Flexible benefit: cosa sono, vantaggi, tassazione e come costruire un piano efficace

Negli ultimi anni, il welfare aziendale si è affermato come una leva strategica imprescindibile per le imprese che vogliono investire nel benessere organizzativo, migliorare il work engagement e rispondere in modo concreto alle nuove aspettative dei lavoratori. Un’evoluzione che, in realtà, non riguarda affatto solo le grandi aziende.
Secondo l’Osservatorio Welfare 2024 di Edenred, il 42% delle imprese italiane ha già attivato un piano di welfare strutturato, con una percentuale che sale al 53% tra le realtà con oltre 1.000 dipendenti.
Il punto è che in uno scenario in cui la centralità delle persone è ormai diventata un fattore competitivo e differenziante, il welfare non può più essere interpretato come un insieme di benefit standardizzati. Le organizzazioni sono chiamate oggi a costruire soluzioni capaci di adattarsi a esigenze diverse, migliorare la qualità della vita e rafforzare la relazione tra azienda e collaboratori. Ecco spiegato quindi il successo dei flexible benefit, che rappresentano una delle opzioni più efficaci per strutturare piani di welfare personalizzati e sostenibili.

Ma cosa sono davvero i flexible benefits? In che modo possono fare la differenza per l’azienda e per chi ci lavora? In questo articolo proveremo a rispondere a queste domande, approfondendo anche i vantaggi, la tassazione e le best practice da conoscere prima di costruire un piano di flexible benefit aziendali davvero efficace.

Flexible benefits: cosa sono e perché non vanno confusi con i fringe benefit

Ma quindi, i flexible benefits cosa sono esattamente? Con questo termine si indica un insieme di beni, servizi e agevolazioni non monetarie che le aziende possono mettere a disposizione dei propri dipendenti per migliorare il loro benessere e aumentare la motivazione sul lavoro.

Il tratto distintivo dei flexible benefit è la possibilità per ciascun lavoratore di scegliere le opzioni più adatte alle proprie esigenze, attingendo da un paniere predefinito messo a disposizione dall’azienda. Si parla quindi di un welfare personalizzabile, costruito attorno alle diverse fasi di vita e ai bisogni specifici delle persone.

Nonostante la somiglianza nel nome, i flexible benefit non vanno confusi con i fringe benefit. I fringe benefit comprendono beni o servizi che l’azienda assegna unilateralmente al dipendente come parte del pacchetto retributivo, ad esempio l’auto aziendale, i buoni spesa o il telefono ad uso promiscuo. Si tratta però di vantaggi standardizzati, spesso legati alla posizione ricoperta, che non prevedono libertà di scelta da parte del lavoratore.

I flexible benefit, al contrario, si basano su un principio di personalizzazione: il dipendente può scegliere come utilizzare il proprio credito welfare tra le opzioni proposte dall’azienda, in base alle proprie necessità. A questo si aggiungono differenze sostanziali anche sul piano fiscale. I flexible benefit sono regolati dall’art. 51 del TUIR e godono di un trattamento agevolato specifico, con soglie di esenzione e ambiti di applicazione ben definiti, su cui torneremo a breve parlando di tassazione.

I vantaggi

L’introduzione di un piano di flexible benefit ben strutturato può generare valore su più livelli: per i lavoratori, che ottengono soluzioni su misura in grado di migliorare la qualità della loro vita, e per le aziende, che rafforzano la propria attrattività, migliorano il clima interno e ottimizzano la gestione dei costi. È proprio questa capacità di rispondere a esigenze diverse, mantenendo al tempo stesso equilibrio economico e coerenza strategica, a rendere i flexible benefit uno degli strumenti più apprezzati all’interno delle politiche di welfare aziendale.

Per i dipendenti: personalizzazione e benessere concreto

Dal punto di vista del collaboratore, i flexible benefit rappresentano la possibilità di accedere a beni e servizi realmente utili e rilevanti, scelti in base alle proprie priorità personali e familiari. Il credito welfare può essere utilizzato per l’istruzione dei figli, la previdenza complementare, le spese sanitarie o la mobilità, solo per fare qualche esempio. Questa personalizzazione rende l’esperienza di lavoro più soddisfacente, rafforza il senso di appartenenza all’organizzazione e incide positivamente sulla motivazione quotidiana.

L’effetto è duplice: da un lato aumenta il benessere percepito, dall’altro si favorisce un maggiore equilibrio tra vita privata e professionale. Un aspetto sempre più rilevante soprattutto per le generazioni più giovani, che considerano la flessibilità e l’attenzione al work-life balance come criteri chiave nella scelta di un datore di lavoro.

Per le aziende: efficienza, attrattività e vantaggi fiscali

Sul fronte aziendale, i flexible benefit si confermano una leva efficace per attrarre e trattenere talenti, migliorando l’employer branding e rendendo più competitiva l’offerta di valore (Employee Value Proposition) verso i collaboratori. Permettono di costruire politiche retributive più flessibili, inclusive e capaci di valorizzare la diversità dei bisogni, senza necessariamente aumentare il costo del lavoro.

