Digitalizzare la documentazione di cantiere: una svolta per la sicurezza (e non solo)

La gestione della documentazione nei cantieri è da sempre una delle attività più complesse e delicate per chi si occupa di sicurezza sul lavoro, non solo per l’importanza normativa, ma anche per la logistica coinvolta. Nei contesti tradizionali, il controllo dei registri, delle certificazioni o degli attestati richiede spesso la presenza fisica di un responsabile in cantiere, anche con frequenza quotidiana, per consegnare, aggiornare o verificare i documenti necessari. 

Questo comporta tempi lunghi, costi elevati e un elevato margine di inefficienza, soprattutto nei cantieri remoti o difficilmente raggiungibili. 

Negli ultimi mesi, però, qualcosa è cambiato. Con l’entrata in vigore della nuova normativa UNI/PdR 168:2024, la digitalizzazione dei documenti di sicurezza in cantiere non è più solo una possibilità tecnologica, ma una pratica riconosciuta e incoraggiata a livello normativo. Una trasformazione concreta che consente di gestire tutta la documentazione in modo tracciabile, centralizzato e sicuro direttamente da smartphone o web, riducendo drasticamente la necessità di spostamenti. 

Ma cosa prevede esattamente questa nuova norma? E come può un’azienda del settore edilizia — o chiunque gestisca personale in cantiere — rispondere in modo pratico ai nuovi requisiti, garantendo tracciabilità, accessibilità e valore legale dei documenti? 

La digitalizzazione dei documenti in cantiere: la normativa di riferimento

Oggi, la digitalizzazione della documentazione nei cantieri trova finalmente una base normativa chiara e ufficiale. Con la pubblicazione della UNI/PdR 168:2024, entrata in vigore il 26 settembre 2024, viene per la prima volta definito in modo preciso come digitalizzare in modo conforme tutta la documentazione relativa alla salute e sicurezza nei cantieri temporanei o mobili. 

Questa prassi di riferimento consente alle imprese di produrre, distribuire, firmare e conservare digitalmente documenti come DVR, POS, attestati di formazione e registri DPI, garantendo pieno valore legale, tracciabilità e accessibilità anche da remoto. 

Si tratta di un cambiamento significativo: non solo semplifica la gestione operativa, ma abilita un modello di controllo più efficiente, rapido e trasparente, sia per i responsabili aziendali che per i coordinatori della sicurezza. 

Cosa serve per essere conformi (e cosa valutare prima di digitalizzare)

Adeguarsi alla nuova UNI/PdR 168:2024 e alle Linee guida AGID non significa semplicemente “trasformare in PDF” o “scansionare” la documentazione cartacea. Serve un sistema digitale strutturato, in grado di rispondere a requisiti ben precisi.

Un ambiente informativo conforme deve garantire accesso controllato e tracciabile, anche da remoto; assicurare la conservazione dei metadati legali; tutelare i dati secondo il GDPR; e soprattutto rendere i documenti validi a fini legali grazie all’uso di firme elettroniche avanzate o digitali.

La digitalizzazione, però, non si gioca solo sul piano normativo. Per funzionare davvero nei cantieri temporanei o mobili, deve essere pensata anche per chi lavora sul campo ogni giorno. È quindi essenziale che la soluzione scelta:

• Sia facile da usare anche per chi non ha formazione tecnica
• Si integri con le altre attività operative (come rilevazione presenze, gestione DPI, turni e formazione)
• Consenta di fornire evidenza immediata in caso di controlli, audit o incidenti.

La nuova prassi UNI incoraggia la creazione di un ambiente digitale condiviso tra tutte le figure coinvolte nella sicurezza (CSP, CSE, RSPP, lavoratori, datore di lavoro), promuovendo un cambio di paradigma: digitalizzare, oggi, significa ripensare i processi, renderli più agili e collaborativi, senza sacrificare legalità e tracciabilità.

Come MyNet semplifica la gestione documentale in cantiere

In un contesto operativo articolato come quello dei cantieri, la gestione della documentazione non può essere affidata a strumenti generici o soluzioni pensate per altri ambiti. Serve qualcosa di più: un sistema intuitivo, pensato per essere usato direttamente sul campo e capace di rispondere alle esigenze specifiche della sicurezza.

