Lettera di licenziamento dipendente: ecco tutto quel che devi sapere (con esempi)

Il rapporto di lavoro può cessare per vari motivi. In alcuni casi, è il lavoratore stesso a decidere di interromperlo, spesso per motivi personali o per accettare un nuovo impiego. In altri casi, è il datore di lavoro a prendere l’iniziativa, con motivazioni che possono variare, purché rispettino i limiti e le condizioni stabilite dalla legge.
In questo secondo caso, entra in campo la lettera di licenziamento. Ma di cosa si tratta, come si scrive, quanti giorni di preavviso sono necessari e quali sono le conseguenze che ne derivano?
Inutile sottolinearlo: comunicare a un dipendente la fine del rapporto di lavoro è un momento molto delicato e spiacevole e non certo facile da gestire. A seconda delle circostanze, il People Manager può decidere di recedere il contratto con effetto immediato o rispettando il periodo di preavviso stabilito nel contratto di lavoro.

In questo articolo esamineremo i principali aspetti legati al licenziamento e alla sua comunicazione al dipendente: dalla redazione, con un esempio di lettera di licenziamento, fino alla normativa vigente.

Cos’è la lettera di licenziamento

Prima di passare a chiarire come si scrive una lettera di licenziamento è qui necessario precisare alcuni aspetti basilari.

Il licenziamento è il mezzo legale attraverso il quale un datore di lavoro pone fine al rapporto contrattuale con un dipendente. A differenza delle dimissioni, che sono un atto unilaterale del lavoratore, il licenziamento è una decisione del datore di lavoro, determinata da eventi che rendono impossibile la continuazione del rapporto lavorativo.

Ecco allora che la lettera di licenziamento può intendersi come il documento formale utilizzato per comunicare al dipendente la cessazione del rapporto di lavoro. Qui sono infatti spiegati i motivi della risoluzione, la data di decorrenza del licenziamento e i dettagli relativi alla liquidazione e agli importi dovuti. Redigere questo documento non è semplice, non tanto per il suo contenuto tecnico, quanto per il peso emotivo della decisione di rescindere un contratto di lavoro.

Essendo una decisione unilaterale dell’azienda, è cruciale che la lettera di licenziamento sia redatta con precisione e trasparenza. Deve includere tutte le informazioni necessarie per evitare che possa essere contestata come ingiusta. Una lettera scritta in modo approssimativo, soprattutto se non indica chiaramente i motivi del licenziamento, può infatti essere utilizzata per dimostrare l’irregolarità del licenziamento stesso.

Lettera di licenziamento: parola alla normativa

Per quanto riguarda il licenziamento dei dipendenti, ci sono numerose disposizioni e norme da tenere in considerazione. Tra le più rilevanti, spicca l’art. 2118 del Codice Civile, che consente a entrambe le parti di recedere da un contratto di lavoro a tempo indeterminato, purché vengano rispettati i termini di preavviso. Il mancato rispetto del preavviso implica che il datore di lavoro debba corrispondere al dipendente un’indennità pari ai giorni di preavviso non osservati.

Inoltre, la legge n. 604 del 1966, che disciplina il licenziamento individuale, impone ulteriori condizioni. In particolare, il licenziamento deve essere comunicato in forma scritta e motivato, salvo alcune eccezioni previste dalla legge che vedremo in seguito.

Un’altra disposizione fondamentale la si trova nello Stato dei lavoratori, che nell’art. 7 specifica che, in caso di licenziamento disciplinare, è obbligatorio ascoltare le motivazioni del lavoratore prima di avviare la procedura di licenziamento. Questa norma garantisce che il dipendente abbia la possibilità di esporre le proprie ragioni e difendersi da eventuali accuse.

Nel complesso, le normative citate sono pensate per garantire che il processo di licenziamento sia condotto in modo legittimo e rispettoso dei diritti dei lavoratori ed è quindi fondamentale per il People Manager conoscerne i contenuti.

Le diverse tipologie di licenziamento

Come abbiamo anticipato, prima di scendere nel dettaglio di come scrivere e inviare una lettera di licenziamento, è importante prendere familiarità con questo statuto giuridico che, per essere considerato legittimo, deve basarsi su cause specifiche previste dalla legge.

