Cos’è il lavoro ibrido? Ecco come e perché introdurlo in azienda

Il 2020 ha avuto sulla società e sul mondo del lavoro un impatto fortissimo. Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, la fase acuta della pandemia da Covid-19 ha visto 6,58 milioni persone lavorare a distanza. Parliamo di un terzo dei lavoratori dipendenti italiani e di un fenomeno che ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni e il 58% delle PMI.
È evidente che l’innovazione tecnologica, che sta portando ad una rapida digitalizzazione dell’intera società, stia agendo attivamente anche sul mondo del lavoro rendendo possibile l’ascesa di modelli di lavoro flessibili, come il lavoro ibrido, fino a qualche anno fa di difficile applicazione nel nostro Paese. Ad oggi, d’altronde, il 76% dei lavoratori italiani sogna la flessibilità di orario e il 70% quella di luogo. 

Offrire alle persone l’ambiente di lavoro che desiderano è perciò prioritario. Basti pensare che il 27% dei lavoratori ha già lasciato il proprio posto di lavoro proprio perché questo non garantisce la flessibilità desiderata.
In questo contesto, non stupisce quindi che le imprese stiano ripensando la propria organizzazione, adottando in molti casi la modalità di lavoro ibrido o hybrid work. 

Ma di cosa si tratta? Che cosa significa lavoro ibrido e quali sono i suoi vantaggi?
Ne parliamo in questo articolo dedicato all’hybrid work con alcuni suggerimenti utili per aiutarti ad introdurre il lavoro ibrido in azienda grazie all’uso delle giuste tecnologie e del giusto mindset. 

Cos’è il lavoro ibrido: significato 

Prima di capire come introdurre in azienda il lavoro ibrido è necessario rispondere alla prima grande domanda: che cos’è il lavoro ibrido? 

L’hybrid work, così chiamato a livello internazionale, è una modalità di lavoro flessibile in cui un lavoratore opera in parte da remoto (da casa o da un altro luogo) e in parte in presenza presso la sede aziendale. 

A seconda del bilanciamento dei momenti di presenza e di attività da remoto, il lavoro ibrido può assumere due diverse modalità: 

• Office-first: lavoro in modalità ibrida in cui è il lavoro in presenza ad avere la meglio e l’ufficio rappresenta il principale luogo dove svolgere l’attività, rendendo il lavoro da remoto secondario; 
• Remote-first: lavoro flessibile che vede un ruolo predominante del lavoro da remoto mentre la presenza in sede si fa occasionale (sebbene non arrivando alle situazioni tipiche invece del “full smart working”). 

Come vedremo tra poco, e come in realtà abbiamo già visto nel corso dell’introduzione, il lavoro ibrido ad oggi è una valida soluzione che attrae sia i lavoratori sia le aziende. Ma quali sono gli effettivi vantaggi dell’hybrid work e perché convince sempre più imprese italiane? 

I vantaggi: perché il lavoro ibrido piace così tanto? 

Unisce i vantaggi del lavoro da remoto e da ufficio. 

Da diversi anni, gli studi sul lavoro da remoto hanno evidenziato le interessanti conseguenze positive di questa modalità sul benessere personale e sul rendimento in azienda delle persone. Infatti, il lavoro da remoto garantisce ai dipendenti un miglior work-life balance, capace di aumentare significativamente anche la produttività.  

Naturalmente, il lavoro da remoto porta con sé anche dei rischi che è importante riconoscere. Un lavoro spesso eccessivo e con pochi contatti sociali può infatti risultare in alti tassi di demotivazione e creare una sensazione di distacco del singolo dal resto del team aziendale.  

Il lavoro ibrido, fondendo perciò il lavoro a distanza con quello in presenza, garantisce ai lavoratori la possibilità di mantenere saldi i rapporti sociali con i colleghi e mantenere alto il senso di appartenenza all’azienda. 

È amato dai lavoratori 

Le varie indagini sul mondo del lavoro e sui desideri dei lavoratori che si sono susseguite sin dall’emergenza sanitaria hanno reso evidente la volontà dei lavoratori di mantenere viva la modalità da remoto.  

L’indagine condotta da Fim Cisl-Adapt su oltre 400 lavoratori del settore metalmeccanico, ad esempio, ha scoperto che il 58% dei dipendenti vorrebbe adottare una modalità di lavoro ibrida, dividendo la settimana in giornate da remoto e giornate in presenza. L’Employer Brand Research di Randstad, d’altronde, ha osservato che l’adozione del lavoro flessibile è ad oggi considerata un’azione fondamentale per le aziende da circa il 42% dei lavoratori, che percepiscono questa modalità come una dimostrazione di attenzione e cura verso i dipendenti e la celebrazione di un miglior equilibrio vita-lavoro. 

Consente alle aziende di accadere ad un ampio pool di talenti 

Venendo meno la necessità dei dipendenti di recarsi ogni giorno in ufficio, con la modalità di lavoro ibrido remote-first, le aziende possono permettersi di acquisire nuovi talenti mettendo da parte il problema della distanza fisica. 

