Inizia a digitalizzare i processi aziendali con la giusta piattaforma HR

Nell’attuale era digitale, la gestione delle risorse umane (HR) ha subìto una profonda trasformazione grazie all’adozione di sempre più moderne e innovative tecnologie. Le piattaforme HR sono diventate così un elemento fondamentale per le aziende che desiderano semplificare e ottimizzare la gestione del personale, migliorare l’efficienza operativa e promuovere una cultura aziendale orientata alle persone.
In effetti, la digitalizzazione aziendale promossa dai software HR va ben oltre alla mera riduzione della carta stampata puntando all’ottimizzazione della gestione del business e alla gestione automatizzata delle attività e delle operazioni ripetitive, spesso soggette ad errori.
A partire dalla diffusione dello smart working e del lavoro ibrido, le piattaforme HR si sono trasformate in ambienti digitali condivisi di fondamentale importanza, capaci di mantenere salda la direzione aziendale indipendentemente dalle distanze fisiche agevolando la trasparenza e l’interazione tra amministrazione, risorse umane, manager e dipendenti.

In questo articolo, esploreremo in dettaglio cos’è una piattaforma HR e quali sono le funzionalità che non possono mancare per renderla uno strumento chiave per il successo aziendale.

Cos’è una piattaforma HR?

Le piattaforme HR sono sistemi software progettati per coordinare e sovrintendere al meglio tutte le attività legate alla gestione delle risorse umane all’interno di un’organizzazione. Che si tratti di un’azienda di grandi dimensioni, una PMI, un’associazione o un network di professionisti, una piattaforma HR ha il grande vantaggio di rappresentare uno spazio digitale condiviso capace di mantenere salda l’identità del gruppo e semplificare tutte le attività quotidiane, sia delle figure operative sia di quelle prettamente amministrative o con funzioni manageriali.

Un software o piattaforma HR, insomma, è una soluzione tecnologica che abbraccia tutte le fasi del ciclo di vita dei dipendenti, dal processo di onboarding alla formazione interna, dalla gestione delle ferie alla timbratura del cartellino passando per la comunicazione interna e la gestione delle note spesa.

Queste piattaforme sono infatti progettate per semplificare e automatizzare le operazioni HR, consentendo ai professionisti delle Risorse Umane, o come sarebbe meglio dire oggi “People and Culture”, di concentrarsi sul valore strategico che le persone possono offrire all’azienda.

Perché introdurre in azienda una piattaforma HR: i vantaggi

La scelta di introdurre in azienda una piattaforma HR ha importanti ricadute sull’intera azienda, a comprendere i manager, l’area Risorse Umane e i dipendenti.

La digitalizzazione delle operazioni HR consente infatti di abbandonare i metodi più tradizionali e soggetti ad errori, come la gestione delle ferie attraverso il classico foglio Excel, automatizzando e digitalizzando tutte le attività in un unico software.

La comunicazione azienda-dipendenti, il processo di onboarding, la gestione dei turni e delle timbrature, le ferie, i permessi e le malattie vengono digitalizzati, offrendo un maggior controllo sull’organizzazione e semplificando le operazioni che prima richiedevano importanti dispendi di tempo e risorse.

La piattaforma HR, centralizzando tutte le informazioni e i processi, permette:

• Ai responsabili delle Risorse Umane: di gestire al meglio tutto ciò che concerne i dipendenti snellendo, al contempo, tutte quelle attività che possono essere in parte gestire direttamente dal personale.
• Ai manager: di organizzare al meglio il lavoro del team tenendo traccia dell’andamento dei singoli progetti e del calendario delle presenze fornendo eventuali suggerimenti per percorsi formativi aggiuntivi.

I vantaggi per i dipendenti

Naturalmente, perché una piattaforma o software HR si possa definire efficiente ed efficace è fondamentale apporti dei vantaggi anche per i dipendenti. Proprio per questo motivo, come vedremo tra poco, le piattaforme HR si compongono di tutta una serie di funzionalità avanzate pensate per semplificare le attività quotidiane dei singoli attraverso un’interfaccia semplice ed intuitiva all’uso.

Ma quali sono i vantaggi concreti per i dipendenti?

Una buona piattaforma HR è in grado di offrire una migliore interazione con l’azienda, i manager e i responsabili HR snellendo e rendendo i processi e le operazioni meno stressanti e più tempestive. Ad esempio, grazie ad un software HR i dipendenti potranno:

• Comunicare direttamente con i responsabili HR in tempo reale
• Accedere autonomamente ai documenti aziendali e personali (come le buste paga)
• Richiedere ferie, permessi comunicare malattie caricando il relativo certificato medico
• Chiedere il rimborso spese semplicemente fotografando i giustificativi nel corso della trasferta
• Essere aggiornati sui nuovi corsi formativi e sui benefit presenti in azienda

Come scegliere il giusto software HR

Ad oggi, sul mercato esistono tantissime soluzioni HR con caratteristiche diverse. Come scegliere quella più adatta alla tua azienda?

