La definizione dei ruoli attraverso l’organigramma aziendale: cos’è e come funziona

Uno dei principali problemi che le aziende si trovano ad affrontare è legato all’organizzazione interna: processi, flussi di lavoro, distribuzione dei ruoli sono infatti fondamentali per sostenere una buona comunicazione interna e mantenere alte le performance. Per le aziende, il modo migliore per prendere in mano strategicamente la gestione dell’attività nel suo complesso coincide con la realizzazione di un organigramma aziendale, uno schema organizzativo che rappresenta graficamente la struttura interna dell’azienda e le figure che ci lavorano.

In effetti, l’organigramma aziendale è uno strumento utile per chiarire le dinamiche gerarchiche e definire con chiarezza ruoli, responsabilità, posizioni e relazioni di interdipendenza tra le persone. Un’illustrazione grafica di questo tipo, d’altro canto, è fondamentale per aiutare le risorse interne e tutti gli stakeholder (dai clienti ai collaboratori fino ai fornitori) a scoprire in breve chi è il responsabile per ciascuna area e rivolgersi così alla giusta persona per ottenere informazioni.

Cos’è un organigramma aziendale: significato e definizione 

L’organigramma aziendale (chiamato anche diagramma aziendale, schema di organizzazione aziendale o, in inglese, organizational chart) è una rappresentazione grafica che consente la visualizzazione chiara e immediata della struttura organizzativa aziendale a comprendere i ruoli, i legami funzionali e gerarchici tra le persone, la divisione dei compiti e le responsabilità di chi lavora in azienda.

Naturalmente, trattandosi della fotografia di un preciso momento storico, l’organigramma è uno strumento “vivo” che necessita di essere integrato, modificato e aggiornato per registrare i cambiamenti che avvengono, sia in termini di ingressi e uscite sia di avanzamenti di carriera.
Una chiara definizione dell’organigramma aziendale può prendere in esame l’intera struttura organizzativa o una sua singola parte (in questo caso, come vedremo, parliamo di organigramma funzionale).

Come anticipato in apertura, la realizzazione di un organigramma trasparente è di vitale importanza per tutte le aziende interessate a mantenersi competitive sul mercato. Non esiste realtà, infatti, che non abbia bisogno di definire la propria struttura portante attraverso una chiara rappresentazione in formato diagramma dei flussi di lavoro, dei ruoli chiave e dei rapporti diretti e indiretti. Anche un organigramma aziendale semplice, ben progettato e condiviso, può diventare uno strumento strategico per qualsiasi realtà — dalla piccola srl alla grande impresa commerciale — che voglia migliorare chiarezza organizzativa, rapidità decisionale e collaborazione interna

La rappresentazione grafica

Gli organigrammi aziendali sono dunque delle vere e proprie mappe visive capaci di mettere in evidenza, in modo immediato e intuitivo, la struttura organizzativa di un’impresa e le persone che ne fanno parte. Proprio per questo, è evidente che la rappresentazione grafica, o diagramma organizzativo, dev’essere il più completa e chiara possibile per permettere a tutti di comprendere a colpo d’occhio chi ricopre un determinato ruolo, chi coordina i vari reparti e come si sviluppano le relazioni gerarchiche

Per risultare efficace, lo schema di organizzazione aziendale deve essere completo ma al tempo stesso chiaro e sintetico, così che ogni collaboratore possa comprendere la propria posizione e riconoscere i referenti diretti.
Sinteticità, esaustività e intuitività restano le parole chiave di un organigramma aziendale semplice, ben costruito e facilmente leggibile.

È importante evitare rappresentazioni eccessivamente dispersive: più cresce la dimensione dell’azienda, più il diagramma aziendale tende a diventare complesso, ma una buona progettazione garantisce sempre una lettura immediata e coerente.

