Digitalizzare la comunicazione interna

Far dialogare meglio i dipendenti tra loro significa creare valore: le potenzialità di una comunicazione interna app-based

“Il luogo più importante del mondo? Lo schermo di pc e smartphone”.

A pronunciare quella che per molti può suonare come una provocazione è stato, ormai diverso tempo fa, Clark Valberg, il fondatore e ceo di InVision.
InVision è una piattaforma che permette di costruire user experience in modo collaborativo e che ha di fatto mandato in pensione il concetto di mock up. Valberg l’ha fondata nel 2011 e subito ha dovuto affrontare un grande problema: capire quante risorse destinare ad affittare un ufficio in una delle grandi città americane al centro dell’ecosistema dell’innovazione, come New York o San Francisco, tradizionalmente molto care. La risposta che si è dato è stata però secca: nessuna sede, i dipendenti di InVision lavoreranno tutti da remoto.
Oggi l’azienda ha circa un migliaio di dipendenti e il suo valore è stimato in circa 2 miliardi di dollari. Insomma, non proprio numeri da piccola startup di buone speranze. E tutt’ora non ha un suo quartier generale.

Le relazioni al centro

Il caso di InVision è certamente particolare. Ma non è così unico come si potrebbe pensare.
Nel mondo digitale sono sempre più numerose le aziende, grandi e piccole, che decidono di fare a meno di una sede fisica. O che, in alternativa, ricorrono ad affittare uffici temporanei, magari all’interno di spazi di co-working. La ragione non è solo economica, anche se i benefici in termini di risparmio sono significativi, in particolare per le realtà più giovani e meno strutturate. Ad esempio, nel quadro di un lavoro che cambia profondamente e di fronte alle generazioni più giovani che mettono al primo posto un equilibrio personale che non vuole rinunciare alla possibilità di fare esperienze anche molto diverse tra loro, adottare un modello di lavoro da remoto è funzionale ad attrarre e trattenere talenti.
Del resto, il lock-down lo ha dimostrato: tante aziende che, nel volgere di un fine settimana, hanno dovuto chiudere le loro sedi e basarsi sullo smart working, hanno scoperto che è stato comunque possibile garantire l’operatività anche senza avere gli uffici aperti.

Quali insegnamenti per le aziende “tradizionali”?

L’assenza di una sede non può chiaramente essere una ricetta valida per ogni azienda. Però, storie come quella di InVision sono in grado di insegnare qualcosa a tutti. In particolare, su quanto conti la comunicazione interna tra i dipendenti che, pur vedendosi solo in pochi momenti dell’anno, vivono lontani gli uni dagli altri, spesso anche in continenti diversi. Poter condividere idee, riflessioni, punti di vista e anche semplici considerazioni è molto più importante di quanto non si possa pensare. E la macchinetta del caffè, o la pausa pranzo, potrebbe non essere uno spazio sufficiente. Servono, piuttosto, contesti favorevoli e, con essi, strumenti adatti.

Un’app per mettere in rete i dipendenti con una comunicazione interna efficace

Per molti, la comunicazione interna è sinonimo di mail. Non è così. La casella di posta elettronica è diventato un posto sempre più affollato dove destreggiarsi diventa complicato e dove, proprio le comunicazioni interne all’azienda, sono responsabili di una quota importante del sovraffollamento. Ecco perché un primo passo da compiere dovrebbe essere quello di instradare le comunicazioni interne su canali diversi, più agili e immediati.
MyNet è nata anche con questo scopo: dare vita a uno spazio dedicato allo scambio di informazioni e parole tra colleghi, distinto da quello che avviene con la posta elettronica, decongestionandola. Anche fisicamente, sapere che la comunicazione interna avviene su una app mentre quella verso l’esterno avviene via mail, è importante.
Le ragioni sono diverse: in primo luogo, si può evitare il rischio di inviare per sbaglio a un cliente o a un fornitore un messaggio destinato a un collega; in secondo luogo, perché il flusso delle conversazioni con i colleghi ha bisogno di un dinamismo che non può essere quello di un messaggio di posta: interazioni veloci, spesso informali, il più delle volte dirette, magari anche un linguaggio non propriamente curato.
E poi, molte conversazioni tra colleghi sono particolarmente lunghe e coinvolgono magari dieci o più voci diverse e la loro ricostruzione via mail è complicata.
MyNet consente invece di riprodurre la dimensione tipica delle chat e abilitare gli utenti a uno scambio di messaggi fluido e ordinato, oltre che protetto e sicuro. In più, eventuali allegati o documenti a supporto del confronto sono resi immediatamente disponibili.

L’azienda direttamente nello smartphone

A questi vantaggi si aggiunge poi il fatto che un’app come MyNet permette di riversare questo flusso di conversazioni direttamente nello smartphone di ciascun dipendente con una user experience estremamente avanzata, ben più efficace di quella tipica delle piattaforme di posta elettronica: un dettaglio tutt’altro che trascurabile. Senza contare, poi, che attraverso il meccanismo del credito di imposta a beneficio della digitalizzazione delle imprese, un’innovazione di questo genere può essere attivata praticamente a costo zero.