Organizzare una riunione di lavoro? Richiede in media 504.000 mail. Ecco la soluzione alternativa

È arrivato il momento, per le aziende, di realizzare che la riunione di lavoro può e deve essere un momento strategico di straordinaria importanza. Questo perché consente di migliorare la produttività, motivare le persone e creare senso di fiducia tra i membri del team. Tutto ciò, però, è possibile solo quando le riunioni di lavoro vengono progettate, organizzate e condotte in modo efficace. L’alternativa? Avviare un’infinita catena di mail tra le persone che, come risultato, si sentiranno frustrate, demotivate e stressate ancor prima di riunirsi. Moduli come Armadietto e Chat alleggeriscono il carico di questi passaggi. Ne sa qualcosa un’impresa che produce e commercializza prodotti alimentari, cliente di MyNet, che ha voluto condividere con il nostro network di aziende la propria esperienza.
Prima di scoprire come organizzare una riunione di lavoro al meglio, analizziamo a che cosa servono le riunioni.

A cosa servono le riunioni di lavoro

Come anticipato, le riunioni di lavoro possono rappresentare un momento particolarmente importante per le aziende di ogni tipo. Permettono, infatti, di far sentire le persone parte di un’unica realtà, sostenendo l’integrazione tra gli obiettivi dei singoli e quelli organizzativi e rafforzando in modo significativo il coordinamento tra settori e dipartimenti.
Si tratta, in effetti, di incontri capaci di mettere competenze e qualità a confronto, permettendo agli individui di scambiare idee e far circolare informazione. In questi momenti, poi, il riconoscimento di meriti o comportamenti virtuosi ha il grande vantaggio di favorire la diffusione all’interno del team di quegli stessi comportamenti orientati al successo.

Oltre a ciò, le riunioni di lavoro permettono di aumentare la velocità del business e facilitano il processo decisionale mentre, al contempo, rafforzano la cultura organizzativa e la leadership, di cui abbiamo parlato nel dettaglio qui.

Non tutte le riunioni sono uguali

Prima ancora di passare a considerare come organizzare e convocare una riunione di lavoro davvero efficace, è necessario soffermarci sullo scopo delle riunioni di lavoro. Ogni riunione, infatti, può essere convocata per rispondere ad esigenze diverse.
Una prima grande distinzione può essere rintracciata tra le riunioni di lavoro formali e quelle informali.

Le riunioni formali

Le riunioni formali tendono ad avere un carattere decisamente più rigido e prevedono un rigoroso rispetto dell’ordine del giorno, lasciando ai singoli breve possibilità di intervento. Si tratta di una forma di riunione che ha grande diffusione in imprese di grandi dimensioni e consistono generalmente in un breve briefing, ottimale nel caso in cui lo scopo consista nel definire compiti o attività da svolgere e i tempi a disposizione siano particolarmente stretti.

Le riunioni informali

Le riunioni informali, al contrario, garantiscono maggior libertà di coinvolgimento dei singoli e permettono di approfondire in team argomenti e aspetti considerati rilevanti.
Tra le riunioni di lavoro informali sono state identificate diverse tipologie tra le quali:

• Riunione formativa e/o informativa: generalmente avviene tra capo e collaboratori e ha lo scopo di semplificare la condivisione di novità e informazioni utili a raggiungere l’obiettivo. Hanno successo quando permettono al personale di fare domande e fornire feedback utili ad approfondire la questione;

• Riunione decisionale: avviene tra persone di pari ruolo o con diversa responsabilità ed è particolarmente importante per far sì che i dipendenti sentano di avere possibilità di esprimersi per ciò che concerne le decisioni di business. Consentono di portare avanti i progetti e allineare i membri del team;

• Riunione analitica: impiegata in quanto meeting ottimale per il problem solving. Si basa sul potere dell’intelligenza collettiva e prevede, appunto, che il team riunito abbia la possibilità di approfondire e analizzare una data situazione così da individuarne eventuali cause e problemi e proporre soluzioni;

• Riunione creativa: utile per favorire lo sviluppo di nuove idee e nuovi approcci di business, per ripensare alle strategie da mettere in atto o il proprio prodotto/servizio;

• Riunione motivazione: motivando il personale, ha lo scopo di rafforzare lo spirito di squadra favorendo una sana collaborazione tra i membri del team. Rappresenta un momento di scambio, approfondimento, condivisione di problemi, necessità individuali e quant’altro;

• Riunione consultiva: ha lo scopo dichiarato di avviare immediate conseguenze operative.

