Le funzionalità indispensabili per una HR suite davvero efficace

Negli ultimi anni, la gestione delle risorse umane si è notevolmente evoluta grazie all’uso della tecnologia. Gli HR Manager e, più in generale, tutte le figure in azienda che si occupano di Risorse Umane hanno riconosciuto l’importanza di utilizzare software specifici per ottimizzare le loro attività e risparmiare tempo e denaro. Le HR suite sono diventate insomma elementi chiave per affrontare, digitalizzando e automatizzando, le diverse responsabilità che ricadono su questi professionisti: dall’onboarding dei nuovi dipendenti alla gestione della comunicazione interna, dalla pianificazione degli orari e dei turni di lavoro fino alla gestione delle note spesa.
È proprio per questo motivo che sempre più azienda, indipendentemente dalle loro dimensioni e dal settore di appartenenza, hanno cominciato a adottare software HR capaci di semplificare i flussi di lavoro, aumentare l’efficienza e migliorare l’esperienza complessiva dei dipendenti, dai manager ai nuovi ingressi.

Ma quali sono le funzionalità essenziali che una HR suite del dipendente deve offrire per essere considerata davvero indispensabile?

Cos’è una HR suite: la soluzione digitale per una gestione efficiente delle risorse umane

Da qualche tempo, l’attenzione verso una corretta gestione delle risorse umane è diventata sempre più rilevante. D’altronde, è innegabile il successo di un’azienda sia da intendersi come il risultato della qualità del lavoro svolto e dal personale che lo esegue. Tutto, in un certo senso, si riduce a quello che in MyNet chiamiamo da sempre “cuore pulsante delle aziende”: le persone.

È proprio in questo contesto che si sono affermati i software HR o le HR suite, appunto. Si tratta di soluzioni digitali, spesso a comprendere una versione App per essere sempre a portata di mano di manager e dipendenti, in grado di combinare diversi sistemi e processi. Ciò, al fine di gestire e ottimizzare tutte le attività quotidiane dei dipendenti e perseguire al meglio gli obiettivi generali dei dipartimenti HR.

Una HR suite del dipendente, insomma, comprende una vasta gamma di funzionalità essenziali per la gestione del personale e rappresenta perciò la chiave vincente per ottenere una comunità aziendale più efficiente e produttiva.

Ottimizzazione dei processi HR e focus sulle persone: ecco perché dotarsi di un software HR

Ogni azienda decisa a digitalizzare e automatizzare i propri processi HR si trova di fronte ad una scelta: da una parte, optare per una suite di software HR integrata, dall’altra scegliere soluzioni altamente verticalizzate che si occupano specificamente di un processo. Tra queste due possibilità, la seconda è certamente quella più complessa. In effetti, possedere diversi e numerosi strumenti altamente verticalizzati può si ottimizzare i singoli processi ma può allo stesso tempo comportare un sovraccarico e un progressivo abbandono degli strumenti.

Nessuno desidera dedicare il proprio tempo e le proprie energie a familiarizzare con molteplici strumenti che consentono di ottimizzare esclusivamente una attività o un processo.

Proprio per questo, sempre più imprese scelgono di adottare software che offrono una piattaforma modulare composta di funzionalità e applicativi verticali che, nell’insieme, danno vita ad uno strumento a tutto tondo per la gestione delle Risorse Umane. L’HR suite porta con sé numerosi vantaggi a partire dalla riduzione del tempo impiegato per le attività amministrative ripetitive e a basso impatto. Potersi liberare di queste attività permette ai dipartimenti HR di dedicare la propria attenzione alle responsabilità strategiche a lungo termine e alle persone stesse.

