Eliminare le anomalie di mancata timbratura del cartellino: un sogno irrealizzabile?

I ritardi o la mancata timbratura del cartellino causata, ad esempio, da una dimenticanza data dalla fretta o dall’aver lasciato il badge a casa, sono un vero incubo che coinvolge tutti i lavoratori originando quantità significative di anomalie da timbratura che devono essere gestite a posteriori. Questo comporta, ovviamente, che la gestione delle anomalie richieda l’attenzione e il tempo di risorse che potrebbero essere impiegate in attività ben più significative rispetto ad una prettamente operativa, a basso valore aggiunto, ma essenziale per far quadrare i dati da inviare a fine mese al consulente del lavoro o da gestire direttamente per la chiusura delle buste paghe. Ma se adottando un sistema di rilevazione presenze mobile, che i dipendenti possano portare in tasca, si potesse risolvere una volta per tutte il problema della timbratura del cartellino? Con MyNet ciò diventa possibile: il badge aziendale si trova infatti nell’App dei dipendenti. 

Omessa timbratura del cartellino: un classico senza tempo 

Per le aziende interessate a digitalizzare la gestione delle risorse umane e ottimizzare i flussi di lavoro, affrontare il problema delle anomalie dovute ai ritardi o all’omessa timbratura del cartellino dev’essere una delle priorità alla base del processo di modernizzazione. Adottare infatti nuovi strumenti di rilevazione presenze del personale che non permettano di semplificare la gestione delle anomalie significa non tenere conto di quanto lavoro e dispendio (di risorse, energie e denaro) si associ a questa attività. Basti pensare, ad esempio, quando un dipendente dimentica a casa il badge e non effettua la timbratura di entrata. Deve avvisare qualcuno, tendenzialmente un membro dell’ufficio risorse umane incaricato della gestione delle ore e dei giustificativi, della mancata timbratura e della sua presenza in azienda. Questo qualcuno dovrà inserire manualmente la timbratura, sottraendo del tempo ad altre attività. Questo dicasi solo per l’entrata, lo stesso potrebbe ripetersi all’uscita oppure potrebbe capitare a diverse persone nella stessa giornata, aumentando così il numero di passaggi manuali, di interlocutori coinvolti e il conseguente dispendio di tempo.
La timbratura del cartellino da parte dei dipendenti è un’operazione fondamentale per permettere all’azienda di controllare e definire la prestazione resa dal lavoratore in termini quantitativi. Ma gestire la rilevazione presenze attraverso sistemi di timbratura con badge aziendale e macchine per timbrare il cartellino implica spesso andare incontro a difficoltà di varia natura, tra cui la mancata timbratura. 

L’importanza di agire con tempestività  

Che sia per situazioni di emergenza o per semplice distrazione, la mancata timbratura, oltre a comportare sanzioni disciplinari di varia natura, ha il fastidioso difetto di essere generalmente rilevata molte settimane dopo l’effettivo verificarsi dell’evento. Salvo nei casi in cui il dipendente non ha timbrato perché si trovava effettivamente sfornito del proprio badge, è infatti solo quando il personale incaricato della chiusura dei cedolini si dedica alla verifica delle timbrature effettive che l’anomalia emerge con chiarezza. A quel punto, per chiudere l’anomalia, diventa necessario contattare il dipendente direttamente interessato così da scoprire le motivazioni alla base dell’omessa timbratura del cartellino o del ritardo. Inevitabilmente però, il dipendente viene colto in contropiede: cercare di capire o ricordare le ragioni di una mancata timbratura risalente magari a venti giorni prima non è certo cosa semplice. 

È l’ora della timbratura del cartellino? Lo ricorda MyNet, il badge aziendale in versione App 

Un ente pubblico era solito vivere diverse difficoltà relative alla rilevazione delle presenze e al controllo della timbratura del cartellino. Ciò costringeva il personale a gestire manualmente le anomalie con un evidente spreco di tempo, risorse e possibili imperfezioni. 

