Largo all’azienda digitale: ecco perché digitalizzare i processi aziendali

Da ormai diverso tempo viviamo in un’epoca in cui l’adozione della tecnologia è diventata imprescindibile per il successo delle organizzazioni. La trasformazione digitale ha radicalmente ridefinito il mondo delle imprese, permettendo loro di offrire prodotti e servizi di qualità superiore, collaborare in modo innovativo ed efficace e raggiungere nuovi clienti. Non a caso, l’80% dei CEO, secondo l’annuale CEO Survey di Gartner ha dichiarato di aver già avviato programmi di trasformazione per rendere la propria azienda più digitale. Perché questa corsa alle nuove tecnologie?
Riduzione dei costi, automatizzazione dei processi e miglioramento delle performance sono solo alcuni dei fondamentali vantaggi di cui può godere un’azienda digitale. Ma che cosa implica realmente portare l’innovazione digitale in azienda e quali processi possono essere digitalizzazioni per ottenere benefici sin dal breve termine? 

Cos’è un’azienda digitale? 

Con l’espressione azienda digitale ci si riferisce a quelle organizzazioni che hanno avviato un profondo processo di trasformazione digitale. Al centro di questa rivoluzione, naturalmente, c’è una tecnologia in grado di mettere l’impresa nelle condizioni di creare nuovi modelli di business, accedere a nuove opportunità, gestire più efficacemente le proprie Risorse Umane e migliorare i servizi ai clienti e la logistica. 

Insomma, un’azienda digitale, indipendentemente dalle sue dimensioni e dal mercato in cui opera, è un’organizzazione che ha scelto di concentrare le proprie attenzioni sulla creazione di valore attraverso l’esplorazione delle opportunità offerte dalla tecnologia.  

Perché l’azienda digitale è il futuro: i vantaggi della digitalizzazione 

La diffusione della filosofia agile, l’implementazione delle tecnologie dell’Industria 4.0, l’adozione dello smart working e del lavoro ibrido, la crescente connettività e l’uso del Cloud delineano nel complesso una realtà in cui, per le imprese, l’adozione delle giuste soluzioni digitali diventa cruciale per mantenere la propria competitività.  

Ecco perché, in questo contesto, le aziende digitali che decidono di sfruttare la tecnologia a proprio vantaggio per realizzare un buon digital workplace possono contare su importanti vantaggi e mettersi nelle condizioni di anticipare i trend piuttosto che inseguire i concorrenti. 

D’altronde, creare ambienti di lavoro inclusivi, anche virtuali, diventa sempre più rilevante per favorire la creazione di un ambiente e di un clima lavorativo volto alla collaborazione efficace capace di mettere tutti, anche coloro che lavorano da remoto, nelle condizioni di essere produttivi e portare a termini i propri compiti anche lontano dall’ufficio tradizionale.    

Un’azienda digitale può contare su: 

• Processi decisionali basati sui dati: l’adozione di soluzioni digitali consente alle imprese di mettere in atto processi decisionali più informati, frutto di un accesso trasparente e real-time a dati qualitativi e quantitativi fino a poco fa inaccessibili. Questa nuova libertà di raccogliere e analizzare i dati rende possibile monitorare le performance, valutare la soddisfazione dei clienti, analizzare i costi aziendali e molto altro, rendendo più semplice prendere decisioni consapevoli e tempestive. 
• Riduzione degli sprechi e dei costi: la gestione documentale in cloud e la riduzione dell’uso della carta unita all’implementazione di nuovi sistemi per l’allocazione efficiente delle risorse energetiche rende possibile alle aziende digitali avviare politiche sostenibili, capaci di migliorare la reputazione aziendale oltre che ottimizzare le risorse finanziarie. 
• Automazione delle operazioni ripetitive: consentendo una rapida esecuzione delle attività più meccaniche e a scarso valore aggiunto, dalla richiesta di ferie e permessi alla rendicontazione delle note spese, l’automazione delle operazioni ripetitive è funzionale non soltanto alla produttività ma anche alla riduzione degli errori. Amministrazione, contabilità, gestione del personale, gestione e controllo del magazzino e molte altre funzioni aziendali possono, in un’azienda digitale, prestare finalmente attenzione a ciò che più conta: la qualità dell’ambiente lavorativo e il valore del prodotto o servizio offerto. 
• Miglior comunicazione, collaborazione e produttività: una comunicazione aziendale rapida e in tempo reale semplifica notevolmente la gestione di team sempre più distribuiti, la pianificazione degli obiettivi e delle attività rendendo più semplice la collaborazione e migliorando la produttività aziendale. 

