Valutare le performance con i KPI aziendali: cosa sono e quali indicatori scegliere (con esempi)

Che si tratti di definire un financial plan, monitorare il successo del programma HR o valutare i risultati delle vendite, l’utilizzo dei dati si fa sempre più prezioso per le imprese che desiderano valutare lo stato delle cose, tracciare i propri progressi e individuare nuove strategie per raggiungere gli obiettivi. Questa necessità di precisione e misurazione accurata trova la sua massima espressione nei KPI o Key Performance Indicator. Ma che cosa sono esattamente i KPI aziendali? Si tratta di un acronimo che identifica gli Indicatori Chiave di Prestazione, una serie di indici che vengono utilizzati da imprese e organizzazioni di ogni settore per tenere traccia dell’andamento e delle performance dei vari processi aziendali. 

 Di KPI, come vedremo in questo articolo in cui abbiamo raccolto una lista con esempi concreti, ne esistono diversi. Ad esempio, è possibile parlare di indici KPI di alto livello o ordine superiore, per indicare quelli che si concentrano sulle prestazioni complessive del business, e di basso livello o di reparto, per riferirsi agli indicatori che misurano i processi delle singole aree aziendali.
Indipendentemente dalla tipologia, la definizione dei KPI aziendali offre alle imprese un maggiore controllo e la capacità di prendere decisioni basate sui dati per migliorare le proprie performance. Ma quali sono i KPI aziendali da considerare e quali le caratteristiche che devono avere? 

Cosa sono i KPI aziendali: definizione e significato dell’acronimo 

L’acronimo KPI significa letteralmente Key Performance Indicator o, per dirla all’italiana, Indicatore Chiave di Prestazione. I KPI aziendali sono uno strumento gestionale che consente ai business di misurare le proprie performance rispetto a obiettivi specifici, fornendo una chiara quantificazione delle prestazioni entro un preciso periodo temporale. 

In termini più specifici, un KPI aziendale costituisce una metrica, o un valore facilmente misurabile, che permette di valutare l’andamento dei processi di business in relazione agli obiettivi prefissati. Uno strumento fondamentale per tenere traccia dei progressi compiuti e delineare gli step necessari per migliorarsi ogni giorno.  

Ad esempio, il reparto HR potrebbe trovare giovamento dall’uso di KPI relativi al tasso di turnover del personale, così da monitorare l’indice di rotazione dei dipendenti ed eventualmente pianificare una strategia per evitare questo tasso si trasformi in un problema.   

Comunemente, i piani attuativi ben strutturati utilizzano dai 5 ai 7 KPI per gestire e monitorare l’avanzamento delle attività, unendo: 

• KPI di ordine superiore: utili a valutare le prestazioni a livello generale dell’azienda,  
• KPI aziendali di reparto: necessari per analizzare le performance dei singoli reparti interni all’organizzazione. 

A cosa servono gli Indicatori Chiave di Prestazione 

Gli Indicatori Chiave di Prestazione svolgono un ruolo essenziale all’interno del contesto aziendale, fornendo dati tangibili e misurabili sull’andamento delle attività. Questo strumento consente infatti alle imprese di monitorare con precisione i progressi compiuti, individuare opportunità di miglioramento e adottare le misure necessarie per perseguire con successo i propri obiettivi a lungo termine. 

Uno dei grandi vantaggi derivati dall’uso dei KPI coincide per le imprese con la possibilità di poter prendere decisioni basate su dati reali e oggettivi, adottando cioè un approccio data-driven. Questo significa che le scelte aziendali sono supportate da informazioni concrete che si basano su una visione a 360° dell’impresa. 

Volendo scendere nel dettaglio, potremmo dire che per i business, i KPI sono indicatori fondamentali per: 

• Monitorare i progressi: tenere traccia dell’evoluzione dell’azienda consente di individuare tempestivamente eventuali problematiche e di intervenire prontamente. 
• Offrire un confronto temporale: gli indicatori di prestazione rendono possibile misurare le variazioni delle prestazioni nel corso del tempo. 
• Prendere decisioni informate: i KPI forniscono dati concreti e obiettivi che sostengono le decisioni aziendali, garantendo una gestione basata su informazioni oggettive e affidabili. 
• Identificare opportunità di miglioramento: gli indicatori KPI aiutano a individuare aree in cui l’azienda può migliorare, consentendo la presa di decisioni mirate per ottimizzare le performance complessive. 
• Migliorare la trasparenza: l’utilizzo dei KPI aumenta la trasparenza all’interno dell’azienda, incoraggiando tutti i dipartimenti a lavorare in sinergia verso gli stessi obiettivi. 
• Ottimizzare i processi: gli indici KPI sono strumenti preziosi per i business in quanto consentono di identificare i processi inefficaci, facilitando l’implementazione di soluzioni mirate per migliorarli in modo continuativo. 

Le caratteristiche fondamentali dei KPI 

Gli Indicatori Chiave di Prestazione costituiscono uno strumento fondamentale per la gestione aziendale, ma affinché siano efficaci è importante presentino determinate caratteristiche. 

