Ottimizzare la comunicazione interna aziendale? Riesce meglio se lo strumento è unico

La comunicazione interna aziendale, quel flusso di informazioni e scambi di comunicazioni che coinvolge le organizzazioni dall’interno, è considerata da molte aziende un’attività troppo macchinosa per poter essere gestita con efficacia. Tuttavia, la CI (comunicazione interna) è un’attività di grande valore strategico che permette di aumentare il coinvolgimento dei dipendenti a tutti i livelli e di tutte le possibili sedi esistenti sul territorio oltre ad influire positivamente sulla e la produttività aziendale. Per questo motivo, MyNet permette alle aziende di scegliere tra un’ampia serie di funzionalità legate alla comunicazione e al marketing interno che permettono di semplificare i rapporti tra azienda e dipendenti, utilizzando nient’altro che un’App da scaricare sul cellulare.

Insomma, comunicare con i dipendenti attraverso lo strumento che questi usano quotidianamente per svolgere tutte le attività associate al lavoro, dalla gestione delle ferie, alla timbratura di inizio e fine giornata lavorativa, alla consultazione di documenti utili, significa semplificare la routine delle persone e, soprattutto, essere certi che le comunicazioni raggiungano tutti, ovunque si trovino. Uno degli obiettivi primari per aiutare le aziende ad ottimizzare la propria CI, infatti, consiste nel permettere loro di limitare al massimo il numero di strumenti a cui dipendenti e collaboratori devono prestare attenzione. Molto spesso capita che quando ci sono troppi canali e strumenti, le persone ne utilizzino solo una piccola parte o soltanto quelli che sono di loro diretta competenza, tralasciandone degli altri e perdendosi di conseguenza le informazioni pubblicate. Troppe realtà adottano contemporaneamente, infatti, l’intranet aziendale, le newsletter, i blog, i social network e le app di messaggistica istantanea esterne ma esiste un’alternativa più semplice e sostenibile: si tratta dell’App aziendale MyNet.

Cos’è la comunicazione interna

Prima di addentrarci nella definizione di comunicazione aziendale interna, è importante comprendere che cosa significa “comunicare”. A differenza di “informare”, comunicare implica un processo che prevede la messa in comune, lo scambio e la condivisione. Per gestire al meglio un’organizzazione, ovvero un insieme di persone unite per il raggiungimento di uno scopo comune, sia la comunicazione che la trasmissione di informazioni hanno un ruolo fondamentale.

Molto spesso, come esempio di comunicazione aziendale interna, si citano circolari, comunicati, ordini di servizio e avvisi affissi in bacheca. Da ciò che abbiamo appena visto però, è evidente che associare la comunicazione interna in azienda a questi esempi è riduttivo. Le attività che rientrano nella CI sono numerosissime e hanno lo scopo di creare una rete interna di flussi con cui diffondere informazioni, saperi e conoscenza tra il personale, condividere obiettivi e valori, aumentare l’engagement del personale e avviare attività di employer branding.

Insomma, si tratta, secondo la definizione di Dolphin (2005) di “costruire e nutrire le relazioni con i dipendenti, stabilire fiducia, fornire informazioni tempestive e affidabili e quindi contribuire alla motivazione generale”.

Comunicazione interna ed esterna

L’obiettivo della comunicazione esterna è chiaro: coinvolgere potenziali clienti e stakeholder e fidelizzare quelli già acquisiti così da aumentare i profitti e migliorare i risultati di business. Il successo di qualsiasi organizzazione è però sempre più il frutto di un’ulteriore variabile che sta particolarmente a cuore a MyNet: le risorse umane. Ed è proprio a loro che si rivolge la comunicazione interna. Creare un ambiente lavorativo produttivo sano e piacevole, un’identità di visione e obiettivi capaci di accomunare l’azienda ai suoi dipendenti è fondamentale per trasformare il personale in ambasciatori del brand emotivamente coinvolti e desiderosi di pubblicizzare l’organizzazione, e il servizio o prodotto che questa offre, presso la propria rete di conoscenze e diffondere un’immagine aziendale accattivante capace di favorire l’acquisizione di nuovi clienti (e talenti).

