La sicurezza aziendale ai tempi del Coronavirus

Il testo unico D.Lgs n. 81 del 9 aprile 2008 obbliga le imprese a tutelare la salute dei lavoratori attraverso il mantenimento di standard di sicurezza aziendale mirata ai luoghi presso cui si svolgono le attività lavorative. L’emergenza sanitaria rappresentata dal Coronavirus ha portato con sé la necessità di adottare misure di sicurezza, con cui garantire la salute dei dipendenti, ancor più stringenti.

In questo difficile momento, le imprese si trovano spesso in situazioni di incredibile incertezza e precarietà. Non si tratta soltanto di aperture e chiusure forzate a causa del lockdown imposto per rallentare il numero dei contagi, ma anche di districarsi tra sempre più numerose regole e precauzioni che si pongono necessarie sul luogo di lavoro.

Affrontare il Coronavirus sul luogo di lavoro: sedi diverse, regole diverse

Una difficoltà non certo secondaria per le aziende con sedi stanziate in luoghi diversi è quella di riuscire a gestire al meglio le comunicazioni con i propri collaboratori e dipendenti. Nel caso in cui non sia infatti possibile proseguire l’attività lavorativa in modalità agile, attraverso lo smart working, diventa necessario per le organizzazioni coordinare e veicolare le informazioni di sicurezza nel modo più chiaro e preciso così da gestire le presenze. In effetti, un’azienda che possiede diverse sedi può ritrovarsi nella difficile situazione di dover trattare ogni edificio come una realtà a sé, dotata di specifiche regole e protocolli. Ne deriva, insomma, che dipendenti stanziati in sedi diverse necessitano di comunicazioni ed informazioni diverse.

Se la necessità di segmentare le comunicazioni tra personale stanziato in aree diverse poteva avere una certa utilità organizzativa e ottimizzare i flussi in situazioni di “non d’emergenza”, ciò è diventato non solo utile ma assolutamente necessario ora che l’emergenza Coronavirus ha travolto persone e imprese.

La gestione della sicurezza aziendale: un caso pratico

Un’azienda cliente MyNet, impegnata nell’industria alimentare, si è trovata nella posizione di dover diffondere procedure operative diverse a seconda degli ambienti di lavoro.

La questione era complessa poiché, come accade per molte realtà con diversi spazi di lavoro, le indicazioni valide per una sede non erano valide per l’altra. Le informazioni da veicolare erano tante e frequenti e nel tentativo di affrontare questo costante flusso di novità, i dipendenti si erano autonomamente organizzati in vari gruppi di messaggistica istantanea per poter condividere con i colleghi e in tempo reale le novità, l’ultimo decreto, le news sulla sicurezza aziendale applicabili nella propria sede e così via. Nel frattempo, l’azienda proseguiva con le sue comunicazioni ufficiali che si svolgevano prevalentemente tramite mail, in vere e proprie newsletter che cercavano di approfondire nel dettaglio tutte le indicazioni valide per ognuna delle sedi.

Il risultato, tuttavia, non era certo quello sperato. Le informazioni che viaggiavano tra le persone erano troppe, non sempre accurate o aggiornate e finivano molto spesso per confondere. Il personale finiva inevitabilmente col perdere il filo della comunicazione e, con questa, di quelle direttive sulla sicurezza aziendale che invece l’avrebbero interessato in prima persona.

Districarsi tra infinite informazioni, che magari ci raggiungono attraverso canali e strumenti diversi, dai più ufficiali ai più ufficiosi, non solo non è semplice né pratico ma richiede anche molto tempo, che potrebbe in realtà non fruttare affatto. Uno dei maggiori rischi nella comunicazione, infatti, è quello di lasciare aperti dei buchi, degli spazi vuoti ed oscuri che le persone finiscono per interpretare a modo proprio. Situazione che non può certo essere trattata con leggerezza quando si parla di salute e sicurezza sul lavoro.

Le news sulla sicurezza sul lavoro si ricevono sull’App aziendale

Certa di dover trovare una soluzione alternativa capace di veicolare con sicurezza e tempi rapidi le ultime news sulla sicurezza sul lavoro, l’azienda ha perciò deciso di avvantaggiarsi della possibilità, concessa dall’App per dipendenti MyNet, di segmentare gli utenti.

Che cosa significa? Che dal Back Office, gli amministratori sono liberi di organizzare i dipendenti in gruppi indipendenti l’uno dall’altro permettendo ai singoli di avere, di fatto, un’App aziendale costruita su misura. Ai responsabili della sicurezza, ad esempio, possono essere condivisi documenti aziendali utili alle loro mansioni, ai dipendenti di una certa sede vengono trasmesse le informazioni esclusivamente valide per quella sede. Che si tratti di una segmentazione per ruoli o per sedi o quant’altro, la scelta spetta all’azienda e dipende strettamente dalle necessità di ogni realtà organizzativa.

La segmentazione degli utenti è concessa in tutti i moduli che compongono il software gestionale MyNet. Ne deriva che, insomma, i post in Bacheca possono essere condivisi con le sole persone direttamente interessate dall’informativa sulla sicurezza aziendale che il post veicola.

I vantaggi di MyNet: l’App su misura per ogni dipendente

Questo frazionamento dei dipendenti in gruppi ha permesso all’azienda di comunicare le giuste novità e misure di sicurezza alle giuste persone. Si è così evitato il pericoloso eccesso di informazioni che spesso provoca confusione e stress. Garantendo infatti ai dipendenti la possibilità di ottenere le sole comunicazioni a loro necessarie, l’azienda è riuscita ad avviare con i singoli gruppi una comunicazione esclusiva, chiara, in tempo reale e libera da ogni ambiguità.

Ciò, anche perché ai dipendenti è stato lanciato un messaggio molto importante in termini di identità aziendale: l’impresa ha reso evidente che ogni attività e informazione di tipo professionale, tra cui le novità associate alla sicurezza sul lavoro, passano attraverso l’App aziendale.

Significa fornire ai propri dipendenti un unico strumento capace di garantire all’azienda un’identità e una presenza definita, forte. Il risultato è stato un significativo taglio delle comunicazioni che avvenivano attraverso strumenti alternativi, come le chat di messaggistica esterne, e ha garantito una maggior sicurezza nella trasmissione delle informazioni.

Il dialogo tra dipendenti e azienda passa, insomma, attraverso un solo strumento: l’App aziendale MyNet.

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