Il modulo Armadietto di MyNet nasce proprio con questo obiettivo. Permette di digitalizzare l’intero ciclo di gestione documentale — dalla redazione alla condivisione, fino alla conservazione con valore legale — all’interno di un ambiente collaborativo, accessibile da web e app.

Tra le funzionalità principali:

• Archiviazione digitale strutturata di documenti obbligatori (POS, DVR, attestati, registri DPI) in cartelle condivise, facilmente consultabili
• Gestione delle firme elettroniche avanzate, con possibilità di assegnare permessi personalizzati a RSPP, coordinatori della sicurezza, ditte terze e altri soggetti coinvolti
• Organizzazione tramite metadati, per facilitare la ricerca dei documenti e garantirne la validità nel tempo
• Tracciamento delle attività, con log sempre disponibili per verificare accessi e modifiche
• Accesso rapido e sicuro, anche direttamente dal cantiere tramite smartphone o tablet.

Non solo digitalizzazione dei documenti: ecco perché MyNet è l’alleato per la sicurezza 

Oltre alla gestione documentale, MyNet supporta concretamente la sicurezza in cantiere grazie al modulo Timbratore, che consente di monitorare in tempo reale le presenze sul campo, con informazioni sempre aggiornate su chi è presente, dove si trova e con quale ruolo. 

Grazie alla timbratura digitale con geolocalizzazione, ogni ingresso o uscita dal cantiere è registrato con coordinate GPS e orario preciso. Questo permette all’azienda di sapere con certezza chi è effettivamente sul posto, rendendo immediata l’identificazione del personale disponibile in caso di emergenza, evacuazione o necessità di intervento rapido. 

Il sistema, accessibile anche da remoto, consente di: 

• verificare la presenza di figure chiave, come addetti al primo soccorso o antincendio, filtrando i dati per ruolo o competenza; 

• ottenere un quadro in tempo reale delle presenze, anche su cantieri distribuiti o in zone senza copertura di rete (grazie alla modalità offline con sincronizzazione successiva); 

• consultare lo storico degli accessi, utile in caso di audit, simulazioni o ricostruzioni post-incidente. 

Tutto questo si traduce in un controllo più puntuale, una gestione più tempestiva delle emergenze e una maggiore tutela per le persone in cantiere.
La sicurezza, con MyNet, non è più solo un obbligo da rispettare, ma un processo tracciabile, verificabile e sotto controllo. 

Vantaggi e criticità da considerare nella digitalizzazione della documentazione di cantiere

Digitalizzare la documentazione nei cantieri significa fare un passo verso un cambiamento profondo, che può trasformare il modo in cui si gestisce la sicurezza, si coordina il personale e si risponde alle normative.

Un documento condiviso in tempo reale, firmato digitalmente e accessibile anche da smartphone può fare la differenza nei momenti chiave: durante un controllo, in caso di un’emergenza, o semplicemente per evitare errori e dimenticanze nella gestione quotidiana.

I vantaggi principali:

• Tempi di gestione ridotti: con un sistema digitale, la distribuzione e la raccolta dei documenti obbligatori – come POS, attestati di formazione o registri DPI – diventano processi rapidi e tracciabili. I documenti sono sempre accessibili, aggiornati e disponibili ovunque, anche da mobile.
• Controllo centralizzato e aggiornamento continuo: ogni documento ha una sua “casa digitale” e diventa possibile finalmente dire addio a più cartelle fisiche sparse o file duplicati. Si lavora in un ambiente organizzato, dove ogni modifica è tracciata, ogni accesso è registrato e le versioni dei documenti sono sempre allineate.
• Maggiore sicurezza nella conservazione delle informazioni: l’utilizzo di sistemi che prevedono accessi profilati, backup automatici e log delle attività garantisce la protezione dei dati sensibili. Una condizione indispensabile in un contesto, come quello della sicurezza nei cantieri, in cui la documentazione deve essere sempre verificabile.
• Valore legale garantito: grazie all’uso di firme elettroniche avanzate o digitali, i documenti digitali conservano piena validità giuridica. Questo consente di abbandonare definitivamente la carta (a tutto vantaggio del Bilancio di Sostenibilità), senza compromettere l’affidabilità delle informazioni e rispettando le normative vigenti.
• Prontezza in caso di controlli: avere tutta la documentazione necessaria ordinata e disponibile in tempo reale è un vantaggio cruciale. In caso di ispezioni, audit o richieste improvvise, non serve cercare tra faldoni o inviare file via email: tutto è già disponibile, aggiornato e facilmente consultabile.