Come diventare un’azienda digitale  

Se ti stai chiedendo da dove iniziare per dar vita ad un’azienda digitale, il primo passo è individuare quali processi, se digitalizzati, potrebbero permetterti di ottenere i primi benefici in tempi rapidi. 

MyNet è una piattaforma HR nata per rispondere alle esigenze di piccole, medie e grandi aziende e soddisfare le necessità di associazioni e community in genere. Una soluzione software come MyNet è l’ideale per avviare una digitalizzazione efficace di tutta una serie di processi aziendali chiave utilizzando un unico strumento, disponibile ai dipendenti attraverso una comoda app.  

Ma da dove cominciare? Ti consigliamo di dedicare la tua attenzione su questi elementi: 

Ottimizza la gestione del tempo 

La gestione del tempo è cruciale per l’efficienza aziendale. Spesso, le operazioni manuali consumano preziose ore di lavoro che potrebbero essere dedicate ad attività capaci di apportare prezioso valore aggiunto.   

Ecco perché MyNet si compone di una serie di moduli dedicati proprio a questo aspetto: 

• Timbratore: permette ai dipendenti di timbrare il cartellino direttamente dallo smartphone, utilizzando la geolocalizzazione GPS, tecnologie Beacon e QR code per semplificare la registrazione della presenza, anche per chi viaggia tra sedi diverse o si reca spesso in visita presso i clienti. Il modulo Timbratore notifica in tempo reale eventuali anomalie per rendere più snella e veloce la risoluzione degli errori di registrazione, evitando il classico “dramma da fine mese”. 
• Ticket HR: semplifica la gestione di ferie e assenze, consentendo ai dipendenti di richiedere approvazioni direttamente dall’app. Sfruttando gli oltre 21 ticket personalizzabili disponibili in app, i dipendenti possono comunicare la malattia (inviando il relativo certificato medico), o richiedere ferie e permessi, mentre i manager possono vedersi notificate le richieste da approvare, modificare o rifiutare sfruttando anche l’intuitivo calendario delle presente utile ad avere una costante panoramica delle presenze in azienda e pianificare al meglio le attività.  
• Nota spese: semplifica la gestione delle note spese alleggerendo il carico del reparto amministrazione. Per richiedere un rimborso spese, ai dipendenti è sufficiente registrare a mano le spese o fotografare i documenti giustificativi con le eventuali note aggiuntive richieste. Per rendere il tutto ancor più trasparente e sicuro, gli amministratori possono definire alcune variabili come il calcolo per il rimborso chilometrico, stabilire se abilitare o meno specifici metodi di pagamento e definire i limiti di spesa per categoria. Tutto ciò, dicendo addio al cartaceo, approvando i rimborsi con un click e potendo contare sulla conservazione digitale dei documenti, come da normativa.  

Semplifica la gestione delle risorse umane 

La gestione dei talenti è sempre più fondamentale per la crescita aziendale. MyNet offre una serie di soluzioni mirate per snellire i processi, dalla fase di onboarding alla formazione, e promuovere una comunicazione trasparente e veloce. Le ricerche, d’altronde, dimostrano che l’engagement e il senso di appartenenza, funzionali ad una sana retention dei talenti, sono il risultato anche della comunicazione che le aziende sono in grado di avviare con i propri clienti interni, ovvero i dipendenti. 

