Turnazione di lavoro: cos’è e come funziona la gestione dei turni di lavoro del personale

Il lavoro a turni è una modalità di organizzazione del lavoro che negli ultimi tempi ha trovato grande diffusione in diversi settori, interessando ad oggi un numero sempre più crescente di lavoratori, ambiti e aziende. Secondo i dati del 2024, si stima ad esempio che a lavorare di notte siano più di 3 milioni di italiani. D’altronde le esigenze del mercato richiedono a molte imprese di aumentare la propria capacità produttiva e/o garantire un’operatività continua e flessibile. A differenza del passato, in cui la pratica della turnazione di lavoro dei dipendenti era limitata a settori critici come trasporti e servizi sanitari e si allargava a precisi settori produttivi industriali, la pratica dei turni è oggi tipica anche di altre realtà, non ultime la GDO con centri commerciali e supermercati aperti fino a tarda sera o persino con orario continuato.

Per rendere la turnazione di lavoro davvero efficace però, è evidente che le imprese devno tenere in considerazione, oltre alle esigenze legate all’operatività aziendale, anche la normativa in materia di lavoro a turni e il benessere dei lavoratori. Ecco, quindi, che si pone la necessità di adottare strumenti capaci di semplificare l’organizzazione e la gestione dei turni di lavoro, per rendere più semplice controllare la rotazione e il grado di soddisfazione del personale. Ma come si crea uno schema dei turni e come si gestiscono le turnazioni di lavoro del personale secondo la normativa vigente? Ne parliamo in questo articolo.

Cos’è la turnazione di lavoro del personale

Secondo quanto indicato dal Decreto Legislativo 8 aprile 2003 n.66, di cui parleremo in seguito, con turnazione di lavoro o pratica di gestire il lavoro a turni si intende “qualsiasi metodo di organizzazione del lavoro in base al quale dei lavoratori siano successivamente occupati negli stessi posti di lavoro, secondo un determinato ritmo, e il quale comporti la necessità per i lavoratori di compiere un lavoro a ore differenti su un periodo determinato di giorni o settimane”.

Detta in parole semplici, la turnazione del personale è da intendersi come una modalità organizzativa dell’orario di lavoro che va oltre al tradizionale giornaliero di 8 o 9 ore diurne. Il suo scopo, naturalmente, è quello di estendere l’orario operativo dell’azienda fino a coprire potenzialmente l’intero arco delle 24 ore.

Per fare ciò, i lavoratori o interi team vengono alternati secondo specifiche “cadenze” per svolgere le proprie mansioni in orari differenti, distribuiti su un periodo di giorni o settimane.

Come abbiamo visto in apertura, per le imprese optare per i turni di lavoro significa garantire una copertura oraria dell’operatività più ampia e, di conseguenza, aumentare la produttività. Eppure, per rendere questa modalità davvero efficace, le aziende devono essere consapevoli di quali sono le sfide che la turnazione di lavoro comporta per i dipendenti. Non organizzare al meglio i turni significa infatti generare disagio e insoddisfazione nel personale, stati che si manifestano attraverso sintomi fisici e psicologici di malessere.

Ad occuparsi della pianificazione e della gestione è generalmente l’ufficio HR, spesso in collaborazione con gli addetti alla programmazione aziendale (nelle aziende più strutturate), o direttamente con il responsabile della produzione (nelle realtà più piccole e medie).

Esempi di turni di lavoro

I turni di lavoro possono assumere un’ampia varietà di forme in base alle esigenze aziendali e al tipo di attività svolta dal personale. La durata dei turni può variare notevolmente, partendo da turni brevi di 4 ore per i lavoratori part-time, passando attraverso turni di servizio di 6 e 8/9 ore, fino a giungere a turni straordinari di 12 ore, i quali richiedono, per legge, un giorno di riposo successivo.

