Gestire i documenti di cantiere in modo 100% digitale con il modulo Armadietto.

La sicurezza in cantiere non si limita a caschetti e imbracature. Se i dispositivi di protezione individuale salvaguardano l’incolumità fisica dei lavoratori, la gestione corretta della documentazione protegge la salute giuridica ed economica dell’impresa.​ 

 

Ogni lavoratore che entra in cantiere deve avere un “bagaglio burocratico” impeccabile: attestati di formazione (generale, specifica, lavori in quota), certificati di idoneità sanitaria, verbali di consegna DPI, firma per presa visione di DVR, POS e PIMUS.  

Questo, in teoria. 
Eppure, troppo spesso non è così.  

Non per negligenza, ma perché la gestione documentale con i mezzi tradizionali rende impossibile avere controllo reale su tutti i documenti. 

Le conseguenze negative di questa difficoltà sono misurabili:  

• Diverse ore perse ogni settimana per cercare documenti “persi” 

• Ispezioni INL che si prolungano per documentazione non rintracciabile 

• Subappaltatori che entrano in cantiere con certificazioni scadute  

Con l’entrata in vigore del D.Lgs 159/2025, che impone tracciabilità digitale delle presenze tramite badge elettronico, emerge un obbligo: la tracciabilità documentale.  

Se ogni persona in cantiere deve essere identificata con certezza, anche tutti i suoi documenti devono essere accessibili, aggiornati e verificabile in tempo reale. 

La soluzione è l’Armadietto Digitale di cantiere: un modulo cloud centralizzato che trasforma la gestione documentale in un sistema ordinato, sicuro e conforme alla normativa. 

 

Prima di iniziare: perché gestire i documenti digitalmente nel 2026? 

Un sistema di gestione documentale digitale non è solo compliance normativa: è un vantaggio strategico per l’impresa, per i responsabili sicurezza e per i lavoratori. 

Per l’Impresa: 

• Azzeramento dei rischi di sanzioni per documentazione incompleta o scaduta 

• Ispezioni rapide e semplici 

• Risparmio di tempo (niente ricerche o archiviazioni manuali) 

• Tracciabilità totale per difendersi in caso di contestazioni 

Per i Responsabili Sicurezza: 

• Visibilità completa su scadenze e conformità da dashboard unica 

• Alert automatici per rinnovi necessari 

• Controllo subappaltatori senza richiedere continuamente documenti 

• Report automatici per direzione e organi di controllo 

Per i Lavoratori: 

• Accesso ai documenti sempre disponibile 

• Trasparenza su formazione e scadenze 

• Comunicazioni immediate su aggiornamenti sicurezza 

• Firma digitale invece di moduli cartacei 

 

Gestione dei documenti in cantiere: cosa dice la normativa. 

Il Decreto-Legge 159 del 31 ottobre 2025 ha introdotto il badge digitale obbligatorio per identificazione e tracciabilità presenze in cantiere. 

Ma il decreto non impone solo la tracciabilità delle persone. Introduce un principio più ampio, che si applica anche alla documentazione: meno approssimazione, più dati oggettivi, più responsabilità certificate. 

Durante le ispezioni INL o ASL, gli organi di vigilanza verificano non solo chi è presente, ma anche se chi è presente ha diritto di esserci: formazione adeguata, abilitazioni valide, idoneità sanitaria, certificazioni in regola sono alcuni dei documenti che possono essere richiesti. 

La tracciabilità documentale è il complemento necessario della tracciabilità delle presenze. 

 

 

 

Come conservare i documenti secondo il D.Lgs 159/2025? Regole e requisiti.  

Le modalità di conservazione della documentazione di cantiere sono responsabilità diretta del datore e devono garantire:​ 

• Chiarezza: struttura logica facilmente navigabile 

• Funzionalità: aggiornamenti in tempo reale da back office 

• Accessibilità multi-dispositivo: da smartphone, tablet, PC 

Per garantire queste caratteristiche, il decreto impone 3 requisiti stringenti per la corretta gestione digitale dei documenti. Vediamoli insieme. 

