Onboarding aziendale: cosa significa e come renderlo efficace con un’app

Secondo gli esperti nella gestione delle risorse umane e diverse ricerche dedicate alla retention del personale, ovvero alla capacità delle aziende di trattenere il proprio personale di talento, i primi 90 giorni di lavoro dei nuovi dipendenti sono fondamentali. La prima impressione, insomma, conta e sta alla base della fidelizzazione del lavoratore tanto quanto quella dei clienti esterni.
Se fino a qualche anno fa le organizzazioni dedicavano al processo di onboarding aziendale, cioè alla fase di inserimento del neoassunto nell’organico, meno di tre giorni, la situazione attuale è decisamente cambiata. La “guerra dei talenti” rende infatti necessario sfruttare al massimo quei primi cruciali giorni e settimane al lavoro di un nuovo collaboratore così da aggiudicarsene la fiducia e la stima ed aumentare retention e produttività. Attualmente, si consiglia di prolungare l’onboarding aziendale di ogni dipendente per un periodo compreso dai 6 ai 12 mesi dall’ingresso in azienda.

In questo articolo ci dedicheremo a spiegare cosa significa onboarding, quali sono i vantaggi e, soprattutto, come poter avviare un efficace processo di onboarding in versione digital usando semplicemente l’App per dipendenti già in uso in azienda e il modulo Onboarding.

Onboarding: traduzione e significato

Il termine onboarding non possiede una vera e propria traduzione in italiano ed è per questo motivo che in ambito di risorse umane si utilizza comunemente il termine nella sua versione inglese. Ma che cosa significa onboarding? Di fatto, in italiano, potremmo tradurlo come “salire a bordo”.

IQuando parliamo di onboarding aziendale ci riferiamo perciò al processo di inserimento in azienda di un neoassunto, un vero e proprio periodo di benvenuto che ha l’obiettivo di far sentire il nuovo collaboratore parte integrante della realtà organizzativa, metterlo a proprio agio e renderlo pronto ad affrontare in maniera autonoma le varie mansioni.

A che cosa serve il processo di onboarding aziendale (e perché non va trascurato)

Dal punto di vista strategico, il processo di onboarding aziendale ha lo scopo di fornire al neoassunto tutte le informazioni, le competenze e gli strumenti per essere produttivo ed autonomo e sentirsi parte integrante del gruppo.

Come abbiamo anticipato, i primi 90 giorni in un nuovo ambiente di lavoro sono cruciali perché permettono al nuovo arrivato di farsi una prima fondamentale impressione sull’azienda, sui colleghi, sul management e sul tipo di lavoro che dovrà compiere. In effetti, è proprio durante questo periodo che i nuovi dipendenti cominciano a formulare opinioni, sensazioni (e a volte giudizi) sull’ambiente nel quale si troveranno a lavorare e sulla realtà aziendale nel suo complesso. In questo periodo, ogni nuovo ingresso si ritroverà a porsi una grande domanda “ho fatto bene a scegliere questa azienda?”.

È evidente che se un nuovo assunto comincia ad avere dubbi a proposito dell’azienda e a considerare seriamente la possibilità di lasciarla, magari cominciando a cercare altro impiego entro i primi 6 mesi dall’ingresso, l’azienda subisce una grande perdita sia in termini di risorse umane sia economici, considerato il tempo e il denaro che viene normalmente impiegato per il reclutamento, la formazione e l’onboarding dei nuovi assunti.

L’onboarding aziendale serve dunque a fidelizzare e coinvolgere il dipendente, trasmettergli tutte le conoscenze e competenze necessarie e fornirgli tutte le informazioni utili per sentirsi parte integrante del team e dell’azienda, a livello organizzativo e di corporate culture.

Questa fidelizzazione ha infatti notevoli vantaggi in termini di retention tanto che le statistiche riportano che un processo di onboarding efficiente e ben strutturato genera il 58% di possibilità in più che un neoassunto rimanga in azienda superati i primi 3 anni.

Il processo di onboarding

Insomma, il processo di onboarding aziendale mira a rendere piacevole e semplificare al massimo il percorso di acquisizione, da parte del nuovo assunto, di tutte le informazioni necessarie a rendersi perfettamente autonomo nel proprio ruolo. In questi casi, la fretta non è mai un’ottima consigliera e il processo di onboarding può essere progettato per durare anche 12 mesi. In ogni caso, dovrebbe considerarsi completato solo quando la nuova risorsa si dimostra pienamente integrata nell’azienda.

