione, relazioni e attività, è infatti dotata del Modulo Nota Spese, una funzionalità pensata appositamente per semplificare il processo di gestione delle spese aziendali. 

In questo articolo scopriremo che cos’è, come si compila e quali sono gli strumenti a disposizione dell’azienda per predisporre di una nota spese dipendenti a prova di errore. 

Che cos’è la nota spese aziendale 

La nota spese aziendale è un documento, cartaceo o digitale, che dipendenti e collaboratori devono compilare per richiedere ed ottenere il rimborso delle spese sostenute per conto dell’azienda. Trasferte e pranzi con i clienti, ad esempio, sono infatti spese che spesso vengono anticipate dai lavoratori e che sono soggette a rimborso. Attraverso il documento di nota spese, i dipendenti riassumono gli importi spesi allegando i relativi giustificativi per renderli noti al reparto amministrativo che si occuperà di controllare la corrispondenza tra quanto dichiarato e la documentazione fiscale presentata in allegato. 

La gestione note spese aziendali richiede perciò che il datore di lavoro si occupi di: 

  • Realizzare e predisporre di un modello note spese dipendenti; 
  • Fornire ai lavoratori la nota per il rimborso spese da compilare; 
  • Controllare la compilazione della nota spese per accertarsi quanto scritto combaci con quanto dimostrato dalla documentazione allegata; 
  • Archiviare il tutto secondo le normative. 

Ma se trovare un esempio, un modello preimpostato o un fac simile di nota spese da personalizzare per l’uso aziendale è facilissimo, anche attraverso una veloce ricerca online, non si può certo dire lo stesso del processo che vi sta dietro. 

 

Com’è fatto un modello di nota spese dipendenti 

Di sistemi per predisporre un modello di nota spese aziendale ne esistono moltissimi a partire dal tradizionale sistema “carta e penna” per finire ai più recenti software dedicati. 

Indipendentemente dal sistema, un modulo di nota spese deve necessariamente contenere tutta una serie di campi obbligatori relativi a: 

  • Dati anagrafici del lavoratore interessato al rimborso spese; 
  • Riferimenti dell’azienda; 
  • Data e luogo del periodo relativo alle spese sostenute o alla trasferta aziendale; 
  • Voci di spesa e relativo importo (vitto, alloggio, spese chilometriche e autostradali, biglietti per il trasporto pubblico, noleggio auto, tariffe telefoniche e così via); 
  • Importo totale del rimborso. 

Sebbene questi siano i campi standard delle note spesa, nulla vieta al datore di lavoro di richiedere informazioni ulteriori o di inserire specifiche come, per fare un esempio, il tetto massimo di spesa stabilito per ogni dipendente. 

Ad ogni modo, affinché il modello di nota spese sia fiscalmente valido, è importante il lavoratori gli alleghi tutti i giustificativi ricevuti in occasione delle spese. Scontrini, ricevute, biglietti e quant’altro sono infatti i giustificativi che sostengono e provano l’avvenuto pagamento della cifra segnalata e sono i documenti più importanti per permettere all’amministrazione di accertare e riconoscere le transizioni. 

Naturalmente, più il modulo di nota spesa aziendale sarà redatto in modo chiaro e preciso, più semplice sarà tenere traccia delle spese sostenute e procedere con il rimborso. 

L’iter del processo di gestione nota spese 

Normalmente, il processo di richiesta e approvazione rimborso spese procede attraverso 4 fasi: 

  1. La compilazione della nota spese da parte del lavoratore: generalmente viene svolta al rientro dalla trasferta. Il lavoratore inserisce nel modello tutte le spese sostenute con relative date e giustificativi associati compilando tutti i campi necessari alla richiesta di rimborso 
  2. La revisione da parte dell’azienda: attività che viene svolta dal reparto amministrativo che si occupa appunto di verificare e confrontare gli importi indicati sulla nota spese aziendale e gli importi riportati sui giustificativi allegati 
  3. L’archiviazione in contabilità: validata la correttezza della compilazione e la presenza dei giustificativi, la nota spese e le relative documentazioni fiscali allegate possono essere archiviate nel caso in cui le autorità competenti desiderino procedere con un controllo approfondito 
  4. Il rimborso spesa: oltre all’archiviazione, la nota spesa aziendale compilata in tutte le sue parti viene anche approvata come idonea per il rimborso. A questo punto, infatti, la somma viene liquidata nella successiva busta paga del lavoratore. 

nota spese aziendale: persona con calcolatrice e scontrini

I più comuni sistemi di creazione dei modelli  

Come abbiamo già visto in apertura, di strumenti per creare un buon modello di nota spese ne esistono molti. La gestione del processo di nota spese può infatti essere svolta a mano, con i classici sistemi cartacei, o con tabelle Excel. Ma sempre più piede, e vedremo perché, stanno prendendo i software dedicati all’automatizzazione e digitalizzazione delle procedure. Insomma, è ufficialmente arrivata l’epoca della cosiddetta dematerializzazione della nota spesa. 

Ma andiamo per gradi e analizziamo uno a uno i pro e i conto di questi strumenti. 