Proprio per risolvere questo problema, l’ente ha deciso di rivolgersi a MyNet e ha scoperto così le funzionalità del modulo Timbratore. In quell’occasione, il referente, la figura scelta all’interno del team MyNet che rimane a costante disposizione del cliente, ha presentato i vantaggi che derivano dall’adottare un unico strumento di relazione tra dipendenti e datore di lavoro con cui, appunto, semplificare anche la rilevazione delle presenze del personale con Timbratore. Il Modulo permette di gestire le anomalie in modo digitale, segnalandole per tempo ai dipendenti, e persino limitarne il numero. Per risolvere il problema della mancata timbratura non c’è modo migliore che agire a monte. Timbratore, in effetti, può essere utilizzato anche come strumento utile per ricordare la timbratura. Agli amministratori del sistema, tramite Back Office, basta inserire gli orari dei turni di lavoro dei dipendenti così da permettere all’App aziendale MyNet di inviare automaticamente una notifica con cui segnalare al personale la necessità di timbrare. Questo reminder si tramuta in un effettivo aiuto soprattutto tenendo in considerazione la frenesia del mondo del lavoro e delle nostre vite. Risulta altresì utile non soltanto per il dipendente, che può evitare spiacevoli situazioni date da una mancata timbratura ripetuta nel tempo, avendo la possibilità di gestirla in autonomia dal device; ma anche per le figure dell’ufficio HR o altre persone collegate alla gestione delle presenze, evitando probabili sprechi di tempo e attività ripetitive. Se si evitano le situazioni di ritardo o mancata timbratura del cartellino, diminuiscono di conseguenza le anomalie da gestire.  

Come funziona la rilevazione presenze con MyNet 

Per timbrare con il Timbratore dell’App aziendale MyNet basta semplicemente puntare lo smartphone verso i QR code creati dall’azienda (o, in questo caso, dall’ente pubblico) e posti nelle varie sedi, attivare la geolocalizzazione o utilizzare la piattaforma direttamente dal desktop, se si preferisce questa strada o si è privi di smartphone. Ciò consente all’ente di risolvere i problemi associati alla rilevazione fisica della presenza, non sempre possibile quando i dipendenti lavorano in mobilità o fuori sede. Pensiamo ad esempio ad un tecnico che opera in differenti realtà dislocate sul territorio e che parte direttamente con il suo mezzo aziendale da casa per recarsi al cantiere di competenza.  

Offrire al personale la possibilità di effettuare la timbratura dall’App significa semplificare notevolmente la quotidianità di tutti liberando le persone dall’obbligo di utilizzare i tradizionali badge o affidarsi alle macchine fisiche per timbrare il cartellino. Tutti siamo oramai abituati a muoverci con il nostro smartphone in tasca o nella borsa, sempre a portata di mano, sia per necessità lavorative che personali. Avere la possibilità di timbrare quindi anche dallo smartphone facilita la vita lavorativa, perché unifica differenti attività e informazioni in un solo strumento, evitando così la possibile perdita, dimenticanza o rottura dell’eventuale badge. Ancor più, la timbratura avviene all’interno dell’App che i dipendenti utilizzano per affrontare qualsiasi necessità associata al lavoro, dalle comunicazioni interne alla ricezione della busta paga. L’App MyNet diventa un assistente del lavoratore a tutto tondo.  

La gestione delle anomalie di timbratura

Timbratore, inoltre, tenendo traccia delle timbrature effettuate dai dipendenti e incrociandole con i dati impostati dagli amministratori dal Back Office, segnala eventuali anomalie direttamente all’interessato. Il Modulo di MyNet, che presta grande attenzione all’esperienza utente, fa presente l’esistenza di anomalie attraverso l’uso di colori diversi utili a identificare a colpo d’occhio la tipologia di problema verificatosi. Le anomalie soft, segnalate in giallo, sono quelle associate a ritardi nella timbratura del cartellino, quelle hard, in rosso, corrispondono invece a situazioni di mancata timbratura. 

L’App aziendale MyNet consente poi al dipendente di affrontare l’anomalia con un semplice click: basta infatti compilare il form associato al problema segnalato e indicare la causale, così da colmare velocemente la mancanza, evitando che il tempo passi e, di conseguenza, che il recupero dell’informazione diventi più difficile. Il form compilato viene inviato in tempo reale al Back Office e consente agli amministratori del sistema e all’ufficio competente di chiudere l’anomalia con semplicità ed efficienza. 

La tecnologia può davvero offrire un grande aiuto nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro e delle relazioni tra datore di lavoro e dipendenti. Per scoprire quali Moduli dell’App MyNet potrebbero aiutare la tua azienda a compiere i passi verso la digitalizzazione dei processi HR, consulta la pagina delle funzionalità.