I candidati, potendo infatti contare sulla possibilità di non doversi recare in ufficio ogni giorno (un’opzione di certo interessante per poter dimenticare i tempi necessari a raggiungere l’ufficio e fare ritorno a casa e per risparmiare sui costi associati agli spostamenti in auto o con mezzi pubblici), potrebbero così sentirsi più pronti ad accettare proposte di lavoro non proprio “dietro l’angolo”.  

Permette di riorganizzare e ripensare agli spazi di lavoro 

Ad oggi, non è raro sentir parlare di “uffici ibridi”. Questa nuova tipologia di spazio aziendale è infatti il risultato dell’affermarsi di modalità di lavoro flessibili che permettono la riorganizzazione dei luoghi di lavoro. 

Considerato che l’introduzione del lavoro da remoto rende gli uffici meno affollati, il numero di postazioni fisse viene ridotto per lasciare spazio ad ampi spazi collettivi che permettono alle persone di ritrovarsi, discutere, coordinarsi e condividere momenti di socialità tanto quanto di lavoro.    

Hybrid work: gli svantaggi (e come superarli)  

Come qualsiasi modalità di lavoro, anche il lavoro ibrido non è privo di difficoltà concrete. 

Lavorare da remoto, infatti, non è per tutti. Il rischio di percepire forte la solitudine e sentirsi via via sempre più distanti (o sarebbe meglio dire “remoti”?) dalla realtà azienda è molto alto e non sempre la saltuaria presenza in azienda può rappresentare un buon contro bilanciamento.  

Quando un’azienda decide perciò di adottare l’hybrid work deve fare del “contatto” con i dipendenti e collaboratori la sua priorità, con l’obiettivo di monitorare con cura lo stato d’animo dei singoli. Veicolare dei sondaggi attraverso l’App aziendale, ad esempio, può essere un buon modo per ricevere feedback sinceri in tempi brevi e tenere traccia dei livelli di serenità dei dipendenti nel tempo. Altrettanto importante è organizzare frequenti attività di team-building che permettano di rafforzare il legame dei singoli con i colleghi e con l’azienda nel suo complesso. 

Un altro difetto non certo trascurabile del lavoro ibrido si associa alla frequente difficoltà dei lavoratori da remoto di vedersi riconosciuti meriti e successi da parte dei colleghi e, soprattutto, dei superiori. Il lavoro da remoto finisce spesso per passare in sordina, un fenomeno piuttosto noto di cui ha scritto anche l’Harvard Business Review. Per evitare che questo accada, i manager devono necessariamente adottare un nuovo mindset e prestare maggior attenzione ai propri collaboratori, alle loro attività quotidiane e al loro operato complessivo trasmettendo con regolarità feedback diretti e, quando possibile, celebrando pubblicamente i successi dei singoli e dei team. Con App MyNet, ad esempio, questo è possibile grazie a Bacheca, il social network aziendale che permette agli amministratori di pubblicare post testuali e multimediali che possono appunto essere sfruttati per riconoscere pubblicamente gli sforzi dei dipendenti. 

Secondo le ricerche, il lavoro da remoto è spesso un’importante fonte di stress. Non a caso, le statistiche rendono evidente che il burnout colpisce con maggior frequenza proprio i lavoratori da remoto che spesso si trovano a dover gestire carichi di lavoro eccessivi, a non poter distinguere in modo netto i momenti di pausa da quelli di lavoro con il rischio di trascurare sé stessi e la propria salute pur di portare a termine attività che, come abbiamo visto sopra, spesso finiscono per passare quasi inosservati ai superiori. Il risultato? Demotivazione, stress, frustrazione.   

Per evitare l’overworking dei lavoratori da remoto, è importante che l’intera azienda, a partire dalle figure ai vertici, promuova una sana relazione con il lavoro. Pause frequenti e tempo libero da dedicare al riposo, agli affetti, agli hobby, all’esercizio fisico sono l’ideale per evitare il rischio burnout. Ecco perché inserire nel proprio piano welfare una serie di benefit associati al tempo libero (come convenzioni con piscine o palestre, per fare un esempio) è sempre un’ottima idea. 

Come introdurre in azienda il lavoro ibrido 

Naturalmente per poter raggiungere tutti i benefici di cui abbiamo scritto ed evitare i rischi associati al lavoro ibrido serve dotarsi di soluzioni tecnologiche capaci di permettere ai singoli di poter portare avanti le proprie attività al meglio, in ufficio e fuori, senza rinunciare ad una comunicazione frequente con superiori e colleghi. 

Prima di introdurre il lavoro ibrido in azienda è infatti necessario assicurarsi di aver portato a termine l’omologazione di tutte le sedi di lavoro. Ecco come: 

La tecnologia indispensabile 

Molto spesso, con l’obiettivo di raggiungere questo obiettivo, le aziende introducono numerosi strumenti digitali. Parliamo di software per la registrazione delle presenze e di software per la gestione documentale, per fare degli esempi.  