Di fatto, comunicazione interna ed esterna vanno quindi intese come attività complementari. L’unica vera differenza sta nel pubblico: se la seconda si rivolge all’esterno, la prima si rivolge invece all’interno dell’organizzazione. Dipendenti, collaboratori e stakeholder assumono un’importanza strategica pari, se non superiore, a quella dei clienti esterni. Si tratta insomma di intendere la comunicazione verso i dipendenti come una forma di marketing rivolta all’interno dell’organizzazione.

A cosa serve la comunicazione interna aziendale?

Secondo i dati emersi dal Report Gallup del 2017, il 67% dei lavoratori non si sente coinvolto della propria azienda e il 18% è persino attivamente disengaged, impegnato cioè nel mostrare e trasmettere il proprio disimpegno ai colleghi. Una sorta di sabotaggio interno a cui le aziende troppo spesso non prestano sufficiente attenzione. Sono dati di questo tipo che rendono evidente la necessità per le organizzazioni di adottare una comunicazione interna aziendale efficace, utile in particolare ad aumentare quel senso di fiducia tra management e dipendenti che subisce con facilità drastici cali in momenti di difficoltà.

Attraverso una buona CI è possibile motivare i dipendenti, farli sentire parte di un’unica realtà, creare in loro un forte senso di responsabilità verso l’organizzazione, il proprio ruolo e i colleghi. Ne deriva, ovviamente, la nascita di un clima di lavoro sereno e meno conflittuale, votato ad una cultura della comunicazione che vive di trasparenza e condivisione. Permette, insomma, di favorire lo scambio di informazioni, idee, suggerimenti e dubbi non solo tra i membri dello stesso team ma anche tra diversi gruppi, dipartimenti e aree aziendali. Una situazione che nel complesso non farà altro che aumentare l’affiatamento di gruppo ed elevare il livello di benessere organizzativo al contempo limitando gli errori e riducendo i costi.

Insomma, un’organizzazione che dialoga con i propri dipendenti trasmette un senso di attenzione ed importanza nei confronti del proprio capitale umano e riesce così non solo a diffondere il valore in termini di know how e competenze aziendali, ma anche a crearne di nuovo aumentando la credibilità dell’azienda e producendo un patrimonio intangibile difficilmente imitabile dalla concorrenza.

Gli strumenti della comunicazione interna

Tenuto conto che le organizzazioni sono organismi complessi costituiti da diverse unità, ognuna con necessità e micro obiettivi specifici e a volte persino con lingue diverse, le aziende tendono spesso ad impiegare più strumenti di comunicazione interna, dai più tradizionali ai più digitali, nel tentativo di segmentare comunicazioni e informazioni nel modo più efficiente possibile. Le comunicazioni della Direzione vengono inviate via mail, la notizia di nuovi ingressi in Azienda viene comunicata sull’Intranet aziendale, l’acquisizione di un nuovo contratto o partnership viene menzionata su LinkedIn, l’informazione collegata alla cena di Natale viene affissa in bacheca o alla macchinetta del caffè, giusto per fare alcuni esempi di comunicazione interna frammentata e multicanale.

Per quanto questa soluzione possa sembrare a primo acchito una scelta funzionale, emerge in fretta un grande rischio: costringere il personale a bilanciare la propria attenzione su più fronti non è mai una scelta saggia. Si pensi all’intranet aziendale (che perde d’efficacia costringendo i dipendenti al pc e spesso impiega interfacce grafiche poco coinvolgenti), alle newsletter (che finiscono per accumularsi alla posta elettronica in ingresso e ad essere lette, quindi, sempre troppo tardi), alle locandine nei luoghi di aggregazione (che, com’è ovvio, funzionano solo nel caso in cui tutto il personale frequenti un preciso spazio fisico e rendono impossibile per l’azienda avere la certezza di aver raggiunto ed informato tutto il personale) o ancora i magazine aziendali stampati o digitali (che pur avendo una certa utilità nel rafforzare l’immagine aziendale ne hanno certamente meno in termini d’efficacia comunicativa). 

