Troppi documenti? Ci pensa l'app archiviazione documenti aziendali con l'Armadietto virtuale

Quando si tratta di documenti aziendali utili a semplificare il lavoro delle persone in azienda, l’archiviazione deve necessariamente andare di pari passo con la condivisione. Per le organizzazioni si tratta infatti di individuare uno strumento con cui facilitare la gestione della documentazione aziendale in modo sicuro e, al contempo, rendere il materiale sempre disponibile a chi potrebbe averne bisogno. In un articolo abbiamo scoperto che uno dei principali ostacoli alla collaborazione sta proprio nella difficoltà che troppo spesso si riscontra mentre si sta cercando di recuperare informazioni utili a proseguire con il proprio lavoro o con un progetto di gruppo. Ma se si potesse utilizzare un Armadietto virtuale? MyNet è davvero lo strumento aziendale all-in-one e funziona anche da app archiviazione documenti aziendali: sicura, tracciabile e intuitiva.

Condivisione dei documenti aziendali: quando “facile” non significa “efficace”

L’evoluzione tecnologica ha permesso di considerare la condivisione dei documenti una pratica semplice e veloce quanto un click. Come file in una chat, come allegato in una mail, inviare documentazione, documenti aziendali compresi, ha smesso da tempo di essere un problema. D’altra parte, anche riceverla è diventato semplice, e i file, scaricati o salvati automaticamente sul nostro dispositivo, rimangono consultabili sempre e ovunque.

La tecnologia, insomma, ha di certo semplificato la pratica della condivisione ma impiegando strumenti come quelli citati qui sopra, dalle chat di messaggistica alle email, nasce un problema non di poco conto. Che succede infatti se il materiale condiviso non è più attuale e necessita di un aggiornamento? Com’è possibile essere certi che i destinatari riconoscano l’ultima versione del documento e la sappiano distinguere da una qualche versione precedente? L’archiviazione dei documenti aziendali deve infatti tener conto anche di queste necessità, particolarmente importanti per quelle aziende che, per natura, si ritrovano a dover aggiornare il proprio materiale documentale con una certa frequenza. È per questo, insomma, che MyNet ha sviluppato un modulo ad hoc per diventare l’app archiviazione documenti aziendali che semplifica al personale la ricerca e la consultazione del materiale.

L’app archiviazione documenti aziendali che permette di aggiornare il materiale quando necessario (ed evitare intoppi)

Una rete di commerciali cliente MyNet si è trovata ad affrontare, per questa ragione, una serie di poco piacevoli malintesi con i clienti. Raccontando delle proprie necessità, ha chiarito di dover spesso aggiornare i listini dei prodotti e di avere difficoltà nell’individuare un sistema semplice ed intuitivo con cui informare per tempo le persone. Le email, infatti, rischiavano di essere lette in ritardo e il materiale corrente di essere confuso con una versione ormai superata. In effetti, la gestione ottimale dei documenti aziendali a cui mirava la rete di commerciali prevedeva due obiettivi: assicurarsi della presa visione del materiale corretto da parte delle persone e, al contempo, garantire la consultazione delle versioni precedenti dei documenti.

Un problema piuttosto comune che può trovare però facile soluzione all’interno dell’App archiviazione documenti aziendali MyNet già impiegata per timbrare il cartellino e comunicare con l’azienda. Su suggerimento del referente di MyNet, sempre a disposizione dell’azienda per fornire consigli e suggerimenti utili, la rete di commerciali ha deciso di implementare l’App con il Modulo Armadietto, un vero e proprio spazio digitale per la gestione e archiviazione dei documenti aziendali.

La condivisione smart di modulo Armadietto

Armadietto ha permesso alla rete di archiviare e condividere in maniera precisa e ordinata i listini e tutto il materiale associato. Creando delle cartelle tematiche, infatti, gli amministratori hanno semplificato la consultazione dei listini distinguendo chiaramente tra quelli in uso e quelli ormai superati. Questa intuitiva organizzazione ha permesso infatti di conservare in sicurezza e rendere comunque sempre disponibile, per qualsiasi necessità, lo storico dei listini precedenti.

Dal Back Office, gli amministratori hanno inoltre la possibilità di rendere le cartelle accessibili solo ed esclusivamente alle persone a cui sono necessarie, evitando così di confondere e distrarre il resto del personale diffondendo informazioni che non gli competono.

Ancor più, Armadietto ha permesso alla rete di creare e rendere disponibili agli utenti tutta una serie di moduli da compilare impiegando nient’altro che l’App MyNet.

L’app archiviazione documenti aziendali che assicura la coordinazione della squadra

Cosa forse ancor più utile per affrontare situazioni in cui il materiale necessita di costante aggiornamento è la possibilità, da parte della rete, di poter tracciare le aperture dei documenti attraverso il Back Office. Apertura che può avvenire sia dall’App aziendale MyNet che da desktop, accedendo cioè alla piattaforma dal browser di un tablet o di un pc.

In termini di sicurezza d’allineamento, ciò significa che, al caricamento di ogni nuovo documento, è possibile essere certi di aver informato in tempo reale tutti gli utenti selezionati:

• attraverso la notifica push associata al caricamento di nuovi documenti aziendali

• attraverso la consultazione, da Back Office, dei dettagli relativi all’apertura dei documenti.

Insomma, l’organizzazione può essere certa della coordinazione dei collaboratori e di tutta la squadra perché sono i dati stessi a dimostrare che il team è davvero allineato.

Quindi, perché continuare con una confusa organizzazione del materiale aziendale rischiando brutte figure con i clienti e fastidiose incomprensioni con i collaboratori quando il modulo Armadietto, direttamente dell’App aziendale, risolve ogni difficoltà?