Le piattaforme per lo smart working? Ecco le tre caratteristiche fondamentali

Se una cosa è certa a proposito dello smart working è che lo scoppiare della pandemia da Covid-19 nel marzo 2020 l’ha reso un argomento di grande rilevanza.
In quella particolare situazione d’emergenza, infatti, questa particolare modalità di lavoro agile (anche se in una forma, appunto, emergenziale) è stata la misura adottata per riuscire a garantire una necessaria continuità di business lì dove possibile salvaguardando al contempo la salute pubblica.
Stando ai dati dell’Osservatorio smart Working del Politecnico di Milano, i 570.000 lavoratori in smart working (o smart worker) stimati nel 2019 hanno raggiunto la cifra di 6,58 milioni nel 2020, rappresentando quasi un terzo dei lavoratori dipendenti italiani.
Le aziende che già possedevano piattaforme per lo smart working si sono ovviamente ritrovate in una posizione di grande vantaggio rispetto a chi, per la prima volta, è stato costretto a adottare strumenti e tecnologie con cui proseguire l’attività in modalità agile. Ad oggi, di tecnologie per l’efficace gestione dello smart working ce ne sono molte, proviamo perciò a capire quali sono le caratteristiche che rendono una piattaforma la soluzione ideale per lavorare in smart working.

Che cos’è lo smart working

Prima di considerare quali sono le caratteristiche fondamentale di una piattaforma smart working, però, è necessario partire da una definizione di smart working.

Il lavoro agile corrisponde ad un nuovo modo di organizzare il lavoro, una rivoluzione culturale che combacia con un’innovativa logica manageriale applicabile sia in contesti privati che pubblici. Alla base dello smart working vi è un forte orientamento ai risultati e una volontà di compiere una valutazione sulla base della qualità delle performance e il raggiungimento degli obiettivi organizzativi piuttosto che sulla quantità di tempo passata dai singoli in ufficio.

Per comprendere che cos’è lo smart working in Italia è necessario considerare la legge n.81/2017 che, fornendo il quadro di rifermento per il lavoro agile nell’ambito del lavoro subordinato, definisce lo smart working come “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Una nuova cultura organizzativa basata su flessibilità, autonomia e responsabilizzazione

Questa stessa legge garantisce ai lavoratori in smart woking, sia in termini normativi sia retributivi, totale parità di trattamento rispetto ai colleghi e riconosce loro il diritto alla disconnessione, tema di non secondaria importanza.

Lo smart working, o lavoro agile, non va tuttavia confuso con il telelavoro. Mentre il primo elimina per il lavoratore i vincoli di tempo e spazio (l’unico vincolo rimane infatti la durata massima dell’orario giornaliero e settimanale, secondo le indicazioni di legge e la contrattazione collettiva), il secondo indica piuttosto un vero e proprio spostamento, in tutto o solo in parte, della sede di lavoro dagli spazi aziendali ad un’altra sede ma rimanendo entro i vincoli dei tradizionali “orari d’ufficio”.

Puntare sul lavoro agile implica concedere ai lavoratori flessibilità di orario e libertà di svolgere il proprio lavoro da qualsiasi luogo, piena autonomia nella gestione delle proprie attività e responsabilizzazione dei singoli.  A buon titolo, quindi, lo smart working può considerarsi parte integrante di una “people strategy” che punta a valorizzare il ruolo delle persone e dei rapporti, generando fiducia tra lavoratori e datore di lavoro.

Lavorare in smart working: quali sono i vantaggi del lavoro agile

Stando a Clic Lavoro, il portale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, il lavoro agile ha tre obiettivi principali: conciliare, innovare e competere.
In effetti, già da diverso tempo lo smart woking viene inteso come un innovativo approccio organizzativo adatto a rispondere contemporaneamente sia alle esigenze individuali dei lavoratori sia alle esigenze dell’impresa. Volendo considerare i vantaggi del lavoro agile è necessario considerare che lavorare in smart working permette di:

• Gestire più efficacemente il proprio work-life balance
• Impattare positivamente sulla qualità di vita e sul benessere dei lavoratori
• Risparmiare sui consumi interni all’ufficio
• Garantire la riduzione delle emissioni di Co2 grazie alla limitazione del numero di auto in circolazione per raggiungere il posto di lavoro
• Attrarre talenti
• Aumentare la produttività dei singoli

Ebbene sì. Stando ad una ricerca sullo smart working compiuta dal Politecnico di Milano, adottare il lavoro agile impatta positivamente sul rendimento. Pare, infatti, che l’incremento della produttività di un lavoratore in smart working sia dell’ordine del 15%.

Considerati tutti questi vantaggi, non stupisce che spesso lo smart working venga inteso come vera e propria forma di welfare aziendale, particolarmente apprezzata dai lavoratori genitori.
Impiegare le tecnologie digitali per gestire il lavoro agile può inoltre rappresentare un primo importante passo verso la digitalizzazione dell’organizzazione, piccola o grande che sia. Una cosa è certa, in ogni caso: si tratta di individuare le giuste piattaforme per smart working.