A questi vantaggi si aggiunge poi il beneficio fiscale. Grazie alla normativa vigente, le somme erogate sotto forma di flexible benefit possono godere di un regime di esenzione totale o parziale, generando risparmi sia per l’azienda che per il lavoratore. Una combinazione virtuosa tra sostenibilità economica e impatto positivo sul clima aziendale.

Esempi concreti di flexible benefit

Uno dei punti di forza dei flexible benefit è la loro versatilità. All’interno del paniere aziendale possono essere inclusi beni e servizi molto diversi tra loro, capaci di rispondere a esigenze personali, familiari e professionali.

La possibilità di costruire un’offerta su misura rende questo strumento particolarmente efficace per intercettare le aspettative di una popolazione aziendale sempre più eterogenea, composta da persone in fasi di vita differenti e con priorità spesso molto diverse.

Tra le soluzioni più comuni e apprezzate troviamo:

• Contributi per la previdenza complementare
• Assistenza sanitaria integrativa
• Rimborsi per spese educative, come rette scolastiche, asili nido o corsi di formazione
• Spese legate alla mobilità, come abbonamenti ai trasporti pubblici o bike sharing
• Sostegno alla gestione familiare, comprese utenze domestiche, affitto e mutuo
• Voucher per attività ricreative, viaggi, eventi culturali o sportivi
• Buoni acquisto e gift card spendibili in una rete di esercizi convenzionati

Questa ampiezza di scelta consente a ogni collaboratore di valorizzare al meglio il proprio credito welfare e all’azienda di costruire un piano coerente con la propria cultura organizzativa, in linea con i bisogni concreti delle persone.

Tassazione dei Flexible Benefit: normativa e vantaggi fiscali

Abbiamo accennato più volte ai vantaggi fiscali dei flexible benefit: è arrivato il momento di fare chiarezza e capire come funziona davvero la tassazione e perché questo aspetto rappresenta un’opportunità concreta per aziende e lavoratori.

Il riferimento normativo principale è l’articolo 51 del TUIR, che disciplina le erogazioni in natura a favore dei dipendenti. I flexible benefit, se correttamente inquadrati, non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente, a condizione che riguardino tipologie di beni e servizi specifici, individuati dalla legge. Parliamo, ad esempio, di spese per la previdenza complementare, l’assistenza sanitaria integrativa, l’istruzione dei figli o la mobilità sostenibile, come abbiamo visto nel paragrafo sopra.

È importante non confondere questo meccanismo con quello previsto per i fringe benefit, che invece sono soggetti a soglie di esenzione ben definite (1.000 o 2.000 € a seconda della presenza di figli fiscalmente a carico) e, in caso di superamento, diventano interamente imponibili. I flexible benefit, al contrario, non hanno un tetto univoco, ma seguono regole specifiche per ogni categoria di spesa: se rispettate, l’importo può essere totalmente esente, anche oltre le soglie previste per altri tipi di benefit.

Facciamo un esempio pratico. Se un’azienda assegna a un dipendente un credito welfare da 3.000 €, interamente utilizzato per servizi di istruzione, trasporto e sanità integrativa, l’importo sarà totalmente esente da IRPEF e contributi, purché ciascuna spesa rientri tra quelle ammesse dall’art. 51. In caso contrario – ad esempio se fosse erogato come premio in denaro – verrebbe tassato come qualsiasi altro reddito da lavoro.

Come strutturare un piano flexible benefit in azienda

Costruire un piano di flexible benefit efficace significa integrare ascolto, progettazione e visione strategica. Più che capire quali benefit offrire, si tratta di farlo con metodo, partendo dai reali bisogni delle persone e garantendo sostenibilità organizzativa ed economica. Ecco i principali passaggi da seguire:

