La definizione dei ruoli attraverso l’organigramma aziendale: cos’è e come funziona

Uno dei principali problemi che le aziende si trovano ad affrontare è legato all’organizzazione interna: processi, flussi di lavoro, distribuzione dei ruoli sono infatti fondamentali per sostenere una buona comunicazione interna e mantenere alte le performance. Per le aziende, il modo migliore per prendere in mano strategicamente la gestione dell’attività nel suo complesso coincide con la realizzazione di un organigramma aziendale, uno schema organizzativo che rappresenta graficamente la struttura interna dell’azienda e le figure che ci lavorano.
In effetti, l’organigramma aziendale è uno strumento utile per chiarire le dinamiche gerarchiche e definire con chiarezza ruoli, posizioni e relazioni di interdipendenza tra le persone. Un’illustrazione grafica di questo tipo, d’altro canto, è fondamentale per aiutare le risorse interne e tutti gli stakeholder (dai clienti ai collaboratori fino ai fornitori) a scoprire in breve chi è il responsabile per ciascuna area e rivolgersi così alla giusta persona per ottenere informazioni. 

Cos’è un organigramma aziendale: significato e definizione 

L’organigramma aziendale, o organizational chart, è una rappresentazione grafica che consente la visualizzazione chiara ed immediata della struttura organizzativa aziendale a comprendere i ruoli, i legami funzionali e gerarchici tra le persone, la divisione dei compiti e le responsabilità di chi lavora in azienda. Naturalmente, trattandosi della fotografia di un preciso momento storico, l’organigramma è uno strumento che necessita di essere integrato, modificato e aggiornato per registrare i cambiamenti che avvengono, sia in termini di ingressi e uscite sia di avanzamenti di carriera.
Una chiara definizione dell’organigramma aziendale può prendere in esame l’intera struttura organizzativa o una sua singola parte (in questo caso, come vedremo, parliamo di organigramma funzionale). 

Come anticipato in apertura, la realizzazione di un organigramma chiaro e trasparente è di vitale importanza per tutte le aziende interessate a mantenersi competitive sul mercato. Non esiste realtà, infatti, che non abbia bisogno di definire la propria struttura portante.
Per definire al meglio ruoli, rapporti diretti e indiretti e flussi di lavoro, una rappresentazione grafica in formato diagramma è particolarmente utile per mettere in luce l’impostazione stessa della società a comprendere funzioni, attività, responsabilità e quant’altro. 

La rappresentazione grafica

Gli organigrammi aziendali sono dunque delle vere e proprie mappe capaci di mettere in evidenza, in modo estremamente intuitivo ed immediato, la struttura dell’azienda e le persone che ne fanno parte. Proprio per questo, è evidente che la rappresentazione grafica dev’essere il più completa e chiara possibile per permettere a tutti di comprendere la propria posizione all’interno dell’organizzazione aziendale e di inquadrare referenti diretti e leader a cui rivolgersi. 

Sinteticità, esaustività e intuitività sono le parole chiave per la realizzazione di un buon organigramma. È fondamentale, infatti, che il diagramma non sia eccessivamente dispersivo (sebbene all’aumentare della dimensione dell’azienda è probabile si associ una maggior complessità dell’organigramma) e garantisca una lettura “a colpo d’occhio”. 

Solitamente, due sono gli elementi grafici che caratterizzano l’organigramma di un’impresa: 

• Rettangoli e ellissi: a rappresentare persone o enti come dipartimenti, uffici e reparti; 
• Linee continue e tratteggiate: a rappresentare le relazioni tra gli enti e le gerarchie aziendali. Se continue indicano legami diretti di tipo gerarchico tra uffici o soggetti, se tratteggiate indicano invece rapporti tra ruoli nei quali non esistono relazioni gerarchiche.  

Prestando attenzione alla rappresentazione visiva possiamo individuare 4 diversi tipi di organigrammi aziendali: 

• Organigrammi orizzontali: disposti in larghezza, da sinistra verso destra; 
• Organigrammi verticali: disposti in altezza in forma piramidale o ad albero. In questo caso, la cima del diagramma è occupata dalle figure manageriali o dalle entità principali; 
• Organigrammi circolari: con al centro la direzione e tutt’attorno gli altri membri, con tanto più potere decisionale quanto più vicini al centro;  
• Organigrammi misti: a comprendere elementi verticali e orizzontali. 