1. Disponibilità immediata della documentazione
   
   In ogni momento deve essere disponibile e immediatamente accessibile durante i controlli INL/ASL tutta la documentazione in formato digitale, compresi:​
   • Certificati
   • Attestati
   • Informazioni dell’impresa di appartenenza (per subappaltatori)
   
   
2. Gestione centralizzataLa gestione documentale deve essere necessariamente centralizzata per:​​• Migliorare velocità di esecuzione delle operazioni
   • Avere tutti i documenti ordinati e a portata di mano
3. Archivio digitale sicuroCentrale nel sistema è l’adozione di un archivio digitale con backup automatico in cloud che garantisca:​ 
   • La conservazione decennale dei documenti
   • Massima protezione contro manomissioni e perdite di dati.

Cos’è l’Armadietto digitale di App MyNet? 

Si tratta di una piattaforma cloud di gestione documentale progettata per le esigenze di archiviazione dei cantieri edili. 

Funziona come un archivio centralizzato accessibile 24/7 da smartphone, tablet o PC, dove vengono organizzati e condivisi tutti i documenti necessari per operare in sicurezza e conformità normativa. 

Quali sono i vantaggi principali di Armadietto? 

1. Digitalizzazione completa dei documenti.
   Grazie alla funzione di condivisione documentale in app, tutta la documentazione di cantiere è sempre disponibile in formato digitale, con attestati e certificazioni accessibili direttamente dall’app e sempre aggiornati all’ultima versione.
   
   
2. Modulistica digitale compilabile in cantiere.
   Con i formulari digitali compilabili tramite app, si raccoglie direttamente in campo e in tempo reale qualsiasi tipo di dato, come:

   • Verbali
   • Check di sicurezza pre-turno digitalizzati
   • Segnalazioni
   • Report

   In questo modo si riducono errori, trascrizioni manuali e ritardi, rendendo il flusso informativo veloce, preciso e tracciabile.

    

3. Prontezza ispettiva: zero stress durante i controlli.
   Durante un’ispezione INL o ASL, il tempo è un fattore critico. Con l’archivio digitale non serve chiamare l’ufficio o cercare il capocantiere. Basterà aprire l’app e mostrare immediatamente che ogni lavoratore è idoneo, formato e assicurato. Questa trasparenza predispone positivamente gli organi di controllo e abbatte i tempi d’ispezione.
   
   
4. Scadenzario automatizzato: mai più documenti scaduti.
   La carta non parla: un attestato cartaceo scaduto rimane silenzioso finché non viene controllato. Il sistema digitale, invece:

   • Invia notifiche push ed email al responsabile sicurezza prima della scadenza
   • Permette di prenotare corsi di aggiornamento o visite mediche per tempo
   • Evita pericolosi “buchi” nella copertura normativa.

    

5. Oltre la sicurezza: DDT, reportistica e comunicazione.
   La digitalizzazione trasforma il cantiere in un ecosistema efficiente anche dal punto di vista amministrativo.  Pensiamo alla gestione dei Documenti di Trasporto (DDT), tradizionalmente un incubo per la contabilità. Bolle perse, macchiate di fango o dimenticate nelle tasche delle tute causano:

   • Ritardi nella fatturazione
   • Discrepanze di magazzino
   • Contestazioni con fornitori

   Con MyNet, il preposto fotografa il DDT appena arriva la merce, lo associa alla commessa e lo invia istantaneamente in ufficio tramite App. In questo modo, non c’è alcun rischio di smarrimento e la contabilità può essere gestita in tempo reale.

    

6. Comunicazione bidirezionale con il modulo Armadietto.
   Grazie alla possibilità di compilare moduli, formulari e sondaggi direttamente tramite App, Armadietto diventa un canale di comunicazione bidirezionale per:

   • Gestire DPI, attestati e gestione dei Piani di sicurezza
   • Inviare aggiornamenti a documenti come DVR,  POS o PIMUS
   • Inviare comunicazioni urgenti, ad esempio sulla sicurezza

    

La ricezione delle comunicazioni avviene direttamente sullo smartphone dei lavoratori: la “spunta” di lettura ha valore legale di avvenuta informazione. 

