Un'App badge lavoro per timbrare il cartellino con lo smartphone

La possibilità di digitalizzare alcune pratiche di lavoro ricorrenti può avere un impatto fortissimo sul budget aziendale. La questione è banale quanto certa: velocizzare le procedure permette di evitare inutili sprechi, portare a termine più attività ed ottimizzare al meglio le risorse, oltre a dedicare quelle presenti ad attività a maggior valore aggiunto. Per cominciare a digitalizzare in azienda è necessario considerare tutte quelle attività apparentemente semplici che dipendenti e collaboratori sono costretti a portare a termine ogni giorno. Un esempio? La timbratura del cartellino. Questa attività occupa i dipendenti dalle due alle quattro volte al giorno, nel caso in cui venga timbrata anche l’entrata e l’uscita dalla pausa pranzo. Per non parlare di tutte le attività e passaggi correlati a timbrature dimenticate, errate e così via. Con MyNet, basta un’app per il badge del lavoro all’interno del modulo Timbratore e la timbratura avviene con la geolocalizzazione e i QR code in modo semplice, sicuro e veloce.

La gestione manuale dei fogli di presenza: spreco e fatica

Un’azienda di costruzioni si è rivolta a MyNet nel tentativo di trovare una soluzione per gestire in maniera efficace i fogli di presenza. In effetti, l’azienda possedeva diversi cantieri all’interno della regione e i dipendenti, muovendosi tra questi a seconda degli incarichi, compilavano manualmente e in loco i fogli di presenza. I fogli poi, inviati agli uffici della sede principale, finivano sulla scrivania del personale HR che si preparava così a lunghi inserimenti manuali dei dati nel gestionale.

Una pratica di questo tipo non è soltanto dispendiosa in termini di tempo ma anche piuttosto delicata: una piccola distrazione, una grafia che rende una parola o un numero difficili da interpretare o un inserimento scorretto passano infatti inosservati fino alla chiusura del mese.

L’app badge lavoro che permette di timbrare il cartellino dallo smartphone

È evidente che per risolvere la questione è necessario trovare un’alternativa digitale alla gestione cartacea dei fogli di presenza, una soluzione che sia funzionale sia per dipendenti e collaboratori sia per l’azienda. Se i primi infatti necessitano di uno strumento con cui segnalare la propria presenza con facilità e ovunque si trovino, per la seconda si tratta di conoscere in tempo reale la rilevazione delle presenze e la disposizione del personale tra le varie sedi. Ancor più, una soluzione che sfrutta l’intelligenza artificiale, come un’app badge lavoro, permetterebbe di automatizzare la rilevazione di eventuali anomalie così da segnalarne, e renderle risolvibili, in tempo reale evitando che passi troppo tempo e, di conseguenza, diventi difficile ricordare orari e date. .

Insomma, una soluzione tecnologica che in realtà già esiste ed è una delle tante funzionalità dell’App MyNet; si tratta del Modulo Timbratore, di cui presentiamo le caratteristiche qui.

La paura del cambiamento

Introdurre in azienda un nuovo strumento può creare in molti casi un certo timore.

Per quanto la compilazione manuale dei fogli di presenza, sia cartacei che digitali, fosse una pratica complessa, l’azienda aveva comunque sviluppato una certa familiarità con il sistema. Il timore principale dell’impresa era quello di introdurre perciò una soluzione innovativa che, per quanto efficace, avrebbe costretto tutti ad un difficile periodo di transizione.

Questa paura del cambiamento, la cosiddetta resistenza al cambiamento, non è di certo così rara ed è stata tenuta in grande considerazione dal team di MyNet sin dalla sua nascita. È proprio per questo motivo, infatti, che la grafica dell’App si presenta semplice ed intuitiva, così da agevolare al massimo anche chi non ha particolare dimestichezza con la tecnologia. Ad oggi è chiaro che il cellulare e le app sono le interfacce tecnologiche più familiari alle persone (ne abbiamo parlato in questo articolo)e vengono impiegate per fare, letteralmente, qualsiasi operazione: dagli acquisti alla consultazione delle news, dalla creazione di playlist musicali al controllo dell’estratto conto bancario.

Anche il Modulo Timbratore, con il suo approccio user friendly e una grafica chiara e veloce, si è stato quindi pensato nell’ottica della semplificazione più efficace. Niente distrazioni che possano complicare la timbratura che, al contrario, MyNet punta a rendere un’operazione facile, veloce e sicura.

Decisa in ogni caso a muovere dei passi nel processo di digitalizzazione e convinta dalla grafica intuitiva impiegata per il Modulo, così come per l’intera App, l’azienda ha deciso di mettere Timbratore alla prova non solo sulla sue funzionalità ma anche sulla sua semplicità d’uso.

L’app per il badge lavoro che impiega al timbratura con geolocalizzazione e QR Code

A distanza di pochi mesi l’azienda ha voluto condividere con il network di imprese legate a MyNet la propria esperienza.

Il modulo Timbratore si è in effetti rivelato un’introduzione che ha permesso all’azienda di dire addio ai fogli di presenza cartacei e al personale di veder semplificata l’operazione di timbratura del cartellino. L’app è diventa il badge per il lavoro da portare sul cellulare che permette di segnalare la propria presenza da qualsiasi luogo, sede e cantiere.

L’app permette di timbrare il cartellino attraverso la geolocalizzazione degli utenti, soluzione ideale per favorire la rilevazione di presenza di quei dipendenti e collaboratori stanziati nei cantieri o che si trovano a girare tutto il giorno in furgone passando da una commessa all’altra o da un cliente all’altro senza per forza passare per la sede di appartenenza. La timbratura attraverso QR code è stata invece adottata per il personale impiegato negli uffici, permettendo loro di registrare la propria presenza semplicemente puntando la telecamera del cellulare verso il QR code associato alla sede o, se necessario, alla specifica stanza. Il modulo timbratore si sostituisce al badge o cartellino, consentendo così di evitare tutta una serie di attività collegate all’utilizzo di tale oggetto, dalla perdita del badge, alla sua rottura o dimenticanza. Grazie a MyNet non si corre più il pericolo di arrivare di fronte alla timbratrice ed accorgersi di aver dimenticato il badge a casa, dovendo così contattare l’ufficio HR o chi per lui per rendere noto il fatto e richiedere di registrare la propria presenza.

L’adozione di questa soluzione digitale per registrare le presenze del personale ha permesso all’impresa di liberare gli impiegati degli uffici HR del peso degli inserimenti manuali sui fogli di presenza cartacei e della rilevazione, a fine mese, di eventuali anomalie di timbratura. Aspetto molto apprezzato dalle figure che si occupano di amministrazione del personale e payroll visti i tempi stretti per evadere le paghe e le svariate attività collegate alla chiusura dei singoli cedolini. In effetti, l’App MyNet segnala in tempo reale agli utenti eventuali anomalie, dai ritardi alle dimenticanze, permettendo ai singoli di risolvere in tempo reale il problema.

Insomma, una soluzione che accontenta davvero tutti.