Ferie non godute: diritti dei lavoratori, normativa e strategie aziendali per evitare sanzioni

La Costituzione italiana sancisce in modo inequivocabile il diritto del lavoratore al riposo settimanale e alle ferie retribuite, riconoscendo l’importanza cruciale di queste pause per il benessere psicofisico del dipendente. D’altronde, le ferie sono solo un momento di svago, ma rappresentano un’opportunità per il lavoratore di ricaricare le energie, dedicarsi alla famiglia e coltivare relazioni sociali fondamentali per un buon work-life balance.
Secondo la normativa, il lavoratore ha diritto a un minimo di 4 settimane di ferie retribuite l’anno a cui non può rinunciare in cambio di denaro né spontaneamente né su richiesta del datore di lavoro. È la legge stessa a vietare infatti la monetizzazione delle ferie non godute, impedendo al datore di lavoro di procedere con il pagamento delle ferie non usufruite, e a prevedere severe sanzioni e multe per le aziende che violano tale disposizione.
Considerata quindi l’impossibilità di rinunciare alle ferie e di sostituirle con un rimborso monetario, per le aziende individuare modalità sempre più efficienti per monitorare e pianificare le ferie dei dipendenti si fa prioritario.
Tuttavia, esistono situazioni in cui le ferie non godute possono essere pagate in busta paga dal lavoratore, ad esempio in caso di cessazione del rapporto di lavoro o di ferie eccedenti il numero minimo legale di 4 settimane.
Ecco come funziona la liquidazione delle ferie maturate e non godute, a quanto ammonta e alcuni suggerimenti per evitare di incorrere in sanzioni e assicurare il diritto alle ferie dei dipendenti. 

Cosa sono le ferie non godute 

Indipendentemente dal ruolo e dalla posizione in azienda, ogni lavoratore matura e accumula giorni di ferie semplicemente lavorando. 

La maturazione delle ferie è un processo progressivo e mensile che ha inizio dal primo giorno del rapporto di lavoro compreso dell’eventuale periodo di prova. La maturazione delle ferie avviene mediante un rateo pari a 1/12 delle ferie annuali, assicurando al lavoratore con contratto full time, ad esempio, un totale di approssimativamente 2,16 giorni di ferie al mese. 

Con “ferie non godute” si fa quindi riferimento ai giorni di ferie accumulate dal dipendente e non ancora usufruite. 

La normativa sulle ferie non godute 

La normativa italiana in materia di ferie non godute è molto dettagliata e prescrive diritti e doveri dei lavoratori e dei datori di lavoro.  

Come abbiamo anticipato in apertura, l’art. 36 della Costituzione stabilisce chiaramente che le ferie sono a tutti gli effetti un diritto irrinunciabile dei lavoratori e la loro fruizione è quindi un obbligo.
Oltre alla Costituzione, il diritto alle ferie è regolamentato da altre due norme. Tra queste, l’art. 2109 del Codice civile disciplina le modalità di maturazione e fruizione, mentre l’art. 10 del Decreto Legislativo 66/2003 chiarisce che al dipendente spettano almeno 4 settimane di ferie retribuite all’anno.
Di queste, due settimane devono essere godute durante l’anno di maturazione, anche consecutive su richiesta del dipendente, mentre le rimanenti due settimane devono essere utilizzate entro 18 mesi dal termine dell’anno di maturazione. 

La scadenza per la fruizione delle ferie residue è stabilita per legge al 30 giugno del secondo anno successivo a quello in cui sono state maturate. In pratica, ciò significa, ad esempio, che le ferie accumulate fino al 31 dicembre 2024 devono essere obbligatoriamente fruite entro il 30 giugno 2026. 

Secondo la legislazione, dunque, al datore di lavoro viene fatto divieto di procedere con la monetizzazione delle ferie non godute, anche se si tratta di una richiesta fatta dallo stesso lavoratore. Le ferie residue e non godute non possono infatti essere pagate in busta paga, nemmeno in maniera parziale. 

Riepilogando, la normativa obbliga i datori di lavoro a: 

• Garantire almeno 4 settimane di ferie retribuite all’anno, sebbene alcuni CCNL prevedano un’estensione di questo periodo; 
• Far fruire almeno 2 di queste settimane di ferie in maniera continuata entro l’anno di maturazione. 

Le sanzioni per le imprese 

Il mancato rispetto del diritto del dipendente al godimento delle ferie maturate nei tempi stabiliti dalla legge può comportare gravi conseguenze per l’azienda, che infatti: 

• Deve versare i contributi previdenziali all’INPS relativi alle ferie non godute; 
• Rischia di incorrere in sanzioni pecuniarie che vanno da un minimo di 100 a un massimo di 4.500€, a seconda del numero di dipendenti coinvolti, della durata e della gravità della violazione; 
• Può essere citata in giudizio dal lavoratore che, in caso di ferie non godute, può chiedere il risarcimento del danno psico-fisico causato dal mancato godimento del periodo di riposo obbligatorio e la fruizione dello stesso.  

Cosa fare per evitare l’accumulo di ferie non godute 

Considerate queste sanzioni, è evidente che la scadenza delle ferie non godute è un termine ultimo che nessun’azienda può permettersi di ignorare.
Per evitare di arrivare a giugno con l’acqua alla gola ed evitare quindi un eccessivo accumulo di ferie maturate e non ancora usufruite dai dipendenti, è importante adottare una serie di strategie di organizzazione e pianificazione del piano ferie.  

