Un software gestione presenze? E’ meglio un App

La rilevazione presenze ha bisogno di nuovi strumenti, in gioco c’è la produttività dell’azienda.

Il software di rilevazione delle presenze è, nella sua semplicità, uno degli strumenti chiave nella quotidianità di ogni azienda.
Rilevare le presenze e archiviarne l’andamento storico è fondamentale per avere un quadro preciso sul funzionamento sia di un piccolo ufficio, sia di un grande stabilimento. Sul mercato sono presenti molteplici software di gestione delle presenze dei dipendenti: dai più basici a quelli più evoluti.
E non mancano i soliti fogli excel che, nella loro semplicità, possono comunque rispondere all’esigenza primaria: ovvero, la registrazione della timbratura classica, all’ingresso e in uscita.
Ma la gestione presenze è molto più della timbratura del cartellino e, per gestirla al meglio, un’app presenze è la soluzione ideale.

Perché è così importante la gestione presenze dipendenti

La rilevazione delle presenze dei dipendenti è molto di più di una semplice incombenza amministrativa. E, a differenza di quello che si può pensare, non ha a che vedere con la registrazione degli effettivi giorni di lavoro prestati dal singolo dipendente o collaboratore.
Tenere traccia di ingressi e uscite, registrare il corretto numero di ore giornaliere di lavoro, così come attribuire con precisione gli straordinari, è indispensabile per avere chiaro quale è il profilo della relazione che ciascuno di noi instaura con la realtà per cui lavora. E’ attraverso una corretta rilevazione delle presenze che è possibile comprendere le dinamiche della popolazione aziendale, e rivelare eventuali anomalie, date da, ad esempio, un numero molto elevato di straordinari oppure costanti ritardi o ancora una raccolta dati per eventuali analisi sul tasso di assenteismo, solo per menzionare alcune possibili casistiche. Senza contare poi che nell’analisi della produttività, le presenze sono un tassello decisivo per ricostruire le performance di una divisione o anche solo di un piccolo team. MyNet ci viene in aiuto grazie al Modulo Timbratore.

La timbratura presenze: cartellino o badge? Ci pensa l’app presenze

A livello collettivo, la timbratura del cartellino all’inizio di ogni turno è una delle immagini iconiche per identificare il concetto stesso di lavoro. Oggi, però, anche quella semplice consuetudine sta cambiando in profondità. Da un lato, perché la tecnologia ha permesso di rendere più fluida la registrazione presenze, superando di fatto l’inserimento fisico di una scheda all’interno di una timbratrice; dall’altro, perché l’organizzazione del lavoro non ha più reso necessaria la presenza fisica in un dato luogo e in un dato momento di dipendenti e collaboratori. Pensiamo, ad esempio, allo smart working: si lavora da casa, o da qualsiasi altro luogo, e la stessa concezione dell’orario di lavoro è superata. Anche se avessimo in tasca il badge più tecnologicamente avanzato, su quale dispositivo avremmo modo di strisciarlo?

L’app per la gestione delle presenze: un modo nuovo per rafforzare la relazione tra dipendente e azienda

Clark Valberg, il fondatore di InVision, una piattaforma digitale per la creatività collaborativa, a chi gli chiede perché la sua azienda non ha nemmeno un ufficio, risponde: “è lo smartphone il luogo più importante”. Non tutte le aziende, naturalmente, possono permettersi di scegliere un’organizzazione così estrema a livello operativo (InVision, in questo senso, è un vero caso di studio). Però le sue parole rendono bene l’idea su come sta cambiando il lavoro e come mutano certe consuetudini che immaginavamo come inamovibili. Infatti, non conta tanto avere una scrivania o una postazione da occupare per un certo orario. Conta, più che altro, avere uno smartphone e un pc che ci permettano di essere realmente parte di un’organizzazione e di collegarci ad essa, indipendentemente da dove ci troviamo. Ecco perché un’app per la gestione delle presenze è oggi lo strumento giusto per tracciare e favorire la relazione con i propri dipendenti e dare loro modo di registrare la presenza con un gesto semplicissimo, direttamente sullo schermo del loro telefono, anche qualora non dovessero varcare le porte dell’ufficio o dello stabilimento. La possibilità di registrare la propria presenza tramite smartphone è altrettanto utile per tutti quei profili che lavorano in cantieri sparsi sul territorio o anche per quei dipendenti che non si recano necessariamente ogni mattina e ogni sera, al termine del turno lavorativo, in sede, avendo la possibilità di sfruttare il mezzo aziendale assegnato per muoversi direttamente da casa al luogo dove devono operare e viceversa. Questa situazione, ad esempio, può capitare a moltissimi tecnici che operano sul territorio, da elettricisti, a manutentori, a tecnici ICT, antennisti, idraulici, profili più commerciali, ecc..   

MyNet e la migliore user experience per la gestione presenze

MyNet ha sviluppato un modulo “timbra cartellino” dedicato alla registrazione presenze. Lo abbiamo chiamato “Timbratore”. Nel realizzare questo modulo ci siamo interrogati a fondo per fare sì che il suo funzionamento potesse essere il più semplice e intuitivo possibile, riducendo al massimo il numero di tap e swipe da effettuare. Perché oggi, nel mondo complesso che viviamo, la semplicità è tutto, specie se si lavora al di fuori dell’ufficio, in una dimensione di smart o agile working. Dietro all’interfaccia utente, il modulo poi dialoga con ogni software gestione presenze, con il quale si integra senza alcun genere di conflittualità.
MyNet, in questo senso, ha un’architettura aperta per rendere facile la vita di tutti: dei dipendenti, che non devono perdere tempo, fosse anche solo per cercare il loro badge nelle tasche di giacche e pantaloni; e per le aziende, che possono fare a meno di qualsiasi genere di timbratura presenze ed annesse criticità da un lato (pensiamo ad esempio ai casi di mancata o errata timbratura, alla perdita del badge, a problemi collegati al timbratore fisico in azienda…) e che possono godere di dati sempre aggiornati in tempo reale dall’altro.