La resistenza al cambiamento in azienda: come affrontarla per raggiungere il successo

Se c’è una costante nell’attuale mercato questa è certamente il cambiamento. Negli anni passati è emerso con evidenza che le organizzazioni che rimangono ferme in un mercato dinamico, mantenendo management superati e tecnologie obsolete, si trovano costrette a vivere momenti di grave crisi e ciò è vero per le piccole imprese quanto per i grandi colossi. Si pensi, per fare degli esempi nel campo della tecnologia, a Nokia e Blackberry. Le aziende che oppongono resistenza al cambiamento, perché “si è sempre fatto così”, insomma, vengono ben presto rimpiazzate da realtà nuove e dinamiche capaci di muoversi con agilità in un mondo (e in un mercato) complesso e in perenne evoluzione, sfruttando strumenti tecnologici con cui migliorare costantemente il business, incentivare la comunicazione interna e la creazione di sani rapporti umani in azienda.

La digital trasformation è in effetti il cambiamento che con più frequenza si rende necessario nelle aziende e sempre più numerose sono le organizzazioni che decidono di introdurre nuove soluzioni tecnologiche per migliorare i processi aziendali, siano essi in campo HR, project management, qualità, customer service… 
Offrire nuovi strumenti al personale, però, non è sufficiente. Qualsiasi forma di cambiamento infatti, anche quello tecnologico, presuppone in primo luogo un cambiamento mentale. Eppure, modificare il mindset dei propri collaboratori non è semplice perché si tratta di affrontare la naturale resistenza al cambiamento delle persone.

La resistenza al cambiamento: cos’è

La resistenza al cambiamento, in psicologia, è considerata parte integrante dell’istinto di sopravvivenza delle persone, una naturale propensione a preferire ciò che si conosce, e che quindi si sa essere sicuro, rispetto a ciò che non si conosce, e che potrebbe perciò rivelarsi dannoso.

È evidente che, di fronte ad un cambiamento che si ritiene potenzialmente pericoloso, le persone adottano atteggiamenti che in modo conscio, o molto più spesso inconscio, ostacolano lo svolgimento stesso del progetto di cambiamento.

La resistenza al cambiamento in ambito organizzativo è un tema noto ormai da parecchi anni. Cambiare il modo in cui le persone lavorano e affrontano le loro mansioni è difficile perché implica modificare abitudini ormai consolidate e che si sono rafforzate nel tempo. Consuetudini, queste, che sono talmente note e familiari da essersi trasformate in automatismi capaci di garantire una certa efficienza e un significativo risparmio di “tempo mentale”. Potersi muovere nell’ambiente di lavoro con questa familiarità implica naturalmente limitare al massimo lo stress che invece caratterizza i momenti in cui le persone sono costrette a gestire situazioni nuove.

Tuttavia, migliorare le performance e l’efficienza e soddisfare le esigenze dei clienti rende necessario per le aziende adottare nuove tecniche, nuove soluzioni e nuovi strumenti. Per il personale, quindi, si tratta di abbandonare schemi di lavoro consolidati e affrontare l’ignoto. Che cosa possono quindi fare le aziende per favorire il cambiamento presso i propri collaboratori?

Gli elementi alla base della resistenza al cambiamento

La prima cosa da fare è conoscere quali sono gli elementi che, con maggior frequenza, stanno alla base della resistenza al cambiamento, così da poterli poi gestire e supportare le diverse persone nel loro viaggio all’interno di un cambiamento, sia esso strutturare, operativo o procedurale. Generalmente, i timori delle persone poste davanti al potenziale rischio rappresentato dalla novità rientrano in queste categorie:

1. “Cambiare è più rischioso che non cambiare”: come abbiamo visto, il timore che il cambiamento si possa rivelare dannoso porta le persone a preferire atteggiamenti, azioni e modi di lavorare consolidati. Spesso si preferisce mantenere strumentazioni o procedure poco agevoli e, in parte obsolete, perché ormai note e condivise da tutti, piuttosto che procedere ad un rinnovamento. Ciò che serve, per affrontare al meglio questo timore, è presentare un’onesta analisi dei rischi e dei vantaggi per permettere alle persone di osservare in prima persona la situazione reale, libera cioè da qualsiasi pregiudizio di fondo;
2. “Ho sempre lavorato in questo modo”: agire secondo metodi che si sono automatizzati nel corso del tempo non è soltanto “mentalmente economico” ma anche un modo attraverso il quale le persone riconoscono sé stesse e il proprio operato. Insomma, i dipendenti si identificano in un dato metodo di lavoro e la richiesta di cambiare appare come l’accusa di aver sempre lavorato nel modo sbagliato. La resistenza al cambiamento derivata da questa sensazione di essere personalmente attaccati può essere affrontata presentando con diplomazia le ragioni alla base della necessità d’innovare. I metodi non sono sbagliati, sono semplicemente cambiate le esigenze e gli obiettivi. Pensiamo, ad esempio, ad una realtà che nell’arco di pochi anni abbia raddoppiato il numero dei suoi dipendenti e dei contratti gestiti, passando da 50 a 100 dipendenti. Continuare ad operare senza delle procedure o con molti accordi presi a voce diventerebbe quanto mai difficile, dispersivo e inefficace, considerato l’aumento dei numeri e la nuova forza lavoro, non abituata agli accordi gestiti oralmente e priva di una visione passata;
3. “Non ho le competenze per gestire questo cambiamento e le sue conseguenze”: si tratta, questo, di un timore che i dipendenti difficilmente ammettono. Tuttavia, la paura di non saper affrontare le novità introdotte dal cambiamento può essere affrontata offrendo via via la giusta formazione alle giuste persone e rendendo chiaro sin dall’inizio che l’azienda prevede di affiancare i propri collaboratori durante la fase di cambiamento fornendo tutte le informazioni necessarie, da quelle teoriche a quelle pratiche;
4. “Questo cambiamento è un obbligo che mi viene imposto”: l’obbligo del cambiamento è per molte persone una significativa fonte di stress. Lo è nella vita privata e lo è ancor più nella vita professionale, dove la velocità del cambiamento è effettivamente imposta dall’alto. In efetti, la velocità con cui avvengono i cambiamenti è un fattore molto importante per permettere ai dipendenti di metabolizzare le novità. L’azienda, insomma, deve considerare di introdurre i cambiamenti in modo graduale ed offrire alle persone la possibilità di abituarsi ai nuovi metodi e alle nuove tecnologie.Ben venga quindi l’introduzione a piccoli gruppi o tramite beta test. Un’altra idea potrebbe essere quella di rivolgersi in primis a quei profili più digital, andando a mano a mano ad allargare il raggio d’azione e di coinvolgimento, facendosi aiutare dagli stessi beta tester nella veste di mentor. 

Digital Transformation e Change Management: la pandemia da Covid-19 ci ha resi più pronti ai cambiamenti

A partire dal 2017, il cambiamento che più si sta imponendo all’interno delle aziende è la trasformazione digitale. Già l’anno successivo, in questo articolo de Il Sole 24 Ore, si sottolineava tuttavia la necessità di associare la Digital Trasformation al Change Management. Il Change Management è un approccio che prevede una serie di attività strutturate che mirano a gestire il cambiamento in maniera ottimale, prendendo in considerazione prima di tutto l’aspetto umano, il mindset dei dipendenti. Apparirà evidente, infatti, che offrire al personale nuovi strumenti tecnologici, per quanto efficaci, possa risultare in una perdita di tempo, denaro ed energie se il cambiamento non avviene anche nei processi e nelle abitudini di tutto il personale.

Secondo l’indagine del 2020 di Assochange, in collaborazione con l’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, la pandemia Covid-19 sembra aver reso le persone più aperte al cambiamento. In effetti, la necessità di dover affrontare con emergenza una situazione di crisi mettendo in atto soluzioni che fino a poco prima non facevano nemmeno parte della cultura del lavoro italiana (si pensi allo smart working o al successo dell’e-commerce), sembra aver reso le persone più pronte a nuovi modi di lavorare, ad adottare nuove tecnologie e a prediligere modelli di leadership che spingono alla collaborazione e alla responsabilizzazione dei singoli in ottica di empowerment. Nel 2019, in epoca quindi pre-Covid, il 14% delle persone credeva che il cambiamento fosse tutt’altro che prioritario per le aziende mentre nel 2020 questa percentuale è scesa al 4%. Qualsiasi forma di resistenza al cambiamento, in questo periodo d’emergenza, è stata debellata dalla consapevolezza che cambiamento e sopravvivenza vanno di pari passo.

