Permessi non retribuiti: quali sono e quanto durano le assenze giustificate dal lavoro

Dopo aver scoperto insieme come funziona il diritto alle ferie dei lavoratori, dedichiamoci in questo articolo ad approfondire il tema dei permessi, in particolare dei permessi non retribuiti.
Il diritto all’astensione dal lavoro, regolamentato dalla legge, dai CCNL e dagli accordi aziendali e/o individuali, distingue infatti chiaramente tra due diverse forme di permessi, retribuiti e non retribuiti. Questi ultimi possono essere richiesti dai lavoratori dipendenti, appartenenti sia al settore pubbliche che privato, in speciali circostanze, generalmente legate a motivi personali. Pur garantendo al dipendente la conservazione del posto, le assenza non retribuite, come suggerisce il nome stesso, non danno diritto alla normale retribuzione.

In questo articolo esploreremo il mondo dei permessi non retribuiti per motivi personali per scoprire di che cosa si tratta e quando (e in quali tempi) possono essere richiesti al datore di lavoro.

Permessi non retribuiti: cosa sono?

Esattamente come gli altri permessi, anche i permessi non retribuiti sono un’opzione per i lavoratori che necessitano di astenersi dalla prestazione contrattuale. A differenza dei permessi retribuiti (come il congedo matrimoniale, i permessi per visite mediche e così via), i permessi non retribuiti non danno diritto al mantenimento della normale retribuzione durante la sospensione dell’attività lavorativa. Detto in modo semplice, durante l’assenza il lavoratore non riceve alcun compenso in busta paga considerato che le ore, o i giorni, di assenza gli verranno detratti dallo stipendio.

A caratterizzare questa speciale forma di permessi è il loro carattere altamente personale. Secondo quanto stabilito dalla legge 8 marzo 2000, n. 53, i permessi non retribuiti possono essere richiesti dai lavoratori pubblici e privati per assentarsi dal lavoro, ma solo in caso di gravi motivi familiari. Insomma, è la stessa normativa a porre enfasi sui motivi personali alla base della richiesta di questa speciale forma di permesso.

Tuttavia, come vedremo a breve, l’assenza non retribuita è un’opzione valida per i lavoratori anche in altre particolari circostanze. Per ora, basti sottolineare che il datore di lavoro può rifiutare la richiesta del dipendente solo ed esclusivamente quando:

• Il rapporto di lavoro è breve,
• Il lavoratore è stato chiamato per sostituire un collega in congedo.

Quando chiedere i permessi non retribuiti: le motivazioni

Come abbiamo visto fin qui, i permessi non retribuiti, noti anche come congedi non retribuiti, rappresentano un’opzione per i lavoratori che necessitano di astenersi dalla prestazione lavorativa contrattuale per motivi personali e periodi di tempo limitati. Questi congedi possono assumere diverse forme in base alla durata della richiesta: se il periodo di assenza è breve, si configura come un semplice permesso non retribuito; al contrario, se la necessità di astensione si prolunga, si trasforma in una vera e propria aspettativa sul lavoro.

La gestione di situazioni di questo tipo pone il datore di lavoro di fronte a varie sfide. Un dipendente potrebbe richiedere uno o due giorni aggiuntivi di permesso non retribuito per ragioni familiari, oppure optare per un periodo più lungo, definendo un’aspettativa che può estendersi fino a due anni.

In linea generale, tra le motivazioni che possono spingere un dipendente ad assentarsi dal lavoro con un congedo o con un’aspettativa non retribuita rientrano casi come:

Aspettativa non retribuita per gravi motivi familiari

L’art. 4 della Legge 53/2000 e il Decreto Ministeriale n. 278/2000 (artt.2 e 3), concedono al lavoratore la facoltà di richiedere periodi di aspettativa non retribuita per gravi motivi familiari, entro il limite massimo di 2 anni, che possono essere frazionati o continuativi nel corso della sua intera vita lavorativa. I motivi possono riguardare il dipendente stesso o estendersi a situazioni legate a:

• Conviventi, a condizione che la convivenza sia certificata anagraficamente.
• Parenti o affini entro il 3° grado disabili, anche se non conviventi.
• Coniuge, parte dell’unione civile, figli (anche adottivi), genitori, generi e nuore, suocero e suocera, fratelli e sorelle.