Perché c’è bisogno di una nuova soluzione

Gestire le informazioni e le comunicazioni in questo modo, dovendo impiegare più strumenti ognuno dotato di una propria logica interna, rende complicato per dipendenti e collaboratori individuare nella CI un punto a favore della propria azienda. Ancor più perché utilizzare strumenti esterni per la comunicazione professionale, come le più celebri app di messaggistica istantanea, rappresenta per molti una vera e propria invasione del proprio spazio personale con alcune implicazioni anche a livello di privacy e di trattamento dei dati.  È vero che il cellulare è diventato un raccoglitore di vita e di lavoro ma è altrettanto vero che definire i confini tra i due ambiti è importante. Le comunicazioni professionali, inoltre, vengono considerate con maggior serietà e meno stress se si svolgono in uno “spazio di lavoro” come, appunto, l’App aziendale MyNet. Anche quando le intenzioni sono buone, infatti, è necessario tenere in considerazioni le necessità delle persone, ovvero semplificare al massimo tutto ciò che può essere semplificato così da trarne vantaggio in termini di chiarezza e velocità.

Parola d’ordine: semplificazione

Per le aziende, inoltre, si tratta di definire con precisione un piano di comunicazione che tenga conto delle diverse esigenze e, al contempo, riesca ad identificare con chiarezza l’obiettivo dell’organizzazione nel suo complesso così da diffonderlo e trasmetterlo a tutto l’organico. Poter compiere tutte queste operazioni impiegando un solo strumento aziendale, che permette all’organizzazione di avere la certezza della ricezione delle comunicazioni, ha chiaramente un incredibile vantaggio, ancor più se questo strumento coincide con un’App attraverso la quale i dipendenti possono svolgere tutte le attività associate al lavoro.

Tutto in un unico strumento: ecco perché le aziende preferiscono MyNet

Per semplificare tutte le attività associate alla CI le aziende possono adottare un unico strumento capace di garantire una comunicazione efficace con tutta l’organizzazione da un lato e con gruppi specifici di dipendenti dall’altro.

Attraverso la segmentazione degli utenti garantita dai moduli di MyNet, le aziende hanno infatti pieno potere nella gestione della comunicazione interna. Che si tratti dei post da pubblicare sulla Bacheca, il social network aziendale, o delle conversazioni di gruppo nel modulo Chat, o ancora della raccolta di feedback attraverso l’invio di questionari con il Modulo Sondaggi, gli amministratori possono selezionare di volta in volta, dal Back Office, i destinatari della comunicazione. In effetti, con MyNet è possibile non solo limitare il numero di mail in ingresso ma anche evitare la sovraesposizione informativa del pubblico interno, grazie alla possibilità di creare diversi target ai quali inviare comunicazioni pertinenti e personalizzate, assicurandosi infatti che ognuno riceva le sole comunicazioni che gli competono ed evitando di disperdere l’attenzione del personale. Il tutto, ovviamente, senza impiegare app esterne, nel pieno rispetto della privacy e del GDPR e attraverso uno strumento che garantisce all’azienda la proprietà del dato.

L’immagine aziendale? Va trasmessa anche nella comunicazione interna

Anche quando si tratta di comunicazione, mantenere salda l’immagine aziendale ha una certa importanza. I dettagli, che si tratti del logo o dei colori che identificano l’organizzazione, sono capaci di rafforzare il senso di appartenenza al gruppo fungendo da elemento identificativo. È proprio sulla base di queste dinamiche psicologiche che MyNet rende possibile per le aziende personalizzare la propria App aziendale, impiegando cioè i colori e i loghi forniti dell’azienda stessa. Su richiesta, MyNet procede infatti alla realizzazione di un’App aziendale full-brand che viene resa disponibile sugli store Android e iOS direttamente con il nome ed il logo dell’organizzazione così che i dipendenti la identifichino, a tutti gli effetti, come la loro App. Un servizio aggiuntivo, insomma, che permette alle aziende di dimostrare ancor più attenzione nei confronti del proprio capitale umano.