Ma come fare? 

Ecco alcuni consigli pratici per gestire al meglio le ferie dei dipendenti: 

1. Programma le chiusure aziendali: pianifica la chiusura aziendale in periodi di bassa produttività, come agosto o durante il periodo natalizio. Questo permetterà ai dipendenti di usufruire delle ferie e di ridurre così l’accumulo di ferie non godute; 
2. Rendi semplice pianificare per tempo le ferie: chiedi ai dipendenti di programmare le ferie con un buon preavviso, magari prediligendo periodi di minor intensità lavorativa. Il largo preavviso ti consentirà di assicurare la continuità del servizio e tenere sotto controllo le esigenze di tutti i dipendenti; 
3. Monitora le ferie residue: implementa un sistema per monitorare le ferie non ancora fruite dai singoli dipendenti. Questo ti permetterà di intervenire per tempo in caso di accumulo e di adottare misure preventive per evitare problemi a lungo termine; 
4. Comunica con il lavoratore: non temere di inviare una comunicazione scritta al dipendente per rendergli chiara la disponibilità a permettergli la fruizione delle ferie maturate e non ancora godute. 

Insomma, un’organizzazione e una pianificazione oculata sono essenziali per prevenire il pericoloso accumulo di ferie arretrate. Un piano ferie ben strutturato consente non solo di monitorare con precisione il saldo ferie dei dipendenti, ma anche di intervenire tempestivamente nei casi più critici.  

I nuovi strumenti per la gestione delle assenze 

Per semplificare questi processi e rendere la gestione delle assenze più semplice, veloce ed efficace, le aziende possono adottare soluzioni avanzate come il software per la gestione delle Risorse Umane MyNet che prevede un modulo dedicato proprio alla semplificazione dei processi approvativi e alla gestione delle assenze per ferie, malattia e permessi. 

D’altronde, come abbiamo già esplorato qui, la gestione delle ferie e delle assenze in generale ha subito una trasformazione significativa nel corso degli anni, grazie anche al progresso tecnologico che ha introdotto in azienda strumenti sempre più efficaci, intuitivi e capaci di digitalizzare le procedure per evitare quei fastidiosi quanto inevitabili errori che si verificavano puntualmente con la compilazione manuale di fogli cartacei o fogli Excel.  

Una cosa è certa: le aziende digitali stanno adottando soluzioni più avanzate ed efficienti, orientandosi verso software HR all-in-one progettati per digitalizzare e automatizzare completamente il processo di gestione delle ferie. Questi strumenti eliminano la necessità di calcolare manualmente le ferie maturate e fruite, semplificando anche la compilazione di moduli e la gestione delle richieste. 

Ferie non fruite: quando si pagano? 

In questo articolo abbiamo visto che le ferie rappresentano un diritto irrinunciabile del lavoratore garantito dalla Costituzione. Per questo motivo, il legislatore ha stabilito che le ferie non godute non possono essere pagate, ovvero non possono essere sostituite da una compensazione economica in busta paga. Tuttavia, esistono circostanze eccezionali che rendono possibile (anzi, obbligatorio) procedere con il pagamento delle ferie maturate e non fruite dal dipendente.  

Il divieto di monetizzazione viene meno quando: 

• Cessa il rapporto di lavoro: quando il rapporto di lavoro giunge al termine, che sia per dimissioni, licenziamento, risoluzione consensuale o scadenza del contratto a tempo determinato, e il dipendente non ha più il tempo materiale per il godimento delle ferie arretrate, gli spetta una liquidazione per ferie non godute;  
• Il periodo di ferie eccede il minimo legale: oltre alle quattro settimane di ferie obbligatorie, un dipendente può avere a disposizione ulteriori giorni di ferie contrattuali, stabiliti dalla contrattazione collettiva o da accordi individuali. In questi casi, la legge ammette il pagamento delle ferie non godute, lasciando quindi al lavoratore la libertà di rinunciare al godimento delle ferie residue in cambio di una retribuzione inserita in busta paga. 

Pagamento delle ferie non godute: a quanto ammonta la liquidazione? 

Il pagamento delle ferie non godute rappresenta un aspetto fondamentale nella gestione delle risorse umane, e la procedura per calcolare l’indennità sostitutiva è chiara e basata su criteri ben definiti. Poiché le ferie non godute sono equiparabili a un giorno lavorativo normale, il loro calcolo si basa sulla retribuzione giornaliera o oraria del dipendente.  

Per effettuare il calcolo dell’indennità sostitutiva delle ferie non godute, è sufficiente moltiplicare il numero di ferie residue per la retribuzione giornaliera o oraria, a seconda dei casi. Per chiarire questo processo, prendiamo ad esempio un dipendente con una retribuzione lorda oraria di 12,00€, che si dimette con ancora 15 ore di ferie residue. Il calcolo dell’indennità sostitutiva delle ferie non godute si ottiene moltiplicando la retribuzione oraria (12,00€) per le ore di ferie non usufruite (15). In questo caso, 12,00 x 15 = 180,00€ lordi. 

Va precisato che a questa somma sarà necessario applicare il pagamento dei contributi INPS e la tassazione IRPEF, seguendo le normative fiscali vigenti.  

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