Cos’è il codice etico aziendale e perché è così importante per le imprese

Il codice etico aziendale è un documento redatto dalle imprese per raccogliere al suo interno l’insieme di regole sociali e morali che l’impresa sente di voler far proprie e alle quali devono attenersi tutti coloro che appartengono alla specifica società aziendale.

Questo codice di condotta che definisce le responsabilità etico-sociali dell’azienda (sia verso l’interno sia verso l’esterno) e i valori che abbraccia ha cominciato a diffondersi nel corso degli anni ’80 negli Stati Uniti e dagli anni ’90 anche in Europa, coinvolgendo non più le sole grandi realtà ma anche quelle di piccole e medie dimensioni.
Ciò che caratterizza il codice etico aziendale è il suo carattere volontario. In effetti, il codice etico non è obbligatorio né vincolante ai sensi di legge ma ha lo scopo fondamentale di sottolineare e ricordare a tutti gli stakeholder qual è lo spirito, i valori e le regole generali che hanno animato l’azienda sin dalla sua fondazione. Insomma, un vero e proprio strumento di autoregolazione sempre più diffuso dalle aziende di ogni settore.

Ma nello specifico, cos’è il codice etico e di comportamento aziendale, chi lo redige e perché è così importante al giorno d’oggi per tutte le imprese?

Cos’è il codice etico aziendale

Se è vero che i vari CCNL disciplinano i rapporti di lavoro nei diversi settori e ambiti, è altrettanto vero che nulla dicono a proposito di comportamenti morali ed etica all’interno dell’impresa. È proprio per questo che entrano in campo i codici etici aziendali.

Il codice etico aziendale è un documento che raccoglie e presenta i valori, la mission e la vision aziendale e viene stilato e adottato volontariamente da un dato ambiente professionale. In questo documento vengono definite una serie di principi di base e regole comportamentali alle quali devono necessariamente attenersi tutti gli esponenti aziendali, dal dipendente al collaboratore fino al datore di lavoro. I diritti, i doveri e le responsabilità descritte nel codice etico, pur non avendo validità di legge, rappresentano per le imprese le coordinate dell’agire aziendale e, di conseguenza, le basi per la crescita futura.

È importante notare che le regole e i principi di responsabilità etico-sociale contenuti in questo documento si rivolgono tanto all’esterno quanto all’interno dell’organizzazione e hanno il fine ultimo di responsabilizzare i soggetti. Non è un caso che tra i principi più citati all’interno dei codici etici aziendali vi siano l’uguaglianza, l’equità, la riservatezza, la tutela della persona e dell’ambiente, l’onestà, l’imparzialità e la trasparenza.

Una scelta volontaria

Ma ritorniamo ancora una volta sull’aspetto fondamentale di questo documento: il suo essere realizzato su base volontaria.

La normativa italiana, infatti, non prevede l’obbligo per le imprese di realizzare un codice etico, sebbene questo non significhi affatto che il codice di condotta non preveda al suo interno sanzioni disciplinari.
In effetti, il codice fa proprio l’uso di meccanismi sanzionatori proprio per evitare che le condotte contrarie ai valori aziendali, e che potrebbero ledere gli interessi dell’intera organizzazione, passino inosservati.

Essendo un documento stilato su base volontaria quindi, quanto contenuto nel codice etico non è vincolato ai sensi della legge. Tuttavia, l’utilità del codice è ben altro e coincide infatti con l’identificazione di tutta una serie di norme e regole interne utili per dar vita a comportamenti e consuetudini virtuose (o, appunto, etiche), da parte dei membri dell’organizzazione.

Potremmo insomma considerare i codici etici come veri e propri patti di fiducia reciproca all’interno delle organizzazioni, proprio perché il codice stesso vive del riconoscimento e dell’approvazione delle persone a cui si rivolge.

Esattamente come abbiamo già sottolineato in questo articolo dedicato al piano welfare aziendale, insomma, stilare il documento è solo il primo passo. Quel che conta poi è saperlo condividere al meglio con tutti gli stakeholder e rendere il codice sempre accessibile a tutta la società aziendale.

Il codice etico…in un’App

Non è un caso che molte imprese rendano disponibile il proprio codice etico all’interno del modulo Armadietto della propria App MyNet. Conservato all’interno dell’armadietto virtuale accessibile da smartphone e da desktop, il codice etico può essere consultato in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

Di certo un grande vantaggio per le aziende che possono, con MyNet, decidere inoltre di richiedere ai propri dipendenti, collaboratori e, in generale, agli stakeholder, di apporre la propria firma elettronica per presa visione direttamente (e comodamente) all’interno dell’App.

