Gestionale Ferie: dal vecchio foglio excel all’app MyNet

La richiesta delle ferie: chi decide?

Le ferie sono un diritto irrinunciabile dei lavoratori. Un’ampia storia giurisprudenziale ha infatti sancito che i lavoratori dipendenti, nemmeno se lo volessero, potrebbero rinunciarvi. Questo rappresenta un traguardo particolarmente rilevante in termini giuridici, di cui troppo spesso tendiamo a dimenticarci. Tuttavia, implica una serie di complessità nella vita quotidiana delle aziende che, nella gestione della richiesta ferie, sono chiamate a organizzarsi in modo estremamente efficiente, sia per bilanciare da un lato questo diritto inalienabile sia, dall’altro, per salvaguardare la necessaria operatività di uffici e stabilimenti, oltre a garantire un trattamento paritario ed uniforme nei confronti delle differenti richieste. In questa prospettiva, pertanto, non è semplice definire con precisione chi decide le ferie, ovvero quando e come si possono prendere. Si potrebbe dire che la decisione su quando e come fare le ferie viene presa nel quadro di un rapporto di condivisione tra azienda e lavoratore.

L’App MyNet, per quanto riguarda la richiesta ferie, si inserisce proprio all’interno di questa relazione, per facilitarla e renderla più fluida. Il team di MyNet ha studiato a fondo l’architettura di questi processi HR, intervistando responsabili delle Risorse Umane e anche tanti comuni impiegati che ogni giorno si occupano di gestione ferie e permessi per capire come lavorano e quali difficoltà sono chiamati ad affrontare. Da questo è nato il modulo Ticket HR. Ma andiamo con ordine.

La gestione delle ferie dei dipendenti: un esercizio di efficienza e diplomazia

Praticamente in ogni realtà aziendale, è ormai una prassi consolidata la definizione di un calendario ferie o di un piano ferie per i dipendenti, tendenzialmente compilato nei primi mesi dell’anno per l’interno anno o quanto meno per i mesi di maggior richiesta, come sono solitamente quelli estivi, che dia modo a tutti di distribuire le giornate di riposo al meglio, sia rispetto alle loro esigenze, sia rispetto alla necessità tecnico-operative, organizzative e produttive dell’azienda presso la quale operano.

La compilazione di un piano ferie è necessaria per garantire l’operatività e le dovute coperture nel corso di tutto l’anno, oltre a permettere di organizzare per tempo alcune attività come potrebbero, ad esempio, essere i differenti corsi di formazione ed aggiornamenti inseriti all’interno di un piano formativo aziendale che prevedono la partecipazione di un numero elevato di dipendenti.

Non è un caso se la programmazione delle ferie estive, ad esempio, avvenga con grande anticipo, spesso addirittura all’inizio dell’anno solare. In altre parole, la gestione delle ferie si traduce in un esercizio tutt’altro che semplice. L’azienda è, infatti, chiamata di fatto a negoziare singolarmente con ognuno dei propri dipendenti il momento più opportuno nel quale far ricadere le ferie di quest’ultimo, cercando chiaramente di rispettare al massimo le esigenze del singolo, anche per non innescare una perdita di engagement nei suoi confronti, oltre a fornire delle linee guida univoche a livello aziendale. Alcune realtà, ad esempio, potrebbero indicare dei periodi o settimane rosse dove i dipendenti non possono prendere settimane intere di ferie, questo a causa della stagionalità del business, o potrebbero suggerire la pianificazione di massimo due settimane di fila, trattando singolarmente i casi in cui vengano richieste tre settimane, o ancora, soprattutto nel caso di alcuni ruoli ed attività specifici, potrebbero richiedere il godimento delle ferie in alcuni periodi del mese. Basti pensare alla persona che si occupa delle buste paghe: difficilmente potrà assentarsi per ferie negli ultimi giorni del mese e nei primi giorni del mese successivo, a ridosso del periodo dedicato all’evasione delle buste paga. Naturalmente, l’informatica nel tempo è venuta in soccorso: i software di gestione ferie sono ormai estremamente diffusi e, grazie al fatto che siano spesso integrati nei programmi di amministrazione del personale, permettono di semplificare la gestione ferie anche in chiave contabile. Un dettaglio, quest’ultimo, di non poco conto. Il team di MyNet, nel suo lavoro di ricerca e analisi, ha potuto toccare con mano come anche le aziende meno evolute, che ancora definivano il piano ferie sui fogli excel, stanno ormai cedendo, una dopo l’altra, non potendo più reggere la complessità che questo delicato esercizio comporta.

