Il digital workplace per ottimizzare i processi e incentivare la collaborazione

Per quanto riguarda il mondo del lavoro, una delle conseguenze principali della pandemia è stata la diffusione dello smart working e delle tecnologie digitali nate per garantire alle persone la possibilità di lavorare agilmente da casa, senza contraccolpi associati alla distanza dall’ufficio e dai colleghi. Ad oggi, queste tecnologie digitali si sono rivelate la soluzione ideale per mantenere alta la produttività anche dei sempre più numerosi mobile workers, quei lavoratori itineranti e in movimento che difficilmente potrebbero svolgere il proprio lavoro seduti ad una scrivania o che, in ogni caso, preferiscono non farlo. Insomma, il digital workplace, con le sue soluzioni mobile friendly e App, ha permesso di portare la produttività online e offrire una soluzione alternativa alla scrivania in ufficio.Perché in effetti, le piattaforme di digital workplace sono uno spazio digitale di condivisione, collaborazione e produttività a cui le persone possono accedere in massima sicurezza, quando vogliono, da dove vogliono e utilizzando il dispositivo che prediligono.

Ecco cos’è il digital workplace, quali sono le sue caratteristiche e, soprattutto, quali vantaggi porta alle aziende.

Digital Workplace: cos’è?

Secondo la definizione data da Gartner, il digital workplace è “una strategia d’impresa che abilita modalità di lavoro innovative e più efficaci, sfruttando tecnologie e modelli organizzativi orientati al lavoratore, migliorando il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti”.  Insomma, il digital workplace o modern workplace rappresenta un ambiente di lavoro digitale a cui, grazie alle tecnologie, tutti possono accedere in qualunque momento e da qualsiasi dispositivo. Un nuovo paradigma, questo, che sta cambiando radicalmente (e in parte l’ha certamente già fatto) il modo in cui le persone si approcciano al lavoro. Perché la questione è proprio questa: spostando il lavoro in uno spazio digitale, le piattaforme di digital workplace annullano le distanze e garantiscono una migliore comunicazione, collaborazione, accesso alle informazioni, condivisione e aggiornamento in tempo reale.  “Tecnologie e modelli organizzativi orientati al lavoratore”, dice Gartner, perché in effetti la Digital Transformation raggiunge il suo massimo potenziale solo ed esclusivamente quando mette le persone al centro, creando per loro un’esperienza moderna, soddisfacente ed efficace a cui accedere in massima sicurezza e da qualsiasi dispositivo. Quando, insomma, si basa sull’uso di strumenti digitali dotati di una buona User Experience capaci, da un lato, di affiancare e supportare il lavoro dei singoli, incentivando la collaborazione e la comunicazione, e dall’altro di migliorare l’efficienza operativa così da permettere all’azienda di raggiungere gli obiettivi. Il tutto, naturalmente, nel pieno rispetto delle normative italiane ed europee in materia di protezione dei dati (GDPR). 

L’esperienza fisica si unisce all’esperienza digitale: nasce il Phygital

L’avvento delle tecnologie digitali ha dato modo a dipendenti, manager e collaboratori di essere produttivi anche lontano dall’ufficio. Ma gli strumenti digitali in realtà hanno fatto molto di più, avviando un importante cambiamento anche per quanto riguarda l’organizzazione e la progettazione degli spazi fisici di lavoro con uffici ad oggi sempre più aperti, accoglienti, costruiti attorno a spazi comuni in cui diventa semplice collaborare e confrontarsi.   Il mondo del lavoro, insomma, si è fatto phygital coniugando la componente fisica (physical) con quella digital (digital) per garantire ai dipendenti un accesso agile, immediato e sicuro alle informazioni necessarie a svolgere le proprie attività lavorative, sia che ciò lo si faccia dall’ufficio sia che lo si faccia da casa o, perché no, in movimento.  La possibilità di portare sempre con sé l’ufficio, d’altronde, non può che supportare al meglio le esigenze dei sempre più numerosi lavoratori smart e dei team geograficamente dispersi.   In questo nuovo contesto, che potremmo perciò definire ibrido, il digital workplace ha trovato massima applicazione facendo propri strumenti già ampiamente utilizzati dalle persone come i social network e le chat, unendoli a soluzioni di document management, formazione online e ottimizzazione dei processi interni.  