I ruoli da inserire nell’organigramma aziendale 

Ora che abbiamo visto le diverse tipologie di rappresentazione dell’organigramma aziendale non resta che scoprire quali elementi inserire nel grafico.
In realtà, le figure da nominare all’interno del modello organizzativo dipendono strettamente dalle necessità specifiche dell’azienda. 

Ad ogni modo, tra le figure che appaiono nell’organigramma generalmente vi sono: 

• Il top management dell’azienda: i responsabili delle decisioni che più incidono sull’azienda e sulla sua immagine; 
• I responsabili di progetto: i quadri intermedi dell’azienda che si occupano di fungere da ponte tra i dirigenti senior e le figure operative; 
• Core operativo: i lavoratori che svolgono attività operative mettendo in atto azioni concrete sulla base di quanto definito dall’apice strategico;  
• Professionisti di supporto: lavoratori esterni o subappaltati che supportano il personale interno nelle varie attività. 

Qualunque siano le figure e gli enti che deciderai di inserire nel tuo organigramma aziendale, ricorda che l’obiettivo è quello di aiutare dipendenti e collaboratori nella gestione della comunicazione interna e nell’implementazione di flussi di lavoro ottimizzati. 

L’utilità degli organigrammi aziendali 

L’organigramma aziendale è per i reparti HR un ottimo strumento per poter visualizzare la gerarchia dell’azienda, individuare i responsabili dei team e facilitare la comunicazione tra lavoratori e staff, potendo migliorare di conseguenza le funzioni lavorative. Infatti, l’organigramma aiuta a capire in modo intuitivo se esistono sovrapposizioni funzionali, con diverse persone ad esercitare le stesse mansioni, o se ci sono ruoli scoperti da occupare al più presto.  

Gli organigrammi aziendali aiutano inoltre a distribuire al meglio le autorità. Osservando la rappresentazione grafica diventa semplice seguire un tradizionale iter approvativo e scovare così situazioni complesse in cui, ad esempio, un lavoratore si vede costretto a superare troppi filtri di approvazione per poter concludere la propria attività. Individuare situazioni di questo tipo è ovviamente fondamentale per poter mettere in atto azioni correttive capaci di ottimizzare i flussi e aumentare le performance aziendali oltre che semplificare la quotidianità lavorativa di tutte le risorse. 

Un organigramma del personale ben concepito è poi preziosissimo per gestire al meglio il lavoro di ogni collaboratore rendendo semplice cogliere immediatamente le relazioni interne e rispondere a domande come “chi ha la responsabilità di che funzione?”, “chi risponde a chi?”, “come si suddividono i compiti?”. Riportare in forma grafica la struttura dell’azienda, con chi ne fa parte e il ruolo che ricopre, è utile d’altronde non soltanto ai dipendenti ma anche ai nuovi ingressi.
Se i primi possono infatti cogliere in modo intuitivo il percorso di avanzamento, i secondi possono comprendere al meglio le dinamiche gerarchiche per vivere al meglio il periodo di onboarding. 

Tipi di organigramma aziendale

A seconda delle necessità e delle esigenze imprenditoriali, le organizzazioni possono mappare ruoli e gerarchie interne adottando uno dei tre modelli o tipologie di organigramma aziendale. 

Organigramma funzionale 

Quello funzionale è il modello di organigramma più utilizzato. Viene generalmente adottato dalle realtà di piccole o medie dimensioni che producono beni standardizzati rivolgendosi principalmente a mercati interni. 

Nell’organigramma funzionale, l’azienda viene suddivisa in aree affini o settori, dipartimenti e uffici (ad esempio, amministrazione, produzione, sales, marketing, etc.) raggruppando i lavoratori per specializzazione e manager di funzione cui spetta la responsabilità delle prestazioni del settore. In questo caso, quindi, la visione gerarchica vede al vertice la direzione generale (o il CEO) e scende via via passando dai settori e uffici che si occupano della direzione generale e del coordinamento fino ai reparti e alle singole figure che si occupano di attività sempre più specifiche. 