Tra i vantaggi degni di nota, basti pensare a:

• Digitalizzazione e automazione dei processi
• Riduzione degli errori
• Ottimizzazione dei tempi
• Miglior organizzazione dei documenti e dei dati del personale
• Diminuzione dei costi

Le funzionalità essenziali per una HR suite davvero efficiente

Per poter scegliere un software HR è fondamentale per le aziende porsi una serie di domande preliminari: cosa ci si aspetta da un HR suite? Quali sono le funzionalità imprescindibili e quali processi dovrebbero essere migliorati all’interno dell’azienda?

Le aziende, si sa, sono diverse e diverse sono le esigenze e le situazioni specifiche. Proprio per questo, una delle caratteristiche chiave di un buon software HR è in effetti la sua adattabilità alle necessità specifiche delle imprese grazie alla personalizzazione e alla libertà di configurazione della piattaforma a seconda delle politiche e dei processi interni. Altrettanto importante è naturalmente il costante aggiornamento della suite. Le esigenze, infatti, cambiano e si evolvono non solo da azienda ad azienda ma anche da momento a momento ed è importante scegliere un software sempre al passo con i tempi. Da qualche anno, ad esempio, la gamification ha conquistato anche le imprese italiane diventando un plus prezioso all’interno delle HR suite.

Ecco alcune delle funzionalità fondamentali di un HR suite del dipendente:

• Gestione ferie e permessi (qui): all’interno di un HR suite, la gestione di ferie e permessi è semplificata grazie a funzionalità dedicate che permettono ai manager di pianificare e controllare agilmente le assenze dei dipendenti, configurare tipologie di assenze personalizzate e accedere ad una visione completa del calendario delle assenze.
• Rilevazione presenze (qui): un’importante funzionalità di una HR suite è la rilevazione delle presenze, perfetta per gestire i dipendenti in sede e quelli in modalità di lavoro remoto o smart working. Grazie alla timbratura digitale tramite smartphone, tenere traccia delle presenze e monitorare l’ingresso e l’uscita di dipendenti e collaboratori, compresi quelli che si spostano in sedi diverse, diventa semplicissimo.
• Gestione dei documenti (qui): una HR suite efficiente include funzionalità dedicata alla gestione dei documenti aziendali per consentire non solo una più facile organizzazione del materiale ma anche un facile accesso a tutti i documenti: dai contratti alle buste paga, dai congedi per malattia ai certificati. Grazie alla possibilità di sottoscrivere i documenti con firma elettronica direttamente all’interno dell’HR suite, i documenti assumono anche validità legale.
• Onboarding e offboarding (qui): grazie al software HR è possibile gestire in modo organizzato e digitalizzato il processo di onboarding e offboarding dei dipendenti potendo condividere materiale e documenti rilevanti con i singoli, come contratti o lettere di dimissioni da firmare, comunicare in modo privilegiato con il dipendente e fornire tutte le informazioni necessarie sulle politiche e sui benefit aziendali.
• Gestione delle note spese (qui): il processo della gestione delle note spese è generalmente complesso e dispendioso in termini di tempo. Grazie alla funzionalità integrata nella HR suite i dipendenti potranno inserire facilmente le informazioni di spesa, semplicemente fotografando con il proprio cellulare i giustificativi, per archiviarli in modo rapido e sicuro a favore dei responsabili che potranno così gestire il processo in modo più efficiente ed evitando errori.
• Gestione della formazione e dello sviluppo (qui): una HR suite davvero completa include inoltre alcune funzionalità dedicate alla gestione della formazione dei dipendenti a comprendere quella volontaria e quella obbligatoria. Dalla pianificazione dei corsi alla registrazione dei partecipanti fino alla valutazione delle competenze per permettere ai responsabili di poter conoscere i gap da colmare con nuovi corsi formativi.

Conclusione

Come abbiamo visto fin qui, l’adozione di un HR suite dipendenti è un passo fondamentale per ottimizzare i processi HR e migliorare l’efficienza complessiva dell’azienda. Grazie all’automazione delle attività ripetitive e alla digitalizzazione dei processi, è possibile infatti risparmiare tempo prezioso da dedicare ad attività strategiche rilevanti.

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