Solitamente, due sono gli elementi grafici che caratterizzano l’organigramma di un’azienda:

• Rettangoli e ellissi: a rappresentare persone o enti come dipartimenti, uffici e reparti;
• Lineecontinue e tratteggiate: a rappresentare le relazioni tra gli enti e le gerarchie aziendali. Se continue indicano legami diretti di tipo gerarchico tra uffici o soggetti, se tratteggiate indicano invece rapporti tra ruoli nei quali non esistono relazioni gerarchiche.

In base alla disposizione grafica, si possono individuare 4 diversi tipi di organigramma aziendale:

• Organigrammi aziendali orizzontali: disposti in larghezza, da sinistra verso destra;
• Organigrammi verticali: disposti in altezza in forma piramidale o ad albero. In questo caso, la cima del diagramma è occupata dalle figure manageriali o dalle entità principali;
• Organigrammi circolari: con al centro la direzione e tutt’attorno gli altri membri, con tanto più potere decisionale quanto più vicini al centro;
• Organigrammi misti: a comprendere elementi verticali e orizzontali.

Se non sai da dove inziare, un fac simile di organigramma aziendale ben realizzato può già offrirti un quadro chiaro della struttura interna e diventare la base per personalizzare, in modo semplice, lo schema della tua impresa.

I ruoli da inserire nell’organigramma aziendale 

Ora che abbiamo visto le diverse tipologie di rappresentazione dell’organigramma aziendale non resta che scoprire quali elementi, tra ruoli e figure, inserire nel grafico.
In realtà, le persone da nominare all’interno del modello organizzativo dipendono strettamente dalle necessità specifiche dell’azienda: l’organigramma di un’azienda commerciale, ad esempio, sarà diverso da quello di una società di consulenza o di una srl manifatturiera.

In generale, però, la maggior parte degli organigrammi aziendali include quattro categorie principali di figure:

• Top management: i responsabili delle decisioni che più incidono sull’azienda e sulla sua immagine;
• Responsabili di funzione o di progetto: i quadri intermedi dell’azienda che fungono da ponte tra i dirigenti senior e le figure operative, coordinando attività e risorse:
• Core operativo: i lavoratori che svolgono le attività concrete sulla base di quanto definito dall’apice strategico;
• Professionisti di supporto: lavoratori esterni o subappaltati che supportano il personale interno nelle varie attività fornendo competenze complementari in aree specifiche come IT, marketing o HR.

Un diagramma organizzativo aziendale ben costruito mette in evidenza non solo le relazioni gerarchiche ma anche le interdipendenze tra le diverse funzioni.

Qualunque siano le figure che deciderai di inserire nel tuo organigramma aziendale, ricorda che l’obiettivo principale è facilitare la comunicazione interna e rendere più chiari i flussi di lavoro e le responsabilità operative, elementi chiave per una gestione efficiente della tua impresa.

L’utilità degli organigrammi aziendali 

L’organigramma aziendale è uno strumento fondamentale per i reparti HR e per i manager che desiderano avere una visione chiara della gerarchia aziendale. Infatti, permette di individuare facilmente i responsabili dei team, migliorare la comunicazione interna e ottimizzare le funzioni lavorative.

Grazie a un diagramma aziendale ben impostato, diventa più semplice capire in modo intuitivo se esistono sovrapposizioni di mansioni o ruoli scoperti da coprire al più presto.

Gli organigrammi aziendali aiutano inoltre a distribuire al meglio le autorità. Osservando la rappresentazione grafica diventa semplice seguire un tradizionale iter approvativo e scovare così situazioni complesse in cui, ad esempio, un lavoratore si vede costretto a superare troppi filtri di approvazione per poter concludere la propria attività. O, ancora, per richiedere ferie e permessi. Proprio sulla base di queste relazioni, strumenti digitali come App MyNet possono sfruttare l’organigramma per impostare i flussi di approvazione delle richieste del personale (nel modulo Gestione Richieste), così da coinvolgere nei workflow approvativi solo le figure realmente responsabili, con una sorta di sistema a cascata.

