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le chat aziendali: il nuovo strumento della comunicazione professionale

Email addio: i team compatti si creano usando le chat aziendali

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In un mondo del lavoro dinamico come quello attuale diventa fondamentale per le aziende adottare software e app per chat aziendali capaci di semplificare la quotidianità di dipendenti e collaboratori attivi non solo dall’ufficio ma anche da remoto durante lo smart working o che spesso si ritrovano a lavorare in mobilità. Insomma, adottare un unico strumento tecnologico che permetta al personale di affrontare tutte le necessità del lavoro è il primo importante passo verso la creazione di team compatti e uniti per un unico obiettivo.

Perché le chat aziendali sono meglio della posta elettronica?

A volte, per portare a termine al meglio alcuni progetti aziendali, diventa necessario per le organizzazioni coinvolgere collaboratori esterni in grado di apportare nuove competenze all’interno del team. Sebbene nella teoria queste situazioni rappresentino un importante momento di crescita, aumentando la produttività e la creatività della squadra, di conseguenza, permettendo la realizzazione di progetti di valore, integrazioni di questo tipo sono in realtà utili quanto difficili da gestire. Si tratta infatti di riunire attorno ad un unico preciso progetto un numero variabile di operatori, ognuno impegnato in attività diverse e con specializzazioni distinte, e coinvolgere collaboratori esterni che possono non aver mai avuto occasione di rapportarsi con l’azienda.

Un’impresa cliente MyNet, impiegata nel settore turistico, ha scoperto perché le chat aziendali sono meglio delle email proprio quando si è ritrovata a gestire una situazione simile. Si trattava di affrontare un importante cambiamento nel campo della comunicazione e del marketing che aveva richiesto il coinvolgimento di alcuni collaboratori esterni all’organico. Ben presto, l’intera squadra coinvolta nel processo si è messa all’opera avviando un lunghissimo e confuso scambio di mail.

I tempi della comunicazione erano lentissimi e le incomprensioni frequenti tra email non lette, email non inviate, allegati non scaricati email inoltrate. Insomma, all’azienda è apparso subito chiaro di dover trovare una soluzione alternativa a quella inefficace valanga di mail che impediva un’efficace collaborazione tra le professionalità coinvolte.

la chat aziendale dell'App dipendenti MyNet che sostituisce la posta elettronica

 

I vantaggi delle chat aziendali

Secondo un sondaggio Microsoft del 2018, le comunicazioni professionali tramite email sono numerosissime. Talmente numerose, in realtà, che il 22% dei professionisti intervistati ha affermato di ritenere che più della metà delle email di lavoro che ricevono sono per loro irrilevanti. L’11% dei professionisti ha aggiunto di ritenere che più del 75% della propria cartella di posta in arrivo sia occupata da email di lavoro assolutamente non necessarie. Ciò significa, quindi, che ogni lavoratore dedica energie e tempo alla lettura di posta elettronica in ingresso che in realtà non ritiene utili al proprio lavoro.

Se c’è qualcosa di certo, insomma, è che impiegare la chat aziendale può permettere alle aziende di far risparmiare notevoli energie ai propri dipendenti, consentendo loro di liberarsi dall’incredibile susseguirsi di messaggi in ingresso.
In effetti, pare che le organizzazioni abbiano compreso la necessità di cambiare: lo stesso sondaggio Microsoft riporta un aumento del tasso di adozione di applicazioni per la chat interna aziendale, salito infatti dal 2,4% al 33,3%.

Aumentare la collaborazione con la chat aziendale interna (che rispetta il GDPR)

L’azienda impiegata nel settore turistico in questione ha deciso perciò di risolvere la questione implementando la propria Corporate App MyNet con il Modulo Chat.
Uno dei grandi vantaggi di questa funzionalità consiste, per i manager dal Back Office, nella creazione di un numero infinito di gruppi di conversazione che permettono di segmentare la comunicazione per team. In questo modo, ognuno sarà certo di ricevere esclusivamente le comunicazioni che gli competono, siano esse pensate per flussi di lavoro, argomenti, progetti o quant’altro, il tutto in una chat interna che libera dal costante afflusso di inutili email.

Il Modulo Chat ha inoltre liberato l’azienda dalla necessità di richiedere ai propri collaboratori i contatti personali garantendo a tutti la massima privacy. Che dipendenti e collaboratori utilizzino numeri di cellulare privati o aziendali non ha quindi nessuna rilevanza poiché la messaggistica aziendale avviene all’interno dell’App MyNet e le informazioni private degli utenti rimangono, appunto, private. MyNet è infatti conforme al GDPR, comunica esclusivamente tramite connessioni sicure e mette a disposizione delle aziende il documento Privacy by Design in cui approfondire queste tematiche (per le informazioni di base, consulta la sezione FAQ che raccoglie le domande più frequenti).

Le chat aziendali: il luogo virtuale in cui dialogare

Dal Back Office l’azienda ha quindi creato una chat interna dedicata al progetto che ha permesso a dipendenti e collaboratori coinvolti di comunicare direttamente dall’App aziendale scaricata sul proprio smartphone. Ne è quindi nato uno spazio unico e sicuro in cui il dialogo e il confronto sono avvenuti con la velocità e spontaneità tipica della messaggistica istantanea a cui siamo ormai così abituati nella nostra quotidianità.

Il responsabile dell’ufficio comunicazione interno all’azienda, il grafico e l’agenzia di comunicazione web esterna hanno trovato così il “luogo” virtuale ideale in cui riunirsi e condividere non solo messaggi testuali ma anche note audio, immagini e quant’altro potesse rivelarsi utile al progetto. Questi file, infatti, si salvano automaticamente nella Galleria dell’App MyNet di ogni utente della chat così da poter essere recuperati in modo semplice e veloce quando necessario.
I tempi della comunicazione interna, in questo modo, si sono più che dimezzati rispetto a quelli tipici dello scambio di email.

Non solo un software di chat aziendale

L’azienda ha in seguito scoperto che uno dei punti forti della chat interna MyNet, che ha avuto enorme successo tra i giovani talenti della Generazione Z, consiste proprio…nel fatto di essere parte integrante dell’App aziendale. Può sembrare banale, ma la comodità di impiegare un unico strumento per gestire ogni attività associata al lavoro, comunicazioni incluse, è stata per i dipendenti e i collaboratori motivo di sollievo.
Significa infatti offrire ai propri dipendenti un unico strumento di lavoro semplice ed intuitivo capace di aumentare la produttività dei singoli grazie alla semplificazione di tutti i processi, dalla gestione delle presenze alla comunicazione interna.

Per scoprire quali sono i Moduli che rispondono alle esigenze della tua azienda, contatta MyNet e richiedi una demo del software per la gestione delle risorse umane che punta a rispondere alle esigenze delle aziende e a quelle di dipendenti e collaboratori.

Questo articolo è stato scritto da

Manuele CeschiaCEO di MyNet. Laureato in Economia e da sempre impegnato nel settore del marketing, della comunicazione e dell’organizzazione di eventi, si occupa dello sviluppo del progetto MyNet supportando il lavoro di tutti i team. Collabora con Università e Centri di formazione per condividere la sua esperienza professionale.