Smart working: significato e vantaggi nel contesto lavorativo moderno

Lo smart working, o lavoro agile, è un concetto sempre più diffuso nell’odierno panorama lavorativo. Con l’avvento di tecnologie sempre più avanzate e la necessità di adattarsi ai cambiamenti sociali e organizzativi, lo smart working ha guadagnato crescente importanza. Ma cosa significa esattamente?
Lo smart working è un nuovo modello organizzativo, un approccio flessibile al lavoro che consente ai dipendenti di svolgere le proprie attività lavorative in tempi e luoghi diversi da quelli associati al tradizionale ufficio, sfruttando le tecnologie per comunicare, collaborare e gestire il proprio lavoro.
Introdotto massivamente in Italia per far fronte alla crisi pandemica del 2020, ad oggi lo smart working è normalità per quasi 3,6 milioni di italiani. Questa nuova filosofia manageriale, d’altronde, offre numerosi vantaggi ai singoli dipendenti e alle aziende che lo adottano. Parliamo, ad esempio, di un miglior equilibrio tra vita privata e professionale, un aumento della produttività e una riduzione delle spese. Nel seguente articolo, esploreremo più a fondo il significato di smart working e i suoi impatti nel mondo del lavoro odierno.

Cos’è lo smart working: significato e definizione

Per riuscire a comprendere appieno quali sono i vantaggi dello smart working e perché sta conquistando il panorama attuale del lavoro, la prima cosa da fare è certamente partire dalla definizione di smart working data dall’ordinamento italiano (Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, Legge 22 maggio 2017, n.81).

Secondo il Ministero, “lo Smart Working o Lavoro Agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Sfruttando al meglio le tecnologie digitali, che rendono ad oggi possibile lavorare anche in luoghi diversi dall’ufficio, lo smart working rappresenta un nuovo modo di concepire e strutturare le attività all’interno di un’organizzazione. L’obiettivo, come descritto all’interno della stessa Legge 81/2017 è quello di migliorare il rendimento individuale aziendale offrendo ai singoli una maggior flessibilità e autonomia a fronte di un altrettanto maggior responsabilizzazione. In altri termini, con il lavoro agile vengono meno per i dipendenti gli obblighi di luogo e orario tipici del lavoro tradizionale perché ciò che conta non è più svolgere le 8 ore di lavoro canoniche dall’ufficio bensì raggiungere gli obiettivi entro i tempi concordati.

I 3 pilastri dello smart working

Chiarito il significato di smart working in quanto nuovo approccio al modo di lavorare (e collaborare) all’interno delle aziende, passiamo a considerarne i pilastri fondamentali:

• Flessibilità di luoghi e tempi di lavoro;
• Uso di tecnologie digitali collaborative;
• Nuova cultura organizzativa.

La flessibilità di luoghi e tempi di lavoro è una diretta conseguenza dell’approccio smart al lavoro. Lavorare smart significa infatti lavorare nella consapevolezza che la qualità del lavoro e la produttività non è una diretta conseguenza del numero di ore dedicate ad un determinato progetto. Essere presenti in ufficio 8 ore, in poche, parole, non implica necessariamente produrre di più di quanto non si sarebbe fatto in 5 ore da uno spazio di co-working o da casa. Ecco perché, non a caso, definendo che cos’è lo smart working abbiamo parlato di “nuovo approccio manageriale”. Ciò che conta non sono più le ore di lavoro in senso stretto quanto il raggiungimento degli obiettivi ed è proprio per questo che lo smart working non prevede vincoli veri e propri da rispettare in termini di spazio di lavoro e orari. Naturalmente, per poter applicare lo smart working in azienda è necessaria una vera e propria revisione della cultura aziendale e una nuova relazione manager-dipendente. Lo stile di leadership da adottare per gestire un team in smart working è d’altronde diverso e si basa sulla creazione di una relazione trasparenze e governata dalla fiducia reciproca. Vengono meno il micro-management e il controllo continuo e trova spazio una maggior responsabilizzazione dei singoli.

Nonostante questo, non va mai dimenticato che anche lo smart working prevede una serie di limiti giornalieri e settimanali (stabiliti dai diritto alla disconnessione e dai contratti collettivi) per evitare di incorrere in situazioni in cui il lavoratore è perennemente online.

