Gestione dei documenti aziendali: come digitalizzarla e semplificarla con un’App

Dati e informazioni non mancano di certo nelle aziende moderne, e proprio per questo una corretta gestione documentale è diventata prioritaria per tutte le realtà imprenditoriali, piccole o grandi che siano. Con gestione dei documenti aziendali ci si riferisce all’amministrazione accurata di un documento, lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla creazione fino alla sua conservazione. Al di là del suo formato, digitale o cartaceo che sia, ogni documento racchiude in sé dati e informazioni che non solo devono essere preservate nel tempo, ma anche acquisite, archiviate e rese accessibili per la consultazione tanto quanto per la condivisione.
Considerato che di tipologie di documenti ne esistono molte (da quelli contabili a quelli giuridici passando per quelli amministrativi e commerciali), la gestione organizzata dei documenti aziendali è diventata più che mai strategica e uno step fondamentale per garantirsi una miglior collaborazione all’interno dei team, e con i clienti, e una maggior sicurezza.
Ad oggi, una buona gestione documentale passa dall’introduzione in azienda di soluzioni software capaci di facilitare i flussi di lavoro e proteggere i documenti da accessi non autorizzati oltre che dal rischio di smarrimento.

Chiunque abbia passato ore preziose alla ricerca di buste paga, ricevute, rapportini di lavoro e contratti sa quanto poter accedere ai documenti necessari con un solo click possa fare la differenza nelle operazioni quotidiane. Non a caso, una gestione documentale efficiente può trasformarsi in un concreto vantaggio competitivo per le organizzazioni.

Cos’è la gestione documentale aziendale

La gestione documentale aziendale comprende tutte le attività necessarie per organizzare, archiviare, recuperare e proteggere i documenti all’interno di un’azienda. Questo processo include diverse fasi: dalla creazione e revisione dei documenti, alla loro pubblicazione, condivisione, conservazione e, infine, distruzione.

I sistemi di gestione dei documenti aziendali hanno quindi lo scopo di aiutare le imprese a gestire i propri documenti in modo efficiente e ben strutturato. Ciò per semplificare e ottimizzare le operazioni di archiviazione e recupero delle informazioni e per eliminare una volta per tutte il rischio di perdita dei documenti.

Di approcci alla gestione dei documenti in azienda ne esistono due: il primo, e più tradizionale, prevede una gestione cartacea dei documenti (anche di quelli digitali, che vengono appunto stampati e archiviati in raccoglitori fisici); il secondo, e più moderno, prevede invece una gestione digitale dei documenti e l’utilizzo, di conseguenza, di appositi software in grado di creare, archiviare e aiutare le persone a recuperare agilmente le informazioni.

Oggi le imprese si trovano costrette a gestire un volume di dati sempre crescente. I documenti provengono da varie fonti, dalle analisi alle e-mail, e la loro gestione, organizzazione e classificazione richiede decisamente più impegno rispetto al passato. Proprio per questo, la gestione cartacea sta progressivamente lasciando campo aperto ad una gestione digitale dei documenti.

Perché passare a una gestione digitalizzata dei documenti aziendali

Adottare una gestione digitalizzata dei documenti aziendali offre numerosi vantaggi e rappresenta una scelta strategica sempre più comune per le imprese, e a ragione.

La digitalizzazione consente, d’altronde, una maggiore accessibilità rispetto ai documenti cartacei. Cosa non da poco, considerando la direzione presa negli ultimi anni dal mondo del lavoro che vede sempre più persone prestare la propria attività da remoto in modalità ibrida o smart working o semplicemente lavorare fuori sede, presso clienti o aree di lavoro esterne. In questi casi, è chiaro che la digitalizzazione offre una soluzione di tutto rispetto, facilitando la collaborazione tra team e la comunicazione tra dipartimenti, al di là delle eventuali distanze fisiche.

L’archiviazione e conservazione digitale dei documenti aziendali rende inoltre la ricerca e la consultazione del materiale d’interesse estremamente semplice e veloce. Con pochi click è possibile accedere ai documenti, condividerli, stamparli e perfino firmarli con firma elettronica.

Il risultato è un notevole miglioramento dell’efficienza operativa e una riduzione del tempo dedicato alla gestione manuale dei documenti.

Gestione digitale dei documenti aziendali: i vantaggi

La gestione digitale dei documenti aziendali è una pratica imprescindibile per qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle sue dimensioni. Garantire che i documenti siano ben conservati, facilmente reperibili e consultabili porta numerosi benefici per l’operatività aziendale. Tra questi:

• Riduzione dei costi di stampa: digitalizzare i documenti consente un notevole risparmio su materiali come carta, toner, stampanti e buste per la postalizzazione.
• Eliminazione dei costi di archiviazione fisica: la digitalizzazione elimina la necessità di dover aumentare gli spazi fisici per l’archiviazione, abbattendo i costi associati alla gestione di archivi cartacei.
• Riduzione generale dei costi operativi: dal momento della creazione dei documenti fino alla loro distribuzione, la gestione digitale ottimizza i costi legati alla produzione, archiviazione e invio dei documenti.
• Risparmio di tempo: la digitalizzazione accelera notevolmente tutte le fasi della gestione documentale, dalla ricerca alla condivisione interna ed esterna, migliorando i tempi di risposta e l’efficienza complessiva.
• Reperibilità immediata dei documenti: un sistema di gestione dei documenti aziendali ben strutturato permette di accedere rapidamente ai documenti necessari con pochi click, facilitando la consultazione e la condivisione in tempo reale.
• Incremento dell’efficienza operativa: centralizzare la gestione documentale tramite strumenti digitali aumenta l’efficienza e la competenza del personale, riducendo sprechi di tempo e risorse causati da una gestione inefficace.
• Maggiore competitività: le aziende che adottano una gestione documentale digitale sono in grado di operare con maggiore rapidità e precisione, riducendo il rischio di errori e migliorando la loro posizione competitiva rispetto a organizzazioni meno efficienti.
• Sicurezza delle informazioni: la conservazione digitale garantisce l’integrità dei documenti e protegge i dati sensibili, assicurando la conformità alle normative sulla privacy come il GDPR, e prevenendo accessi non autorizzati.

