Come realizzare un piano di comunicazione interna efficace (con esempi pratici)

Un piano di comunicazione interna davvero efficace deve puntare alla creazione di relazioni tra persone attraverso la condivisione trasparente e chiara di valori, ideali e obiettivi. Come abbiamo visto, la comunicazione interna aziendale è da considerarsi a tutti gli effetti un’attività di valore strategico. 

Per questo motivo abbiamo realizzato un articolo di approfondimento in cui analizzare le iniziative di comunicazione interna (CI) che stanno alla base della creazione di un piano di comunicazione interna capace di tenere conto delle reali necessità di ogni realtà di business.
Ogni organizzazione infatti, da intendersi come gruppo di persone, ha esigenze specifiche che stanno alla base della creazione di strategie comunicative altrettanto specifiche. Basti pensare ad un’azienda produttiva, ad un’agenzia di comunicazione e ad una banca. Le figure che intervengono sono molto diverse tra loro, con obiettivi, organizzazioni, stili di comunicazione e modi di relazionarsi alquanto differenti. Tuttavia, ci sono degli elementi fondamentali da tener presente quando si tratta di creare un piano di CI davvero capace di aumentare l’affiatamento tra i dipendenti e i collaboratori e, di conseguenza, il profitto. 

Prima di soffermarci sugli obiettivi di ogni buon piano di comunicazione aziendale, consideriamo però le diverse tipologie di comunicazione che possono avvenire all’interno delle organizzazioni. 

Le 4 iniziative di comunicazione 

Per quanto la comunicazione interna possa distinguersi in strategica, funzionale e motivazione a seconda degli scopi che si prefigge, è possibile compiere un’ulteriore distinzione che tiene conto, più che dell’obiettivo, della direzione della comunicazione aziendale. Si tratta della comunicazione top-down, quella bottom-up, quella orizzontale e quella diagonale. 

1. La comunicazione top-down

La comunicazione interna top-down procede dal vertice organizzativo verso la base di un’ipotetica piramide. Potremmo definirla anche come la comunicazione aziendale più classica e tradizionale, dove, per l’appunto, la comunicazione parte dall’apice, CEO, Board, CDA o Direzione aziendale, e si propaga a tutta la popolazione aziendale. È uno degli elementi capaci di favorire l’aumento della job satisfaction nei dipendenti, quel sentimento che ne aumenta la retention e la motivazione. Per essere davvero efficace e creare senso di appartenenza, è importante che la comunicazione top-down coinvolga direttamente il management. Si tratti, insomma, di dimostrare l’effettivo e sincero coinvolgimento dei senior executive nel processo di comunicazione, soprattutto del CEO, da cui il personale si aspetta infatti informazioni e spiegazioni trasmesse con interesse genuino. Qualche esempio di temi trattati con questo tipo di comunicazione potrebbero essere l’andamento del business, l’apertura di nuovi canali, l’acquisizione di ulteriori commesse, la nascita di nuove collaborazioni e partnership commerciali… 

La comunicazione aziendale top-down: l’esempio MyNet 

Per favorire la comunicazione top-down e rendere evidente la partecipazione del CEO, è possibile importare nella Bacheca di MyNet il modello, sempre più frequente nelle grandi imprese, della business tv o corporate television. Significa, ad esempio, realizzare video mensili della durata di 10 /15 minuti che vedono il CEO riassumere gli obiettivi raggiunti e quelli futuri, comunicare che cosa accade in azienda o celebrare i successi del team così da facilitare la costruzione di una salda identità e cultura organizzativa. Ogni post pubblicato sulla Bacheca può essere rivolto, segmentando il bacino di utenti dal Back Office a seconda delle esigenze, all’intera organizzazione o ad un segmento preciso di dipendenti e collaboratori così da rispettare un piano di comunicazione interna mirato e capace di distinguere tra comunicazioni aperte a tutto l’organico e comunicazioni che devono rivolgersi invece ad un target specifico. Questa possibilità di segmentazione diventa molto utile quando ci si trova ad avere a che fare con più aziende appartenenti ad un unico gruppo, ma operanti in settori differenti, o ancora quando ci si vuole indirizzare specificatamente a dei singoli gruppi, come potrebbero essere i manager, i commerciali, la rete di agenzie e così via.  