Lo scambio di mail per organizzare una riunione di lavoro

L’azienda che produce e commercializza prodotti alimentari, cliente di MyNet di cui abbiamo scritto in apertura, ha voluto condividere con il network la sua esperienza in ambito di organizzazione delle riunioni.
La pianificazione di una riunione di lavoro cominciava abitualmente con una mail ed è partendo da questa prima mail che proponiamo un interessante (e allarmante) gioco con le cifre. Non resta che immaginare questi dati:

• 1 azienda

• 400 dipendenti circa

• 7 riunioni al giorno

• 6 dipendenti per riunione

• 2 mail inviate in media da ogni persona in previsione della riunione per definire temi, orario, sala in cui incontrarsi, eventuali annotazioni, informazioni aggiuntive e così via.

Un breve calcolo

Ora, moltiplicando il numero di mail per il numero di dipendenti che partecipano all’incontro il risultato è in media di ben 12 mail scambiate al fine di programmare una sola riunione. Ogni dipendente coinvolto, insomma, riceverà in questo frangente circa 8 mail a cui dovrà prestare attenzione. Il dato è già piuttosto allarmante considerando che il dipendente riceverà certamente altre mail durante il corso della giornata, completamente indipendenti dall’organizzazione delle riunioni.

Proseguendo il gioco delle moltiplicazioni ne deriva che per organizzare le 7 riunioni giornaliere la media si aggiri attorno alle 84 mail scambiate!

Ancora, se 84 sono le mail giornaliere, l’organizzazione delle riunioni produce una media di 2.016 mail al mese. Ogni dipendente dovrà affrontare all’incirca 1.680 mail in arrivo, per la sola organizzazione delle riunioni di lavoro. Se consideriamo una media di 250 giorni di lavoro l’anno, il numero totale di mail necessarie per organizzare le riunioni sale a 504.000.

Le riunioni aziendali: una perdita di tempo?

Questi numeri, per quanto allarmanti, non sono in realtà così inaspettati. Iskandar Aminon, nella sua ricerca condotta per McKinsey nel 2019, Decision making in the age of urgency, riporta che solo il 17% dei leader afferma che le prorpie riunioni sono davvero produttive.
La questione è che le aziende che non riescono a gestire efficacemente le riunioni di lavoro rendendole produttive, o ne organizzano troppe invitando personale anche non direttamente coinvolto (un fenomeno che viene chiamato “riunionite”) sprecano inevitabilmente un’incredibile quantità di risorse, sia in termini di capitale umane che finanziario.

Quindi, come organizzare una riunione di lavoro efficace?

Considerato che una riunione non organizzata corrisponde ad una perdita di tempo, è importante comprendere che la fase di pre-meeting rappresenta l’80% del successo di una riunione. È evidente che quando questa fase coincide con la catena di mail di cui abbiamo scritto qui sopra, la partenza non è certo delle migliori.

La letteratura presente in tema di riunioni di lavoro ha scoperto che l’elemento più importante per organizzare una riunione di successo coincide con l’identificazione di un preciso ordine del giorno. Nonostante ciò, Isabelle Odermatt (2013) ha condotto un sondaggio su 180 imprenditori svizzeri che ha rivelato che meno della metà definisce chiari obiettivi per ognuno dei punti dell’ordine del giorno previsto per le riunioni.

