Archiviare e diffondere la conoscenza in azienda attraverso il Knowledge Management

Il Knowledge Management, ovvero la gestione della conoscenza, è un aspetto centrale per ogni organizzazione. Ma cos’è la “conoscenza aziendale”? Per comprendere appieno che cos’è il Knowledge Management è importante considerare che la conoscenza e il know-how che appartengono ad un’azienda non sono esclusivamente la somma delle skill e delle competenze lavorative dei singoli, ma anche l’insieme di tutte quelle conoscenze acquisite e sviluppate nell’azienda stessa. Parliamo insomma di dati, informazioni, meccanismi di lavoro e processi nella loro duplice variante esplicita (ovvero sotto forma di linee guida, protocolli e documenti) e tacita (cioè come parte concreta dell’esperienza dei singoli).

Tutte queste risorse compongono la knowledge base aziendale e vanno custodite con attenzione. Il Knowledge Management è infatti la strategia di gestione della conoscenza che, unita all’uso dei giusti strumenti, aiuta le aziende a sedimentare le conoscenze acquisite e renderle patrimonio comune fino a trasformarle in un vero e proprio vantaggio competitivo. Perché una buona gestione del sapere consente di facilitare il lavoro, apprendere le modalità corrette per portare a termine le attività e velocizzare i task quotidiani.

Il knowledge management: definizione e significato

Il Knowledge Management, in italiano conosciuto anche come “Gestione della Conoscenza” è un processo che si riferisce alla definizione, all’organizzazione, al mantenimento e alla condivisione della conoscenza all’interno di un’organizzazione.

Il concetto è stato teorizzato da Ikujiro Nonake, professore e teorico organizzativo giapponese, ed è poi diventando una vera e propria disciplina a partire dagli anni ’90. Unendo approcci tipici della sociologia, dell’organizzazione aziendale, dell’archivistica e delle scienze cognitive, il Knowledge Management ha naturalmente trovato grande applicazione nelle aziende grazie alla diffusione di soluzioni informatiche capaci di identificare, raccogliere, sviluppare, conservare e rendere la conoscenza accessibile a tutto il corpo aziendale.

Lo scopo di questo processo, semplice quanto potente, è quello di promuovere un approccio collaborativo capace di trasformare anche la conoscenza tacita in conoscenza condivisa e fornire alle persone un accesso semplice e veloce alle giuste informazioni nel giusto momento. Prerequisiti, questi, fondamentali per la capacità di innovazione di un’azienda.

Come abbiamo anticipato, la conoscenza tacita è una forma di conoscenza memorizzata dai dipendenti. Ne sono un esempio le abitudini consolidate, le esperienze pregresse così come gli schemi di pensiero. Per quanto più difficilmente accessibile rispetto a quella esplicita, la conoscenza tacita ha il grande vantaggio di essere sempre aggiornata e frutto di un lavoro, di uno scambio e di esperienze quotidiane.

Il Knowledge management ha perciò l’obiettivo, tra le altre cose, di rendere esplicita la conoscenza tacita, diffondendola all’interno della rete aziendale e dando vita ad un ciclo di crescita continua in cui la conoscenza genera nuova conoscenza.

Perché è così rilevante per le aziende

Il Knowledge management, inteso come l’insieme di tutte le soluzioni che facilitano l’acquisizione, la distribuzione e l’utilizzo della conoscenza in azienda, si basa sull’assunto di base che la conoscenza è una delle principali risorse di cui le aziende dispongono in quella che ad oggi viene definita, appunto, knowledge economy.

In effetti, quando tutte le persone parte dell’organizzazione riescono ad accedere in modo semplice e in tempo reale alla conoscenza, a giovarne è la produttività e l’efficienza dell’intera organizzazione, con evidenti risparmi in termini di tempo e costi. Per i dipendenti non sarà più necessario dedicare tempo alla ricerca e al recupero delle giuste informazioni né tantomeno dover affrontare la quotidianità e gli imprevisti senza il supporto e la conoscenza di chi con quella situazione ha già avuto esperienza.

Tralasciare il Knowledge Management, insomma, significa incappare in errori potenzialmente molto rischiosi. Ad esempio? La costruzione di silos aziendali che convivono senza condividere informazioni o la mancata capitalizzazione delle best practice aziendali.

Alcuni dei vantaggi di una buona gestione della conoscenza

Prima di passare a scoprire quali sono gli strumenti ideali per implementare il Knowledge Management, riassumiamo qui alcuni dei vantaggi principali percepiti dalle aziende che hanno adottato una gestione consapevole della conoscenza:

• Uso efficace delle best practice e definizione di procedure standard: facendo tesoro delle esperienze passate e trasformando soluzioni e processi efficaci in soluzioni e processi da adottare in situazioni similari per ridurre gli errori, anticipare i problemi e ottimizzare i tempi;
• Maggior efficacia dei processi decisionali: fornendo a tutti le informazioni necessarie per poter prendere le migliori decisioni basandosi su dati ed esperienze concrete e condivise;
• Riduzione degli errori: mettendo a fattore comune non solo i casi di successo ma anche le soluzioni, i progetti e le attività che non hanno portato i risultati sperati per permettere a tutti di imparare dall’esperienza altrui ed evitare errori noti;
• Allineamento del team: perfezionando la comunicazione interna aziendale grazie alla possibilità di fornire alle giuste persone le giuste informazioni in tempo reale, senza ricorrere a comunicazioni generiche che finirebbero per dar vita ad un inutile sovraccarico informativo;
• Collaborazione e crescita aziendale: permettendo alla conoscenza di generare nuova conoscenza e dando vita così ad un contesto dinamico capace di stimolare l’innovazione anche grazie alla collaborazione creativa tra dipendenti;
• Ottimizzazione del processo di onboarding: garantendo alle nuove figure la possibilità di accedere in modo semplice e veloce alla knowledge base aziendale, così da rendere l’inserimento il più automatico, fluido e agevole possibile.

