Più efficienza con l'app per la prenotazione smart delle risorse aziendali

Dalle auto alle sale riunioni, l’accesso a spazi e strumenti non può che passare attraverso un’app per la prenotazione delle risorse aziendali

Auto e sale riunioni, certamente. Ma anche aule, strumentazioni tecniche e, in qualche caso, persino biciclette. Il numero di asset che le aziende mettono a disposizione dei loro dipendenti e collaboratori è in costante crescita. E non c’entra solo l’evoluzione del lavoro. Il grande trend che ci sta facendo via via abbandonare il concetto di proprietà per portarci verso quello dell’utilizzo condiviso interessa anche aziende e organizzazioni. Del resto, la tecnologia permette una fruizione estremamente facile di qualsiasi cosa, e fa sì che non si debba necessariamente possederla. In azienda vale lo stesso approccio.
Per semplificare l’introduzione di questa nuova logica della condivisione, e renderla davvero efficace, l’uso di un’app per la prenotazione delle risorse aziendali è la soluzione ideale; ancor più se si tratta di utilizzare l’App per dipendenti che il personale in azienda già impiega per comunicare con i colleghi e i responsabili, richiedere ferie e permessi, timbrare il cartellino e ricevere la busta paga.

Excel addio! La prenotazione ha bisogno di nuovi canali

Fino a poco tempo fa era comune utilizzare dei fogli excel per prenotare l’utilizzo di un’aula o di una sala riunioni. Sulle colonne si indicavano i giorni; sulle righe, gli orari. E poi, bastava apporre una “x” per accaparrarsi quel determinato spazio. E talvolta capitava di vedere questi fogli excel stampati, attaccati sulle porte delle diverse sale riunioni. E se una riunione saltava all’ultimo? O se un incontro si prolungava inaspettatamente? O, ancora, se quel singolo spazio risultava indisponibile? Purtroppo non c’era modo di affrontare l’imprevisto o l’emergenza. Se poi dalle sale riunioni ci spostiamo sul parco auto, le criticità aumentano, così come i costi di inefficienze e sprechi.

Il punto, in effetti, sta proprio qui. Poter contare su un sistema smart di prenotazione delle risorse aziendali significa promuovere l’efficienza semplicemente ottimizzando la distribuzione delle risorse che l’azienda possiede. Poter affrontare quindi la prenotazione e la consultazione della disponibilità degli asset aziendali, dalle auto alle sale riunioni, significa semplificare notevolmente la quotidianità del personale e, al contempo, permettere a tutti di organizzare in autonomia, e al meglio, i propri to do e il proprio calendario di lavoro.

Un’app per la prenotazione smart delle risorse aziendali

Consapevole di quanta differenza possa fare la semplificazione del processo di prenotazione degli asset aziendali, MyNet ha previsto fin dal principio un modulo specifico dell’App per la prenotazione delle risorse aziendali: il Modulo Prenotazioni. E lo ha fatto costruendolo in modo del tutto innovativo: ossia, creando un vero e proprio catalogo nel quale, dividendoli per categorie, l’azienda può caricare tutti quei beni, quegli strumenti e quegli spazi che mette a disposizione del suo personale.

Quest’operazione può essere agilmente svolta dagli amministratori della piattaforma designati dall’azienda che, accedendo al Back Office, hanno piena libertà di organizzare il catalogo a seconda delle tipologie di risorse, persino riservando la prenotazione a gruppi di utenti prestabiliti e associando ad ogni asset le giuste informazioni relative all’uso.

Al personale, per prenotare la risorsa d’interesse, è sufficiente scorrere il catalogo, trovare ciò che serve, inserire date e orari di utilizzo e giustificare la richiesta. La piattaforma, automaticamente, tiene conto delle diverse disponibilità e permette quindi un’assegnazione univoca di quel determinato asset. Il tutto, avviene attraverso un percorso semplificato di prenotazione, al fine di rendere questa operazione facile e veloce. E lo stesso vale anche per annullare quella richiesta, con il vantaggio che la rinnovata disponibilità di quel bene o di quello spazio viene recepita in tempo reale, liberandolo per un prossimo utilizzatore.

È evidente, insomma, che l’app per la prenotazione delle risorse aziendali permette di ottimizzare, digitalizzando, il processo di prenotazione di qualsiasi asset rendendolo non solo più semplice, veloce ed intuitivo per le persone, che possono in effetti interfacciarsi con l’App aziendale da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, ma anche più efficiente, permettendo a tutti di conoscere in tempo reale la disponibilità delle singole risorse (e individuare, se necessario, alternative utili).

L’importanza del feedback

Al termine dell’utilizzo dell’asset aziendale, MyNet permette anche di restituire un feedback sull’esperienza appena effettuata. Se, ad esempio, in una sala riunioni il monitor risultava non funzionante, è possibile segnalarlo e permetterne una rapida sistemazione; o, ancora, se un mezzo si presentava in condizioni non idonee, è possibile farlo presente e programmare un intervento di manutenzione o pulizia. Il rapporto diretto che l’App MyNet permette di creare tra dipendente e azienda consente di attivare una relazione di responsabilità condivisa che, anche per quel che riguarda la prenotazione di asset, favorisce una naturale ottimizzazione sia dell’esperienza di utilizzo, sia del funzionamento di quel bene in sé.

Il parco asset può crescere

Investire sulla semplicità di impiego, che solo un’app riesce a esaltare in questo modo, ha anche un ulteriore risvolto, ossia che l’azienda può aumentare il numero di beni e strumenti da mettere a disposizione dei propri dipendenti in qualsiasi momento e senza difficoltà alcuna. Se, infatti, la gestione del parco asset viene semplificata, e l’operatività dei processi di utilizzo viene distribuita direttamente sui singoli utenti, allora per l’azienda diventa più facile e meno gravoso far crescere il suo parco asset. Grazie a una piattaforma di gestione imperniata su un’app e su un meccanismo di fruizione totalmente disintermediato, non sarà più necessario valutare se l’adozione di nuovi asset rappresenti un aggravio sugli uffici che poi, internamente, sono chiamati a gestire quegli asset. Un dettaglio non di poco conto, nel complesso percorso di ricerca dell’efficienza e dell’ottimizzazione della quotidianità aziendale.