Ogni KPI dovrebbe essere: 

• Rilevante: la metrica scelta deve essere importante per l’azienda, ovvero fornire informazioni utili in relazione agli obiettivi aziendali 
• Misurabile: i KPI devono essere quantificabili in modo oggettivo, cioè deve trattarsi di dati che è possibile raccogliere in modo trasparente attraverso specifici strumenti 
• Continuativo: gli indicatori KPI devono poter essere oggetto di un’analisi regolare e non essere trattati come valutazioni una-tantum, così da permettere confronti periodici e valutare l’andamento dei risultati nel corso del tempo. 
• Raggiungibile: l’indicatore di performance deve puntare a risultati raggiungibili. Sebbene l’ottimismo e l’ambizione siano importanti, stabilire una metrica impossibile da raggiungere può scoraggiare i lavoratori anziché motivarli.

Insomma, per essere efficaci, i KPI devono essere rilevanti, nel senso di significativi per i processi aziendali, in grado di mettere in evidenza i progressi, continui per essere confrontati periodicamente e misurabili, espressi in numeri e valori tangibili. 

Come definire i KPI aziendali 

La definizione dei KPI aziendali più appropriati è un processo intricato che dipende dalla tipologia dell’organizzazione e dagli specifici obiettivi che si intendono raggiungere. I KPI svolgono una doppia funzione, distinguendosi in due categorie principali: 

• KPI consuntivi (Indicatori di Ritardo): misurano dati, informazioni e prestazioni di un periodo passato per fornire così una sorta di retrospettiva. Un esempio di KPI aziendale consuntivo sono le metriche finanziarie, che riflettono l’andamento economico passato. 
• KPI predittivi (Indicatori Principali): hanno l’obiettivo di fornire all’azienda indicazioni sulle prestazioni attese in futuro, anticipando tendenze e comportamenti.  

Nella maggior parte delle aziende, l’obiettivo è trovare il giusto equilibrio tra KPI consuntivi e predittivi. La sinergia tra queste due categorie consente infatti di definire i migliori KPI aziendali, garantendo una visione completa delle performance aziendali. 

Ma come fare a trovare i KPI più adatti? Ecco una lista di esempi di KPI aziendali che possono essere utilizzati per valutare le prestazioni del business. 

Quali sono i KPI: alcuni esempi 

KPI di vendita 

• Numero di lead in entrata 
• Percentuale di conversione dei lead 
• Numero di contratti firmati in un dato periodo 
• Valore economico dei contratti firmati per periodo 
• Ore dedicate alla vendita dalle risorse 
• Tempo medio per la conversione 
• Vendite nette 
• Tasso di upselling e cross-selling 
• Variazione delle vendite in un dato periodo 
• Volume delle vendite per sede 
• Tempo medio del ciclo di vendita 

KPI finance 

• Costo di acquisizione cliente 
• Customer lifetime value 
• Percentuale obiettivo di vendita 
• Vendite per prodotto o servizio 
• Ricavi per cliente 
• Margine di profitto 
• RAO 

KPI cliente 

• Numero di rinnovi 
• NET Promoter Score 
• Tempo medio di risoluzione delle richieste di supporto 
• Numero di problemi classificati per tipologia 
• Punteggio di soddisfazione del cliente 
• Costo per conversazione 

KPI HR 

• Tasso di turnover 
• Tasso di soddisfazione del personale 
• Tasso li assenteismo 
• Retention rate 
• Numero di giorni di formazione 
• Tempo medio di recruiting 
• Costi di sviluppo del personale 
• Straordinari 

KPI marketing 

• Traffico mensile del sito web 
• Numero di lead qualificati 
• Tasso di conversione per CTA  
• Posizionamento organico 
• Articoli del blog pubblicati al mese 
• Lead qualificati raccolti 
• Costo per lead 
• Ritorno sulla spesa pubblicitaria (ROAS) 

Come scegliere quali KPI monitorare 

Capita spesso che le aziende decidano di adottare gli Indicatori Chiave del proprio settore senza però considerare le proprie specificità. Questo significa che il tracciamento si trasforma in un’attività disconnessa dalle reali esigenze aziendali, senza fornire informazioni utili sulle performance che contano e impedendo di prendere decisioni strategiche e operative informate. 

La scelta dei KPI aziendali dovrebbe avvenire con cura, concentrandosi sulle metriche veramente rilevanti per il business. Per determinare quali indici considerare, la prima cosa da fare è prendere consapevolezza delle peculiarità dell’organizzazione. 

Ma come effettuare questa scelta? 

La selezione dei KPI deve essere guidata dagli obiettivi specifici dell’azienda. Ad esempio, se l’obiettivo principale è aumentare la quota di mercato, potrebbero essere rilevanti KPI come la crescita delle vendite e la penetrazione nei nuovi mercati. Se l’obiettivo è invece migliorare l’efficienza operativa, potrebbero essere più significativi KPI come il costo medio di produzione o il tempo di ciclo. 

La scelta dei giusti KPI permette di analizzare i dati del passato e prevedere le tendenze future. Un buon punto di partenza è identificare dai 5 ai 7 KPI principali e considerare ulteriori misure man mano che l’azienda cresce e gli obiettivi si evolvono. 

Un approccio comune è utilizzare un insieme di KPI bilanciati che coprano diverse aree chiave dell’azienda, come finanze, clienti, processi interni e apprendimento e crescita. Questo assicura una visione completa e equilibrata delle performance aziendali, facilitando la presa di decisioni basate su dati accurati e rilevanti. 

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