Gestire le anomalie delle timbrature

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Timbrare il cartellino non sempre è sinonimo di una corretta registrazione della presenza.

Chi pensa che la timbratura elettronica del cartellino abbia risolto qualsiasi problema delle aziende in relazione alla registrazione della presenza dei propri dipendenti si sbaglia di grosso. Infatti, il margine di incertezza e di eccezioni legate alla segnalazione della presenza, in ufficio o all’interno di uno stabilimento, è di gran lunga più ampio di quanto si possa immaginare. Dimenticanze, orari non congrui e ritardi sono anomalie frequenti che non vengono tenute nella giusta considerazione dalla maggior parte delle
piattaforme di timbratura elettronica. Non si tratta di un dettaglio di poco conto: la presenza, infatti, è spesso associata a indennità di stipendio ben precise e quindi riportarla scorrettamente si traduce in un impatto diretto sulla busta paga, con tutto ciò che ne consegue.

Timbrare il cartellino per un mondo del lavoro che cambia.

Le trasformazioni del mondo del lavoro aggiungono poi un elemento di complessità ulteriore. Il lavoro agile, infatti, non avendo più necessariamente il suo baricentro nell’ufficio, rende ancora più impegnativo mappare con precisione ogni singola presenza nel corso del tempo. Ecco perché serve un approccio diverso a questo processo, troppo spesso sottovalutato o banalizzato.

Un cambio di paradigma: per timbrare il cartellino in modo più responsabile ed efficiente serve un’app

MyNet permette di ribaltare la prospettiva. Se, da un lato, il dipendente continua ad avere il dovere di segnalare la sua presenza attraverso le modalità previste della sua azienda, dall’altro, quest’ultima, propriograzie all’app MyNet, ha modo di chiamarlo subito in causa nel momento in cui emerge una potenziale anomalia. Un esempio concreto: la timbratura non è ancora avvenuta? Ecco che l’app restituisce una notifica al dipendente, avvisandolo dell’anomalia e permettendogli di correggerla o di confermarla istantaneamente. L’informazione registrata può quindi essere subito corretta (o confermata) ed essere così riportata in modo definitivo nel gestionale. O, ancora, la timbratura è avvenuta in un orario non congruo? La notifica immediata avvisa subito dell’anomalia il dipendente, dandogli modo di intervenire.
In questo modo non sarà più necessario – sia per il dipendente, sia per l’azienda – dover ricostruire a distanza di settimane imprecisioni rispetto alle effettive presenze del singolo e, con esse, storni e conguagli di stipendio. Una ricostruzione che, nella maggior parte dei casi, avviene manualmente con un dispendio di tempo davvero sproporzionato rispetto all’entità del problema.

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Nuove tecnologie per timbrare il cartellino

Se creare una nuova relazione di responsabilità per la timbratura del cartellino è necessario, è altrettanto decisivo fare sì che la timbratura possa avvenire con tecnologie adeguate ai tempi attuali. MyNet, proprio per questo, ha deciso di utilizzare due tecnologie capaci di adattarsi a queste trasformazioni. Più nel dettaglio, MyNet mette a disposizione la timbratura del cartellino sia attraverso QRCode, sia attraverso la geolocalizzazione GPS. Nel primo caso, l’obiettivo è dare immediatezza alla timbratura nelle sedi fisiche; nel secondo, rispondere all’esigenza di quei dipendenti che si trovano fuori dall’azienda. In entrambi i casi, viene assicurata la piena sincronizzazione con il gestionale e la possibilità di esportare in formato .csv i dati mensili.

L’efficienza parte dalle piccole cose, compresa la timbratura del cartellino

MyNet nasce per rendere più semplici quei processi aziendali quotidiani che spesso vengono ritenuti collaterali al lavoro vero e proprio, se non addirittura secondari. Eppure, la ricerca dell’efficienza è un percorso che deve attraversare l’intera vita di un’organizzazione, anche e soprattutto per quel che riguarda i dettagli. La forza della piattaforma MyNet, che permette di creare un app su misura per le esigenze delle singole aziende, è quella di coinvolgere in prima persona il dipendente in una serie di azioni che spesso lo vedevano coinvolto solo marginalmente. La timbratura è proprio una di queste azioni. Eppure, come si è visto, una semplice dimenticanza si può trasformare in una difficoltosa ricostruzione a posteriori di una presenza effettiva che il sistema non ha registrato. Sono piccoli problemi che i bilanci difficilmente riescono a tracciare e a sommare e per questo la loro entità viene spesso sottovalutata dalle aziende.
MyNet, creando un coinvolgimento responsabile del singolo dipendente, permette di affrontare in modo innovativo queste criticità e si trasforma in uno strumento che, partendo anche da un momento semplice e banale come la timbratura del cartellino, permette di recuperare concretamente efficienza. E migliorare l’ultima riga del conto economico.

Questo articolo è stato scritto da

Federico Carducci