Affrontare la resistenza al cambiamento con le 4P del Change Management

Insomma, l’evidenza dimostra che per le aziende questo è un ottimo momento per adottare nuove soluzioni e nuove tecnologie. Al fine di avviare un’efficace Change Management e limitare la resistenza al cambiamento è stato teorizzato il cosiddetto modello 4P. Secondo questo modello, è necessario prendere in considerazione:

1. People: le persone, perché la gestione del cambiamento deve considerare il ruolo fondamentale delle persone e puntare al cambiamento del loro mindset;
2. Process: i processi, perché i processi devono essere rivisti in chiave moderna e digitale, per rimanere al passo con i tempi, migliorare le performance e limitare gli sprechi di tempo e denaro;
3. Platform: le piattaforme, perché è necessario introdurre in azienda tecnologie digitali capaci di supportare la produttività dei singoli e dell’azienda nel suo complesso aumentando al contempo il senso di appartenenza del personale;
4. Place: gli spazi, perché gli spazi di lavoro vanno reinterpretati alla luce delle nuove tecnologie e dei nuovi modi di lavorare, in ottica di smart working e modalità ibride. 

Il rilascio dell’App MyNet: formazione, assistenza diretta, materiale informativo

Quando si tratta di introdurre in azienda un nuovo strumento tecnologico, poco importa quanto utile o funzionale, fornire la tecnologia non è mai sufficiente ed è per questo che il rilascio di MyNet non termina (né tantomeno comincia) con il download dell’App aziendale da parte del personale. MyNet offre infatti alle organizzazioni un servizio completo al 100% che ha lo scopo di anticipare qualsiasi forma di resistenza al cambiamento gestendo sia la prima fondamentale fase di comunicazione interna rivolta al personale sia quella di assistenza e formazione.Questo nell’ottica di coinvolgere tutte le risorse nel processo di cambiamento e nell’introduzione di uno nuovo strumento digitale, evitando così di far sentire alcune persone escluse o abbandonate a loro stesse in queste fasi molto delicate

• Il kit marketing: per favorire un efficace cambiamento, adottare la giusta comunicazione interna è fondamentale. In effetti, gran parte della resistenza al cambiamento dei dipendenti, come abbiamo visto, viene meno quando viene loro dato modo di prendere familiarità con l’innovazione che l’azienda intende introdurre. Il kit marketing, che si costituisce di materiale testuale, grafico ed informativo di vario genere, ha lo scopo di incuriosire ed ingaggiare il personale e consentirgli di esprimere per tempo eventuali preoccupazioni o dubbi. Il risultato di queste attività, che possono andare dalla distribuzione in azienda di locandine, poster e flyer dedicati allo strumento e alle sue funzionalità ad email preimpostate che il management può inoltrare ai propri dipendenti, è quello di far sentire i dipendenti non più come “vittime” del cambiamento ma, al contrario, veri e propri co-costruttori.

• Assistenza diretta (e sempre ed esclusivamente umana): per affrontare al meglio il timore delle persone di non avere le giuste competenze per poter utilizzare un nuovo strumento tecnologico non c’è di meglio che assicurar loro assistenza in caso di bisogno. Per quanto il download dell’App e il suo uso siano semplicissimi, grazie alla grafica semplice e sviluppata mettendo l’esperienza dell’utente in primo piano, un referente MyNet è sempre pronto a fornire assistenza diretta a chiunque necessiti di aiuto. Questo servizio, che copre qualsiasi difficoltà, dall’accesso alla piattaforma alle domande sull’uso quotidiano, nasce con l’obiettivo di liberare completamente le aziende dalla gestione di qualsivoglia problematica e, al contempo, offrire supporto umano agli utenti così da superare l’ormai (purtroppo) consueta abitudine di gestire le domande delle persone attraverso meccanismi automatizzati che molto spesso rendono la risoluzione del problema un lungo e improduttivo percorso ad ostacoli.
• Formazione: per rassicurare i manager e gli amministratori della piattaforma, scelti dall’azienda all’interno del suo organico, fornendo loro la giusta formazione per rendersi perfettamente autonomi nell’uso del Back Office MyNet. Una formazione fornita da un referente diretto associato all’azienda che conoscendone ritmi, necessità e obiettivi, può suggerire trucchi e consigli utili a coinvolgere il personale attraverso l’App, incentivare la partecipazione e quant’altro secondo un servizio tagliato su misura.