Pianificare i turni di lavoro, in base a quanto detto, già sembra piuttosto complesso. Ma è altrettanto vero che la complessità aumenta ulteriormente quando nella rotazione dei turni si fa necessario considerare la distinzione tra attività notturna e diurna. I lavoratori impegnati in turni notturni, ad esempio, hanno diritto a un giorno di riposo, e ci sono limitazioni sul numero massimo di turni notturni che possono affrontare nell’arco di una settimana.

Per fare degli esempi, l’organizzazione dei turni potrebbe basarsi su:

• 2 turni da 6 ore ciascuno: uno mattutino e uno pomeridiano, come tipico delle realtà che restano attive per 12 ore, con sabato e domenica a rotazione.
• 4 turni da 6 ore ciascuno: mattutino, pomeridiano, serale e notturno, impiegato generalmente dalle aziende operative 24 ore e spesso noto come “6×6”.
• 3 turni da 8 ore: con orari fissi di inizio e fine (6:00, 14:00, 22:00), a rotazione, con previsione di un riposo per chi affronta il turno notturno.

L’importanza della turnazione di lavoro

L’organizzare dei turni di lavoro riveste un ruolo cruciale nel soddisfare le esigenze operative dell’azienda, garantendole la costante presenza di personale qualificato.

Attraverso un’efficace turnazione del personale, è possibile infatti creare un sistema trasparente capace di impattare positivamente su diversi aspetti aziendali, tra i quali:

• Efficienza aziendale: una buona organizzazione dei turni aiuta ad ottimizzare le operazioni quotidiane assicurando la presenza di un numero adeguato di dipendenti in ogni istante, evitando così tempi morti o sovraccarichi di lavoro.
• Miglior gestione dei carichi di lavoro: la pianificazione dei turni di servizio rende possibile assegnare risorse con competenze specifiche alle diverse attività e di distribuire al meglio i carichi di lavoro.
• Tutela della salute dei lavoratori: una buona turnazione di lavoro assicura un sano work-life balance, prevenendo il burnout e mantenendo alti livelli di soddisfazione sul posto di lavoro.
• Conformità normativa: la gestione dei turni è fondamentale per mantenere la conformità alle regolamentazioni e ai contratti collettivi, consentendo di monitorare le ore lavorate per ciascun dipendente e garantendo il rispetto dei diritti dei lavoratori.

I turni di lavoro secondo la normativa

Il lavoro a turni in Italia è soggetto a una stretta regolamentazione, principalmente disciplinata dal Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66, e dettagliata attraverso i singoli Contratti Collettivi Nazionali. In materia di turnazione di lavoro sono intervenute in aggiunta alcune Direttive Europee, in particolare la Direttiva 93/104/CE.

Le regolamentazioni mirano a disciplinare diversi aspetti, tra cui:

• Periodo di lavoro: la durata media del lavoro settimanale non deve eccedere le 48 ore, compresi gli straordinari. Questa regola consente tuttavia una certa flessibilità che permette ai dipendenti di superare le 48 ore in una settimana, a patto che tale “eccedenza” sia bilanciata da periodi di lavoro ridotto in altre settimane.
• Periodi di riposo: ogni dipendente deve godere di un riposo di 11 ore consecutive ogni 24 ore, e a 24 ore di riposo settimanale ogni 7 giorni, alle quali vanno sommate anche le 11 ore di riposo giornaliero.
• Turno notturno: con lavoro notturno ci si riferisce a un periodo di almeno 7 ore consecutive, compreso tra la mezzanotte e le 5 del mattino. Dato l’impatto sui ritmi circadiani, questo turno porta con sé alcune restrizioni a protezione dei minori e delle donne in gravidanza o con un bambino di età inferiore all’anno.
• Tempo di preavviso: La Corte di Cassazione ha più volte sottolineato la necessità per il datore di comunicare i turni di lavoro ai dipendenti con un congruo preavviso, al fine di salvaguardarne il benessere psico-fisico.

Come organizzare i turni di lavoro

Sviluppare uno schema di turni di lavoro equo e funzionale costituisce una sfida complessa, ma fondamentale per il successo di un’organizzazione. La chiave risiede nell’equilibrare le esigenze dell’azienda con quelle dei dipendenti, garantendo conformità legale ed efficienza operativa.