Per definire un processo di onboarding efficace è prima di tutto necessario porsi una serie di domande fondamentali utili poi a definire azioni e tattiche da mettere in atto. Per pianificare il processo di onboarding aziendale, esempi di domande da porsi sono:

• Quando far cominciare il processo di onboarding?
• Quanto far durare l’intera fase?
• Qual è l’impressione che si vuol lasciare al neoassunto dopo il primo giorno di lavoro?
• Quali aspetti della cultura aziendale enfatizzare?
• In che modo coinvolgere i colleghi nel corso del processo di onboarding?
• Come misurare e valutare l’efficacia del processo?
• A che cadenza coinvolgere il nuovo assunto in momenti di raccolta feedback?

Le 4 C dell’onboarding aziendale perfetto

La Society for Human Resource Management (SHRM) riassume il processo di onboarding aziendale ideale in quattro punti, le cosiddette “quattro C”: compliance, clarification, culture e connection. Semplificando, il processo ideale che rispetta questi punti deve:

• Garantire al nuovo assunto la possibilità di conoscere tutte le linee guida per potersi “conformare” alle dinamiche interne
• Offrire informazioni chiare e precise a proposito delle mansioni e di ciò che ci si aspetta dal suo operato oltre che chiarire le responsabilità e i ruoli altrui
• Far conoscere le varie prassi interne, da quelle formali a quelle informali, per permettere al nuovo arrivato di conoscere la cultura aziendale
• Favorire la creazione di connessioni umane sane e positive, con i colleghi e con i responsabili

Un processo di onboarding ben progettato deve quindi introdurre il nuovo dipendente al suo dipartimento, ai processi lavorativi e agli strumenti a sua disposizione. Per fare tutto ciò, l’uso della giusta tecnologia può fare la differenza. Per questo, insomma, passiamo a parlare di onboarding digital.

L’onbording digitale

Il grande vantaggio di portare avanti ogni processo associato all’onboarding aziendale attraverso una piattaforma digitale è semplice quanto fondamentale: il neoassunto ha la piena libertà di accedere a tutto ciò di cui ha bisogno, dal piano formativo ai documenti da firmare, dall’elenco delle attività delle prime giornate in ufficio alle conversazioni con il tutor aziendale, da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

Dal punto di vista delle organizzazioni, grandi o piccole che siano, l’impiego di una tecnologia per l’onboarding garantisce anche una standardizzazione del processo di inserimento in azienda, ovvero la possibilità di gestire questo delicato momento in maniera automatizzata ed ottimizzando quindi il lavoro del reparto HR.

L’app per l’onboarding aziendale che facilita l’ingresso dei nuovi assunti

MyNet è l’App per la gestione delle risorse umane e per l’ottimizzazione della comunicazione interna che piace alle aziende e ai dipendenti. La sua interfaccia app, semplice ed intuitiva da usare, garantisce a tutto il personale, anche a quello meno “digitale”, di affrontare al meglio ogni necessità associata al lavoro. All’azienda, d’altra parte, il Back Office della piattaforma garantisce un’estrema libertà nella gestione dei contenuti, tanto da poterli personalizzare a seconda dei ruoli, dei reparti aziendali, delle sedi, dei team di lavoro o quant’altro, semplicemente segmentando il bacino di utenti. Operazione, questa, che permette di trasformare l’app per dipendenti da cui gestire le ferie, consultare il cedolino, timbrare il cartellino, comunicare con i colleghi e molto altro nello strumento ideale per l’onboarding per far sentire il nuovo arrivato parte della realtà aziendale ancor prima del primo giorno in ufficio. Non è un caso, che proprio per soddisfare la richiesta delle aziende, MyNet si sia dotata di un modulo dedicato all’onboarding che può d’altronde risultare un aiuto prezioso anche nella gestione dell’off boarding.

Ambientarsi in azienda…prima del primo giorno di lavoro?

