Digital HR: come gestire le persone in azienda nell’epoca del digitale – con Matteo Sola

Da ormai diverso tempo, l’ingresso del digitale nel mondo HR ha dato avvio ad un importante cambiamento. Dall’essere puramente gestionale e amministrativa, l’HR si è trasformata ora in una funzione incentrata principalmente sulla reale esperienza delle persone, sull’ambiente di lavoro, sul team e sulla cultura organizzativa.
Con Digital HR non ci riferiamo infatti alla mera introduzione della tecnologia nell’ambito HR, ma piuttosto all’adozione di un nuovo approccio innovativo rivolto alle persone e all’organizzazione nel suo complesso così come al modo stesso di lavorare.

È evidente che l’HR digital transformation è una trasformazione a tutti gli effetti. Da un lato rende infatti necessario cambiare le competenze delle figure HR avvicinandole in modo più deciso al mondo digital, dall’altro implica adottare nuove soluzioni tecnologiche e strumenti digitali (ma non solo!) per impattare positivamente sull’organizzazione aziendale. Perché ciò che si pone al centro di questa trasformazione, e che guida azioni e decisioni, dev’essere l’employee experience. Come il digitale ha cambiato il business, i prodotti, i servizi e la customer experience, anche l’esperienza delle persone sul posto di lavoro può migliorare adottando la giusta tecnologia e il giusto approccio. Una buona employee experience comincia dall’Onboarding, ottimizzato grazie all’apposito modulo

Ne ho parlato qualche tempo fa con Matteo Sola, Digital & Agile HR Expert e HR Learning & Development Leader in iliad, e Priel Korenfeld durante uno degli HR Visionary Talks di MyNet. Ecco cos’ho imparato.

Digital HR e employee experience: dal recruiting all’onboarding fino alla talent retention

Con employee experience si fa riferiamo alla somma di tutte le interazioni che avvengono tra dipendente e datore di lavoro durante l’intero corso dell’esperienza del singolo in azienda. Naturalmente, l’esperienza comincia ben prima del vero e proprio ingresso in azienda con quella fase che si definisce di talent aquisition o attraction.
Per quanto riguarda la fase di talent attraction, in cui l’azienda punta a comunicare all’esterno la sua identità e i suoi valori per attrarre nuovi potenziali talenti, esistono ad oggi moltissime soluzioni tecnologiche e approcci diversi ed interessanti da tenere a mente.

Un esempio? L’approccio della gamification che traghetta tra l’altro dalla fase di attraction a quella di recruiting e selezione del personale.
La gamification (a cui abbiamo dedicato un intero articolo qui) ha da tempo dimostrato di essere un metodo alternativo particolarmente prezioso per coinvolgere ed ingaggiare le persone. Nata per fidelizzare i clienti, la ludicizzazione ha da tempo trovato spazio all’interno degli ambienti di lavoro riuscendo ad aumentare notevolmente l’ingaggio, il senso di appartenenza e la retention dei talenti.
Per quanto riguarda il processo di attraction, la gamification garantisce alle aziende di riunire i potenziali candidati in un unico spazio, fisico o digitale che sia, in cui attraverso il gioco diventa possibile presentare e diffondere i valori fondanti dell’organizzazione e raccogliere al contempo tutti i dati utili ad individuare le persone che, per competenze e attitudini personali, meglio potrebbero integrarsi nel team.

E come dimenticare i social, che da tempo hanno permesso alle organizzazioni piccole e grandi che siano di raccontarsi e, soprattutto, alle singole persone di condividere la propria esperienza sul posto di lavoro? D’altronde, gli studi hanno da tempo evidenziato che le comunicazioni in prima persona sono percepite dal pubblico come più credibili, veritiere e trasparenti rispetto alle comunicazioni di tipo corporate. Un dato, questo, che non sorprende affatto considerato il fenomeno dell’employee advocacy.

Anche per ciò che concerne il processo di recruiting, il Digital HR ha permesso l’ingresso in azienda di molte diverse tecnologie. Basti pensare alle numerosissime startup (e non solo) che si dedicano allo sviluppo di soluzioni pensate per supportare proprio questa preziosa fase dell’employee experience.

Tra queste soluzioni, una delle più interessanti sono gli ATS o Applicant Tracking System, quei sistemi di tracciamento dei candidati che consentono di gestire in modo automatizzato e elettronico tutta l’esperienza della persona, dalla candidatura all’assunzione. Queste soluzioni sono arricchite da elementi tecnologici aggiuntivi che vanno dall’IA, l’Intelligenza Artificiale utile per fare lo screening dei cv, alle chatbot, che orientano il candidato e il recruiter all’individuazione del miglior profilo, passando attraverso le interview registrate.

Le due medaglie dell’HR in formato digital

Quando parliamo di tecnologie applicate al mondo HR è importante tenere presente che queste impattano direttamente sia sulla figura del recruiter sia su quella del candidato. È evidente, quindi, che individuare una soluzione digital capace di semplificare e velocizzare l’esperienza del reclutatore non è sufficiente nel momento stesso in cui non permette di dare forma alla miglior employee experience possibile.

Proprio per questo, molte delle tecnologie citate qui sopra hanno presto dato vita ad accesi dibattiti. Basti pensare all’Intelligenza Artificiale, vista dai detrattori come una potenziale fonte di nuove e più subdole forme di discriminazione e dai sostenitori come una soluzione capace invece di prevenire bias disciminatori inconsci dell’essere umano e aprire così al processo di recruiting tutta una serie di figure altrimenti escluse in partenza. Per quanto sia utile qui sottolineare che ad oggi, se non altro in Italia, la valutazione meramente algoritmica dell’Intelligenza Artificale non è sufficiente per scartare un candidato, è evidente che la tecnologia in sé non assume connotati esclusivamente positivi o esclusivamente negativi.