Aspetto	Archivio Cartaceo	Archivio Digitale MyNet
Accessibilità	Solo in cantiere/ufficio	Da qualsiasi dispositivo
Rischio smarrimento	Alto	Nullo (backup in cloud)
Tempo di controllo/ricerca	Fino a 8 ore a settimana	30 secondi – 5 minuti
Scadenzario	Manuale	Automatico con alert
Gestione	Fotocopie, archivio fisico	Subscription

 

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Integrare più moduli per una gestione digitale completa. 

L’Armadietto Digitale non è modulo isolato: si può infatti integrare con gli altri strumenti di digitalizzazione per creare un ecosistema completo di gestione delle persone, delle attività e dei documenti. 

Modulo Formazione ed Eventi: Gestione Corsi e Scadenze 

Affiancando il modulo Formazione ed Eventi, puoi gestire digitalmente:​ 

• La formazione dei lavoratori 

• Scadenze 

• Rinnovi 

Modulo Timbratore: Integrazione Badge e Presenze 

Il modulo Timbratore permette di gestire la rilevazione presenze cantiere prevista dal D.Lgs 159/2025 attraverso: 

• Badge elettronico con QR code 

• Geolocalizzazione GPS per certificare le timbrature 

• Monitoraggio real-time di chi è in cantiere 

Un’azienda che usa strumenti digitali con soluzioni “all-in-one” trasmette un’immagine di modernità, controllo e affidabilità che vale più di un ribasso sul prezzo.​​ 

 

Rendi i documenti tuoi alleati. 

Nei cantieri, i documenti hanno sempre avuto una doppia natura. Da un lato sono indispensabili. Dall’altro, sono invisibili finché non servono urgentemente, ma quando accade non si sa dove siano. 

Questa difficoltà costa cara. Non solo in termini di sanzioni o ritardi operativi, ma nello stress quotidiano di chi deve coordinare persone, scadenze, sicurezza e burocrazia. 

 

La gestione documentale digitale ribalta questa dinamica. 

I documenti smettono di essere “cose da cercare quando servono” e diventano risorse sempre disponibili.  

Le scadenze smettono di essere sorprese e diventano controllabili.  

La conformità smette di essere una caccia al tesoro durante le ispezioni. 

Il D.Lgs 159/2025 ha introdotto l’obbligo di badge digitale di cantiere per una ragione specifica: il disordine genera rischi.  

Adottare questi strumenti non significa solo “mettersi in regola”, ma dimostrare una cultura aziendale evoluta, dove la sicurezza è un processo integrato e non un mero adempimento di carta.​​ 

 

Trasforma i documenti in una risorsa. 

Scopri come funziona il Modulo Armadietto: Archiviazione cloud sicura, notifiche scadenze automatiche, firma digitale integrata. Tutto accessibile in pochi click. 

Contattaci per una consulenza: Ti mostreremo come digitalizzare i tuoi documenti. 

 

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DOMANDE FREQUENTI 

I documenti digitali hanno valore legale durante i controlli? 

Sì. I documenti in formato digitale (PDF, scansioni) hanno pieno valore legale se correttamente conservati. La firma digitale nell’app ha valore di presa visione certificata. 

Come funziona lo scadenzario automatico? 

Il manager imposta la validità dei documenti e il sistema poi invia notifiche push ed email ai responsabili con anticipo configurabile. 

Posso gestire la documentazione di più cantieri contemporaneamente? 

Sì. MyNet permette di organizzare i documenti per cantiere, commessa, azienda, lavoratore. Puoi filtrare e visualizzare solo ciò che ti serve in ogni momento. 

Cosa succede se un lavoratore non ha lo smartphone? 

Può accedere ai documenti da tablet aziendali condivisi in cantiere o tramite PC. 
Per le firme digitali può invece usare dispositivi condivisi con credenziali personali. 

 

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Altre letture consigliate: 

Software HR Gestione Cantieri: Guida Completa: Scopri tutte le funzionalità MyNet per l’edilizia 

Badge Elettronico Cantiere: Conformità D.Lgs 159/2025: Timbratura digitale integrata con documentazione 

Gestionale Formazione Aziendale: Corsi, scadenze e attestati digitalizzati.