È evidente che per garantire la flessibilità oraria e di luogo dei cosiddetti smart workers debbano essere presenti strumenti digitali e piattaforme per lo smart working (cloud, smartphone, pc, Teams, Zoom e App aziendali) in grado di trasformarsi in uffici portatili. Questi strumenti non solo garantiscono ai dipendenti la possibilità di essere produttivi anche al di fuori delle mura aziendali, ma anche di collaborare in modo efficiente con il resto del team, anche a distanza.

Qualche dato

Secondo i dati del 2022, lo smart working è diventato una pratica sempre più diffusa nel contesto lavorativo italiano. In particolare, è interessante notare che il 91% delle grandi imprese italiane ha adottato questa modalità di lavoro, rispetto all’81% registrato nel 2021. Queste aziende consentono ai dipendenti di lavorare in remoto per una media di 9,5 giorni al mese.

Tuttavia, si riscontra una tendenza opposta nelle PMI, dove la percentuale di adozione dello smart working è scesa dal 53% al 48% delle realtà, con una media di circa 4,5 giorni di lavoro agile al mese. A spiegare questa variazione concorre di certo la cultura organizzativa delle piccole e medie imprese che privilegia il controllo della presenza e considera lo smart working come una misura esclusivamente emergenziale.

Nella pubblica amministrazione, si registra un rallentamento nella diffusione dello smart working, passato dal 67% al 57% degli enti, con una media di 8 giorni di lavoro da remoto al mese.

Perché lo smart working piace così tanto ai lavoratori?

Secondo quanto dimostrato dai dati, lo smart working continua ad essere un fenomeno particolarmente attuale e tutto lascia presupporre che continuerà ad esserlo a lungo, soprattutto considerando l’entrata nel mondo del lavoro di nuove generazioni sempre più decise a mantenere un saldo work-life balance.

A giustificare il successo dello smart working tra i lavoratori concorrono tutta una serie di evidenti e preziosi vantaggi:

• Miglior equilibrio tra vita privata e vita professionale: i lavoratori possono gestire in modo più efficace il proprio tempo e le proprie responsabilità grazie all’assenza di rigidi orari e alla libertà di poter lavorare da casa o da spazi creativi e stimolanti capaci di incentivare la maggior produttività individuale e ridurre lo stress lavoro correlato.
• Flessibilità: contrariamente al telelavoro, lo smart working consente ai lavoratori di svolgere le proprie attività lavorative quando e dove lo ritengono più opportuno. Questa libertà porta con sé una maggiore responsabilizzazione dei singoli verso il raggiungimento dei risultati.
• Riduzione dei tempi e dei costi di trasporto: non dovendosi più recare fisicamente in ufficio ogni giorno, gli smart workers possono impiegare il tempo risparmiato dedicandosi ad attività più piacevoli dimenticando lo stress del viaggio e della ricerca del parcheggio. Naturalmente, una minor dipendeza dall’utilizzo dell’automobile comporta anche importanti vantaggi in termini ambientali oltre che meramente economici.
• Maggior soddisfazione professionale: i lavoratori in smart working possono organizzare la propria giornata come meglio credono sulla base della conoscenza degli obiettivi aziendali e di progetto. Questa libertà permette di generare un maggior senso di soddisfazione per il lavoro svolto e una maggior responsabilizzazione dei singoli, che percepiscono così in modo più netto la propria rilevanza all’interno dell’organizzazione ai fini del raggiungimento degli obiettivi.
• Accessibilità: lo smart working favorisce l’assunzione di categorie di lavoratori che possono avere difficoltà a raggiungere il luogo di lavoro o che necessitano di maggiore flessibilità oraria. Parliamo di persone con disabilità, neo-genitori o studenti lavoratori, ad esempio, che possono riuscire così ad ottenere un impiego ed essere produttivi senza necessariamente recarsi ogni giorno in ufficio.