Naturalmente, individuare tutti quei processi che vengono frenati o rallentati dall’assenza di chiarezza su ruoli, relazioni e responsabilità è fondamentale per poter mettere in atto azioni correttive capaci di ottimizzare i flussi e aumentare le performance aziendali oltre che semplificare la quotidianità lavorativa di tutte le risorse.

Un organigramma del personale ben concepito è poi preziosissimo per gestire al meglio il lavoro di ogni collaboratore rendendo semplice cogliere immediatamente le relazioni interne e rispondere a domande come “chi ha la responsabilità di che funzione?”, “chi risponde a chi?”, “come si suddividono i compiti?”. Riportare in forma grafica la struttura dell’azienda, con chi ne fa parte e il ruolo che ricopre, è utile d’altronde non soltanto ai dipendenti ma anche ai nuovi ingressi.
Se i primi possono infatti cogliere in modo intuitivo il percorso di avanzamento, i secondi possono comprendere al meglio le dinamiche gerarchiche per vivere al meglio il periodo di onboarding.

Tipi di organigramma aziendale

A seconda delle necessità e delle esigenze imprenditoriali, le organizzazioni possono mappare ruoli e gerarchie interne scegliendo uno dei modelli o tipologie di organigramma aziendale.

I tre modelli più diffusi sono: funzionale, divisionale e a matrice.

Organigramma funzionale 

Quello funzionale è il modello di organigramma più utilizzato. Viene generalmente adottato dalle realtà di piccole o medie dimensioni che producono beni standardizzati rivolgendosi principalmente a mercati interni.

Nell’organigramma funzionale, l’azienda viene suddivisa in aree affini o settori, dipartimenti e uffici (ad esempio, amministrazione, produzione, sales, marketing, etc.) raggruppando i lavoratori per specializzazione e manager di funzione cui spetta la responsabilità delle prestazioni del settore. In questo caso, quindi, la visione gerarchica vede al vertice la direzione generale (o il CEO) e scende via via passando dai settori e uffici che si occupano della direzione generale e del coordinamento fino ai reparti e alle singole figure che si occupano di attività sempre più specifiche.

L’organigramma aziendale funzionale ha quale vantaggio quello di rendere più semplice la supervisione delle performance di un singolo dipartimento garantendo così una buona efficienza locale grazie alla specializzazione dei ruoli. Il punto debole di questo modello coincide invece con i tempi di risposta spesso lenti e con l’accumulo di decisioni al vertice. In effetti, un’eccessiva specializzazione può impedire un buon coordinamento tra i reparti.

Organigramma divisionale 

Quello divisionale è l’organigramma più comune tra le grandi realtà multinazionali. L’organizzazione viene suddivisa in divisioni autonome, ognuna dotata di una propria direzione e di funzioni interne (marketing, vendite, produzione, amministrazione).

Ogni divisione è autosufficiente, ovvero ha una propria direzione e agisce come una struttura indipendente in grado di progettare, realizzare e commercializzare un prodotto o un servizio. Questo schema organizzativo aziendale è infatti noto anche come “struttura a prodotto” o “struttura per funzioni strategiche” proprio perché molti processi decisionali sono decentralizzati, cioè ripartiti tra le varie divisioni sottostanti. È proprio l’autonomia delle singole divisioni a rendere l’organigramma divisionale un tipo di rappresentazione particolarmente utile per le aziende con numerosi progetti da portare avanti contemporaneamente o attive in mercati differenti, con una divisione per paese.

Questo organigramma aziendale può a sua volta essere concepito in modo “geografico”, ideale per le aziende che operano su mercati ampi o con centri di produzione distribuiti e divisioni sussidiarie, o “di prodotto”, accorpando in un’unica divisione tutte le attività (ad esempio marketing e sales) che riguardano uno specifico prodotto o linea di prodotti.