Il punto è che non sono le soluzioni Digital HR a fare la differenza: la vera differenza è fatta dal modo in cui queste tecnologie vengono utilizzate.

Ulteriore interessante dibattito è quello nato a proposito delle video interview. Da un lato, i sostenitori celebrano la maggior libertà che queste garantiscono a candidati e recruiter, dall’altro i detrattori sottolineano la distanza che inevitabilmente finisce per svilupparsi tra persone.

Come abbiamo anticipato, non esiste torto e non esiste ragione.
La verità è che ogni realtà organizzativa deve testare queste soluzioni per capirne da sé pregi e difetti e adattare lo strumento non solo alla necessità interne ma anche al target di riferimento. In effetti, integrare queste tecnologie all’interno della strategia aziendale a volte può portare a risultati inaspettati.

È il caso, ad esempio, di una grande azienda che convinta l’introduzione delle video interview automatizzate avrebbe aumentato l’interesse da parte di un pool di candidati appartenenti alle nuove generazioni ha scoperto invece l’opposto: le video interview avevano infatti aumentato notevolmente le candidature da parte di figure senior con esperienza (probabilmente attratte da questo nuovo approccio al recruiting), riducendo invece le candidature dei più giovani.

Possiamo dunque dire che l’introduzione delle video interview è stata positiva? Tutto dipende dagli obiettivi, naturalmente.

I cambiamenti apportati dalla tecnologia alla funzione HR

La funzione HR ha subito nel corso del tempo delle importanti evoluzioni. Di fatto, continua a viverle tutt’oggi, soprattutto in relazione alle dimensioni delle aziende.
Ma andiamo per ordine.

Se in origine la funzione HR si occupava prevalentemente di aspetti amministrativi, è evidente che con il tempo l’aspetto del recruiting abbia cominciato a costituire una grande fetta delle attività HR. Oggi, è prevalentemente la dimensione dell’azienda a garantire alla funzione HR di ampliare le proprie mansioni. In effetti, è generalmente una volta raggiunta la quota dei 200-400 dipendenti che le aziende cominciano a realizzare l’importanza di affidare al reparto HR altre attività: dalla gestione della formazione e dello sviluppo delle carriere dei singoli alla retention e molto altro.

L’esperienza delle persone al centro, insomma.

Per quanto, naturalmente, la cosa non sia semplice quando appare. Troppo spesso, infatti, le aziende non garantiscono al reparto HR la giusta libertà per poter implementare nuove soluzioni e nuovi processi relegandola ad una sorta di forzato isolamento. Tipico, infatti, è l’isolamento rispetto al reparto marketing che potrebbe in realtà fornire preziose indicazioni rispetto alla strada da intraprendere. D’altronde, se il marketing generalmente si rivolge al consumatore e al cliente, perché non potrebbe ipotizzare dei messaggi rivolti invece ai candidati o ai dipendenti stessi?
La gestione della comunicazione aziendale, interna ed esterna, potrebbe infatti notevolmente migliorare proprio grazie alla sinergia tra reparto marketing e HR, ancor in molte realtà un’utopia. Il modulo Chat rappresenta uno strumento efficace per semplificare la comunicazione e migliorare l’interazione tra gli utenti.

Le performance aziendali attraverso gli occhi del digital HR

È vero che l’ambito della formazione è già da tempo stato rivoluzionato dall’avvento della tecnologia. Le piattaforme di e-learning hanno infatti conquistato realtà piccole e grandi, permettendo di dar vita a corsi e attività formative personalizzate a distanza che garantiscono alle persone in azienda una crescita costante.

Tuttavia, ad oggi le tecnologie più interessanti applicate alla Digitial HR transformation arrivano dal mondo dello sviluppo che si compone, tra le altre cose, del fondamentale aspetto della performance.
La questione è semplice: da oltre 30 anni le ricerche hanno dimostrato che i metodi tradizionalmente usati per ingaggiare, motivare, valutare e premiare le persone non funzionano.

Come cambiare, quindi?

Una tra le sperimentazioni sul tema è quella degli OKR o Objective & Key Results. Si tratta di un framework per la gestione dell’azienda e del management per obiettivi che, nel mondo HR, ha fatto delle persone parte integrante delle riflessioni strategiche relativi alle performance aziendali.
Secondo questo sistema, spesso tradotto in italiano come Priorità e Risultati chiave (qui il libro “OKR Performance” di Matteo Sola), la comunicazione interna assume un ruolo chiave, dovendo accertarsi di creare un allineamento e una collaborazione del team a fronte di priorità e obiettivi chiari e ben definiti.

Altro aspetto importante per la valutazione delle performance è certamente il continuous feedback, il feedback continuo che ad oggi viene sostenuto dalla tecnologia ma che per essere davvero funzionale richiede anche un cambiamento culturale.

Perché in effetti, Digital HR, come abbiamo anticipato in apertura, non significa introdurre in azienda soluzioni tecnologiche innovative per il semplice gusto di farlo (rischiando tra l’altro di offrire ai candidati un’immagine di sé poi non rispecchiata dalle reali dinamiche interne), ma adottare un nuovo modo di considerare l’HR. Perché l’aspetto più importante è, e continuerà ad essere, la visione strategica ed è proprio qui, prima che sulle tecnologie, che si deve concentrare l’attenzione degli HR.

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