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Più efficienza con la prenotazione intelligente degli asset aziendali

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Dalle auto alle sale riunioni, l’accesso a risorse e strumenti non può non passare attraverso un’app.

Auto e sale riunioni, certamente. Ma anche aule, strumentazioni tecniche e, in qualche caso, persino biciclette. Il numero di asset che le aziende mettono a disposizione dei loro dipendenti e collaboratori è in costante crescita. E non c’entra solo l’evoluzione del lavoro. Il grande trend che ci sta facendo via via abbandonare il concetto di proprietà per portarci verso quello dell’utilizzo interessa anche aziende e organizzazioni. Del resto, la tecnologia permette una fruizione estremamente facile di qualsiasi cosa, e fa sì che non si debba necessariamente possederla. In azienda vale lo stesso approccio.

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Excel addio! La prenotazione ha bisogno di nuovi canali

Fino a poco tempo fa era comune utilizzare dei fogli excel per prenotare l’utilizzo di un’aula o di una sala riunioni. Sulle colonne si indicavano i giorni; sulle righe, gli orari. E poi, bastava apporre una “x” per accaparrarsi quel determinato spazio. E talvolta capitava di vedere questi fogli excel stampati, attaccati sulle porte delle diverse sale riunioni. E se una riunione saltava all’ultimo? O se un incontro si prolungava inaspettatamente? O, ancora, se quel singolo spazio risultava indisponibile? Purtroppo non c’era modo di affrontare l’imprevisto o l’emergenza. Se poi dalle sale riunioni ci spostiamo sul parco auto, le criticità aumentano, così come i costi di inefficienze e sprechi.

Un’app per prenotare gli asset aziendali

MyNet ha previsto fin dal principio un modulo specifico per la prenotazione degli asset aziendali. E lo ha fatto costruendolo in modo del tutto innovativo: ossia, creando un vero e proprio catalogo nel quale, dividendoli per categorie, l’azienda può caricare tutti quei beni, quegli strumenti e quegli spazi che mette a disposizione del suo personale. Per prenotarli, è sufficiente scorrere il catalogo, trovare ciò che serve, inserire date e orari di utilizzo e giustificare la richiesta. La piattaforma, automaticamente, tiene conto delle diverse disponibilità e permette quindi un’assegnazione univoca di quel determinato asset. Il tutto, avviene attraverso un percorso semplificato di prenotazione, al fine di rendere questa operazione facile e veloce. E lo stesso vale anche per annullare quella richiesta, con il vantaggio che la rinnovata disponibilità di quel bene o di quello spazio viene recepita in tempo reale, liberandolo per un prossimo utilizzatore.

L’importanza del feedback

Al termine dell’utilizzo dell’asset aziendale, MyNet permette anche di restituire un feedback sull’esperienza appena effettuata. Se, ad esempio, in una sala riunioni il monitor risultava non funzionante, è possibile segnalarlo e permetterne una rapida sistemazione; o, ancora, se un mezzo si presentava in condizioni non idonee, è possibile farlo presente e programmare un intervento di manutenzione o pulizia. Il rapporto diretto che l’app permette di creare tra dipendente e azienda consente di attivare una relazione di responsabilità condivisa che, anche per quel che riguarda la prenotazione di asset, favorisce una naturale ottimizzazione sia dell’esperienza di utilizzo, sia del funzionamento di quel bene in sé.

video introduzione MyNet

Il video di presentazione

Il parco asset può crescere

Investire sulla semplicità di impiego, che solo un’app riesce a esaltare in questo modo, ha anche un ulteriore risvolto, ossia che l’azienda può aumentare il numero di beni e strumenti da mettere a disposizione dei propri dipendenti. Se, infatti, la gestione del parco asset viene semplificata, e l’operatività dei processi di utilizzo viene distribuita direttamente sui singoli utenti, allora per l’azienda diventa più facile e meno gravoso far crescere il suo parco asset. Grazie a una piattaforma di gestione imperniata su un’app e su un meccanismo di fruizione totalmente disintermediato, non sarà più necessario valutare se l’adozione di nuovi asset rappresenti un aggravio sugli uffici che poi, internamente, sono chiamati a gestire quegli asset. Un dettaglio non di poco conto, nel complesso percorso di ricerca dell’efficienza e dell’ottimizzazione della quotidianità aziendale.

Questo articolo è stato scritto da

Giulia Di Sopra