L’organigramma divisionale ha il grande vantaggio di favorire la sana competizione interna tra i reparti e le varie unità operative stimolando tutti a dare il massimo e adattarsi alle differenze di prodotto, mercato e clientela. Allo stesso tempo, come sarà evidente, questo modello rischia di concentrare eccessivamente l’attenzione verso una specifica divisione, creando una forte autonomia rispetto all’amministrazione centrale. Il principale pericolo è infatti quello di perdere le sinergie e impedire l’approfondimento di competenze e specializzazioni al di fuori della singola divisione.

Organigramma a matrice 

L’organigramma aziendale a matrice è un modello che combina i vantaggi dei modelli funzionale e divisionale. Infatti, si sviluppa sia in verticale (per funzioni) sia in orizzontale (per progetti o prodotti), aiutando così a far emergere relazioni multiple su entrambe le dimensioni funzionale e specifica del business.

Questa tipologia di organigramma è più dettagliata delle precedenti e offre una visione estremamente trasparente rispetto alla definizione dei ruoli. Tipico di aziende di grandi dimensioni, ma non così raro tra quelle di dimensioni più piccole, l’organigramma a matrice prevede la presenza di manager che hanno la responsabilità di singole funzioni e progetti e ha il grande vantaggio di agevolare i flussi di lavoro, la comunicazione, la gestione delle risorse umane e la condivisione rendendo semplice a tutti scoprire a chi fare riferimento.

Per evitare che questa tipologia di organigramma comporti una serie di problemi organizzativi è fondamentale però prestare attenzione alla sua perfetta impostazione, necessaria per non incorrere in conflitti tra i collaboratori. Se ben impostato, l’organigramma a matrice rende semplice chiarire i ruoli decisionali e aumentare così l’efficienza e la velocità sia in ambito decisionale sia comunicativo.

Organigramma aziendale: esempi pratici per capire come strutturarlo

Dopo aver visto le principali tipologie di organigramma aziendale (funzionale, divisionale e a matrice) vediamo ora alcuni esempi pratici per capire come strutturare graficamente la propria organizzazione, in modo semplice e chiaro.

Si tratta di schemi di organizzazione aziendale semplici ma efficaci, che possono essere utilizzati come base da adattare alla propria realtà.

Esempio 1 – Organigramma aziendale funzionale per una PMI manifatturiera

Nel caso di una piccola azienda che produce componenti meccanici, la struttura più adatta è spesso quella funzionale, uno dei modelli di organigramma aziendale più comuni.

Al vertice troviamo la Direzione Generale, che coordina tre macroaree principali:

• Produzione, con un responsabile di reparto e tecnici di linea;
• Amministrazione e Finanza, con addetti a contabilità, paghe e acquisti;
• Commerciale e Marketing, con un responsabile vendite e figure dedicate a relazioni con i clienti e promozione.

Questo schema organizzativo aziendale è lineare, facilmente leggibile e consente di individuare subito chi si occupa di cosa.

È perfetto per aziende di piccole e medie dimensioni, dove la specializzazione dei ruoli e la chiarezza gerarchica sono elementi chiave per l’efficienza.

Esempio 2 – Organigramma aziendale divisionale per una società tech in espansione

Un’azienda che sviluppa software per diversi mercati internazionali può invece adottare un organigramma divisionale, una struttura più dinamica e flessibile.

Sotto la Direzione Generale troviamo più divisioni autonome, ognuna con un proprio responsabile:

• Divisione Italia, con team dedicati a sviluppo, vendite e assistenza clienti;
• Divisione Estero, focalizzata sui mercati europei;
• Divisione Innovazione, che si occupa di nuovi prodotti, ricerca e sviluppo.

In questo modello, ogni divisione funziona quasi come una piccola azienda indipendente, ma segue le linee guida strategiche del top management.

È un esempio adatto per società tech o aziende commerciali in crescita, che puntano su flessibilità e rapidità decisionale per rispondere ai cambiamenti del mercato.