Il mezzo audiovisivo è infatti un ottimo strumento di CI capace di creare coinvolgimento ed impatto emotivo, elementi che facilitano la memorizzazione e la partecipazione attiva. In aggiunta, rappresenta un metodo di comunicazione più veloce e accattivante, per alcuni versi anche più leggero e di immediato rispetto ad una lunga comunicazione, alle volte troppo istituzionale, via e-mail.  

Un approccio di questo tipo, impiegando la Bacheca, mantiene salda la possibilità per il personale di fornire costante feedback attraverso la condivisione dei post, i commenti e i mi piace tipici della logica dei social network. 

2. La comunicazione bottom-up

La comunicazione bottom-up, a differenza della precedente, si muove all’inverso, parte infatti dal ‘basso’, dai dipendenti per arrivare ai responsabili. Trova un importante momento, però, nell’ascolto e nella ricezione dei feedback che permettono ai manager non solo di conoscere la situazione organizzativa, ma anche di valutare l’efficacia della comunicazione top-down così da poterla rivedere sulla base degli input. Spesso capita che le comunicazioni dirette ai dipendenti siano poco chiare ed efficaci, perché il lessico utilizzato risulta molto specifico e settoriale, alle volte immediatamente comprensibile solo agli addetti ai lavori. Pensiamo ad alcuni aggiornamenti o modifiche normative, ad esempio qualche cambiamento in materia giuslavoristica, a livello di Ccnl o di tassazione, che impatta sulle buste paghe di molti, ma che, se spiegato senza tenere presente l’interlocutore finale, può risultare fumoso e bisognoso di integrazioni e chiarimenti   

La comunicazione interna bottom-up: l’esempio MyNet 

Una delle grandi potenzialità di MyNet coincide, appunto, nella facilità concessa agli utenti di fornire un proprio feedback. Che sia compilando dei questionari anonimi attraverso il Modulo Sondaggi, questionari nominali impiegando il Modulo Armadietto, rispondendo a dei messaggi in una Chat o commentando l’ultimo post pubblicato dall’ufficio marketing e comunicazione sulla Bacheca, la libertà di potersi esprimere indipendentemente dal proprio ruolo o dalla propria posizione all’interno dell’azienda fa sentire le persone coinvolte e ne aumenta il senso di responsabilità. Favorire processi e adottare strumenti che consentono il feedback dei dipendenti e una loro partecipazione attiva è fondamentale per trasformare, secondo le parole di uno dei maggiori esperti italiani in external e internal branding, Patrizia Musso, il “lavoratore” in “lavor-attore”. 

I clienti MyNet tendono ad impiegare con frequenza il Modulo Sondaggi per veicolare questionari con cui rivolgere l’attenzione ai sentimenti dei dipendenti (es. Analisi di clima) e analizzarne il benessere e le opinioni relative alle politiche interne, ai metodi, alle procedure e alle tecnologie, alla loyalty e alla job satisfation del personale, fino alle opinioni sulla remunerazione e sui programmi d’incentivi. Il modulo sondaggi può essere utilizzato, solo per fare qualche esempio, per delle exit interview ai dipendenti in uscita per dimissioni volontarie, pensionamento, cessazione, ecc.; per verificare l’interesse nei confronti di una specifica formazione, oltre a sondare le effettive disponibilità di giornata, orario e location; per raccogliere un feedback al termine di un evento o di un’attività di team building, al fine di poter migliorare per le edizioni successive, capire gli aspetti che sono piaciuti maggiormente ed avere evidenza delle criticità riscontrate. 

Ciò permette non solo di aumentare la sensazione, da parte dei dipendenti, di avere effettiva voce in capitolo e di sentirsi quindi parte dell’azienda e di un progetto più grande, ma consente appunto all’organizzazione di implementare piani di vario tipo (aziendali, strutturali, organizzativi, formativi, pubblicitari, ecc.) e politiche sulla base dei feedback ricevuti. 