Per supportare le aziende, MyNet mette a disposizione funzionalità come: 

• Bacheca: il social network aziendale, facilita la condivisione di comunicazioni aziendali d’interesse comune da veicolare tramite post multimediale al quale i dipendenti possono reagire con commenti e like. I post possono essere condivisi con tutto l’organico o con singoli team permettendo di coinvolgere nella comunicazione i soli interessati. Dal saluto collettivo al collega che va in pensione all’ultimo corso di formazione organizzato per il mese successivo, Bacheca rende possibile notificare a tutti la pubblicazione delle comunicazioni così da mantenere tutto il team allineato. 
• Onboarding: rende meno complesso l’ingresso in azienda di nuovi dipendenti permettendo di raccogliere in un unico spazio digitale tutti i documenti da firmare, i contratti, i materiali da consultare e le informazioni utili e renderli a portata di click. Con Onboarding diventa insomma possibile realizzare un vero e proprio handbook da mettere a disposizione dei nuovi arrivati e alleggerire così tutti i complessi processi, anche burocratici, dei primi giorni in ufficio. 
• Eventi e formazione: permette di offrire ai dipendenti una chiara panoramica dei corsi di formazione in corso e in fase di programmazione ai quali prenotarsi con un click. Per ogni corso di formazione gli amministratori di sistema possono inserire una serie di indicazioni aggiuntive, dal materiale didattico al link diretto alla piattaforma di e-learning fino al numero di posti disponibili. 
• Sondaggi: pensato per dar voce al cuore pulsante delle aziende, le persone, Sondaggi consente ai responsabili di realizzare questionari e survey di vario genere, anonimi o non, per raccogliere il feedback dei dipendenti a proposito del clima aziendale, dei benefit, della formazione in corso o in programmazione, delle decisioni aziendali o così via. La massima personalizzazione dei questionari rende d’altronde possibile raccogliere informazioni rilevanti su tutto, comprese le performance dei dipendenti. 
• Classifica: quale miglior modo di coinvolgere le persone in azienda che attraverso il gioco? Da anni la gamification ha conquistato le grandi imprese, rendendo più divertente raggiungere obiettivi aziendali condivisi. Classifica è il modulo di MyNet che consente alle aziende di definire un eventuale piano di incentivi aggiuntivi da mettere in palio a chiunque voglia partecipare al gioco. Come funziona? Ad ogni azione compiuta all’interno dell’app MyNet l’azienda può associare un punteggio. Ad esempio, l’iscrizione ad un corso di formazione può valere 10 punti, la donazione di un’ora di lavoro a favore di una causa benefica 5 punti, la condivisione all’esterno della rete aziendale di alcuni post condivisi sulla Bacheca digitale 3 punti e così via. Con oltre 60 parametri tracciabili, l’obiettivo è semplice: coinvolgere più persone possibili premiando le azioni che si considerano più utili al raggiungimento degli obiettivi aziendali e consultare così la classifica mensile e annuale in attesa dei vincitori!  

Adotta una gestione documentale a prova di azienda digitale 

Un’azienda digitale sa quanto sia importante limitare i consumi e gli sprechi passando a nuovi modi di gestire la documentazione aziendale. Un software HR come MyNet è perfetto per introdurre in azienda un archivio digitale, semplificare la condivisione e la firma dei documenti nella loro forma digitale e favorire una buona archiviazione e organizzazione dei materiali. 

• Armadietto: consente agli amministratori di sistema di caricare e organizzare i documenti aziendali, buste paga comprese, condividendoli con i diretti interessati. Che si tratti di documenti riservati al singolo dipendente, ad interi team di lavoro o persino a tutto l’organico, come i documenti per comunicare il cambio di residenza, Armadietto semplifica la condivisione offrendo diversi livelli d’accesso. Per di più, i documenti possono essere firmati con valenza legale con firma elettronica semplice (FES) o avanzata (FEA) direttamente dall’App! 

Vuoi saperne di più? Contattaci per scoprire tutti i moduli disponibili e quale conformazione dell’App MyNet potrebbe rispondere alle necessità della tua azienda.