E la gestione dei permessi? E’ più semplice, ma solo in apparenza

Per loro natura, i permessi sono di più semplice e immediata gestione. La ragione è intuitiva: come lo stesso termine lascia intravedere, i permessi servono a sbrigare contingenze del momento e, almeno tendenzialmente, il loro utilizzo è puntuale. Proprio questa caratteristica ha determinato, nel tempo, una gestione permessi all’interno delle aziende improntata alla praticità.

Ancora oggi, non è infrequente imbattersi in una gestione dei permessi organizzata attraverso un semplice foglio Excel, finalizzato principalmente a monitorare e conteggiare le ore di permesso richieste e fruite da ogni singolo dipendente. Il più delle volte, infatti, all’interno delle direzioni delle Risorse umane un impiegato è incaricato di custodire sul proprio personal computer il foglio excel dei permessi (in taluni casi anche le ferie vengono gestite attraverso un foglio excel), smarcando di volta in volta le ore richieste dai colleghi. Se un’azienda è piccola e concentrata su un’unica sede, il foglio excel può ancora funzionare. Ma, non appena l’articolazione dell’azienda si rivelasse un po’ più complessa, anche la banale gestione dei permessi, se ancora improntata sul caro, vecchio foglio excel, diventerebbe estremamente problematica. I permessi, infatti, vengono attivati con un preavviso minimo e, spesso, permettono di affrontare situazioni non preventivabili solo poche ore prima. Già la sola possibilità, attraverso un apposito software, di permettere ai dipendenti di inserire la richiesta di permesso autonomamente dai loro personal computer ha rappresentato un notevole passo avanti nel rendere più fluida questa prassi. Se vogliamo spingerci ancora più in avanti, un’applicazione mobile come MyNet, con un apposito tool per la richiesta permessi, rende questo meccanismo ancora più fluido.

Dal software per la gestione di ferie e permessi all’app.

Come abbiamo avuto modo di vedere, i software di gestione ferie e permessi sono di grande aiuto per dipanare le complessità che ogni azienda incontra nel rispettare l’irrinunciabile diritto al riposo previsto per ogni lavoratore (così come quello legato ai permessi che può prendere).
Tuttavia, la trasformazione digitale che ha cambiato così tanto i connotati del nostro lavoro determina un ulteriore ripensamento sulle modalità con le quali ferie e permessi vengono gestiti.
Oggi, infatti, il perimetro di ogni azienda è divenuto variabile: il digitale espande e comprime, a seconda delle necessità, l’assetto di team, funzioni e processi aziendali. E lo stesso avviene per l’orario di lavoro. Ecco che quindi servono degli strumenti nuovi per interpretare questo cambiamento e fare sì che l’azione amministrativa dell’azienda possa accompagnare in modo efficace l’operatività. In questa prospettiva, ad esempio, favorire un numero crescente di funzionalità in ottica mobile è realmente indispensabile, dal momento che è dallo smartphone che i lavoratori stanno abilitando un numero crescente di attività lavorative. MyNet nasce proprio con questo obiettivo: rendere immediata ed estremamente facile la gestione ferie e permessi, nonché totalmente già integrata nella suite gestionale di ogni direzione HR. Ci siamo concentrati in particolare sull’esperienza utente per fare sì che sull’app la gestione di ferie e permessi sia un qualcosa di fluido, concependo l’interfaccia in modo tale che si trasformi in un’azione immediata. MyNet, del resto, nasce sulla base di una considerazione molto semplice: lo smartphone è ormai diventato più che uno strumento di lavoro, un vero e proprio luogo al quale ognuno di noi accede continuamente, sia per ragioni di lavoro che di vita personale.
Perché, allora, non ampliare questo luogo creando uno spazio anche per una delle esigenze più importanti per ciascuno di noi: richiedere ferie e permessi e darci modo così di organizzare la nostra vita al meglio.

È così, insomma, che è nato il Modulo Ticket HR.

Come MyNet può aiutare concretamente la tua azienda

MyNet crea un filo diretto con l’ufficio HR dando modo al dipendente di gestire in prima persona la richiesta di ferie e permessi, tenendo traccia di tutte le richieste formulate, evidenziando lo stato di avanzamento della procedura di autorizzazione e mettendo a disposizione una chat per dialogare in tempo reale con i colleghi delle Risorse umane. Infine, un sistema di notifiche push permette a dipendenti e collaboratori di sapere il momento esatto in cui viene approvata la loro richiesta di ferie o il via libera per la richiesta di permesso.