1. Analizza il contesto aziendale e i bisogni dei collaboratori
   Prima di tutto è fondamentale capire a chi ci si sta rivolgendo. Un’analisi attenta della popolazione aziendale – per età, ruolo, area geografica, situazione familiare – permette di identificare aspettative, priorità e bisogni concreti. Sondaggi interni, colloqui mirati o focus group possono fornire insight utili per una progettazione realmente centrata sulle persone.
2. Definisci gli obiettivi del piano e il budget disponibile
   Ogni piano dovrebbe avere obiettivi chiari: migliorare la retention? Favorire il work-life balance? Potenziare il brand come datore di lavoro? A questi si collega la definizione del budget e la scelta della modalità di erogazione, ad esempio tramite piattaforme dedicate o provider esterni.
3. Costruire il paniere dei benefit
   Una volta chiariti bisogni e obiettivi, si può comporre l’offerta di flexible benefit, bilanciando proposte classiche e soluzioni innovative. L’importante è offrire varietà, ma senza dispersione: meglio un paniere essenziale, ben comunicato e utile, che un catalogo dispersivo. È utile anche verificare la conformità con la normativa fiscale per evitare criticità in fase di erogazione.
4. Pianificare una comunicazione chiara e coinvolgente
   Un piano efficace deve essere compreso da tutti. Vanno definiti strumenti, canali e momenti per spiegare cosa prevede l’iniziativa, come si utilizza e quali vantaggi comporta. Formazione, materiali esplicativi, canali digitali e un contatto diretto con l’ufficio HR aiutano a stimolare l’adesione e il coinvolgimento.
5. Monitorare i risultati e aggiornare il piano nel tempo
   Il piano non è un blocco statico. Misurare l’uso dei benefit, raccogliere feedback, analizzare i dati di adesione consente di capire cosa funziona e cosa può essere migliorato. Le esigenze cambiano, così come la composizione dell’organico: prevedere revisioni periodiche permette di mantenere il piano sempre rilevante.

Gestire il welfare e i benefit aziendali? È più semplice con App MyNet

Tutto ciò che abbiamo visto finora, dall’ascolto dei bisogni alla comunicazione attiva, passando per la trasparenza del paniere e la raccolta di feedback, può diventare realtà in modo semplice e integrato grazie a MyNet.

App MyNet è infatti una soluzione modulare e 100 % personalizzabile, che consente alle aziende di scegliere solo i moduli più utili per il proprio contesto, costruendo un’app aziendale su misura, accessibile da smartphone, con il proprio brand e le proprie funzionalità.

Ecco come la piattaforma HR nata per migliorare la relazione e la comunicazione tra azienda e dipendenti supporta ogni fase dell’adozione di un piano flexible benefit:

• Analisi e ascolto: il modulo Sondaggi consente ai manager di raccogliere in modo immediato le preferenze dei dipendenti attraverso survey digitali personalizzate. È possibile segmentare l’audience, notificare le persone al caricamento di un nuovo sondaggio e consultare le risposte ricevute in tempo reale. Le survey possono essere utilizzate per indagare esigenze legate ai benefit, ma anche per misurare il clima aziendale, l’engagement o l’efficacia delle comunicazioni.
• Comunicazione trasparente e coinvolgente: il modulo Bacheca è un canale di comunicazione interna, strutturato come un social network aziendale. I manager possono pubblicare post testuali, immagini, video e documenti da rendere consultabili a tutti o a specifici gruppi di dipendenti organizzati per ruolo, area geografica o quant’altro. Perfetto per annunciare nuovi benefit, spiegare le modalità di utilizzo o gestire comunicazioni legate al welfare, ma anche per supportare la comunicazione HR nel suo complesso.
• Centralizzazione dei servizi: il modulo I miei collegamenti permette di raccogliere in un unico spazio link e risorse esterne (es. piattaforme per l’utilizzo dei benefit, portali sanitari, regolamenti), mantenendo tutto accessibile in app. Può essere organizzato per categorie, include descrizioni, immagini e si integra con sistemi di autenticazione semplificata per un’esperienza fluida e senza interruzioni.
• Monitoraggio e aggiornamenti: per i manager, tutta l’app è gestibile attraverso un pannello di amministrazione semplice e intuitivo, il BackOffice. È da lì che diventa possibile gestire le anagrafiche, analizzare dati di utilizzo e visualizzare metriche relative ad accessi, interazioni e partecipazione. Il tutto, senza necessità di supporto tecnico.

In questo modo, ogni azienda può contare su uno strumento versatile e sempre aggiornabile, capace di semplificare la gestione dei benefit e valorizzare la relazione con le proprie persone.

Welfare aziendale e flexible benefit: un binomio vincente

L’integrazione dei flexible benefit all’interno della strategia di welfare aziendale rappresenta oggi una leva concreta per costruire ambienti di lavoro più attenti, inclusivi e capaci di evolvere con le esigenze delle persone. Ben più di meri vantaggi economici, i benefit “flessibili” sono preziosi vantaggi in grado di attivare un circolo virtuoso che genera benessere, migliora la qualità della relazione tra azienda e collaboratori e alimenta un senso di appartenenza duraturo.

Se ben strutturato, un piano di flexible benefit è in grado di produrre effetti positivi sul lungo periodo: aumenta il livello di engagement, rafforza la reputazione del datore di lavoro e contribuisce a creare un contesto organizzativo più sano, sostenibile e attrattivo.

Per tutte le aziende che vogliono comunicare in modo efficace le proprie iniziative di welfare, semplificare l’accesso ai servizi e migliorare l’esperienza delle persone, MyNet mette a disposizione una piattaforma HR flessibile, personalizzabile e mobile-first. Contattaci per scoprire cosa MyNet può fare per la tua azienda.