I vantaggi per le aziende

Quanto detto fin qui rende evidente l’origine del successo dello smart working tra i lavoratori. Sebbene possedere dei lavoratori più felici e soddisfatti del proprio lavoro sia un elemento fondamentale al successo di qualsiasi azienda, il lavoro agile assicura alle imprese altri importanti vantaggi:

• Aumento della produttività: i lavoratori, più responsabilizzati e liberi di conciliare al meglio vita privata e professionale, sono più produttivi. Il focus si sposta dagli orari e dal luogo di lavoro al lavoro smart, intelligente, e sugli obiettivi aziendali concreti.
• Riduzione dei costi: lo smart working comporta un risparmio significativo per le aziende. I costi legati agli spazi d’ufficio vengono minimizzati e le risorse vengono razionalizzate per concentrarsi esclusivamente sul raggiungimento degli obiettivi.
• Creazione di un ambiente lavorativo sano: lo smart working non riguarda solo il lavoro a distanza, ma anche la trasformazione degli ambienti d’ufficio. Lo Smart Office diventa uno spazio sano, in cui la collaborazione, l’innovazione e la condivisione sono fondamentali e favoriscono il benessere dei dipendenti.
• Digitalizzazione: lo smart working si inserisce nella trasformazione digitale e nel mondo lavorativo 4.0. Il luogo fisico dell’ufficio diventa meno indispensabile, poiché tutti possiedono dispositivi portatili e una connessione internet. Ciò richiede un digital workplace adeguato a garantire una comunicazione e una diffusione delle informazioni efficaci nonostante la distanza.
• Benefici per l’ambiente: riducendo gli spostamenti legati al lavoro, lo smart working contribuisce a una significativa riduzione delle emissioni di CO2 nell’ambiente. Questo aspetto favorisce l’immagine e la reputazione aziendale, mostrando un impegno verso la sostenibilità e la responsabilità sociale.

Il significato di smart working per i manager: 3 regole per gestire al meglio un team da remoto

Finora abbiamo visto che cos’è lo smart working, abbiamo dato una definizione e collocato il concetto nell’attuale mondo del lavoro analizzando quelli che sono i vantaggi percepiti dai lavoratori e dalle aziende.

Per quanto il significato di smart working sia ormai chiaro, è probabile che il concetto continui a sembrare fumoso, soprattutto agli occhi di quei manager e responsabili che si occupano proprio di gestire i team. Se coordinare dei lavoratori che condividono spazi e tempi di lavoro è “semplice”, saper gestire team che lavorano a distanza richiede tutta una serie di nuove soft skills.

Ecco 3 suggerimenti per gestire al meglio un team da remoto:

1. Pianifica le attività e detta le tempistiche: prefissa obiettivi chiari e definisci le tempistiche per raggiungerli. Assicurati che ogni membro del team comprenda la propria mansione e lavori in modo coerente per raggiungere l’obiettivo finale.
2. Mantieni salda la comunicazione: evita l’isolamento dei membri del team mantenendo una comunicazione costante e pianificando una buona comunicazione interna. Fornisci e utilizza canali di comunicazione efficaci, come chat aziendali (come Chat di MyNet), piattaforme di videoconferenze o email. Evita riunioni poco produttive e favorisci incontri mirati per condividere attività e risultati.
3. Trova strumenti utili per monitorare l’avanzamento del lavoro: utilizza documenti condivisi o strumenti di gestione delle attività per tracciare il progresso dei compiti individuali e del progetto nel suo complesso. L’utilizzo di strumenti digitali favorisce la trasparenza e consente di individuare eventuali ritardi o problemi da affrontare tempestivamente. Scegli strumenti come documenti online o il Modulo di gestione attività di MyNet per semplificare il monitoraggio.

Conclusione

Lo smart working rappresenta un elemento chiave nel contesto del cambiamento culturale (e lavorativo) attuale.

Se desideri gestire efficacemente lo smart working all’interno della tua azienda ma non hai gli strumenti giusti per garantire la produttività e la collaborazione del tuo team prova MyNet. App MyNet è la suite HR che trasforma la gestione delle risorse umane in azienda grazie ad una serie di funzionalità pensate per fornirti il massimo controllo, in tempo reale, su tutti gli aspetti organizzativi. Offri ai tuoi dipendenti un’App dall’interfaccia semplice e intuitiva da utilizzare dallo smartphone per comunicare, accedere ai documenti aziendali, richiedere ferie e permessi e molto altro! Contattaci!