3. La comunicazione orizzontale

La comunicazione orizzontale coinvolge dipendenti e dipartimenti posti sullo stesso livello organizzativo. È di fondamentale importanza per la coordinazione e l’integrazione delle attività dipartimentali e ha diretti risultati sulla job satisfaction. Il suo più grande valore, infatti, consiste nella creazione di collegamenti tra le persone che favoriscono il problem solving e supportano la cooperazione. 

La comunicazione aziendale interna orizzontale: l’esempio MyNet 

Per permettere un’efficace comunicazione orizzontale è necessario provvedere ad una prima segmentazione degli utenti a seconda di ruoli, reparti, progetti o quant’altro. Creare delle conversazioni ad hoc nel Modulo Chat, in cui il personale impegnato nella medesima attività (ad es. una grossa commessa in ambito navale) possa confrontarsi e comunicare, permette una facile trasmissione delle competenze e limita notevolmente le possibilità di errore. Questo permette altresì la riduzione del flusso di mail e l’elevato numero delle persone inserite in copia conoscenza. La comunicazione, veloce e sicura, favorisce la cooperazione, lo scambio positivo di idee, di informazioni e di contenuti. Con Chat, inoltre, è possibile condividere file multimediali come nelle più comuni app di messaggistica istantanea e ritrovarli con facilità all’interno della Galleria dell’App MyNet. Chat diventa quindi un unico contenitore dove trovare quanto serve per la gestione di un progetto, riducendo le comunicazioni, strumenti, cartelle e file; limitando così anche l’eventuale numero di accessi e licenze da fornire a tutti gli utenti coinvolti.  

4. La comunicazione diagonale

La comunicazione interna diagonale è una forma di comunicazione che comprende gli scambi tra tutti gli individui dell’organizzazione, indipendentemente dai livelli gerarchici e organizzativi. Uno dei maggiori rischi per le organizzazioni, infatti, consiste nel trattare in modo totalmente autonomo i vari reparti aziendali creando, di fatto, delle unità indipendenti l’una dall’altra. Questo atteggiamento può portare alla nascita di malumori, incomprensioni, procedure differenti da quella ufficiale, riconosciuta da tutti a livello aziendale, fenomeno accentuato, in molti casi, soprattutto negli hub più periferici o nelle linee di business meno centrali per l’azienda.  

La comunicazione interna diagonale: l’esempio MyNet 

Uno dei Moduli che maggiormente garantisce il coinvolgimento dei dipendenti, indipendentemente da ruoli o reparti, è la Bacheca. In quanto social network aziendale, Bacheca permette infatti a tutto il personale di commentare e reagire ai post pubblicati dai Publisher identificati dall’azienda. Che si tratti del post di un ufficio specifico o del CEO, dal Back Office è possibile concedere la possibilità al personale di condividere esternamente a MyNet il post, favorendo così la circolazione dei contenuti di valore anche all’esterno dell’azienda ed aiutando a diffondere i valori e la mission dell’organizzazione. Questa possibilità è molto utile sia per raccontare esternamente quello che l’azienda fa e i progetti che supporta, ma anche per la ricerca di personale. Bacheca è lo strumento ideale per il job posting. Qui, infatti, è possibile pubblicare una ricerca di lavoro attiva all’interno dell’azienda che i singoli dipendenti possono condividere con amici, parenti e conoscenti o in gruppo dove sanno che potrebbe essere apprezzata. Un’attività molto utile, visto che spesso molte candidature arrivano proprio grazie al passaparola.  

Poiché la comunicazione aziendale vive però anche del contatto umano, soprattutto quando si tratta della comunicazione diagonale che coinvolge tutto l’organico, organizzare degli eventi aziendali può essere un ottimo modo per favorire la nascita di buoni rapporti interpersonali e offrire al personale momenti di scambio e condivisione. Attraverso il modulo Eventi e formazione le organizzazioni possono pianificare eventi aziendali da pubblicizzare attraverso la Bacheca e a cui i dipendenti possono aderire semplicemente confermando la propria partecipazione direttamente dall’App MyNet. Un’azienda che vuole dare vita ad una serie di eventi per interagire maggiormente con i suoi dipendenti, rendendoli più partecipi e fornendo loro delle reali iniziative, ad esempio Family Day, Fitness Day, Cena di Natale, eventi sportivi, benefici, ecc. potrebbe sfruttare questo modulo per raccogliere le adesioni, al posto delle mail, file Excel o altri tool per i sondaggi.  

