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notifica d'errore che segnala la mancata timbratura del cartellino

Eliminare le anomalie di mancata timbratura del cartellino: un sogno irrealizzabile?

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I ritardi o la mancata timbratura del cartellino sono un vero incubo che coinvolge tutti i lavoratori originando quantità significative di anomalie da timbratura che devono essere gestite a posteriori. Questo comporta, ovviamente, che la gestione delle anomalie richieda l’attenzione e il tempo di risorse che potrebbero essere impiegate in attività ben più significative. Ma se adottando un sistema di rilevazione presenze mobile, che i dipendenti possano portare in tasca, si potesse risolvere una volta per tutte il problema della timbratura del cartellino? Con MyNet ciò diventa possibile: il badge aziendale si trova infatti nell’App dei dipendenti.

Omessa timbratura del cartellino: un classico senza tempo

Per le aziende interessate a digitalizzare la gestione delle risorse umane e ottimizzare i flussi di lavoro, affrontare il problema delle anomalie dovute ai ritardi o all’omessa timbratura del cartellino dev’essere una delle priorità alla base del processo di modernizzazione. Adottare infatti nuovi strumenti di rilevazione presenze del personale che non permettano di semplificare la gestione delle anomalie significa infatti non tenere conto di quanto lavoro e dispendio (di risorse, energie e denaro) si associ a questa attività.
La timbratura del cartellino da parte dei dipendenti è un’operazione fondamentale per permettere all’azienda di controllare e definire la prestazione resa dal lavoratore in termini quantitativi. Ma gestire la rilevazione presenze attraverso sistemi di timbratura con badge aziendale e macchine per timbrare il cartellino implica spesso andare incontro a difficoltà di varia natura tra cui la mancata timbratura.

L’importanza di agire con tempestività

Che sia per situazioni di emergenza o per semplice distrazione, la mancata timbratura, oltre a comportare sanzioni disciplinari di varia natura, ha il fastidioso difetto di essere generalmente rilevata molte settimane dopo l’effettivo verificarsi dell’evento. È infatti solo quando il personale incaricato della chiusura dei cedolini si dedica alla verifica delle timbrature effettive che l’anomalia emerge con chiarezza. A quel punto, per chiudere l’anomalia, diventa necessario contattare il dipendente direttamente interessato così da scoprire le motivazioni alla base dell’omessa timbratura del cartellino o del ritardo. Inevitabilmente però, il dipendente viene colto in contropiede: cercare di capire o ricordare le ragioni di una mancata timbratura risalente magari a venti giorni prima non è certo cosa semplice.

È l’ora della timbratura del cartellino? Lo ricorda MyNet, il badge aziendale in versione App

Un ente pubblico era solito vivere diverse difficoltà relative alla rilevazione delle presenze e al controllo della timbratura del cartellino. Ciò costringeva il personale a gestire manualmente le anomalie con un evidente spreco di tempo e risorse.

Proprio per risolvere questo problema, l’ente ha deciso di rivolgersi a MyNet e ha scoperto così le funzionalità del modulo Timbratore. In quell’occasione, il referente, la figura scelta all’interno del team MyNet che rimane a costante disposizione del cliente, ha presentato i vantaggi che derivano dall’adottare un unico strumento di relazione tra dipendenti e datore di lavoro con cui, appunto, semplificare anche la rilevazione delle presenze del personale con Timbratore. Il Modulo permette di gestire le anomalie in modo digitale, segnalandole per tempo ai dipendenti, e persino limitarne il numero. Per risolvere infatti il problema della mancata timbratura non c’è modo migliore, infatti, che agire a monte. Timbratore, in effetti, può essere utilizzato anche come strumento utile per ricordare la timbratura. Agli amministratori del sistema, tramite Back Office, basta inserire gli orari dei turni di lavoro dei dipendenti così da permettere all l’App aziendale MyNet di inviare automaticamente una notifica con cui segnalare al personale la necessità di timbrare. Se si evitano le situazioni di ritardo o mancata timbratura del cartellino, diminuiscono di conseguenza le anomalie da gestire.

Come funziona la rilevazione presenze con MyNet

Per timbrare con il Timbratore dell’App aziendale MyNet, infatti, basta semplicemente puntare lo smartphone verso i QR code creati dall’azienda (o, in questo caso, dall’ente pubblico) e posti nelle varie sedi, attivare la geolocalizzazione o utilizzare la piattaforma direttamente dal desktop. Ciò consente all’ente di risolvere i problemi associati alla rilevazione fisica della presenza, non sempre possibile quando i dipendenti lavorano in mobilità o fuori sede. Offrire al personale la possibilità di effettuare la timbratura dall’App significa semplificare notevolmente la quotidianità di tutti liberando le persone dall’obbligo di utilizzare i tradizionali badge o affidarsi alle macchine fisiche per timbrare il cartellino. Ancor più, la timbratura avviene all’interno dell’App che i dipendenti utilizzano per affrontare qualsiasi necessità associata al lavoro, dalle comunicazioni interne alla ricezione della busta paga.

La gestione delle anomalie di timbratura

Timbratore, inoltre, tenendo traccia delle timbrature effettuate dai dipendenti e incrociandole con i dati impostati dagli amministratori dal Back Office, segnala eventuali anomalie direttamente all’interessato. Il Modulo di MyNet, che presta grande attenzione all’esperienza utente, fa presente l’esistenza di anomalie attraverso l’uso di colori diversi utili ad identificare a colpo d’occhio la tipologia di problema verificatosi. Le anomalie soft, segnalate in giallo, sono quelle associate a ritardi nella timbratura del cartellino, quelle hard, in rosso, corrispondono invece a situazioni di mancata timbratura.

L’App aziendale MyNet consente poi al dipendente di affrontare l’anomalia con un semplice click: basta infatti compilare il form associato al problema segnalato e indicare la causale. Questo form viene inviato in tempo reale al Back Office e consente agli amministratori del sistema e all’ufficio competente di chiudere l’anomalia con semplicità ed efficienza.

La tecnologia può davvero offrire un grande aiuto nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro e delle relazioni tra datore di lavoro e dipendenti. Per scoprire quali Moduli dell’App MyNet potrebbero aiutare la tua azienda a compiere i passi verso la digitalizzazione dei processi hr, consulta la pagina delle funzionalità.

Questo articolo è stato scritto da

Federico CarducciCTO di MyNet. La sua passione per la tecnologia lo fa approdare, nel 2013, in Advantage Italia, una delle prime realtà italiane ad occuparsi di campagne di advertising sui social. Gestisce ora in prima persona i rapporti con le aziende e cura la progettazione e lo sviluppo della piattaforma MyNet.