Piattaforme smart working: le tre caratteristiche fondamentali

Dopo aver ripreso la definizione di smart working data dalla normativa in materia e aver analizzato i vantaggi del lavoro agile, passiamo ora a considerare l’importanza di adottare le giuste piattaforme smart working.

Essere in smart working, per un lavoratore, non deve rappresentare un ostacolo alla produttività. Ecco perché la tecnologia ideale deve saper garantire il funzionamento migliore dell’organizzazione, ciò, nonostante eventuali distanze fisiche tra colleghi e con il datore. Venendo meno una sede fisica ufficiale in cui portare a termine la propria prestazione lavorativa, è la piattaforma smart working a dover rappresentare l’alternativo spazio digitale in cui comunicare, condividere contenuti ed organizzare meeting (virtuali).

Quindi, che cosa deve saper garantire una piattaforma per lo smart working?

1.     Social Collaboration

Le piattaforme smart working sono pensate per rispettare l’obiettivo primario di consentire alle persone di svolgere le loro attività di lavoro, anche quelle in team, nel modo più efficace possibile, senza risentire insomma delle distanze fisiche dai colleghi o dalla sede aziendale principale. Creando un vero e proprio digital workspace in cui comunicare, collaborare e socializzare (aspetto questo tutt’altro che secondario), questi strumenti tecnologici offrono alle persone uno spazio in cui condividere la conoscenza in tempo reale ed in modo intuitivo e semplice.

È evidente che una piattaforma capace di garantire tutto ciò diventerà in fretta l’alternativa digitale attraverso la quale gestire con flessibilità (e da qualsiasi luogo) quegli incontri con i colleghi che non richiedono necessariamente la presenza fisica: uno spazio di lavoro, insomma, al servizio del lavoratore.

2.     Mobility

Caratteristica fondamentale di qualsiasi piattaforma smart working dev’essere la sua mobilità. I lavoratori devono poter, cioè, portare la piattaforma con sé ovunque vogliano, per poter quindi lavorare da qualsiasi spazio ritengano adatto. La tecnologia che permette una buona gestione dello smart working dev’essere facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo: pc fisso, notebook portatile, smartphone e tablet diventano così gli “spazi” di lavoro che liberano le persone dalla necessità di avere una “postazione fissa” da cui svolgere le proprie mansioni. Sempre più di frequente, le aziende hanno adottato la policy Bring-your-own-device che prevede la possibilità per i lavoratori di utilizzare i propri dispositivi personali per accedere alle applicazioni aziendali.

3.     Security

Permettere alle persone di accedere alla piattaforma smart working da qualsiasi device e da qualsiasi luogo rende necessario prestare grande attenzione al tema della sicurezza dei dati. Le tecnologie per il lavoro agile, infatti, devono consentire ai lavoratori di accedere alle informazioni relative al proprio lavoro da qualsiasi dispositivo e, al contempo, garantire massima sicurezza sia all’infrastruttura aziendale nel suo complesso sia ai dispositivi impiegati dagli utenti.

Per rende le piattaforme smart working un ambiente sicuro e a cui accedere in modo facile e veloce, le aziende impiegano diverse soluzioni: dalle più tradizionali, che prevedono l’accesso tramite VPN, ad esempio, a quelle più moderne basate sui servizi in Cloud.

MyNet: la tecnologia che semplifica le relazioni e il lavoro

Una corretta gestione dello smart working, come abbiamo visto fin qui, tiene presente la necessità di coinvolgere efficacemente le persone, farle sentir parte di una realtà organizzativa solida e compatta che rimane tale nonostante l’assenza di uno spazio fisico “ufficiale e obbligato”.

E se quindi la piattaforma smart working ideale fosse un’app che i dipendenti possono scaricare da qualsiasi dispositivo potendo accedervi da qualsiasi luogo e in massima sicurezza? MyNet è la piattaforma GPR compliant che fonde funzionalità legate alla gestione HR, alla comunicazione interna e alla Responsabilità Sociale d’Impresa in un unico strumento tecnologico che le persone (dipendenti, collaboratori esterni, soci o quant’altro) possono tenere sempre con sé per accedere a materiale e documenti di lavoro conservati nell’armadietto virtuale, comunicare con colleghi e responsabili attraverso chat riservate, accedere a riunioni virtuali, condividere file e molto altro.

Ancor più, l’App MyNet funge da vero e proprio social network aziendale. Bacheca, una delle 13 funzionalità disponibili, permette agli amministratori della piattaforma di condividere post multimediali con tutti i dipendenti o con gruppi specifici. Che si tratti della foto dell’ultimo grande evento aziendale o del breve video in cui il CEO ricapitola gli obiettivi raggiunti nel corso dell’ultimo mese, tutti possono sentirsi parte di una squadra commentando, mettendo i classici “mi piace” o persino condividendo i post attraverso altri canali, tutto questo è contenuto nel modulo Bacheca

Una soluzione ideale, da portare sempre in tasca.