Nota spese dipendenti in versione carta e penna 

Quando la gestione contabile è analogica, riuscire ad evitare tutti gli errori di compilazione e le incompletezze dei dati è pressocché impossibile. Basti pensare ai giustificativi, ovvero a tutti i documenti di spesa che i lavoratori devono allegare per comprovare le transizioni: possono essere smarriti, essersi sbiaditi o rovinati durante la trasferta. Qualunque sia la motivazione, un giustificativo illeggibile è di fatto nullo ai fini del rimborso spese. Senza tralasciare poi il fatto, non di certo secondario, che la raccolta e rendicontazione manuale sono attività che richiedono molto tempo sia per il lavoratore che deve compilare la nota spesa (presumibilmente tornato dalla trasferta), sia per il reparto amministrativo che deve occuparsi della sua chiusura e della raccolta della documentazione fiscale. 

Sebbene questo metodo possa apparire vantaggioso, poiché non richiede spese per introdurre un sistema di gestione digitalizzata, la verità è che si tratta di un metodo che può portare a risultati disastrosi nel lungo termine. Errori di distrazione o frutto di documenti poco leggibili possono infatti dar vita a multe fiscali molto salate in caso di controlli e accertamenti da parte della autorità competenti. 

Nota spese aziendale in formato tabella Excel 

Considerati i rischi intrinsechi della compilazione manuale delle note spesa, non c’è da stupirsi che molte aziende abbiano cercato un sistema di gestione alternativo. Excel, il noto programma Microsoft per la creazione di tabelle “intelligente”, si è presto rivelato uno strumento particolarmente amato per la sua semplicità d’uso e possibilità di personalizzazione. 

Che si tratti di un modello nota spese creato internamente dall’azienda o di un fac simile trovato online, la gestione delle note spesa tramite Excel presenta un’unico vantaggio: quello di automatizzare i calcoli. Infatti, la compilazione della nota spese aziendale con un modello Excel rimane essenzialmente un’attività manuale in cui le possibilità d’errore rimangono alte. Con un foglio Excel, il lavoratore interessato a ricevere un rimborso spese è tenuto a compilare manualmente le voci di spesa e a consegnare poi al reparto amministrazione i giustificativi nel loro formato cartaceo conservati durante l’intera trasferta. 

È evidente quindi che tutti i problemi evidenziati per il metodo tradizionale con carta e penna rimangono validi anche nella gestione della nota spese dipendenti tramite foglio Excel. 

Software per le note spesa, anche in versione App! 

Insomma, se intendi davvero digitalizzare il processo di gestione delle note spesa, semplificare le attività del reparto amministrazione e rendere più semplice la registrazione delle spese e dei giustificativi da parte dei dipendenti, quel che ti serve è un software dedicato capace di dematerializzare le note spesa aziendali. Ancor meglio se in versione App, per poter essere utilizzato in tempo reale e poter aiutare i tuoi dipendenti a registrare i giustificativi semplicemente scattando una foto allo scontrino! 

Ciò che accade con i software e le App di gestione nota spese è appunto una vera e propria dematerializzazione che punta ad alleggerire i reparti dalle attività automatizzabili, a risparmiare tempo e costi ed ottimizzare al meglio i processi. Secondo le regole di conservazione dei documenti fiscali dettate dall’Agenzia delle entrate, i giustificativi possono infatti essere conservati fisicamente o online (ciò che conta è che siano “immodificabili, integri ed autentici”.) 

Ebbene sì, anche MyNet, l’App per le aziende che vogliono offrire ai propri dipendenti uno strumento all-in-one per gestire al meglio tutte le attività associate al lavoro (dalla comunicazione alla timbratura del cartellino), è dotata di un Modulo Nota spese dedicato a questo delicato processo di registrazione, approvazione e archiviazione delle note spesa con relativi rimborsi. 

 

La dematerializazione delle note spese: come funziona il Modulo Nota spese dell’App MyNet 

Grazie alla dematerializzazione delle note spesa, gestire le note spese aziendali diventa molto più semplice, intuitivo e a prova d’errore. 

Per digitalizzare e ottimizzare fino in fondo il processo, il Modulo Nota spese di Mynet consente a dipendenti e collaboratori in esterna di scattare una foto al giustificativo spesa e allegarlo così, automaticamente e in tempo reale, alla voce di spesa aggiungendo le informazioni aggiuntive eventualmente richieste dall’azienda. Insomma, addio al cartaceo! 

Con MyNet potrai: 

  • Offrire a dipendenti e collaboratori uno strumento con cui registrare le spese di trasferta in real-time 
  • Controllare in tempo reale le spese dei singoli e del team 
  • Ridurre drasticamente errori di compilazione e tempi di gestione 
  • Digitalizzare l’intero processo e la documentazione fiscale nel pieno rispetto delle regole in materia di conservazione digitale 
  • Estrapolare i dati delle note spese per inviarli automaticamente a gestionali HR, amministrativi e payroll in uso 
  • Calcolare automaticamente il rimborso spese associato alla distanza chilometrica percorsa 

Vuoi saperne di più? Consulta la pagina dedicata al Modulo Nota spese o contattaci per richiedere informazioni. 

 

Questo articolo è stato scritto da

Federico CarducciCTO di MyNet. La sua passione per la tecnologia lo fa approdare, nel 2013, in Advantage Italia, una delle prime realtà italiane ad occuparsi di campagne di advertising sui social. Gestisce ora in prima persona i rapporti con le aziende e cura la progettazione e lo sviluppo della piattaforma MyNet.

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