Come impostare una buona gestione documentale

La transizione dalla gestione tradizionale dei documenti cartacei a una gestione completamente digitale rappresenta una sfida significativa per molte aziende. Questo cambiamento, pur essendo fondamentale, richiede d’altronde una pianificazione accurata per garantire una transizione fluida e senza intoppi.

Per impostare un buon sistema di gestione dei documenti aziendali è necessario procedere per step, in particolare:

1. Creare un processo efficiente: è essenziale definire un piano dettagliato per gestire i documenti durante il loro intero ciclo di vita, dalla creazione alla distruzione. Ogni fase, dalla condivisione alla firma elettronica, dall’archiviazione alla ricerca e consultazione, deve essere perfettamente pianificata per garantire l’efficienza operativa.
2. Classificare i documenti in modo corretto: i documenti aziendali possono essere organizzati per data di creazione, modifica o scadenza, per clienti o per specifici progetti, o per dipartimento come amministrazione e risorse umane. Non esiste un sistema di classificazione migliore degli altri, ciò che conta è trovare quello più intuitivo e adatto alle esigenze aziendali, per consentire ai dipendenti di trovare rapidamente i documenti di cui necessitano.
3. Rispettare le norme di sicurezza: come abbiamo già visto, la gestione documentale deve conformarsi a varie normative, inclusi il codice civile, il GDPR e le linee guida dell’AGID sui documenti informatici. È bene qui sottolineare poi che la gestione documentale è un requisito della norma ISO 9001:2015 per i sistemi di gestione della qualità. Questo significa che conoscere le norme è fondamentale per ipotizzare un sistema di gestione dei documenti aziendali davvero efficace.
4. Semplificare la condivisione e la collaborazione: per evitare la perdita di informazioni cruciali, è consigliabile utilizzare piattaforme all-in-one per una gestione integrata dei documenti. Centralizzare tutti i documenti in un unico spazio di lavoro condiviso è essenziale per garantire un accesso rapido e semplice ai dati, evitando la dispersione tra vari strumenti come e-mail, drive e applicazioni di messaggistica poche sicure come Whatsapp e Telegram.

Armadietto: la rivoluzione nella gestione documentale aziendale

Nel contesto aziendale moderno, la gestione efficace dei documenti è diventata cruciale per migliorare l’efficienza operativa e ridurre i costi. Con il modulo Armadietto dell’app HR MyNet, le aziende possono abbracciare pienamente l’era digitale, archiviando, organizzando e condividendo documenti in modo sicuro e tracciabile con tutto l’organico, precisi gruppi di dipendenti o singole persone, come nel caso della busta paga. Armadietto consente infatti di creare cartelle personalizzate e sottocartelle tematiche, semplificando la navigazione e l’accesso ai documenti critici per l’attività aziendale.

Armadietto non si limita alla semplice archiviazione; offre anche funzionalità avanzate come la firma digitale con valenza legale, permettendo agli utenti di firmare documenti direttamente dall’App. Questo non solo accelera i processi di approvazione e firma, ma riduce anche la dipendenza dai documenti cartacei, contribuendo così a una maggiore sostenibilità ambientale.

Grazie alla sua capacità di integrarsi con altri software aziendali e di gestire grandi volumi di documenti in modo efficiente, Armadietto si distingue come una soluzione completa per le aziende che cercano di migliorare la collaborazione inter-team e di garantire la conformità normativa.

Efficienza, sicurezza e innovazione con App MyNet

L’implementazione di Armadietto non solo ottimizza i processi HR e amministrativi, ma rappresenta anche un investimento strategico per le aziende orientate all’innovazione. Con la possibilità di impostare autorizzazioni di accesso granulari e di monitorare le visualizzazioni dei documenti, incentivandole quando necessario con l’invio di notifiche push automatiche, Armadietto garantisce la massima sicurezza dei dati aziendali, rispondendo così alle stringenti normative sulla privacy come il GDPR. Inoltre, la sua interfaccia intuitiva e la capacità di condividere documenti in tempo reale migliorano la comunicazione e la collaborazione tra i dipartimenti, indipendentemente dalla posizione geografica dei team. Armadietto infatti può essere consultato sia da desktop che da mobile, per rispondere alle esigenze di tutti i dipendenti e collaboratori.

La digitalizzazione dei documenti aziendali tramite Armadietto non solo riduce i costi associati all’archiviazione fisica e alla stampa, ma accelera anche l’accesso alle informazioni cruciali per le decisioni aziendali. Questo porta a un incremento dell’efficienza operativa complessiva e consolida la competitività dell’azienda sul mercato. Per le aziende che mirano a una gestione documentale all’avanguardia, Armadietto si presenta come un partner affidabile per semplificare la burocrazia, migliorare la produttività e garantire un ambiente di lavoro più smart e connesso, anche quando si tratta di fare onboarding.

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