La intranet aziendale? È il momento di sostituirla con le app aziendali

Le prime forme di intranet aziendale sono nate negli anni ’90 con l’obiettivo di pubblicare e diffondere notizie e documenti al personale. Da allora, la tecnologia e le esigenze delle persone si sono evolute e la intranet sta subendo un inarrestabile declino. Per permettere alle organizzazioni e alle imprese di restare al passo con i tempi, le app aziendali rappresentano lo strumento più efficace per rispondere alla sempre più netta smaterializzazione degli uffici e al passaggio al mobile. Insomma, possiamo oggi parlare di intranet mobile.

Cos’è la intranet aziendale

La intranet aziendale è un portale o sito web privato interno all’organizzazione a cui possono accedere esclusivamente le persone che lavorano in azienda.

Come abbiamo visto in apertura, la intranet è nata attorno agli anni ’90 per rispondere ad esigenze pratiche di trasmissione di materiale e informazioni ed ha subito poi una serie di “aggiornamenti”. In effetti, le intranet aziendali si sono arricchite con l’obiettivo di fornire al personale maggiori strumenti e servizi, sviluppandosi così in forme sempre più complesse ed articolate.

Perché le app aziendali stanno sostituendo le intranet aziendali

Nonostante ciò, rimane evidente un dettaglio di non poco conto: la maggior parte delle intranet aziendali richiedono un accesso da desktop. Ciò significa, quindi, che tutti i servizi che l’azienda decide di fornire al proprio personale attraverso l’intranet interna finiscono per creare una certa discriminazione tra coloro che, dotati di postazione pc, possono accedervi agilmente e coloro che invece non possono farlo perché occupano ruoli o mansioni che li vedono spesso in mobilità, in sedi diverse o in visita ai clienti.

Ancor più, va considerato che per avvantaggiarsi delle funzionalità offerte dall’intranet aziendale, che in quanto sistema complesso, delicato e da mantenersi costantemente aggiornato incide su un’importante fetta del budget aziendale, il personale deve cominciare la propria giornata di lavoro accedendo all’intranet. Comunicazioni, informazioni, materiale…tutto è a sua portata ma, per essere davvero tale, il dipendente deve necessariamente fare il primo passo. La necessità di un’intranet mobile e, quindi, di un’App aziendale, nasce anche da qui, dalla volontà di impiegare in azienda una tecnologia che vada incontro alle persone, e non viceversa.

I dispositivi mobili, lo smartphone e le app: una panoramica

Stando al report Digital 2020 realizzato da We Are Social e Hootsuite, 4.5 miliari di persone usano internet e più di 3.8 milioni utilizzano i social media. In Italia, gli smartphone sono 80 milioni a fronte di una popolazione di 60 milioni. Con questi, le persone accedono soprattutto alle chat (92%), ai social network (91%) e alle app dedicate allo shopping online (68%).

Se c’è qualcosa che questi dati mostrano con chiarezza, quindi, è che non ci sono dubbi sul fatto che lo smartphone sia diventato lo strumento digitale preferito dalle persone per accedere alla rete, ai servizi e alle informazioni, per comunicare e rimanere in contatto con gli altri.

Nella propria quotidianità, insomma, le persone hanno ormai un’incredibile familiarità con il proprio smartphone tanto che questo passaggio dal desktop al mobile ha cominciato ad interessare anche l’ambiente lavorativo. Questo passaggio è emerso con evidenza a partire dal 2018, manifestandosi però in una serie di soluzioni non integrate. Insomma, le persone hanno cominciato ad impiegare, per questioni di lavoro, le mail, i social media di ogni genere (da Facebook a LinkedIn), dalle app di messaggistica istantanea ai servizi online di condivisione di file.

Il mondo del lavoro accoglie le app (aziendali)

Eppure, l’evidenza dimostra che le persone cercano nella loro quotidianità lavorativa la stessa esperienza d’uso che hanno nel loro privato in quanto consumatori di servizi ed informazioni. E le interfacce più familiari sono attualmente quelle delle app, da quella dedicata alla verifica del conto bancario a quella utile per gli acquisti online fino a quella con cui comparare i prezzi della prossima vacanza estiva. Insomma, importare questa realtà delle persone in azienda implica adottare le app aziendali, una soluzione intranet mobile che fonde tutte le attività e necessità associate al lavoro in un unico strumento da portare sempre con sé.

L’app aziendale: un lusso per pochi?

Fino a pochi anni fa, l’app aziendale era davvero un lusso riservato ai grandi brand che cercavano, attraverso l’impiego di uno strumento tecnologico a passo con i tempi, di dimostrare la propria modernità e il proprio potere sul mercato. Attualmente, le app aziendali possono però essere facilmente adottate anche da aziende di piccole e medie dimensioni ottenendo gli stessi risultati: aumentare la visibilità del brand, l’immagine aziendale, la retention dei talenti e ottimizzare i processi della quotidianità lavorativa digitalizzando le procedure.