Ma cosa si intende esattamente per “gravi motivi”? Per la normativa si tratta di situazioni in cui il lavoratore:

• Deve dedicarsi alla serie di impegni che emergono a seguito del decesso di uno dei soggetti sopra citati,
• Deve prestare cura e assistenza a uno dei soggetti indicati,
• Vive situazioni di grave disagio personale (ad eccezione della malattia),
• Vive situazioni in cui uno dei soggetti sopra indicati, colpito da patologie acute o croniche, si vede costretto a una temporanea o permanente riduzione o perdita dell’autonomia personale, richiedendo un’assistenza continuativa e la partecipazione attiva del familiare nel trattamento sanitario.

Permessi non retribuiti per formazione

In conformità con l’articolo 5 della Legge 53/2000, la legge italiana riconosce ai dipendenti con almeno 5 anni di anzianità aziendale la possibilità di richiedere periodi di aspettativa dal lavoro senza retribuzione per:

• Completare la scuola dell’obbligo,
• Conseguire titoli di studio di secondo grado, diplomi universitari o lauree,
• partecipare ad attività formative non finanziate dal datore di lavoro.

L’aspettativa non retribuita per la formazione non può superare gli 11 mesi, che possono essere continuativi o frazionati nel corso dell’intera vita lavorativa del dipendente. Nonostante sia necessario fare riferimento ai vari Contratti Collettivi per le specifiche modalità di richiesta del congedo, è in generale utile che la richiesta venga inoltrata dal dipendente al datore di lavoro con un preavviso minimo di 30 giorni.

Ma attenzione: i permessi non retribuiti per formazione non devono essere confusi con il diritto alle 150 ore per studio, che rappresenta invece un permesso retribuito con finalità formative.

Permesso non retribuito per cariche pubbliche

In accordo con l’articolo 31 della Legge 300/70, i dipendenti privati eletti membri del Parlamento italiano o europeo, così come coloro che assumono incarichi nelle amministrazioni locali in conformità agli articoli 77 e 79 del Decreto Legislativo 267/2000, godono del diritto a un periodo di aspettativa dal lavoro senza retribuzione.

Nonostante i contratti collettivi generalmente non stabiliscano modalità specifiche per la richiesta di aspettativa per gli eletti a cariche pubbliche, è consigliabile inviare al datore di lavoro una comunicazione scritta che esprima chiaramente la volontà di entrare in aspettativa. Tale comunicazione serve a formalizzare la richiesta e a garantire una corretta gestione del periodo di congedo, che comunque avrà durata pari al mandato stesso.

Congedo non retribuito per cariche e attività sindacali

A godere della possibilità di usufruire del congedo retribuito sono inoltre, secondo l’art. 31 della Legge 300/70, i dirigenti chiamati a ricoprire cariche sindacali, sia a livello provinciale sia nazionale.

Anche in questo caso, la durata del permesso è pari a quella della durata del mandato nonostante l’aspettativa possa essere liberamente frazionata.

Permesso non retribuito per i Consiglieri di Parità

Il permesso non retribuito rappresenta un beneficio anche per coloro che in azienda detengono il ruolo di Consiglieri di Parità, che in realtà possono godere anche di giorni di permesso retribuiti. Il permesso po’ essere utilizzato per corsi di formazione e di studio.

Assenza non retribuita per tossicodipendenza

In base all’articolo 124 del DPR n. 309/90, i lavoratori tossicodipendenti a tempo indeterminato o i dipendenti familiari di tossicodipendenti hanno il diritto a periodi di aspettativa senza retribuzione per un massimo di 3 anni.