Esempio 3 – Organigramma aziendale a matrice per un’azienda di servizi o consulenza

Le aziende che gestiscono più progetti contemporaneamente, come società di consulenza o agenzie digital, possono adottare un organigramma a matrice.

In questo modello, ogni persona ha due linee di riferimento: una funzionale, legata al proprio reparto (es. Marketing, IT, Amministrazione), e una di progetto, collegata al responsabile dell’iniziativa su cui lavora.

Ad esempio, un consulente marketing può rispondere al Marketing Manager per gli aspetti tecnici e al Project Manager del cliente per la gestione quotidiana delle attività.

Il vantaggio principale di questo schema organizzativo aziendale è la flessibilità: favorisce la collaborazione tra reparti e una migliore allocazione delle risorse.

D’altro canto, richiede una comunicazione interna chiara e una leadership condivisa, per evitare sovrapposizioni di compiti o decisioni.

Conclusione 

Come abbiamo visto in questo articolo, definire e mantenere aggiornato un organigramma aziendale completo, intuitivo e ben strutturato significa dare all’impresa una mappa organizzativa chiara, capace di favorire la collaborazione e la condivisione delle responsabilità.

Uno schema organizzativo aziendale ben progettato aiuta dipendenti e manager a orientarsi tra ruoli e funzioni, migliorando la comunicazione interna e rendendo più semplice individuare interlocutori e processi decisionali.

Curare e aggiornare l’organigramma nel tempo è fondamentale per mantenere l’organizzazione flessibile e reattiva ai cambiamenti del mercato, senza perdere efficienza. Anche un organigramma aziendale semplice, purché chiaro e accessibile a tutti, può fare la differenza nella quotidianità lavorativa.

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Domande frequenti sull’organigramma aziendale

1. A cosa serve un organigramma aziendale?
L’organigramma aziendale serve a rappresentare in modo chiaro e sintetico la struttura interna dell’azienda, evidenziando ruoli, responsabilità e relazioni gerarchiche.
È uno strumento fondamentale per semplificare la comunicazione, evitare sovrapposizioni di mansioni e rendere più efficienti i flussi decisionali.

2. Chi deve creare e aggiornare l’organigramma aziendale?
Generalmente è il dipartimento HR o la Direzione Generale a occuparsi della redazione e dell’aggiornamento dell’organigramma, con il contributo dei responsabili di area.
È importante che venga aggiornato ogni volta che cambiano persone, ruoli o reparti, per riflettere fedelmente la realtà aziendale.

3. Ogni quanto va aggiornato l’organigramma aziendale?
Non esiste una regola fissa, ma è consigliabile una revisione trimestrale o semestrale, o comunque dopo ogni riorganizzazione interna.
Un organigramma non aggiornato rischia di generare confusione e rallentare i processi decisionali.

4. Quali sono i principali tipi di organigramma aziendale e come si crea uno?
I modelli più diffusi sono quello funzionale (basato sui reparti), quello divisionale (organizzato per prodotto, mercato o area geografica) e quello a matrice (che combina funzioni e progetti).

Per realizzare un organigramma aziendale efficace è utile cominciare con l’identificare processi, ruoli e responsabilità e definire le linee di riporto. Il passo successivo consiste nello scegliere la miglior rappresentazione grafica e condividere il risultato con i dipendenti, ricordandosi di aggiornare l’organigramma per mantenerlo sempre attendibile.

5. Come condividere l’organigramma aziendale con i dipendenti?
Il modo più efficace è utilizzare piattaforme digitali che centralizzano le informazioni.
Con MyNet, ad esempio, l’organigramma può essere pubblicato in Bacheca e archiviato nell’Armadietto digitale, così da poter essere consultato da qualsiasi luogo e a qualsiasi orario direttamente nell’App aziendale, ricevendo notifiche in tempo reale in caso di aggiornamenti.