L’App aziendale, inoltre, ha il grande vantaggio rispetto alla intranet, di interagire e sfruttare appieno tutte le funzionalità già presenti sullo smartphone dei dipendenti: dal microfono per la registrazione di vocali alla fotocamera fino al GPS per semplificare la timbratura del cartellino attraverso la geolocalizzaizone. Un’esperienza utente, insomma, semplice e familiare, capace di coinvolgere e spingere alla partecipazione.

Le app aziendali: ecco perché dovresti adottare MyNet

L’App aziendale MyNet si caratterizza per tre aspetti fondamentali: user experience, user interface e funzionalità.

User experience

La user experience corrisponde all’esperienza d’uso dell’utente ed è fondamentale per soddisfare le persone aumentandone l’ingaggio e rendendo l’App uno strumento che le persone vogliono utilizzare.

User Interface

La user interface corrisponde all’aspetto estetico dell’App, alla sua interfaccia grafica che viene apprezzata dagli utenti per via della sua semplicità ed intuitività. Lo stesso apprezzamento arriva in realtà dalle aziende stesse, che hanno l’opportunità di personalizzare l’aspetto grafico dell’App con colori e loghi di propria scelta, così da ottenerne un’App strettamente coordinata all’immagine aziendale.

Funzionalità

Le funzionalità concesse dall’App aziendale MyNet sono numerose e rispondono alla necessità di rispondere con precisione ai reali bisogni delle aziende. Dai moduli dedicati al marketing interno e alla comunicazione aziendale, a quelli più focalizzati sulla gestione ottimale delle risorse umane o alla Responsabilità Sociale d’Impresa. Altrettanto importante, considerando le diverse funzionalità offerte da MyNet, è la possibilità per le organizzazioni di apportare modifiche alla propria App aziendale: aggiungere o togliere funzionalità dalla propria App, infatti, non è un’operazione complicata né tantomeno richiede lunghi tempi di aggiornamento. Ad affiancare le aziende in ogni momento c’è, inoltre, un referente MyNet. Una persona che con esperienza diretta sul campo può aiutare tutte le organizzazioni e il management a scegliere le giuste funzionalità, quelle più adatte per affrontare le necessità quotidiane o, ancor più, come impiegarle per ottenerne il massimo beneficio.

Clienti, collaboratori, dipendenti, stakeholder…installando sul proprio dispositivo l’App aziendale MyNet per iOS o Android, tutti ottengono un’App personalizzata che li tiene aggiornati delle sole informazioni utili grazie alla segmentazione degli utenti, associando un’eventuale notifica push al caricamento di notizie o comunicazioni importanti. Non sono le persone a doversi dedicare all’App ma è l’App ad affiancarsi alle persone, semplificandone la quotidianità come un aiutante prezioso che sta sul palmo della mano.

Ancor più, MyNet garantisce un collegamento diretto con Teams, la piattaforma di collaborazione e comunicazione più utilizzata al mondo che dal 1 luglio ha messo in chiaro le proprie API. Teams ha ormai da diversi anni raggiunto una percentuale d’uso strabiliante nelle aziende dimostrandosi uno strumento di lavoro molto apprezzato nella sua versione desktop. Lo stesso, tuttavia, non può dirsi della versione app mobile che sono davvero in pochi (28%) ad aver scaricato sul proprio smartphone. Il motivo è semplice: le persone sono poco inclini a scaricare app dall’uso così specifico, soprattutto se associate al lavoro. In questo caso, infatti, la versione mobile di Teams avrebbe il solo vantaggio di portare le comunicazioni professionali dal desktop al mobile.
Grazie all’integrazione però, la suite di Teams può essere ora sfruttata appieno anche in versione mobile direttamente all’interno dell’App aziendale MyNet. App, beninteso, in cui si svolgono tutte le operazioni necessarie al lavoro: non solo la comunicazione ma anche la timbratura del cartellino, la prenotazione degli asset, la ricezione della busta paga e molto altro. 

Vantaggi dell’App aziendale MyNet

Adottando la logica del “lavor-attore”, espressione di Patrizia Musso che sottolinea l’importanza di rendere il personale protagonista di cui abbiamo parlato anche in questo articolo, l’App aziendale MyNet permette di coinvolgere appieno il personale grazie ad un’esperienza utente e ad un’interfaccia semplice ed accattivante.

Utilizzando un solo strumento aziendale, che i dipendenti imparano ad usare in fretta e senza sforzo, è possibile per le aziende portare a compimento la digitalizzazione di tutte le procedure interne, dalla comunicazione alla gestione dei dipendenti. Informazioni, documenti e quant’altro circolano con facilità all’interno dell’organizzazione, superando barriere e scogli che, come nel caso degli scambi di mail, spesso rallentano le attività. Si pensi, ad esempio, che uno studio del 2015 ha scoperto che le organizzazioni perdono quasi 2.5 milioni di dollari l’anno  a causa della difficoltà dei dipendenti di recuperare le informazioni di cui necessitano per lavorare senza rallentamenti obbligati.

L’App aziendale MyNet permette insomma di centralizzare in uno spazio digitale tutte le necessità di lavoro come un intranet mobile e, si integra perfettamente con eventuali gestionali e software esterni già in uso in azienda garantendo la massima protezione della privacy e dei dati personali degli utenti.