Il primo giorno in un nuovo posto di lavoro è sempre piuttosto delicato e stressante. Dove dovrò andare? Quali saranno le mie attività? Con chi dovrò confrontarmi? Saprò orientarmi tra gli uffici?
Queste sono solo alcune delle molte domande che ogni neoassunto si pone in preparazione dell’arrivo sul nuovo posto di lavoro. Ma se tutte queste informazioni gli venissero fornite ancor prima di arrivare in sede quel fatidico primo giorno, la giornata non apparirebbe immediatamente meno stressante?

Alla firma del contratto di assunzione, inserire il neoassunto nella piattaforma MyNet è la soluzione ideale per garantirgli la possibilità di conoscere la realtà aziendale ancor prima di essere fisicamente entrato in ufficio. Ne abbiamo in parte parlato in questo articolo dedicato al kit di benvenuto in azienda, perfetto per integrare nell’organico anche il personale somministrato.

La BACHECA, il social network aziendale, è lo spazio perfetto per permettere al neoassunto di conoscere le ultime novità aziendali e cominciare a prendere familiarità con i colleghi. L’inserimento di un post dedicato al suo benvenuto può inoltre essere un’occasione perfetta per fornirgli un caloroso saluto da parte dell’intero organico, consentendo ai colleghi di reagire con mi piace e commenti. Il Modulo ARMADIETTO, che consente l’archiviazione digitale dei documenti aziendali, diventa il luogo da cui accedere a tutto il materiale che può semplificare l’onboarding: dai documenti relativi al codice d’abbigliamento alla privacy policy, dalla cartina della sede con l’indicazione delle zone comuni e dei parcheggi fino ai documenti conclusivi da firmare con firma digitale direttamente dall’App. In un’apposita cartella, che gli amministratori dal Back Office possono rendere visibile ai soli nuovi arrivati, è possibile inserire materiale con cui presentare a grandi linee i passi del processo di onboarding, la pianificazione delle attività della prima giornata e della prima settimana, i contatti del tutor aziendale, gli obiettivi per i primi 90 giorni e qualsiasi altra informazione rilevante.

La segmentazione degli utenti, che abbiamo visto essere utile per rendere accessibili documenti necessari all’onboarding ai soli neoassunti, risulta particolarmente utile anche nella gestione della formazione, nel caso in cui si desideri rinforzare le competenze dei nuovi dipendenti riservando loro corsi formativi appositamente creati e a cui iscriversi direttamente dall’App attraverso il Modulo EVENTI E FORMAZIONE.

Per accertarsi dell’andamento del processo di onboarding, e della soddisfazione del dipendente, è possibile inviare dei questionari ad hoc attraverso il Modulo SONDAGGI. Raccogliere il feedback a proposito del processo è importante non solo per capire la soddisfazione del nuovo ingresso rispetto al processo, ma anche a migliorare l’onboarding aziendale per le occasioni future.

All’interno dell’App per dipendenti MyNet le aziende possono tuttavia approfittare anche dei vantaggi che derivano dai moduli CLASSIFICA e BANCA DEL TEMPO. Il primo permette alle organizzazioni di portare la gamification sul posto di lavoro associando ad ogni azione compiuta in App un punteggio che permette ai singoli di scalare la classifica mensile e annuale ed aggiudicarsi benefit aziendali aggiuntivi. Associando alti punteggi all’uso di Banca del Tempo, il modulo che permette ai dipendenti di mettere un po’ del proprio tempo a disposizione dei colleghi in un’ottica di formazione peer-to-peer, si supporta non solo la creazione di sani rapporti umani, ma anche la condivisione di conoscenze e know-how, particolarmente importante quando vede in campo personale d’esperienza e nuovi assunti.

Conclusione

Insomma, un buon processo di onboarding aziendale è fondamentale per far sentire i nuovi dipendenti accolti e considerati, parte integrante dell’organizzazione. Sentirsi trattati con cura e riconosciuti nel proprio talento e potenziale è alla base della creazione di un buon rapporto tra lavoratore e datore di lavore ed è da lì che nasce la fidelizzazione del personale, fondamentale per aumentare il tasso di retention, l’engagement dei dipendenti e la performance, dei singoli e dell’azienda nel suo complesso. Grazie ad il modulo Onboarding tutti i questi processi vengono ottimizzati.

Se per portare a compimento l’onboarding è possibile impiegare lo strumento aziendale unico che affianca tutto il personale durante la quotidianità al lavoro, i vantaggi aumentano.