La novità dell’Armadietto di MyNet: la firma elettronica in app dei documenti aziendali

MyNet continua ad arricchirsi di nuove funzionalità che rispondono alle necessità delle aziende e che puntano alla semplificazione della quotidianità di ogni tipologia e settore di business adottando un approccio paperless capace di eliminare sprechi di carta e di tempo.
Permettere all’interno della piattaforma la firma elettronica con valenza legale rappresenta un ulteriore passo verso l’ottimizzazione dei processi organizzativi. L’obiettivo? Velocizzare le procedure amministrative, eliminare lo stress associato al lavoro e gestire in sicurezza i documenti aziendali.

Firma elettronica in app: perché è meglio della firma manuale

Sempre più aziende si stanno impegnando a dematerializzare e digitalizzare il proprio business e le proprie attività lavorative quotidiane. Per questo MyNet ha implementato, per le aziende clienti interessate, un add-on del Modulo Armadietto che consente di eliminare una volta per tutte le azioni tipiche dell’amministrazione aziendale: la stampa dei documenti, la firma manuale e l’archiviazione fisica dei documenti cartacei. Sarà ora possibile, infatti, offrire ai propri dipendenti e collaboratori la libertà di firmare elettronicamente i documenti all’interno del Modulo Armadietto, sia da desktop sia dall’App MyNet, proseguendo lungo la strada della digitalizzazione in maniera facile e sicura. La firma elettronica in app sarà infatti sempre più importante in un mondo del lavoro che vive sempre più di mobilità e in cui gli uffici non rappresentano più il luogo di lavoro privilegiato.

Infatti, la firma elettronica in app e da desktop permette di semplificare notevolmente tutti i flussi di lavoro, velocizzando procedure altrimenti lente e complesse e trasformandole in processi veloci e fluidi. Offrire ai propri dipendenti, collaboratori, clienti e partner la possibilità di firmare in formato elettronico significa gestire al meglio anche le situazioni di distanza fisica più importanti che impediscono la presenza fisica del firmatario.

I vantaggi della digitalizzazione

Insomma, la produzione dei documenti, la firma elettronica con valenza legale e l’archiviazione dei file avvengono digitalmente permettendo di risparmiare tempo e spazio e ottimizzare tutti i processi amministrativi e i contatti con i dipendenti, i clienti e i partner. La perfetta fusione tra sicurezza ed efficienza.

Dalla contabilità ai preventivi, dai contratti alle fatturazioni fino ai documenti associati alle risorse umane e alle attività commerciali: offrire agli utenti la possibilità di apportare ai documenti e ai contratti la propria firma elettronica significa infatti prestare attenzione alle necessità delle persone. Gestire i compiti amministrativi è difatti molto spesso un’attività lunga e complessa ed è per questo che MyNet ha implementato in Armadietto la firma elettronica così da ridurre i tempi (e la fatica) generalmente spesi dagli utenti in questo tipo di pratiche. Armadietto, infatti, si è già rivelato lo spazio virtuale ideale per le aziende per conservare e condividere in maniera sicura i documenti aziendali e con questo nuova funzionalità sempre più si rivela un Modulo di MyNet tra i più irrinunciabili.

Cos’è la firma in formato digitale

La firma elettronica dei documenti è un processo che permette di conferire valenza legale alla sottoscrizione di documenti in formato digitale.

Il CAD (Codice dell’Amministrazione digitale), modificato e integrato sulla base del Regolamento europeo eIDAS 910/2014 del 2016, prevede diverse tipologie di firme elettroniche. Queste si differenziano principalmente per il livello di sicurezza e la complessità del sistema di verifica dell’identità dell’utente firmatario e comprendono la Firma Elettronica Semplice (FES), la Firma Elettronica Avanzata (FEA) e la Firma Elettronica Qualificata (FEQ, in Italia nota anche come Firma Digitale). Poiché maggiore il livello di sicurezza maggiori i passaggi (e il tempo) che l’utente dovrà dedicare alla verifica della propria identità, MyNet garantisce all’azienda la possibilità di individuare il giusto compromesso tra sicurezza e User Experience a seconda delle necessità, offrendo due diverse forme di firma elettronica.

Prima di passare a descrivere come funziona la firma elettronica dei documenti, consideriamo quindi le firme in formato digitale offerte da MyNet.

Firma Elettronica Semplice

La Firma Elettronica Semplice, o FES, è definita dal Regolamento Europeo eIDAS come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzato come metodo di identificazione informatica”. Si parla generalmente di firma “semplice”, sebbene il termine non compaia nella legislazione, per distinguerla dalle altre tipologie e per sottolineare il suo valore di sottoscrizione informatica, vista l’assenza di meccanismi di autenticazione del firmatario “forti”.

La Firma Elettronica semplice è la firma elettronica più diffusa perché garantisce al firmatario processi rapidi e fluidi e corrisponde al primo livello di sicurezza e di riconoscimento legale della firma di un documento.

Firma Elettronica Avanzata

La Firma Elettronica Avanzata, o FEA, è definita invece come “l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”.

Si tratta di una firma di recente introduzione che prevede alcune caratteristiche di sicurezza aggiuntive che precedono la firma del documento informatico. Richiedendo alcuni criteri di verifica dell’identità del firmatario più rigorosi, ha un livello di sicurezza più elevato e garantisce non vengano apportate modifiche successive all’apposizione della firma.