Naturalmente, una delle prime domande che dovrai porti è relativa alle tue reali necessità: quali sono i processi che desideri semplificare? Quali sono i punti deboli della tua azienda? Quali funzionalità potrebbero facilitare la quotidianità dei tuoi dipendenti, dei tuoi manager e del tuo reparto Risorse Umane? In poche parole, quali sono i processi che potrebbero essere digitalizzati per risparmiare tempo e denaro?

Solo dopo aver risposto a queste domande potrai cominciare ad orientarti al meglio tra le soluzioni presenti sul mercato. Ma attenzione! Non accontentarti di una soluzione basica nella speranza che possa rivoluzionare i processi e i flussi aziendali! Più la piattaforma HR scelta sarà completa, meno ci sarà bisogno di introdurre in azienda numerosi strumenti aziendali (che finiranno inevitabilmente per essere inutilizzati). Da questo punto di vista, assicurati che la soluzione che hai scelto sia integrabile agli strumenti e ai software già in uso in azienda come il CRM.

Considerato che la piattaforma, per produrre risultati positivi, dovrà essere utilizzata dal maggior numero possibile di dipendenti, assicurati sia dotata di un’interfaccia intuitiva capace di ridurre al minimo i tempi di apprendimento e facilmente accessibile, non solo dai dispositivi aziendali ma anche da quelli personali.

Le funzionalità fondamentali per una piattaforma HR

Ora che abbiamo visto come potersi orientare tra le varie piattaforme HR attualmente presenti sul mercato, passiamo a considerare alcune delle funzionalità più preziose in un software HR:

• Bacheca aziendale: dimenticata la classica lavagna con gli avvisi nelle aree comuni, la bacheca aziendale nella piattaforma HR consente di comunicare informazioni rilevanti ai dipendenti, anche quelli che non si recano di frequente in ufficio.
• Archivio documentale: permette di archiviare in modo sicuro, grazie a permessi e livelli di accesso predefiniti, i documenti aziendali rendendoli disponibili alle varie figure aziendali a seconda di ruoli e mansioni (in MyNet lo chiamiamo “l’Armadietto virtuale”).
• Onboarding e Offboarding: garantisce la possibilità di supportare il reparto HR in tutte le attività relative all’ingresso o all’uscita dall’organico di un dipendente semplificando la gestione burocratica e umana dell’intero processo.
• Gestione delle presenze: rende semplice per i dipendenti gestire le proprie timbrature dentro e fuori dall’azienda così come richiedere ferie e permessi dimenticando una volta per tutte il tradizionale foglio Excel.
• Gestione delle attività: offre ai manager una più semplice pianificazione e gestione delle attività e delle commesse aziendali grazie alla definizione dei task, dei responsabili e delle scadenze.
• Formazione: incentiva la formazione continua del personale presentando i corsi di formazione in corso e in partenza, quelli obbligatori e quelli volontari, per sostenere la crescita dei dipendenti.

Queste sono solo alcune delle funzionalità chiave di una soluzione HR. Ma come fare se cerchi qualcosa di più?

L’App MyNet per la gestione delle risorse HR

MyNet è la piattaforma HR scelta da PMI, grandi aziende, associazioni e network di professionisti che integra tutte le funzionalità chiave necessarie per una gestione HR completa e moderna. Una soluzione intuitiva all’uso in versione App che può essere scaricata dagli store e comodamente usata dai dispositivi aziendali e personali, dallo smartphone al tablet.

D’altronde, nata su richiesta diretta di un’azienda interessata a migliorare la propria comunicazione interna, MyNet si è posta sin dalle sue origini come una soluzione pensata per mettere al centro le persone, ingaggiare i dipendenti e favorire il senso di comunità e appartenenza.

Oltre alle funzionalità di cui abbiamo accennato in questo articolo, MyNet è dotata di molte funzionalità aggiuntive. Ad oggi i Moduli tra i quali le aziende possono scegliere per costruire la propria piattaforma HR su misura sono 16 a comprendere, solo per fare degli esempi, Moduli come Sondaggi, utile per richiedere il feedback del personale, e Prenotazioni, per semplificare la gestione degli spazi e delle attrezzature ad uso comune.

Non di secondaria importanza è l’estrema personalizzazione della piattaforma HR MyNet. Perché come supportare al meglio l’immagine e l’identità aziendale se non adottando all’interno dell’App i suoi colori e il suo logo? La personalizzazione di MyNet, insomma, va ben oltre alla scelta delle funzionalità ma comprende anche l’estetica!

Stai cercando una piattaforma HR ma non sei certo di quali potrebbero essere gli effettivi vantaggi per la tua azienda? Contattaci per una demo gratuita e per scoprire come le altre aziende del tuo settore impiegano App MyNet.