Tale aspettativa è finalizzata a partecipare o affiancare l’assistito durante i programmi terapeutici riabilitativi presso le Aziende Sanitarie Locali (ASL). Anche in questo caso, per approfondire modalità di fruizione, requisiti e modalità di inoltro della richiesta è fondamentale fare affidamento ai contratti collettivi.

Come richiedere il permesso non retribuito

Per richiedere un permesso non retribuito, il lavoratore deve comunicare al datore di lavoro la sua assenza in modo formale e scritto, con congruo preavviso. La responsabilità della richiesta, indipendentemente dalla motivazione, spetta infatti al dipendente, che deve avvisare dell’intenzione di richiedere il permesso.

In caso di seri problemi familiari, come quelli che abbiamo elencato sopra, il lavoratore deve fornire al datore la documentazione attestante il problema, accompagnata da una dichiarazione dell’interessato e, se le condizioni lo rendono necessario, anche la documentazione medica.

Ad ogni modo, per procedere alla richiesta di permesso non retribuito, al lavoratore spetta la compilazione di un modulo dedicato nel quale dovranno essere inserite informazioni relative a:

• dati anagrafici,
• numero di giorni di permesso,
• periodo,
• motivazione
• data e firma.

Il modulo può essere preparato in modo cartaceo o elettronico.

MyNet, l’App HR che consente di ottimizzare tutti i flussi approvativi e la comunicazione tra dipendenti e reparto Risorse Umane, permette di caricare il modulo nell’Armadietto virtuale (approfondisci qui come funziona).

Tra le funzionalità di MyNet, Armadietto è uno spazio in cui è possibile conservare tutti i documenti e moduli importanti, dalle buste paga ai modelli compilabili, da rendere sempre disponibili ai dipendenti. Per i lavoratori, infatti, si tratta semplicemente di accedere al giusto documento direttamente dal proprio smartphone, compilarlo e procedere con la firma elettronica digitale. Naturalmente, una soluzione di questo tipo consente di limitare al massimo il tempo necessario per l’intera comunicazione di richiesta di permesso non retribuito da parte del dipendente.

La trattenuta per mancanza di prestazione

Quando un dipendente usufruisce di un permesso non retribuito, è essenziale effettuare le necessarie operazioni per applicare la cosiddetta “Trattenuta per mancanza di prestazione” sulla busta paga. Le condizioni specifiche di questa trattenuta sono dettagliate nel CCNL, ma il principio fondamentale è legato alla corrispettività delle prestazioni.

In pratica, il datore di lavoro è autorizzato a trattenere una parte dello stipendio del lavoratore corrispondente al numero di ore o giorni non lavorati durante il permesso non retribuito. Il calcolo, tuttavia, è più complesso di quanto possa sembrare, poiché deve tener conto della parte di compenso che contribuisce alla quota di TFR, degli accantonamenti e della tredicesima mensilità.

È importante notare che durante il periodo di permesso non retribuito, il dipendente non accumula giorni di ferie. Questa pratica, regolamentata dal CCNL, garantisce una gestione equa e trasparente delle trattenute, salvaguardando al contempo i diritti e le aspettative dei lavoratori.

Permessi non retribuiti: possono essere imposti dal datore di lavoro?

No, il datore di lavoro non può obbligare un dipendente a usufruire di un permesso non retribuito. La facoltà di richiedere tale permesso, che può riguardare poche ore o un periodo più esteso, rientra tra i diritti esercitabili dal lavoratore. Né la legge né i Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro forniscono indicazioni sulla possibilità di imporre un permesso non retribuito ai dipendenti.

A differenza delle ferie, che in alcuni casi possono essere imposte, il datore di lavoro non ha il potere di costringere un dipendente a usufruire dei permessi non retribuiti. Questa libertà decisionale riconosce e rispetta la sfera individuale del lavoratore, consentendogli di gestire in modo autonomo e consapevole le proprie esigenze lavorative e personali.

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