L’organigramma aziendale funzionale ha quale vantaggio quello di rendere più semplice la supervisione delle performance di un singolo dipartimento garantendo così una buona efficienza locale grazie alla specializzazione dei ruoli. Il punto debole di questo modello coincide invece con i tempi di risposta spesso lenti e con l’accumulo di decisioni al vertice. In effetti, l’estrema specializzazione rischia in questo caso di impedire un buon coordinamento tra i reparti

Organigramma divisionale 

Quello divisionale è l’organigramma più comune tra le grandi realtà multinazionali e prevede la suddivisione dell’organizzazione in divisioni, organizzate a loro volta in organigrammi funzionali. Ogni divisione è autosufficiente, ovvero ha una propria direzione e agisce come una struttura indipendente in grado di progettare, realizzare e commercializzare un prodotto o un servizio. Questo modello è infatti noto anche come “struttura a prodotto” o “struttura per funzioni strategiche” proprio perché molti processi decisionali sono decentralizzati, cioè ripartiti tra le varie divisioni sottostanti. È proprio l’autonomia delle singole divisioni a rendere l’organigramma divisionale un tipo di organizzazione particolarmente utile per le aziende con numerosi progetti da portare avanti contemporaneamente o attive in mercati differenti, con una divisione per paese. 

Questo organigramma aziendale può a sua volta essere concepito in modo “geografico”, ideale per le aziende che operano su mercati ampi o con centri di produzione distribuiti e divisioni sussidiarie, o “di prodotto”, accorpando in un’unica divisione tutte le attività (ad esempio marketing e sales) che riguardano uno specifico prodotto o linea di prodotti. 

L’organigramma divisionale ha il grande vantaggio di favorire la sana competizione interna tra i reparti e le varie unità operative stimolando tutti a dare il massimo e adattarsi alle differenze di prodotto, mercato e clientela. Allo stesso tempo, come sarà evidente, questo modello rischia di concentrare eccessivamente l’attenzione verso una specifica divisione, creando una forte autonomia rispetto all’amministrazione centrale. Il principale pericolo è infatti quello di perdere le sinergie e impedire l’approfondimento di competenze e specializzazioni al di fuori della singola divisione. 

Organigramma a matrice 

L’organigramma aziendale a matrice è un modello che fonde quanto detto sin qui del sistema funzionale e divisionale. Infatti, si sviluppa sia in orizzontale sia in verticale, aiutando così a far emergere relazioni multiple su entrambe le dimensioni funzionale e specifica del business. 

Questa tipologia di organigramma è più dettagliata delle precedenti e offre una visione estremamente trasparente rispetto alla definizione dei ruoli. Tipico di aziende di grandi dimensioni, ma non così raro tra quelle di dimensioni più piccole, l’organigramma a matrice prevede la presenza di manager che hanno la responsabilità di singole funzioni e progetti e ha il grande vantaggio di agevolare i flussi di lavoro, la comunicazione, la gestione delle risorse umane e la condivisione rendendo semplice a tutti scoprire a chi fare riferimento. 

Per evitare che questa tipologia di organigramma comporti una serie di problemi organizzativi è fondamentale prestare attenzione alla sua perfetta impostazione, necessaria per non incorrere in conflitti tra i collaboratori. Se ben impostato, l’organigramma a matrice rende semplice chiarire i ruoli decisionali e aumentare così l’efficienza e la velocità sia in ambito decisionale sia comunicativo. 

Conclusione 

Come abbiamo visto in questo articolo, la definizione di un organigramma aziendale completo, intuitivo e ben realizzato è fondamentale per aiutare i dipendenti ad avere ben chiara la propria posizione all’interno dell’organizzazione e a sapersi orientare al meglio con colleghi e responsabili, riconoscendo chi ha la responsabilità delle decisioni, della pianificazione, del coordinamento e del controllo sull’attività. 

Prestare attenzione alla definizione del miglior organigramma è quindi importante per tutte le aziende che intendono aiutare l’organizzazione ad operare al meglio rispondendo per tempo ai cambiamenti del mercato e alle sollecitazioni dell’ambiente esterno. 

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