MyNet è infatti il software gestionale in versione app che si pone l’obiettivo di migliorare la comunicazione interna, rendere più semplici le attività quotidiane di manager e dipendenti e ottimizzare tempi e risorse.

Tra i moduli disponibili per la realizzazione della propria App 100% personalizzabile, le aziende possano contare su funzionalità che spaziano dalla timbratura del cartellino (con Timbratore, per semplificare la registrazione delle presenze anche in esterna o dei lavoratori in smart working), al social network aziendale (con Bacheca, che recuperando la logica dei social network da vita ad uno spazio in cui comunicare e condividere novità con la community), dalla prenotazione di scrivanie, sale riunioni, mezzi e strumenti aziendali (con Prenotazione, il modulo che offre la possibilità di condividere al meglio le risorse ad uso comune) alla gestione semplificata della formazione, in presenza e in modalità e-learning (con Formazione, che tra le altre cose segnala a manager e dipendenti l’imminente scadenza di validità dei corsi).

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Chi e come si redige il codice etico aziendale

Per poter redigere al meglio il codice etico aziendale è importante cominciare da un’analisi puntuale di tutta la struttura dell’impresa per proseguire con una discussione interna volta ad individuare i principi etici generali che dovrebbero essere celebrati e caratterizzanti della realtà e terminare con una consultazione dei vari stakeholder per la condivisione di tali principi.

Ma chi si occupa di redigere il codice etico aziendale? In realtà, la legge italiana non prevede un soggetto specifico deputato a questo compito. Dato quanto detto sopra e i passi necessari a stilare il codice è evidente, tuttavia, che la scelta più adatta coincide con il management aziendale. D’altronde, chi meglio di una persona parte del management può avere l’autorità e il know-how per conoscere al meglio i valori fondamenti dell’organizzazione?

Anche per quanto riguarda la stesura del codice etico non esiste ad oggi una procedura standard. Eppure, può risultare utile tener presente che, generalmente, la struttura di un codice aziendale prevede tre distinti livelli/sezioni:

• Norme e principi etici e sociali: con riferimento diretto all’insieme delle norme alle quali gli esponenti aziendali devono attenersi;
• Sanzioni in caso di violazione: con la definizione dei provvedimenti interni attuabili in caso di violazione di una norma del codice e le modalità di controllo messe in atto per garantire e vigilare sull’osservanza del codice;
• Promozione delle norme: con informazioni a proposito delle modalità di divulgazione e promozione del codice oltre a quelle di applicazione e delle relative sanzioni.

Perché adottare un codice etico: i vantaggi

Ogni impresa, adottando il proprio codice etico aziendale, riesce non solo a prevenire l’opportunismo interno dettando una serie di regole e norme comportamentali di base, ma anche a costruirsi una solida reputazione esterna.

Infatti, se da un lato è vero che il codice etico permette di prevenire comportamenti irresponsabili o illeciti da parte di chi opera in suo nome o per suo conto, è altrettanto vero che il codice di condotta è un ottimo strumento per segnalare la responsabilità d’impresa ed essere positivamente percepiti dal pubblico. Il risultato? Un naturale aumento della brand reputation e della capacità dell’impresa di attrarre talenti.

Non è certo un caso che moltissime grandi imprese abbiano da tempo deciso di rendere pubblico il proprio codice etico, come ad esempio danno Google ma anche Mondadori e Coca-Cola.

Insomma, adottando un codice etico le imprese possono accrescere la propria reputazione e aumentare di conseguenza la fiducia dei clienti oltre che dei diretti dipendenti e collaboratori.

Ma le ragioni per cui le imprese dovrebbero dotarsi di un codice etico aziendale non finiscono qui. Infatti, le Leggi in materia di responsabilità sociale dell’impresa stabiliscono la necessità, da parte delle aziende, di dotarsi di modelli organizzativi per prevenire i reati (art.6 L.231/2001). In caso contrario, l’azienda viene considerata responsabile (e quindi sanzionabile) di qualsiasi violazione o illecito compiuto da un individuo che ne fa le voci o agisce in sua vece. L’adozione di un codice etico aziendale, con le sue regole precauzionali per ciascuna area di rischio, può rivelarsi molto prezioso per prevenire che tali violazioni alla Legge accadano.