Comunicare l’ordine del giorno

Impiegando il Modulo Eventi e formazione di MyNet le aziende, e l’azienda di cui abbiamo scritto sopra, hanno la possibilità di associare all’evento della riunione l’ordine del giorno così da far presente ai dipendenti invitati alla partecipazione quali saranno i topic del meeting. Per far ciò, agli amministratori è sufficiente caricare l’ordine del giorno dal Back Office rendendolo così facilmente consultabile a tutti i dipendenti che deciderà di coinvolgere nella riunione, segmentando il bacino di utenti a seconda delle necessità.

Un’operazione di questo tipo ha un doppio evidente vantaggio: da un lato, infatti, permette alle persone che ritengono di non aver nulla da apportare rispetto agli argomenti trattati di evitare lo spreco di tempo associato alla partecipazione ad una riunione che non li riguarda, dall’altro permette agli altri di prepararsi per tempo in modo adeguato. Per segnalare la propria intenzione di partecipare alla riunione, inoltre, basta semplicemente un click direttamente dall’App MyNet del proprio cellulare, semplificando quella che altrimenti sarebbe stata una comunicazione infinita tramite mail.

Insomma, è soltanto accertandosi che gli obiettivi della riunione siano chiari che è possibile permettere ai partecipanti di apportare all’incontro il proprio valore aggiunto. In questo modo, la riunione potrà infatti svolgersi in maniera molto più organizzata perché tutti saranno stati preventivamente avvisati dell’ordine del giorno e avranno potuto consultare tutti i documenti utili eventualmente inseriti tra il materiale associato all’evento dagli amministratori, attraverso il caricamento da Back Office.

In effetti, ai fini dell’organizzazione ottimale di una riunione di lavoro è importante che i partecipanti possano trovare in modo semplice e veloce tutte le informazioni rilevanti all’ordine del giorno. Si tratta, insomma, di dati e rapporti che possono migliorare il coinvolgimento delle persone nel corso della riunione, così da aumentare la produttività e l’efficacia dell’incontro. Con MyNet, il materiale è facilmente consultabile direttamente dall’App aziendale sul proprio cellulare e può essere caricato in associazione all’evento o all’interno di specifiche cartelle dell’Armadietto, che possono essere consultate sia dall’App che da desktop, che risolvono il problema dei troppi documenti aziendali.

L’importanza del feedback post riunione di lavoro e la distribuzione del verbale

I leader che puntano ad organizzare una riunione di lavoro davvero efficace non possono non tenere in considerazione le fasi direttamente successive al meeting stesso. In effetti, l’unico modo per migliorare continuamente il proprio approccio e la pianificazione futura corrisponde alla raccolta dei feedback.
Troppo spesso, infatti, chi organizza le riunioni tende a dare per scontato che queste si siano svolte nel miglior modo possibile e che abbiano contribuito ad aiutare e supportare positivamente il lavoro di tutti i partecipanti. Purtroppo, però, non sempre è così.
Grazie al Modulo Eventi e Formazione di MyNet è possibile associare all’evento della riunione un sondaggio con il quale raccogliere le opinioni e le impressioni del personale coinvolto nel corso del meeting. In questo modo, le risposte raccolte dal Back Office consentono agli amministratori di avere un quadro generale della riunione e valutare se questa ha avuto un impatto positivo sul team o, in caso contrario, come migliorare la gestione degli incontri successivi.

Insomma, per organizzare una riunione di lavoro efficace è importante adottare gli strumenti giusti e comunicare al meglio. Per semplificare la gestione di eventi aziendali, corsi di formazione e riunioni di lavoro, il Modulo di MyNet è la soluzione ideale, da tenere sempre in tasca. Ancor più, grazie al Modulo Prenotazioni, riservare spazi aziendali e sale riunioni diventa un’operazione altrettanto semplice ed intuitiva per pianificare al meglio i flussi di lavoro. Per scoprire quali altri moduli possono rispondere alle tue esigenze aziendali, non esitare a contattare MyNet.