Quanto costa un dipendente all’azienda? Ecco come funziona il calcolo relativo al costo del lavoro

Il calcolo del costo del lavoro dipendente, per un’azienda, è un’operazione complessa che comprende diverse variabili e voci di spesa. Prima di assumere un dipendente, è fondamentale per un datore di lavoro e per il reparto HR avere ben chiaro qual è il costo effettivo che l’organizzazione dovrà sostenere per assumere la nuova figura. Naturalmente, per definire quanto costa un dipendente, focalizzarsi esclusivamente sulla busta paga non è sufficiente. I costi dei dipendenti rappresentano una delle voci più onerose per le aziende in termini di spese: oltre alle singole retribuzioni comprendono infatti elementi come i contributi previdenziali e l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro senza dimenticare TFR, Tredicesima e Quattordicesima.
D’altro canto, è solo conoscendo l’effettivo costo di ogni lavoratore che le aziende possono scoprire se sono in grado di garantire un trattamento adeguato ai singoli lavoratori, sostenere eventuali nuove assunzioni o investire in formazione, incentivi e programmi di welfare aziendale con cui aumentare la soddisfazione e il benessere dei dipendenti.

Perché è vero, i costi associati ai dipendenti possono essere significativi, ma l’assunzione di nuovo personale può portare a un potenziamento dell’azienda e a nuove prospettive di business.
Quindi, quanto costa un dipendente all’azienda e quali variabili vanno considerate per effettuare il calcolo relativo al costo aziendale per dipendente?

Quando costa un dipendente?

Prima di approfondire quali sono gli elementi e le variabili che influenzano i costi dei dipendenti, partiamo da una considerazione chiave: quando si valuta il costo di un lavoratore dipendente non ci si può limitare a fare la somma delle sue buste paga.

Ad incidere profondamente sui costi complessivi che l’azienda deve sostenere ci sono infatti diverse altre voci. Queste possono essere distinte, per chiarezza, in spese dirette, a comprendere la retribuzione, e indirette, a comprendere invece i costi indispensabili allo svolgimento dell’attività lavorativa ma non direttamente legati alla produzione.

Al contempo è necessario considerare che in Italia esiste un complesso sistema di sicurezza sociale che prevedere l’erogazione di contributi previdenziali e assistenziali per i lavoratori e che questi incidono sul costo complessivo.

Cosa incide sui costi dei dipendenti

Per calcolare quanto costa un dipendente è necessario considerare:

RAL – Retribuzione Annua Lorda

La RAL è un elemento fondamentale da considerare per determinare il costo di un dipendente. Si tratta, letteralmente, della Retribuzione Annuale Lorda che il lavoratore percepisce tolte quindi le ritenute fiscali, previdenziali e assistenziali. Il suo importo varia in base al tipo di contratto di lavoro stipulato con il dipendente, dal suo livello di inquadramento, dalle sue mansioni svolte e così via e corrisponde alla somma si tutti gli stipendi lordi ricevuti dal dipendente nel corso dell’anno solare.

In linea generale, per calcolare la RAL si moltiplica la retribuzione lorda mensile per il numero di mensilità spettanti al lavoratore, a comprendere eventuali tredicesima e quattordicesima.

Contributi previdenziali (INPS) e assistenziali (INAIL)

Ulteriori elementi da tenere in considerazione per stabilire quanto costa un dipendente all’azienda sono i contributi previdenziali versati all’INPS e quelli assistenziali pagati all’INAIL. Si tratta di contributi che vengono divisi tra il dipendente, che può conoscerli consultando la trattenuta in busta paga, e il datore di lavoro.

I contributi INPS assicurano prestazioni previdenziali come la pensione, la malattia e la cassa integrazione, mentre gli importi dovuti all’INAIL coprono gli infortuni sul lavoro. La somma complessiva varia in base alla RAL e alla qualifica del dipendente oltre che dall’attività, dalle dimensioni e dalla natura giuridica dell’azienda.

In generale, per calcolare il costo del personale dipendente è necessario considerare che i contributi INPS e INAL rappresentano circa il 31% della RAL.

TFR – Trattamento di Fine Rapporto

Il TFR o Trattamento di Fine Rapporto rappresenta una liquidazione che dev’essere riconosciuta al dipendente al termine del rapporto di lavoro in caso di licenziamento, dimissioni o pensionamento. Si tratta, in poche parole, di una porzione di retribuzione che viene accantonata annualmente dal datore di lavoro stesso o presso un fondo esterno scelto dal dipendente e che spetta di diritto al lavoratore al termine del contratto.