Le criticità da valutare:

• Formazione del personale operativo: non tutti i lavoratori in cantiere hanno familiarità con strumenti digitali. Per questo è fondamentale adottare soluzioni semplici da usare e prevedere un accompagnamento iniziale che renda tutti autonomi nella gestione quotidiana.
• Gestione dei ruoli e dei permessi: una digitalizzazione efficace richiede una chiara definizione di chi può fare cosa. Configurare correttamente i livelli di accesso ai documenti evita errori, sovraccarichi o rischi di condivisione non autorizzata.
• Cultura del cambiamento: introdurre nuove tecnologie implica anche un cambiamento di mentalità (ne abbiamo parlato qui con Mirko Frigerio, fondatore e Vicepresidente esecutivo di NPLs Re Solutions e docente universitario presso l’Università di Torino). È importante che il processo non sia vissuto come un’imposizione, ma come un’opportunità per lavorare meglio, in modo più sicuro e con meno stress.

Perché scegliere MyNet per digitalizzare la documentazione in cantiere

Le criticità legate alla digitalizzazione nei cantieri sono reali, ma possono essere superate con gli strumenti giusti. App MyNet è nata proprio per rendere queste transizioni semplici, sicure e sostenibili, anche per chi lavora in ambienti operativi complessi.

Il modulo Armadietto è pensato per offrire un’esperienza d’uso intuitiva anche a chi ha poca familiarità con le tecnologie digitali. L’interfaccia è chiara, accessibile da desktop e mobile, e ogni funzione è organizzata per guidare l’utente passo dopo passo, senza complicazioni inutili.

La comodità d’uso è uno dei suoi principali punti di forza. I documenti sono sempre a portata di mano, ovunque ci si trovi: sia che si lavori in sede, sia che si operi in cantieri diversi o in movimento, basta uno smartphone per accedere ai file, firmare un modulo o consultare un attestato. È un vero e proprio ecosistema aziendale digitale, pensato per connettere tutte le persone coinvolte nella sicurezza, superando ogni barriera fisica o organizzativa.

Anche la firma elettronica è semplificata: può essere apposta direttamente dall’app, in modo rapido e conforme alle normative vigenti, riducendo tempi e complessità amministrative.

La gestione dei permessi è flessibile e personalizzabile: consente di assegnare ruoli specifici, definire chi può caricare, firmare, consultare o modificare i documenti, e garantisce in ogni momento la tracciabilità delle azioni.

In più, MyNet accompagna le aziende anche dal punto di vista organizzativo, offrendo supporto sin dalla fase pre-implementazione, con strumenti pensati per facilitare l’introduzione della piattaforma tra i collaboratori, come il kit di comunicazione interna dedicato (se vuoi vedere un esempio, scopri la storia di ABS).

E il supporto non si ferma certo all’avvio: continua nel tempo, grazie a un referente dedicato e all’assistenza tecnica diretta, sempre disponibile.

Affidarsi a una piattaforma pensata per le esigenze del settore – e già adottata da realtà con strutture distribuite e alta complessità operativa – significa affrontare il cambiamento con maggiore tranquillità, sapendo di poter contare su uno strumento che funziona davvero.

Digitalizzare in modo conforme è possibile. Farlo con semplicità, anche.
Con MyNet puoi trasformare la gestione documentale in cantiere in un processo più agile, tracciabile e sicuro. Contattaci per una demo gratuita e prova il modulo Armadietto di MyNet.