Di tipologie di licenziamento, in effetti, ne esistono diverse. Vediamole insieme:

• Licenziamento per giusta causa: si verifica quando il lavoratore non rispetta gli obblighi contrattuali ed è il motivo più grave per la risoluzione del rapporto di lavoro. Questo tipo di licenziamento, infatti, è legato a gravi inadempimenti da parte del dipendente che compromettono irrimediabilmente il rapporto di fiducia con il datore di lavoro. Previsto e disciplinato dal Codice Civile, comporta l’immediata risoluzione del contratto, senza alcun preavviso. Esempi di giusta causa includono gravi insubordinazioni, minacce, violenze fisiche, furto di beni aziendali, assenze ingiustificate, falsi infortuni o malattie, abuso di permessi, rivelazione di segreti aziendali e violazione del patto di non concorrenza.
• Licenziamento per giustificato motivo soggettivo: simile al licenziamento per giusta causa, il giustificato motivo soggettivo riguarda anch’esso inadempimenti del lavoratore, ma si riferisce a condotte meno gravi che comunque compromettono il rapporto di fiducia. Questo tipo di licenziamento è dovuto a un inadempimento degli obblighi contrattuali del lavoratore, ma non giustifica un’uscita immediata senza preavviso. Esempi includono negligenza, superamento dei giorni di malattia previsti dal contratto, falsificazione di documenti e cattiva condotta. In questi casi, il lavoratore ha diritto a una previa contestazione del fatto e al periodo di preavviso, oltre all’indennità di preavviso.
• Licenziamento per giustificato motivo oggettivo: l’art. 3 della legge 604/1966 prevede il licenziamento per giustificato motivo oggettivo, legato a ragioni inerenti all’attività produttiva, all’organizzazione del lavoro e al suo regolare funzionamento. Questo tipo di licenziamento può essere dovuto a ragioni organizzative dell’azienda, crisi economica, cessazione dell’attività, o impossibilità di assegnare il lavoratore a nuove mansioni compatibili con le sue qualifiche, anche a causa di sopravvenuta inidoneità fisica o psichica.

Ad eccezione del licenziamento per giusta causa, in tutti gli altri casi è necessario rispettare i termini di preavviso previsti dal contratto di lavoro. Indipendentemente dalle motivazioni, il lavoratore ha il diritto di contestare il licenziamento mediante comunicazione scritta entro 60 giorni dalla data di cessazione del rapporto di lavoro.

Come fare e cosa scrivere nella lettera di licenziamento

Una volta accertata la possibilità di licenziare un lavoratore, il passo successivo consiste nella stesura della lettera di licenziamento. Questo documento formale ufficializza la decisione unilaterale dell’azienda di terminare il rapporto di lavoro e deve includere alcune informazioni fondamentali:

• Motivo e causa del licenziamento
• Data dell’ultimo giorno di servizio
• Eventuale liquidazione o risarcimento spettante al dipendente

La lettera di licenziamento non solo comunica la cessazione del rapporto di lavoro, ma fornisce anche al lavoratore tutte le informazioni necessarie per comprendere le ragioni della decisione e i termini della sua uscita dall’azienda.

Modello di lettera di licenziamento: cosa inserire nella comunicazione

Un modello classico di lettera di licenziamento è strutturato come segue:

• Data e nome dell’azienda: la data di invio della lettera va solitamente posizionata in alto a sinistra. Subito dopo, devono essere inseriti i dati e il nome dell’azienda, l’indirizzo e la sede legale, la città e provincia e infine il CAP.
• Nome del lavoratore: da riportare a destra del documento
• Introduzione: la motivazione che ha portato al licenziamento. Prassi vuole che il lavoratore sia stato informato verbalmente dell’imminente licenziamento; quindi, la lettera può iniziare sottolineando che tutte le informazioni contenute sono già state rese note verbalmente.
• Oggetto: il termine “licenziamento” dev’essere inserito subito dopo l’introduzione.
• Data di licenziamento e preavviso: la data effettiva di licenziamento, ovvero l’ultimo giorno di servizio del lavoratore. Qui è inoltre importante evidenziare il rispetto dei termini di preavviso.
• Motivazione: il motivo del licenziamento. Considerato che il lavoratore è già a conoscenza del procedimento, può essere sufficiente indicare se le motivazioni sono “soggettive” o “oggettive”.
• Firma: la firma dell’azienda e lo spazio necessario per accogliere quella del lavoratore
• Eventuali informazioni aggiuntive: dettagli aggiunti su discrezione, come la disponibilità a corrispondere l’indennità sostitutiva del preavviso, l’invito a ritirare gli effetti personali, etc.