Per organizzare i turni di lavoro sarà importante:

• Analizzare le esigenze operative: considerando le ore o i periodi di picco in cui è richiesta una maggior copertura, così da organizzare al meglio la rotazione del personale.
• Coinvolgere i dipendenti nel processo decisionale: quando possibile, per raccogliere preziose informazioni sulle loro preferenze e necessità che possono potenzialmente influenzare la creazione dello schema dei turni.
• Definire i turni: tenendo in considerazione le esigenze organizzative e le preferenze dei dipendenti, così da stabilire il numero e la durata dei turni.
• Stabilire la rotazione dei turni di lavoro: considerando insomma non solo la pianificazione dei turni ma anche la rotazione, ad esempio settimanale o mensile.
• Definire i giorni di riposo: per garantire ai dipendenti un sano equilibrio tra lavoro e vita privata, specialmente per i dipendenti che prestano servizio nel corso dei turni notturni.
• Comunicare i turni e renderli accessibili: condividendo con largo anticipo e in modo chiaro e trasparente lo schema dei turni. Da questo punto di vista, strumenti come le app HR si trasformano in alleati davvero preziosi.
• Monitorare e ottimizzare la pianificazione: con l’obiettivo di valutarne costantemente l’efficacia, anche grazie alla raccolta di feedback dai dipendenti o all’analisi delle metriche di produttività, assenteismo e turnover.

 

Gli strumenti per la gestione della turnazione di lavoro

Come abbiamo visto, esistono moltissime variabili che impattano sulla gestione dei turni di lavoro.

Ecco perché le imprese hanno raddoppiato gli sforzi alla ricerca di soluzioni digitali in grado di supportare l’organizzazione dei turni di servizio, così da semplificare da un lato le attività del Reparto HR e dall’altro la comunicazione diretta con il personale.

È vero che sono ancora molte le aziende che sfruttano Excel, uno dei programmi per l’elaborazione dei fogli di calcolo più frequentemente usati, non solo per gestire la turnazione di lavoro ma anche, come abbiamo approfondito qui, le ferie e le assenze del personale.

In effetti, Excel è un programma decisamente utile che consente di creare liste settoriali di lavoratori e tenere sotto controllo diversi dati. Tuttavia, essendo l’inserimento dei dati un’attività manuale, non è raro che vengano commessi degli errori di compilazione che, nel caso della gestione dei turni di lavoro, si traducono poi in pianificazioni confusionarie e poco efficienti.

D’altronde, è naturale che all’aumentare del numero di dipendenti si faccia più complessa anche la loro gestione attraverso un foglio Excel.

Insomma, Excel può andare benissimo per iniziare ma diventa insufficiente e inadatto quando l’azienda cresce e comunicare con i dipendenti in modo trasparente e chiaro si fa prioritario.

Proprio per questi motivi, negli ultimi anni tra le realtà aziendali hanno preso piede i software HR, soluzioni che consentono di ottimizzare l’organizzazione e la gestione del lavoro offrendo ai responsabili della pianificazione un quadro chiaro e intuitivo sul quale basare la pianificazione.

Filtrare agilmente tra reparti, giorni o settimane, rende possibile organizzare la turnazione di lavoro in modo molto più semplice e intuitivo, tenendo traccia delle disponibilità o eventuali assenze dei dipendenti.

Un software HR come MyNet, ad esempio, rappresenta tra l’altro un ponte di comunicazione diretto con i lavoratori. Ciò significa che lo schema dei turni può essere condiviso in modo semplice, direttamente sullo smartphone dei dipendenti, nel pieno rispetto della normativa in materia di protezione dei dati sensibili.

In aggiunta, grazie alla funzionalità di rilevazione delle presenze, una soluzione come MyNet rende possibile verificare l’effettivo rispetto della turnazione, tracciando le ore di lavoro svolte da ogni singolo dipendente.

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