Ma se esistesse una soluzione unica capace di inglobare tutte le funzionalità necessarie per diventare il punto di accesso all’azienda per tutti i dipendenti, ovunque si trovino? Questo, naturalmente, semplificando al contempo le attività dei manager? 

L’App MyNet è lo strumento digitale nato per ottimizzare la gestione della community aziendale che presto si è arricchito di diversi moduli pensati per offrire nuove e preziose funzionalità aggiuntive. Con MyNet, le aziende possono infatti realizzare la propria App interna su misura per riuscire a tenere salde le redini dell’organizzazione, indipendentemente dalle distanze fisiche. 

MyNet è infatti al contempo: 

Un sistema di rilevazione presenze, prenotazione spazi aziendali e gestione assenze adatto a tutti. 

Con Timbratore di MyNet potrai offrire ai dipendenti uno strumento con cui effettuare la timbratura del cartellino da smartphone, ovunque si trovino, sfruttando la tecnologia GPS e QR-Code (ideale per monitorare al meglio anche la distribuzione delle persone all’interno degli spazi aziendali).  

Impiegando Prenotazioni, il modulo dedicato alla gestione smart delle attrezzature e degli spazi, potrai inoltre inserire il numero di scrivanie disponibili e lasciare ai dipendenti la possibilità di prenotare una postazione di lavoro per un dato giorno o per un preciso arco di tempo. Inoltre,  

Il Modulo Ticket HR ti permetterà di ottimizzare tutti i flussi approvativi, dalla richiesta di ferie e permessi fino alle comunicazioni di malattia, permettendo ai manager di accedere a semplice e intuitivi calendario con cui tenere traccia delle presenze e delle assenze ed organizzare al meglio le attività. 

Un sistema di digitalizzazione e accesso sicuro ai documenti.  

Come potrebbero i tuoi dipendenti essere operativi fuori dall’ufficio non potendo contare sul materiale e sui documenti aziendali a cui hanno accesso dalla sede? L’accesso sicuro ai documenti, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, è fondamentale per ogni azienda interessata ad integrare il lavoro ibrido. Il modulo Armadietto di MyNet è pensato proprio per garantirti la possibilità di condividere con tutti i dipendenti, con gruppi predefiniti o persino singole persone, documenti e moduli compilabili in App.  

Con Armadietto potrai inoltre inviare comunicazioni urgenti e assicurarti della presa visione da parte degli interessati, inviando notifiche push per sollecitare la lettura. Grazie alla possibilità di richiedere la firma elettronica con valenza legale dei documenti all’interno dell’App, potrai sfruttare Armadietto anche per inviare materiale che necessita di firma per approvazione. 

Un sistema di digitalizzazione e accesso sicuro ai documenti.  

Come potrebbero i tuoi dipendenti essere operativi fuori dall’ufficio non potendo contare sul materiale e sui documenti aziendali a cui hanno accesso dalla sede? L’accesso sicuro ai documenti, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, è fondamentale per ogni azienda interessata ad integrare il lavoro ibrido. Il modulo Armadietto di MyNet è pensato proprio per garantirti la possibilità di condividere con tutti i dipendenti, con gruppi predefiniti o persino singole persone, documenti e moduli compilabili in App.  

Con Armadietto potrai inoltre inviare comunicazioni urgenti e assicurarti della presa visione da parte degli interessati, inviando notifiche push per sollecitare la lettura. Grazie alla possibilità di richiedere la firma elettronica con valenza legale dei documenti all’interno dell’App, potrai sfruttare Armadietto anche per inviare materiale che necessita di firma per approvazione. 

Un canale di comunicazione veloce, sicuro, privato. 

Per evitare che la distanza si trasformi in fraintendimenti, è importante prestare particolare attenzione alla comunicazione con i team di lavoro e con i singoli.  

Il Modulo Chat di MyNet è pensato per permettere alle aziende di creare chat riservate tra utenti (magari associate a precisi progetti, o chat di reparto o, ancora, chat tra manager) e permettere alle persone di accedere ad un canale di comunicazione sicuro in cui comunicare e inviare allegati multimediali, dalle presentazioni in pdf alle immagini fino alle note vocali.  

Chat è quindi una soluzione alternativa alle applicazioni di messaggistica istantanea utilizzate a fini privati che consente di limitare l’invio di e-mail (che molto spesso rallentano i lavori) e di mantenere saldo l’allineamento del team in una soluzione GDPR compliant che garantisce il diritto sui dati. 

Ma MyNet non è solo comunicazioni in chat, al contrario! Bacheca è il social network interno che permette di dire addio alle tradizionali bacheche fisiche o alle newsletter aziendali e garantisce la possibilità di condividere news, risultati aziendali, foto di eventi e quant’altro attraverso post testuali e multimediali. 

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