Un elenco di partenza per stilare un piano di comunicazione interna di valore 

Il piano di comunicazione interna è un documento strategico che deve tenere conto della situazione aziendale e degli obiettivi organizzativi. Si tratta non soltanto di stabilire il tono e i contenuti delle comunicazioni, che devono essere coerenti al mood aziendale, ma anche definire in partenza un eventuale calendario editoriale a cui attenersi, così da gestire con efficacia la comunicazione senza rischiare di incorrere in un’inefficace valanga di informazioni. Dal Back Office del modulo Bacheca, ad esempio, è possibile organizzare un piano editoriale che consenta poi di procedere automaticamente alle pubblicazioni secondo le indicazioni inserite dagli amministratori. 

Per quanto non esista un piano di comunicazione interna che si adatti a tutte le realtà, il team di MyNet ha riassunto qui alcuni degli obiettivi primari di un piano di CI ben congegnato: 

• motivare e aumentare la partecipazione raggiungendo ogni singolo dipendente; 

• avviare un dialogo che punta al miglioramento delle componenti core del successo; 
• far sentire i dipendenti asset fondamentali dell’organizzazione, interagendo con loro e raccontandone i successi; 
• aumentare la stima e la collaborazione tra dipartimenti e manager promuovendo rapporti positivi e cooperativi; 
• informare i dipendenti dei cambiamenti interni; 
• esplicitare piani di compensazione e benefit; 

• favorire la comprensione dei dipendenti dell’organizzazione in termini di prodotti, etica, cultura, ambiente, ecc.; 
• modificare il comportamento dei dipendenti portandolo verso una maggior produttività e qualità; 
• incoraggiare la partecipazione alle attività comunitarie; 
• rendere l’organizzazione in grado di raggiungere il successo tramite la valorizzazione delle persone; 
• diffondere i valori e la cultura aziendali. 

Quanti strumenti per il proprio piano di comunicazione interna in azienda? 

Insomma, ciò che è certo, è che avviare una comunicazione aziendale di valore implica la creazione di un buon piano di comunicazione interna e l’impiego dei giusti strumenti. In un mondo sempre più veloce, digitalizzato e in costante evoluzione è infatti fondamentale semplificare ogni forma di contatto tra azienda e dipendenti e, per farlo, è necessario eliminare ogni strumento superfluo. Con MyNet è possibile compiere tutte le attività di comunicazione, raccolta dei feedback compresa, con un’unica tecnologica che le persone possono portare sempre con sé e che, oltretutto, è la stessa impiegata per compiere molte altre attività associate al lavoro, dalla consultazione della busta paga, alla timbratura del cartellino, alla richiesta delle ferie. Ed è proprio questo ciò che distingue MyNet dalle sempre più diffuse app aziendali: l’essere una soluzione davvero all-in-one che fonde marketing, comunicazione e gestione delle risorse umane in un unico strumento. 

Impiegando l’App aziendale MyNet, il management ha la possibilità di controllare in tempo reale l’efficacia della propria CI attraverso il Back Office. In questo modo, gli sarà possibile adattare il piano di comunicazione interna in modo sempre più efficiente ai propri dipendenti per rispondere alle loro necessità e impiegare maggiormente quelle iniziative che più si dimostrano efficaci. Non va dimenticato che l’ascolto è e deve rimanere una fase fondamentale di qualsiasi forma di comunicazione, CI compresa. 

Infatti, è proprio sulla base delle reali necessità delle aziende e dei dipendenti che MyNet ha ideato una serie di moduli adatti a favorire una semplice ed efficace trasmissione delle informazioni e un facile scambio di opinioni. Per scoprire quali sono le funzionalità più adatte a migliorare la CI della tua azienda consulta la pagina dedicata o contatta il team di MyNet.