La Firma Elettronica Avanzata ha lo stesso valore della firma autografa e i documenti firmati con FEA hanno la stessa efficacia probatoria della scrittura privata. Nel rispetto dei requisiti stabiliti dal Regolamento europea eIDAS, la FEA deve:

1. Essere connessa unicamente al firmatario;

2. Garantire l’identificazione univoca del firmatario;

3. Essere creata attraverso l’uso di dati che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;

4. Essere collegata a questi dati in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.

Come funziona la firma elettronica dei documenti con MyNet

Ora che abbiamo considerato le differenze principali tra FES e FEA, passiamo a scoprire come funziona la firma elettronica dei documenti con MyNet.
Il Modulo Armadietto consente agli amministratori della piattaforma di caricare documenti dal Back Office e renderli così facilmente consultabili agli utenti. Questi ultimi, inoltre, possono essere segmentati così da veicolare il giusto materiale alle giuste persone garantendo la massima privacy e sicurezza. L’Armadietto, compreso dell’add-on relativo alla firma elettronica, permette agli amministratori di rendere disponibili sulla piattaforma i documenti che richiedono la firma dei dipendenti e dei collaboratori.

Durante la fase di caricamento da Back Office sarà infatti possibile selezionare la tipologia di firma che si vuole applicata sullo specifico documento.

Dal punto di vista dell’utente, il caricamento di un documento che richiede la firma elettronica viene segnalato con una notifica push direttamente in App. Poiché il Modulo Armadietto è disponibile sia da desktop, impiegando il browser abituale, sia da App, la firma elettronica stessa potrà essere realizzata da qualsiasi dispositivo così da garantire agli utenti massima libertà e semplicità d’uso.

A seconda della tipologia di firma elettronica selezionata dagli amministratori dal Back Office, il firmatario potrà incontrare due processi distinti.

Come fare la firma elettronica dall’Armadietto: FES e FEA a confronto

Per via della sua semplicità e velocità, la Firma Elettronica Semplice è la soluzione ideale per gestire con facilità la sottoscrizione di tutte le tipologie più comuni di documenti e contratti. Ordini e conferme di ordini, preventivi, informative sulla privacy ma anche condizioni generali di contratto, dichiarazioni di riservatezza, contratti di lavoro, servizio e con i fornitori sono solo alcune delle tipologie di documenti generalmente validate attraverso la FES.

Per l’utente, fare la Firma Elettronica Semplice è un’operazione veloce che prevede un solo passaggio di sicurezza. Il sistema, infatti, mostra l’evidenziazione degli spazi in cui è richiesto l’inserimento della firma e propone in automatico la firma che già conosce del firmatario (il nome e il cognome) in alternativa all’inserimento della firma grafica manuale.

L’utente firmatario riceve a questo punto un sms sul proprio smartphone contenente un codice OTP con il quale confermare la propria firma. Terminato questo semplice processo, il certificato con valenza legale, corredato delle specifiche associate alla firma a comprendere data e orario, si salva automaticamente nel Back Office, dove rimane a disposizione degli amministratori e dei manager a cui è stata concessa la gestione dell’Armadietto di MyNet.

Nel caso in cui i documenti prevedano clausole vincolanti, come nel caso di contratti a termine, di prova, o di lavoro subordinato, è invece preferibile richiedere la Firma Elettronica Avanzata cui effetti giuridici ed efficacia probatoria coincidono con quelli della Firma Elettronica Qualificata o Firma Digitale.

Per creare la FEA, le fasi qui sopra descritte sono precedute da un passaggio iniziale che corrisponde ad una verifica aggiuntiva dell’identità dell’utente firmatario. Prima di poter apportare la propria firma, infatti, il sistema richiede l’acquisizione dei dati della carta d’identità o del passaporto del firmatario che vengono verificati prima di consentire la firma del documento informatico. In effetti, il sistema si occupa di valutare e verificare la validità in corso del documento inserito e solo in caso di esito positivo permette all’utente di proseguire nelle fasi successive che corrispondono, in ultima, a quelle descritte per la FES.

Il valore legale della firma elettronica

Una delle domande più frequenti tra le aziende interessate a proseguire lungo il cammino verso la digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti aziendali nasce dai dubbi relativi al valore della firma elettronica. Dal punto di vista legale, insomma, qual è la sua validità?

Le regole per l’uso legale e il riconoscimento delle procedure di firma elettronica negli stati dell’Unione Europea vengono stabilite dal Regolamento eIDAS che sancisce, inoltre, il principio di non discriminazione. Ciò significa, che l’ammissibilità legale di una firma non può essere rifiutata per il fatto di essere realizzata in formato elettronico.

Qualsiasi firma elettronica con valore legale creata da un servizio di fiducia (TSP) certificato da un Paese dell’Unione Europea ha valore probatorio all’interno dell’UE. Ciò significa, quindi, che il valore legale delle firme elettroniche è pari a quello di una normale firma.

Naturalmente, perché le firme elettroniche siano legalmente vincolanti, i fornitori stessi devono necessariamente soddisfare rigide norme e certificazioni. Per queste ragioni MyNet si è affiancata, per garantire questa integrazione del Modulo Armadietto, al partner tecnico Yousign, prestatore di servizi fiduciari (TSP) incluso nell’elenco Europeo dei TSP che emette i propri certificati in piena conformità con il regolamento europeo soddisfacendo i requisiti della normativa vigente in materia.

Insomma, le firme elettroniche apportate all’interno dell’App e della piattaforma MyNet hanno valore legale e conforme alle norme eIDAS e sono perciò riconosciute in Italia e nel resto dell’Unione Europea.

Un add-on di qualità

La firma elettronica viene attivata sul Back Office di MyNet come add-on del Modulo Armadietto e prevede l’acquisto di un vero e proprio pacchetto di firme a scalare con il quale le aziende possono offrire ai propri dipendenti la libertà di firmare i documenti direttamente all’interno della piattaforma MyNet, da desktop o da App. Per informazioni aggiuntive, non esitare a contattare MyNet per scoprire come funziona la firma elettronica e quale pacchetto si addice al tuo business.