I vantaggi del digital workplace

Da quanto detto finora apparirà evidente che per le aziende dotarsi di piattaforme di digital workplace significa prima di tutto offrire ai propri dipendenti uno spazio digitale sicuro in cui poter svolgere al meglio il proprio lavoro. È chiaro, quindi, che uno dei primi vantaggi si associa al netto miglioramento della employee experience, un’esperienza dei dipendenti massimizzata insomma che sappiamo essere elemento cardine del successo dell’azienda nel suo complesso.  Volendo riassumere, i vantaggi del modern workplace sono: 

• Risparmi in termini di costi e consumi: poiché diventa più semplice ottimizzare gli spazi riservati in ufficio e limitare di conseguenza i consumi. Il modern workplace, inoltre, fa uso del Cloud e permette di ridurre quindi i costi di manutenzione e operations tipici invece delle infrastrutture e delle soluzioni software. 
• Maggior produttività: permettendo a manager, dipendenti e collaboratori di accedere agilmente a tutte le informazioni più aggiornate di cui hanno bisogno per operare, gli smart digital workplace permettono massima produttività anche lontano dall’ufficio garantendo ai singoli la possibilità di comunicare anche con le diverse sedi aziendali. Team sparsi, insomma, possono trovare uno spazio di lavoro comune. 
• Accresciuta creatività e capacità d’innovare: in spazi in cui la comunicazione e lo scambio di idee ed esperienze vengono incentivati diventa naturalmente più semplice trarre il meglio dall’intelligenza collettiva. La conseguenza è un incremento nella capacità dei team, e quindi delle aziende, di innovare al meglio.  
• Miglior employer branding: saper attrarre i talenti è un ulteriore importante vantaggio del digital workplace. Le aziende che hanno intrapreso la strada della Digital Transformation, optando per un cambiamento organizzativo del lavoro volto alla modernizzazione e alla digitalizzazione, sono molto attrattive, soprattutto nei confronti delle nuove generazioni nate digitali e alla ricerca di un buon equilibrio vita-lavoro. 

Le caratteristiche di uno smart digital workplace

Ma quali sono le caratteristiche più importanti di uno smart digital workplace? 

• Uso intuitivo: come ogni tecnologia pensata per supportare la quotidianità delle persone, non c’è caratteristica più importante per un digital workplace che la semplicità d’uso. Esattamente come accade per le soluzioni consumer, anche le tecnologie digitali aziendali devono essere realizzate rispettano i principi della miglior User Experience considerato poi che, come abbiamo già visto, la Digital Transformation di successo è quella che mette le persone al centro. 
• Accessibilità e sicurezza: nel pieno rispetto delle normative in materia di GDPR, i digital workplaces devono garantire massima sicurezza e rendere accessibili agli utenti applicazioni, informazioni, documenti e quant’altro in modo veloce e fluido, da qualsiasi dispositivo.  
• Supporto alla collaborazione: poiché la collaborazione tra le persone è alla base del successo aziendale, favorendo creatività e innovazione, il digital workplace deve offrire uno spazio e un canale di scambio di informazioni interno all’azienda (e che sia perciò in linea con le policy dell’organizzazione) così da garantire una comunicazione in tempo reale, ben più efficace dai tipici scambi asincroni via mail, e una miglior gestione delle risorse umane.  
• Sistema aperto: uno smart digital workplace fa proprie applicazioni, dati e documenti con l’obiettivo di renderli accessibili a tutti i dipendenti e i collaboratori in modo integrato usando, ad esempio, soluzioni come il Cloud. 
• Intelligenza artificiale: l’utente di un tipico modern workplace deve essere accompagnato durante la sua attività tramite assistenti virtuali, ricerca semantica, classificazione dei contenuti e così via. Non va mai dimenticato, infatti, che uno dei fini più alti del digital workplace è quello di supportare le attività quotidiane delle persone rendendole più smart. 

Conclusione

Insomma, come abbiamo visto in questo articolo, un digital workplace è uno spazio digitale che trae il meglio dalla collaborazione e che permette di mantenere alta la produttività di tutte le persone coinvolte nelle attività aziendali, indipendentemente da dove si trovino. Soluzioni tecnologiche di questo tipo, che si sono diffuse in particolar modo a seguito della pandemia con l’obiettivo di supportare le attività dei lavoratori in smart working (o, sarebbe meglio dire, telelavoro), si sono ufficialmente dimostrate perfette anche in momenti non d’emergenza, per affiancare il personale in movimento, ottimizzare gli investimenti e offrire una valida alternativa alla scrivania in ufficio.  Cerchi una soluzione di smart digital workplace che ti permetta di digitalizzare i processi, ottimizzare tempi e risorse e incentivare la comunicazione interna? Richiedi una demo di App MyNet, l’app nata per soddisfare le esigenze delle aziende e delle community di ogni settore grazie all’estrema personalizzazione dello strumento. Potrai infatti scegliere come costruire la tua app personalizzata scegliendo tra le 16 funzionalità disponibili e definendone il nome, il logo e i colori così da garantirti uno strumento in linea con l’identità e l’immagine aziendale.