Il TFR viene calcolare dividendo la RAL del dipendente per 13,5. Per approfondire, leggi l’articolo dedicato alla liquidazione del TFR.

Tredicesima e Quattordicesima

Le retribuzioni differite, comunemente note come tredicesima e quattordicesima, rappresentano variabili importanti da considerare per un’azienda interessata a stimare quanto costa un dipendente. Queste due buste paga aggiuntive vengono infatti erogate oltre alle normali dodici mensilità.

La tredicesima, prevista per legge per tutte le categorie di lavoratori dipendenti, viene accreditata a dicembre in occasione delle festività natalizie per fornire un sostegno al reddito del lavoratore. La quattordicesima, invece, è prevista solo in alcuni settori e viene erogata nel mese di luglio.

Le spese aggiuntive da considerare per calcolare quanto costa un dipendente

Calcolare quanto costa un dipendente implica poi tenere in considerazione tutta una serie di “spese aggiuntive”. Per fare degli esempi, basti pensare al costo dell’attrezzatura di lavoro necessaria per lo svolgimento delle attività lavorative (scopri qui come ottimizzarne le prenotazioni) o, ancora, agli eventuali rimborsi per trasferte e a tutti gli oneri associali alla specificità del lavoro del dipendente, dagli accordi sindacali, aziendali o nazionali.

Insomma, da quanto detto fin qui sarà ormai evidente che rispondere alla domanda “Quanto costa un dipendente al datore di lavoro?” è tutt’altro che semplice.

Una delle spese che più di frequente viene trascurata è quella relativa al costo sostenuto per la selezione e intervista dei candidati. Questa somma può essere calcolata dividendo i costi di selezione per il numero di candidati sottoposti al processo di selezione, ad includere insomma i costi del personale addetto alla selezione, dei responsabili operativi coinvolti nel processo e nell’amministrazione e gestione dei cv dei candidati.

Selezionare e intervistare i candidati richiede tempo, competenze e risorse e rappresenta quindi un impegno economico significativo, soprattutto se l’azienda non dispone di risorse umane esperte.

Naturalmente, segue poi la fase di onboarding del personale, che comporta anch’essa costi associati all’affiancamento, alla formazione e all’eventuale fornitura di strumenti di lavoro.

Approfondisci il tema della formazione a costi agevolati passando a questo articolo dedicato alla formazione finanziata.

Il calcolo del costo del dipendente: una simulazione

Come abbiamo visto, le variabili che incidono sul calcolo del costo del dipendente sono molteplici al punto che diventa corretto affermare che non esiste una formula univoca per colare quanto costa un dipendente ad un’azienda.

Per procedere qui con il calcolo del costo aziendale di un dipendente e effettuare una simulazione abbiamo considerato esclusivamente quelli che sono i costi direttamente riferiti al dipendente, ovvero la RAL, la tredicesima ed eventuale quattordicesima, il TFR e i contributi previdenziali e assicurativi.

Consideriamo il caso di un dipendente assunto a tempo indeterminato che guadagna 1.700€ lordi al mese: quanto costa questo dipendente all’azienda?

Per procedere al calcolo, la prima cosa da fare è risalire alla RAL o Retribuzione Annuale Lorda moltiplicando il percepito lordo mensile del lavoratore per le mensilità che gli competono. Ai fini di questa stima, ipotizziamo il lavoratore abbia diretto alla tredicesima e alla quattordicesima. Quindi:

RAL: 1.700 x 14 = 23.800€

A questo punto, passiamo a calcolare i contributi previdenziali e assistenziali a carico dell’azienda che, come abbiamo anticipato, corrispondono al 31% della RAL.

Contributi: (23.800 : 100)x 31 = 7.278€

E il TFR? Per calcolare il TFR è necessario dividere la RAL per 13,5. Nel nostro esempio:

TFR: 23.800 : 13,5 = 1.763€

Quindi, quanto costa all’azienda un dipendente con uno stipendio lordo di 1.700€ mensili? Sommando quanto ottenuto (23.800 + 7.278 + 1.763), possiamo concludere che l’azienda dovrà sostenere una spesa di 32.841€.

A questo, naturalmente, dovranno essere aggiunte tutti i costi diretti e indiretti di cui abbiamo parlato in questo articolo.

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