Un esempio di lettera di licenziamento

Luogo e data

Società X

Racc.ta A/R oppure Racc.ta consegnata a mano

Egregio Sig. (nome e cognome del lavoratore)

Oggetto: licenziamento per giusta causa ex art. 2119 c.c.

La presente per comunicarLe l’intenzione di risolvere, con effetto immediato, il rapporto di lavoro per i motivi in oggetto indicati.

Tale decisione si è ritenuta necessaria in seguito agli eventi accaduti in data, in quanto [spiegazione dei fatti costituenti il grave inadempimento contrattuale] e, pertanto, venuto meno il rapporto di fiducia in maniera tale da non consentire, la prosecuzione del rapporto, neanche in via provvisoria.

Il licenziamento, come detto, ha effetto immediato, e dunque La invitiamo a ritirare eventuali Suoi effetti personali presenti in sede.

Distinti saluti Società X

Le eccezioni

In alcuni casi, come previsto dalla legge, il datore di lavoro non è obbligato a comunicare in forma scritta le ragioni del licenziamento. Questo è noto come licenziamento ad nutum che può, secondo la legge n. 108 del 1990, applicarsi nei seguenti casi:

• Lavoratori in prova
• Apprendisti
• Lavoratori domestici
• Sportivi professionisti
• Lavoratori con i requisiti pensionistici
• Dirigenti, se ricoprono una posizione di vertice aziendale e possono quindi, grazie all’autonomia decisionale, influenzare l’andamento aziendale.

Consegnare il foglio di licenziamento

Come abbiamo già sottolineato, per evitare che il licenziamento sia nullo, la lettera deve essere redatta in forma scritta. La legge non specifica altre modalità obbligatorie per la consegna. Pertanto, puoi consegnare la lettera a mano, assicurandoti che il lavoratore notifichi l’avvenuta consegna, o inviarla tramite posta raccomandata con ricevuta di ritorno per evitare qualsiasi tipo di problema.

È importante prestare attenzione alla modalità di consegna della lettera di licenziamento. Numerose sentenze sottolineano che il licenziamento comunicato oralmente è considerato nullo. Inoltre, la prova testimoniale non è valida, salvo il caso in cui il lavoratore si rifiuti di sottoscrivere la ricevuta della lettera.

Le modalità accettabili per la consegna della lettera includono:

• Raccomandata con ricevuta di ritorno
• Posta elettronica certificata (PEC), se il lavoratore dispone di un indirizzo PEC
• Consegna a mano, con ricevuta firmata dal lavoratore.

Cosa fare dopo aver inviato la lettera di licenziamento

Dopo aver inviato la lettera di licenziamento, come datore di lavoro, non ti resta che attendere la scadenza dei giorni di preavviso e, se necessario, iniziare a cercare un sostituto. In alcuni casi, il licenziamento può avvenire immediatamente senza preavviso, se concordato con il lavoratore o in caso di licenziamento per giusta causa.

Tuttavia, il lavoratore potrebbe ritenere il licenziamento illegittimo e decidere di impugnare la decisione entro 60 giorni dalla ricezione della comunicazione scritta. In tal caso, potresti ricevere una lettera di contestazione, seguita entro 180 giorni da un ricorso. A questo punto, la questione passa al giudice, che condurrà ulteriori indagini per:

• Verificare la legittimità del licenziamento
• Raccogliere testimonianze

Il giudice spesso invita le parti a trovare una conciliazione per evitare che il processo legale si prolunghi nel tempo.

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