Cos’è un Knowledge Management System

Prima dell’avvento dell’era digitale erano le biblioteche a rappresentare gli spazi e i canali di conservazione della conoscenza.

Ad oggi, naturalmente, le soluzioni IT hanno garantito al Knowledge Management nuovi modi per raccogliere, sviluppare e condividere le conoscenze all’interno delle organizzazioni (ma, in realtà, anche con i clienti e gli stakeholder). Si parla, infatti di Knowledge Management System, di quei software nati cioè per supportare il Knowledge Management in tutte le sue fasi, raccogliendo, memorizzando e mettendo in comunione le informazioni per renderle facilmente accessibili in tempo reale all’intera rete.

Alcuni strumenti di knowledge management

Di strumenti utili per il Knowledge Management ne esistono moltissimi, ognuno mirato a coprire una specifica necessità. Parliamo, ad esempio di:

• CRM: il Customer Relationship Manager aiuta nella gestione delle relazioni con i clienti e rende i dati accessibili ai vari dipartimenti aziendali (dal marketing al reparto sales, per fare degli esempi). Può perciò a ragione essere inteso come uno strumento di Knowledge Management applicato alla gestione del cliente;
• Rete Intranet: la rete privata interna all’azienda permette di pubblicare, consultare e condividere le informazioni migliorando la collaborazione e rendendo semplice accedere alle informazioni in tempo reale;
• Wiki aziendale: vero e proprio portale web dedicato alla raccolta di informazioni, la wiki aziendale è un ottimo strumento collaborativo. Attenzione però, offrendo a tutti la possibilità di contribuire alla knowledge base, le wiki rischiano di includere informazioni errate o non aggiornate;
• Software di gestione documentale: l’archivio digitale centralizzato che consente di conservare e condividere i documenti aziendali per renderne semplice la consultazione e migliorare così le attività e i flussi di lavoro quotidiani (oltre che le relazioni con i clienti);
• Database aziendale: lo strumento per indicizzare ed interagire al meglio con i dati in modo sicuro e immediato senza incorrere in rischi di manipolazione.

E se per il knowledge management bastasse un’App?

Come sarà chiaro da quanto detto finora, quella del Knowledge Management è una strategia preziosissima per le aziende ma richiede una certa attenzione e cura dei dettagli. L’uso di molteplici strumenti, ognuno focalizzato in un particolare aspetto della gestione della conoscenza, può non solo risultare complesso ma rappresentare anche un grande limite alla diffusione e alla definizione di una salda knowledge base.

Proprio per ovviare a questo problema, MyNet si è posta l’obiettivo di centralizzare tutte le necessità in un’unica soluzione tecnologica, un software di Knowledge Management in versione App.

App MyNet è il software per la gestione delle risorse umane che si costituisce di un Back Office riservato agli amministratori dei contenuti e di un’App per dipendenti e manager scaricabile dagli store iOS e Android.

Grazie ai numerosi moduli disponibili, le aziende possono personalizzare la veste grafica e le funzionalità della propria App fino ad ottenere la perfetta soluzione mobile per rispondere appieno alle proprie necessità, anche quelle associate appunto al Knowledge Management, ottimizzando i processi e risparmiando su tempi e costi.

Ecco alcune delle funzionalità MyNet che si applicano alla gestione della conoscenza in azienda:

• Armadietto: il modulo dedicato alla gestione, archiviazione e condivisione dei documenti aziendali. Grazie alla segmentazione degli utenti, dal Back Office è possibile rendere i documenti accessibili a tutta la rete, a gruppi specifici o persino a singoli utenti (per condividere, ad esempio, le buste paga). Per massima sicurezza, ai manager viene concessa la possibilità di richiedere agli utenti la firma elettronica FES o FEA con valenza legale e monitorare in tempo reale l’apertura dei documenti più aggiornati, potendone sollecitare la lettura;
• Bacheca: sfruttare la logica dei social network per dar vita ad una community aziendale risulta preziosissimo per poter favorire la collaborazione e la condivisione della conoscenza e delle informazioni rilevanti. Il Modulo Bacheca è in effetti un social network aziendale in cui le persone individuate dall’azienda stessa possono creare e pubblicare post a cui gli utenti possono reagire con like e commenti;
• Onboarding: il modulo pensato per digitalizzare e ottimizzare i processi di onboarding (e offboarding) che tiene conto delle esigenze dei nuovi ingressi per permettere loro di accedere in modo semplice e veloce ai materiali informativi e riservati, firmare contratti e sentirsi parte del team.
• Chat: il modulo che rendere l’App aziendale un’app di messaggistica istantanea interna e riservata, GDPR compliant in cui i dati rimangono di proprietà dell’azienda. La soluzione ideale per mantenere le comunicazioni di tipo professionale sulla piattaforma aziendale ufficiale, eliminando l’uso di piattaforme esterne e riducendo il numero di e-mail. Dal Back Office, gli amministratori possono creare un numero infinito di chat a seconda delle necessità (per progetto, ad esempio, oppure coinvolgendo persone con lo stesso ruolo, o stanziati in sedi diverse e così via) per dar vita a spazi di comunicazione, condivisione e collaborazione in tempo reale.

Le funzionalità di MyNet sono pensate per aiutare le aziende ad ottimizzare i processi e semplificare le attività quotidiane: dalla richiesta di ferie e permessi alla timbratura del cartellino, dalla gestione delle attività, degli ordini e delle commesse aziendali fino alla gestione delle note spesa. Vuoi provare una demo? Scrivici.